Cách check blacklist domain để triển khai chiến dịch email marketing hiệu quả

Bị đưa vào danh sách đen (Blacklist) là điều mà không doanh nghiệp nào muốn khi thực hiện các chiến dịch email marketing. Có nhiều nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị đưa vào blacklist. Chính vì vậy, điều quan trọng là doanh nghiệp cần hiểu rõ về cơ chế hoạt động của blacklist, các kiểm tra cũng như phòng tránh domain bị đưa vào danh sách này.

1. Blacklist là gì?

Blacklist hay danh sách đen là danh sách chứa những domain hoặc địa chỉ IP bị đánh dấu spam. Hiểu đơn giản, thì blacklist là tên thường gọi của các tổ chức thống kê các máy chủ gửi thư rác. Các tổ chức này là các tổ chức phi lợi nhuận, không phụ thuộc hay chịu ảnh hưởng của bất kì cơ quan chính phủ nào. 

Tổ chức thống kê sử dụng các quy tắc riêng để liệt kê các IP, domain spam như nhận thông tin từ nhà cung cấp dịch vụ (ISP/HP), theo phản hồi spam từ người sử dụng hay sử dụng nhiều email ngẫu nhiên để “bẫy” các doanh nghiệp gửi mail hàng loạt.

2. Vì sao domain của doanh nghiệp bị đưa vào blacklist?

Hiện nay có rất nhiều blacklist, dẫn đến có nhiều lý do khiến domain của doanh nghiệp bị đưa vào blacklist. Trong đó có thể kế đến như:

• Bị khiếu nại thư rác: người dùng sẽ báo cáo địa chỉ IP của doanh nghiệp là người gửi thư rác nếu địa chỉ email của doanh nghiệp chưa được xác nhận.
• Không có liên kết hủy đăng ký: khách hàng có thể muốn hủy đăng ký vì nhiều lý do khác nhau như sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp không còn phù hợp với họ nữa, hoặc họ cảm thấy bị làm phiền khi doanh nghiệp gửi email marketing quá thường xuyên hay cung cấp nội dung vô bổ, không liên quan. Nếu email không có liên kết hủy đăng ký, liên kết không hiển thị hoặc khó nhận ra phát hiện thì sẽ làm tăng khả năng người nhận báo cáo spam.
• Domain của doanh nghiệp sử dụng cùng một địa chỉ IP với người gửi thư rác: Một số website được lưu trữ trên cùng một máy chủ có thể có một địa chỉ IP. Và nếu một trong những website trong đó bị đưa vào blacklist, thì website của doanh nghiệp cũng có thể bị ảnh hưởng.

• Lỗi địa chỉ email: danh sách liên hệ mà doanh nghiệp gửi email marketing có thể chứa những địa chỉ không tồn tại bởi nhiều lý do như mua danh sách không đáng tin, email không còn được sử dụng hay đã bị chuyển vào bẫy thư rác,… Việc gửi email đến các địa chỉ này khiến doanh nghiệp có thể bị hệ thống đưa vào blacklist.
• Gửi email đến nhiều địa chỉ cùng lúc: nhiều doanh nghiệp thường thu thập một hệ thống dữ liệu gồm nhiều địa chỉ liên hệ trong thời gian dài, sau đó mới tiến hành các chiến dịch email marketing hàng loạt. Tuy nhiên, điều này rất dễ khiến doanh nghiệp bị đánh dấu spam và đưa vào blacklist. Vì vậy, trước tiên, doanh nghiệp cần gửi một số email đều đặn để tăng độ uy tín cho tên miền trước khi tiến hành các chiến dịch email marketing lớn khác.

3. Cách check blacklist domain để gửi email marketing hiệu quả

3.1 Cách kiểm tra bằng Spamhaus

Spamhaus là một tổ chức uy tín có trụ sở tại London, cung cấp dịch vụ chống spam chất lượng cao nhờ sở hữu một hệ thống cơ sở dữ liệu toàn cầu. Một số dịch vụ tiêu biểu của tổ chức này như Spamhaus Block List (SBL) và Domain Block List (DBL), giúp ngăn chặn việc gửi thư rác và hạn chế các hành vi phá hoại trên mạng.

Để check blacklist domain bằng Spamhaus, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn https://check.spamhaus.org/
• Bước 2: Nhập domain của bạn vào ô “Search single IP, domain or hash”. Sau đó nhấn Lookup để kiểm tra như hình bên dưới.

• Bước 3: Xem kết quả. Nếu màn hình hiện dòng chữ “tên domain + has no issues” (như hình dưới) nghĩa là domain của doanh nghiệp không nằm trong danh sách đen. Còn nếu màn hình hiện “tên domain + has 1 listing” nghĩa là domain của doanh nghiệp hiện đang nằm trong 1 blacklist.

3.2 Cách kiểm tra bằng MxToolBox

MxToolbox cũng là một tổ chức thống kế danh sách blacklist uy tín chứa nhiều điểm dữ liệu, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra các thông tin như địa chỉ IP, vị trí địa lý, domain, trạng thái blacklist, bản ghi MX, tên máy chủ, nhà cung cấp DNS và nhà cung cấp email.

Để check blacklist domain bằng MxToolBox, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau:

• Bước 1: Truy cập website http://mxtoolbox.com/
• Bước 2: Tại trang MxToolBox , chọn tab Blacklist. Sau đó, nhập domain của doanh nghiệp vào ô “Lookup anything” và nhấn blacklist check để kiểm tra. 

• Bước 3: Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp sẽ biết domain của mình có bị liệt vào blacklist hay không thông qua màu sắc. Trong đó, màu xanh là domain không bị liệt vào danh sách đen của tổ chức chống spam đó và màu đỏ là ngược lại.

3.3 Cách kiểm tra blacklist domain bằng DotCom

Điểm nổi bật của công cụ check blacklist domain DotCom là có thể tra cứu thông tin của website ở các quốc gia và đưa ra các con số load time có độ chính xác cao. Ngoài kiểm tra blacklist, DotCom Tool còn có thể test server và performance của website.

Các bước để check blacklist domain bằng Dotcom Tool như sau:

• Bước 1: Truy cập website https://www.dotcom-tools.com/email-blacklist-test
• Bước 2: Nhập domain tại ô Enter Host or IP.
• Bước 3: Tại ô From Location chọn “Hong Kong” (vì Hong Kong có vị trí gần Vietnam nhất).

• Bước 4: Nhấn nút Run Test và chờ kết quả. Nếu tại cột Status cho kết quả “OK” thì domain của doanh nghiệp không nằm trong danh sách đen.

3.4 Cách kiểm tra blacklist bằng Site24x7

Site24x7 là công cụ check blacklist domain với hơn 10 cơ sở dữ liệu danh sách đen. Tất cả các gói dịch vụ của Site24x7 đều có bản dùng thử miễn phí 30 ngày và có kiểm tra domain trong danh sách đen theo thời gian thực.

Để tiến hành check tình trạng domain, doanh nghiệp tiến hành các bước sau:

• Bước 1: Truy cập đường link https://www.site24x7.com/tools/blacklist-check.html
• Bước 2: Nhập domain vào ô “Domain Name or IP Address” và nhấn Realtime Blacklist Check.

• Bước 3: Kết quả trả về nếu cột Status đều đánh dấu tích xanh thì domain của doanh nghiệp không nằm trong Blacklist nào cả.

3.5 Cách kiểm tra bằng MultiRBL

MultiRBL là tổ chức thống kê blacklist có cơ sở dữ liệu lớn với hơn 200 nguồn khác nhau hoàn toàn miễn phí. Để kiểm tra tình trạng domain của doanh nghiệp, cần tiến hành các bước sau:

• Bước 1: Truy cập đường link https://multirbl.valli.org/
• Bước 2: Tại ô Test, chọn FCrDNS & DNSBL lookups. Tại ô IPv4/IPv6 address or domain name, nhập tên domain của doanh nghiệp và nhấn Send

• Bước 3: Kết quả sẽ trả về một danh sách đầy đủ các blacklist mà MultiRBL thu thập. Số danh sách blacklist mà domain đang bị dính sẽ được thể hiện tại ô “Blacklisted”

4. Cách xử lý khi domain bị vào blacklist

Bước 1: Xác định nguyên nhân

Như đã trình bày ở mục 2, có rất nhiều nguyên nhân để domain của doanh nghiệp bị đưa vào blacklist. Tuy nhiên, để xử lý tình trạng này, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân đến từ các địa chỉ IP từ nhà cung cấp dịch vụ email hay do chính IP/domain của doanh nghiệp. 

Nếu doanh nghiệp gửi email thông qua một trong các địa chỉ IP dùng chung của nhà cung cấp dịch vụ email và địa chỉ này bị đưa vào danh sách đen, thì doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ email để xóa địa chỉ IP dùng chung đó. Ngược lại, nếu chính domain của doanh nghiệp khiến địa chỉ IP dùng chung bị đưa vào blacklist, thì nhà cung cấp dịch vụ email có quyền hủy đăng ký của doanh nghiệp hoặc yêu cầu khắc phục ngay.

Mặt khác, nếu địa chỉ IP hoặc tên miền chuyên dụng của doanh nghiệp nằm trong một hoặc nhiều blacklist, thì doanh nghiệp cần liên hệ với từng blacklist đó để được gỡ khỏi danh sách đen.

Bước 2: Liên hệ với chủ sở hữu danh sách đen

Hầu hết các tổ chức thống kê danh sách đen đều cung cấp cách xóa domain khỏi blacklist trên website của họ. Các tổ chức này thường sẽ yêu cầu doanh nghiệp truy cập một liên kết hoặc biểu mẫu để liên hệ với chủ sở hữu danh sách đen. Bởi mỗi tổ chức thống kê có rất nhiều blacklist và doanh nghiệp cần liên hệ để với từng danh sách để gỡ domain của mình. 

Bước 3: Thực hiện các bước theo hướng dẫn

Khi domain của doanh nghiệp bị đưa vào danh sách đen, có thể mất vài ngày đến vài tuần để khôi phục uy tín của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình khôi phục sẽ được tự động hóa khi doanh nghiệp yêu cầu. Chỉ cần không có email nào được xác định là thư rác được gửi từ domain của doanh nghiệp trong vòng 2 đến 3 tuần, thì domain của doanh nghiệp sẽ có thể được xóa khỏi danh sách đen.

Tuy nhiên, vẫn có một số blacklist sẽ yêu cầu doanh nghiệp làm theo các bước cần thiết và thực hiện các hành động được đề xuất để cải thiện và được xóa khỏi danh sách đen. Doanh nghiệp có thể đẩy nhanh quy trình xóa bỏ bằng cách liên hệ với bộ phận hỗ trợ dịch vụ tương ứng. Ví dụ, Spamhaus cung cấp liên kết để người dùng có thể yêu cầu xóa domain khỏi danh sách DBL. Doanh nghiệp chỉ cần điền vào biểu mẫu đó, cung cấp tên miền, địa chỉ email của doanh nghiệp để bộ phận hỗ trợ xét duyệt nhanh chóng hơn.

5. Cách tránh bị liệt vào blacklist

5.1 Giữ danh sách email luôn được cập nhật

Việc luôn cập nhật danh sách email không chỉ giúp chiến dịch email marketing của doanh nghiệp hiệu quả hơn mà còn tránh được tình trạng domain bị đưa vào blacklist. Các liên hệ không tương tác với email của doanh nghiệp có nhiều khả năng sẽ báo cáo spam domain nếu doanh nghiệp cứ tiếp tục gửi email cho họ. Vì vậy, doanh nghiệp nên loại bỏ các địa chỉ liên hệ đã không mở email marketing của mình trong sáu tháng để tránh bị đưa vào danh sách đen.

Một số phương pháp cập nhật danh sách email hiệu quả như:

• Yêu cầu xác nhận kép đối với người đăng ký

Xác nhận kép là quy trình gồm hai bước được sử dụng để chắc chắn rằng người dùng thật sự muốn đăng ký nhận email marketing từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thực hiện xác nhận kép bằng cách yêu cầu khách hàng truy cập điền vào một mẫu đăng ký, sau đó gửi email yêu cầu xác nhận đăng ký bằng cách nhấp vào liên kết.

Chỉ sau khi thực hiện hành động được chỉ định trong email, người đăng ký mới được thêm vào danh sách địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp. Hành động này giúp nâng cao chất lượng danh sách email, thay vì tập trung vào số lượng mà không mang lại hiệu quả.

• Tìm hiểu về sở thích của người đăng ký

Doanh nghiệp có thể thêm một mục trong biểu mẫu đăng ký để người dùng có thể chọn nội dung email mà họ quan tâm. Chẳng hạn, người đăng ký có thể chọn nhận thông báo về giao dịch thương mại điện tử nhưng chọn không tham gia các chương trình khuyến mãi. Dựa trên sự lựa chọn của người đăng ký, doanh nghiệp có thể đưa họ vào danh sách email tương ứng để có thể triển khai các chiến dịch phù hợp.

• Thử nghiệm A/B

Thử nghiệm A/B nghĩa là doanh nghiệp sẽ tùy chỉnh chiến lược email để tìm ra thông điệp hiệu quả cho các phân khúc khách hàng khác nhau. Thay đổi đó có thể đến từ tiêu đề, nội dung email, thời gian gửi, nút CTA hoặc các yếu tố hình ảnh.

Việc tiến hành chạy nhiều phiên bản của cùng một chiến dịch email để xem yếu tố tác động đến sự tương tác của khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chiến dịch, mà còn đánh giá được mức độ phản hồi của danh sách liên hệ, từ đó, loại bỏ những danh sách không có mức độ tương tác khả quan.

• Tự động hóa quản lý liên hệ 

Việc cập nhật danh sách thủ công tốn khá nhiều thời gian và dễ gặp nhiều sai sót. Vì vậy, sử dụng công cụ tự động hóa email để thêm, cập nhật hoặc xóa địa chỉ liên hệ khỏi danh sách email của doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí hoặc hành động cụ thể là bước thiết yếu để tránh domain bị liệt vào blacklist.

5.2 Không gửi email hàng loạt từ ISP

ISP (Internet Service Provider) là nhà cung cấp dịch vụ kết nối mạng toàn cầu cho các đơn vị, tổ chức hay cá nhân người dùng. Hay nói đơn giản, để kết nối với các máy tính khác, doanh nghiệp phải đăng ký với một ISP để có thể truy cập vào hệ thống đó.

Trong quá trình triển khai email marketing, ISP đóng vai trò như một bưu điện truyền thư. Nghĩa là khi doanh nghiệp muốn gửi email cho người dùng, email sẽ được chuyển tới ISP. Sau khi phân tích, hệ thống sẽ tìm kiếm và gửi email này tới người nhận. Vì các nhà cung cấp email trên như Gmail, Yahoo, Outlook,… được thiết kế cho mục đích sử dụng cá nhân nên khi một email hàng loạt được gửi từ các ISP này sẽ có nhiều khả năng domain bị đưa vào blacklist.

Vì vậy, cách tốt nhất để gửi và quản lý các chiến dịch email marketing là sử dụng các dịch vụ tiếp thị email chuyên dụng như MISA AMIS, Hubspot hay Bravo. Các dịch vụ email marketing chuyên dụng cung cấp các tính năng nâng cao như công cụ thiết kế bản tin, khả năng tự động hóa và cá nhân hóa nội dung, xây dựng danh sách liên hệ, thu hút người đăng ký và củng cố mối quan hệ với khách hàng,… Vì vậy, hãy lựa chọn một dịch vụ email chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả chiến dịch email marketing của doanh nghiệp.

5.3 Tránh các từ spam

Các bộ lọc thư rác thường sẽ được cài đặt để nhận biết các từ hoặc cụm từ nhất định để đánh giá domain của doanh nghiệp có bị đưa vào blacklist hay không. Vì vậy, khi thiết kế nội dung email marketing, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng từ ngữ trong thư để tránh bị đánh dấu spam. Một số từ ngữ nên tránh như:

• Những từ ngữ đưa ra tuyên bố hay hứa hẹn thái quá: 100% hài lòng, hoàn toàn miễn phí, quà tặng miễn phí, giá thấp nhất, không rủi ro, một lần trong đời, hoàn tiền, hoàn trả 100%,…
• Những từ ngữ tạo sự cấp bách, gây áp lực: thanh toán ngay, có hạn, trong hôm nay, ngay bây giờ, chỉ,…
• Những từ ngữ hoa mỹ, phóng đại: khủng khiếp, siêu hấp dẫn, hoàn hảo, bất ngờ, kinh ngạc, khủng,…

Ngoài việc chú ý loại bỏ các từ ngữ spam khỏi nội dung email, doanh nghiệp cũng nên lưu ý một số yếu tố để hạn chế khả năng domain bị liệt vào blacklist như:

• Viết đúng chính tả
• Không viết hoa toàn bộ tiêu đề
• Không sử dụng dấu chấm than ở tiêu đề
• Hạn chế sử dụng quá nhiều liên kết trong email
• Chữ viết nên có sự thống nhất về kích cỡ và màu sắc
• Không có nút hủy đăng ký

5.4 Không mua danh sách email

Cách đơn giản nhất để doanh nghiệp có thể tránh khỏi việc bị vào blacklist là chỉ gửi email cho những người dùng thật sự đã đăng ký nhận email của doanh nghiệp. Bởi đây cũng là cách tốt nhất để xây dựng cơ sở dữ liệu địa chỉ email thu thập địa chỉ email một cách tự nhiên. Danh sách liên hệ này không chỉ chất lượng, tránh được tình trạng bị báo cáo spam mà còn tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cho chiến dịch email marketing của doanh nghiệp.

Việc mua danh sách email không chỉ khiến doanh nghiệp dễ bị đánh dấu spam mà còn làm hình ảnh của thương hiệu xấu đi trong mắt khách hàng. Nếu email marketing được gửi đến những người dùng không có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ, thì sẽ khiến những người dùng này cảm thấy bị làm phiền và mất thiện cảm với thương hiệu. Chưa kể, việc gửi email marketing sai đối tượng khiến doanh nghiệp lãng phí nhiều nguồn lực mà không mang lại được hiệu quả.

Không những thế, mua danh sách email khiến doanh nghiệp dễ bị mắc vào các bẫy thư rác và bị liệt vào blacklist hơn. Bởi nhiều địa chỉ email được tạo ra để bắt những kẻ gửi thư rác. Những địa chỉ này không được sử dụng làm địa chỉ email hợp pháp, không đăng ký nhận thông tin qua email và không mua hàng. 

Các nhà khai thác bẫy thư rác thường đặt các bẫy thư rác này ẩn trong mã nền của các trang web khác nhau trên Internet. Và các tổ chức bán danh sách email thường thu thập hàng loạt địa chỉ từ spambot. Vì vậy, khi doanh nghiệp gửi email vào các địa chỉ liên hệ này thì domain sẽ nhanh chóng bị liệt vào danh sách đen. 

Do đó, doanh nghiệp khi triển khai chiến dịch email marketing cần tập trung vào chất lượng hơn là số lượng, tránh việc sử dụng các danh sách email mua ngoài không cần thiết.

6. Kết luận

Có thể thấy, để triển khai một chiến dịch email marketing thành công, doanh nghiệp cần quan tâm đến nhiều yếu tố hơn ngoài nội dung email, mà cụ thể ở đây là check blacklist domain. Hy vọng qua bài viết, bạn có thể lên kế hoạch triển khai chiến dịch email marketing một cách bài bản và hiệu quả, tránh để tên miền bị đưa vào danh sách đen.

Tác giả: Nguyễn Thị Phương Thanh