Ứng dụng Chat GPT trong quản trị nhân sự như thế nào?

Chat GPT là một công cụ được dùng trên điện thoại, laptop,… được phát triển bởi OpenAI. Với nhiều tính năng hữu ích, Chat GPT được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau, trong đó có nghề nhân sự. Vậy ứng dụng Chat GPT trong quản trị nhân sự như thế nào, nó có thể thay thế con người hay không ?

1. Chat GPT là gì?

Chat GPT là viết tắt của Chat Generative Pre-training Transformer. Đây là chatbot được phát triển bởi OpenAI dựa theo mô hình Transformer của gã khổng lồ công nghệ Google. Với công cụ này, bạn có thể trò chuyện dễ dàng, như người với người. Chat GPT có thể tương tác ở mọi chủ đề và khiến nhiều người ngạc nhiên, trở thành xu hướng hiện nay.

Chat GPT được đánh giá là công cụ tiên tiến nhất hiện nay nhờ khả năng tự học và làm việc cùng với 1 lượng dữ liệu khổng lồ. Nó có những tính năng nổi bật như tự động hóa cuộc trò chuyện, trả lời các câu hỏi khó, tự động cải thiện khả năng tự học của chính nó. Mọi băn khoăn của bạn sẽ được giải đáp chi tiết chỉ trong 1 vài giây. Nhiều người còn dùng nó để viết thơ, soạn nhạc, thiết kế hay gỡ lỗi trong lập trình.

2. Ưu điểm và nhược điểm của Chat GPT

Mặc dù có nhiều ưu điểm, giúp ích nhiều cho công việc nhưng Chat GPT cũng có nhiều hạn chế. Bạn đọc có thể tham khảo bảng so sánh ưu và nhược điểm của Chat GPT sau đây:

STT	Ưu điểm	Nhược điểm
1	Chat GPT có thể sử dụng được trên nhiều nền tảng khác nhau, khá tiện lợi.	Một số công cụ tương tự như Chat GPT có thể xuất hiện và lấy cắp dữ liệu, thông tin của người dùng nên bạn cần lưu ý.
2	Được huấn luyện theo nhiều ngôn ngữ nên hỗ trợ được nhiều quốc gia, người dùng, trong đó có Việt Nam.	Chat GPT chưa xử lý được những yêu cầu phức tạp hoặc nhiều sắc thái do hạn chế về ngôn ngữ.
3	Chat GPT có thể trả lời được câu hỏi ở mọi lĩnh vực, mọi chủ đề, từ lịch sử, địa lý đến kinh tế, thị trường, chứng khoán…..	Chat GPT được huấn luyện dựa theo những thông tin thu thập cũ hoặc không chính xác nên nội dung phản hồi của Chat GPT có thể sai lệch.
4	Thời gian nhận được câu trả lời khá nhanh, chỉ từ 2 – 5 giây.	Người dùng có thể bị phụ thuộc vào công cụ này nên giảm khả năng sáng tạo, tìm kiếm thông tin, phân tích vấn đề.
5	Chat GPT có thể dùng để phân tích các số liệu, thống kê thông tin, giúp doanh nghiệp, tổ chức… nâng cao hoạt động quản lý.	Khả năng của Chat GPT có thể khiến một số ngành nghề bị đe dọa như: Copywriter, biên kịch, lập trình, biên tập viên….

3. 5 ứng dụng Chat GPT trong quản trị nhân sự

Như đã chia sẻ ở trên, Chat GPT có thể ứng dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực, trong đó có quản trị nguồn nhân lực. Vậy ứng dụng Chat GPT trong quản trị nhân sự như thế nào?

3.1 Hỗ trợ tuyển dụng

Ứng dụng đầu tiên của Chat GPT với nghề nhân sự đó chính là hỗ trợ công tác tuyển dụng. Nó sẽ được dùng như một trợ lý ảo hoặc chatbot giúp công việc tuyển dụng của HR trở nên hiệu quả hơn, năng suất hơn mà vẫn tiết kiệm thời gian.

Trợ lý ảo sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi từ ứng viên, cung cấp các thông tin về vị trí công việc mà ứng viên đang ứng tuyển, các yêu cầu công việc hoặc văn hóa công ty. Nó cũng giúp bạn viết mô tả công việc, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ thủ công… Nhờ đó bạn sẽ giảm thiểu thời gian cho những công việc không tên, tập trung vào lên kế hoạch, chiến lược phát triển nhân tài.

Nhờ những điều trên ứng viên tham gia ứng tuyển, phỏng vấn cũng sẽ có những trải nghiệm tốt hơn.

3.2 Hỗ trợ Onboarding

Phòng nhân sự có thể sử dụng Chat GPT để nâng cao trải nghiệm cho nhân viên mới đến công ty làm việc. HR có thể sử dụng Chat GPT để cung cấp đến nhân viên những hướng dẫn trong ngày đầu đi làm, những thủ tục, chính sách của công ty, các giấy tờ cần phải nộp….

Nhờ vậy, ngày onboarding sẽ thoải mái hơn, có trải nghiệm tốt hơn và tránh tình trạng nghỉ việc sau ngày đầu tiên đi làm.

3.3 Ứng dụng trong đào tạo

Trong công tác đào tạo nhân sự, Chat GPT vừa hữu ích với cả giảng viên và học viên. 

• Với các cá nhân, Chat GPT sẽ giúp họ nhận ra những thiếu sót của mình và đưa ra các khóa đào tạo, những tài liệu phù hợp với nhu cầu và mục tiêu. Nhờ đó nhân viên sẽ có thêm nhiều kỹ năng, kiến thức và năng lực trong lĩnh vực mà mình đang theo đuổi. Nhân viên cũng có thể dùng Chat GPT để truy cập vào những khóa học, lấy tài liệu và bài giảng, công cụ này cũng đưa ra lời khuyên xem tài liệu nào sẽ hữu ích. Từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
• Về phía giảng viên, Chat GPT giúp bạn biết được nhu cầu đào tạo hiện nay là gì để lên kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ lên lịch học tự động, gửi tin nhắn, thông báo về lịch đào tạo tự động, từ đó giúp tối ưu thời gian và nâng cao hiệu quả đào tạo nhân viên.

3.4 Quản lý hiệu suất

Bạn có thể ứng dụng Chat GPT trong quản lý hiệu suất nhân viên. Nó cung cấp cho bạn những chỉ số đánh giá hiệu suất, tự động trả lời câu hỏi của nhân viên khi có thắc mắc.

Ngoài ra, nếu bạn chưa có kinh nghiệm thì Chat GPT cũng hỗ trợ bạn nên thực hiện như thế nào là đúng và chuẩn nhất (quy trình, cách đánh giá…). Từ đó bạn sẽ có thêm thời gian để làm kế hoạch, báo cáo, đánh giá từng nhân viên và gửi đến ban lãnh đạo.

3.5 Nghiên cứu thị trường

Chat GPT cũng được dùng nhiều để nghiên cứu thị trường lao động. Mặc dù dữ liệu sẽ hơi cũ, thường chỉ đến năm 2021, 2022 nhưng nó cũng đủ để bạn lấy thông tin của một số vấn đề, ví dụ như: Xu hướng tuyển dụng, mức lương từng ngành nghề, xu hướng quản trị, tiền lương của từng khu vực…. Những thông tin này có thể giúp bạn lên được những kế hoạch, chiến lược nhân sự phù hợp nhất cho công ty.

Ngoài ra, bằng việc sử dụng Chat GPT bạn có thể nghiên cứu được thị trường lao động trong 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm. Những thông tin này sẽ rất hữu ích, giúp bạn có thêm nhiều kiến thức, nhiều căn cứ để có thể đưa ra những quyết định nhân sự đúng đắn nhất.

4. Chat GPT có thể thay thế người làm nhân sự không?

Liệu Chat GPT có thể thay thế người làm nhân sự không là câu hỏi khó và không thể trả lời có hoặc không ngay được. Mặc dù công cụ này mang đến rất nhiều lợi ích cho những người làm nhân sự, tuy nhiên trong một vài trường hợp nó vẫn còn hạn chế và khó có thể thay thế HR.

• Chat GPT chỉ có thể xử lý và hiểu văn bản, không thể tương tác trực tiếp với nhân viên. Nó không thể thay thế HR trong việc phỏng vấn, truyền thông, đánh giá hiệu suất công việc hay các vấn đề phức tạp hơn.
• Chat GPT cần có người hướng dẫn, huấn luyện để luôn đảm bảo tính chính xác. Nói cách khác, nó phục thuộc rất nhiều vào đầu vào, nó không thể hiểu những yêu cầu không rõ ràng. Việc đầu vào phức tạp, không chính xác có thể dẫn đến việc Chat GPT trả lại những đáp án sai lệch, không đúng yêu cầu.
• Việc làm việc và tương tác cùng một công cụ AI có thể giảm sự kết nối của nhân viên. Điều này khiến nhân viên chán nản, cảm thấy không được lắng nghe, không được thông cảm, thấu hiểu và sẽ có những trải nghiệm không tốt.

Nhìn chung, Chat GPT sẽ là một công cụ hỗ trợ rất nhiều cho HR trong việc cung cấp thông tin hữu ích nhưng chưa thể thay thế hoàn toàn một chuyên viên nhân sự. Người làm nhân sự nên sử dụng Chat GPT như một công cụ tối ưu năng suất và tăng hiệu quả trong quá trình làm việc.

5. Một số câu hỏi HR nên hỏi Chat GPT

Việc đặt câu hỏi cho Chat GPT không phải đơn giản, bạn cần nói đủ thông tin để công cụ này dễ nhận biết và đưa ra những đáp án chính xác nhất.

Bạn có thể tham khảo cách đặt một số câu hỏi như sau:

(1) Trả lời giúp tôi: 5 câu hỏi HR nên hỏi khi phỏng vấn vị trí Chuyên viên nhân sự.

(2) Tôi muốn xem báo cáo về xu hướng tuyển dụng IT năm 2021.

(3) Công ty tôi có 20 nhân viên Marketing, làm sao để đánh giá hiệu suất làm việc của vị trí này?

(4) Tôi đang cần lên giáo trình đào tạo cho nhân viên phụ trách C&B, hãy giúp tôi một số ý quan trọng cần có.

(5) Tôi muốn nâng cao kỹ năng quản trị nhân sự, tôi nên tham gia các khóa học nào?

(6) Hãy giúp tôi viết bản mô tả công việc cho vị trí Giám đốc nhân sự.

(7) Tôi muốn xem lương trung bình của vị trí Chuyên viên nhân sự từ năm 2018-2021.

(8) Hãy viết giúp tôi 1 email từ chối phỏng vấn/thư mời nhận việc đến ứng viên ở vị trí Web Developer

(9) Những nội dung nào về nhân sự đang được mọi người quan tâm gần đây?

(10) Hãy giải thích chi tiết giúp tôi về 2 phương pháp đánh giá hiệu suất công việc KPI và OKR.

Bạn có thể thay thế tên chức vụ, vị trí công việc khác cho phù hợp với nhu cầu hiện tại của mình.

6. Ứng dụng phần mềm MISA AMIS HRM sử dụng AI để quản trị nhân sự

Bên cạnh ChatGPT, có nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng đã ứng dụng thành công AI vào phần mềm quản trị nhân sự, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp nội địa quản trị nguồn nhân lực thành công. MISA AMIS HRM là bộ phần mềm quản trị nhân sự toàn diện đến từ Công ty cổ phần MISA – đơn vị với 29 năm kinh nghiệm trong sản xuất và cung ứng các giải pháp công nghệ quản trị thông minh cho doanh nghiệp. 

Phần mềm giúp doanh nghiệp số hóa môi trường làm việc, tăng năng suất lao động và gia tăng trải nghiệm nhân viên. Sản phầm gồm 13 phân hệ con được kết nối chặt chẽ và liên thông dữ liệu với nhau, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (>100 nhân viên) và có phòng nhân sự chuyên môn hóa. 

Như một trợ lý ảo thông minh, phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM ứng dụng AI và những công nghệ hiện đại nhất để tạo những tính năng nổi trội như:

• Tuyển dụng: Tự động lấy hồ sơ ứng viên từ các kênh khác nhau; Tự động đăng tin tuyển dụng, lên lịch phỏng vấn trực tuyến và gửi email cho ứng viên… Người dùng chỉ cần tải file định dạng DPF lên, phần mềm sẽ tự động Scan thông tin ứng viên và đẩy vào kho lưu trữ. 
• Thông tin nhân sự: Số hóa toàn bộ thủ tục nhân sự, tinh gọn những quy trình rườm rà, chồng chéo, gia tăng trải nghiệm nhân viên. Chế độ nhắc việc thông minh giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát và xử lý nghiệp vụ kịp thời.
• Bộ phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM liên kết trực tiếp với AMIS Kế toán giúp tính lương nhanh chóng dễ dàng từ dữ liệu bảng công và thông tin nhân viên.
• Phần mềm cũng tự động gửi những thông báo về sinh nhật, quyết định khen thưởng, thông báo bảng lương, bảng công… để nhân viên nắm được tình hình.
• Tích hợp nhiều hình thức chấm công hiện đại: Doanh nghiệp có thể lựa chọn chấm công theo nhận diện vân tay , Face ID , định vị GPS , mã QR,…

Ngoài ra, còn rất nhiều tính năng của phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM được ứng dụng AI.

7. Kết luận

Có thể khẳng định có rất nhiều ứng dụng của Chat GPT trong quản trị nhân sự, hỗ trợ rất nhiều cho những ai đang làm HR. Bạn có thể tận dụng những điểm này để có thể hoàn thành công việc tốt hơn, nâng cao trải nghiệm nhân viên, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. 

Mặc dù khó có thể thay thế người làm nhân sự nhưng không có nghĩa là không thể, chính vì vậy bạn cũng đừng quên nâng cao kiến thức, kỹ năng để trở thành một chuyên viên giỏi và giữ vai trò quan trọng đối với sự phát triển của công ty.