PR là gì? Cách tận dụng PR để xây dựng thương hiệu

Theo số liệu từ Statista, quy mô thị trường toàn cầu của ngành PR vào năm 2022 là 100,39 tỉ đô la Mỹ và được dự đoán sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh tới khoảng 133,92 tỉ đô vào năm 2027. Có thể thấy, tiềm năng của ngành PR là vô cùng lớn. 

Vậy, PR là gì? Các doanh nghiệp có thể tận dụng PR để xây dựng thương hiệu như thế nào? Hãy cùng MISA tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. PR là gì?

PR là viết tắt của Public Relations (Quan hệ công chúng), là hoạt động sử dụng các kênh truyền thông để quảng bá, tạo dựng và duy trì hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp trong mắt công chúng. PR đóng góp lớn vào sự thành công của doanh nghiệp khi thu hút được sự chú ý của công chúng đối với thương hiệu, có thể tác động đến sự thay đổi trong hành vi của khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi và góp phần tăng doanh thu công ty. 

Các hình thức PR phổ biến bao gồm các hoạt động như phát hành thông cáo báo chí, tổ chức sự kiện, xử lý khủng hoảng truyền thông, và các hoạt động khác nhằm tạo dựng và duy trì hình ảnh tích cực của tổ chức, thương hiệu.

2. Tầm quan trọng của PR trong việc quảng bá thương hiệu

Một chiến lược PR chuyên nghiệp và hiệu quả có thể giúp cho các doanh nghiệp đạt được mục tiêu quảng bá thương hiệu, tạo dựng lòng tin và hình ảnh tốt trong mắt khách hàng, tăng cường giá trị thương hiệu và tạo nên sự khác biệt trong thị trường cạnh tranh.

Cụ thể, PR giúp cho doanh nghiệp:

• Tạo dựng một hình ảnh tích cực trong lòng khách hàng và xã hội, tăng cường niềm tin và sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
• Tạo ra sự khác biệt trong thị trường cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nổi bật hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
• Tăng cường giá trị thương hiệu và cải thiện hiệu quả kinh doanh. Khi khách hàng có niềm tin vào thương hiệu, họ sẵn sàng chi trả nhiều hơn, gắn bó hơn với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
• Đẩy mạnh quan hệ công chúng và truyền thông, giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, cộng đồng và các đối tác; đồng thời thúc đẩy quá trình truyền thông giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và thông điệp của doanh nghiệp đến đối tượng khách hàng mục tiêu.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các phương tiện truyền thông, giúp doanh nghiệp có cơ hội giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình tới một lượng khách hàng lớn hơn và tăng cường sự hiểu biết của khách hàng về thương hiệu.

Với những lợi ích đó, PR được xem như một công cụ vô cùng quan trọng trong việc quản lý và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. PR, cùng với quảng cáo, là những công cụ đắc lực trong việc quảng bá thương hiệu.. 

3. Phân biệt PR và quảng cáo

PR và quảng cáo đều là các công cụ truyền thông quan trọng trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh của một thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn rất nhiều người nhầm lẫn giữa 2 hình thức truyền thông này. Vậy, PR và quảng cáo khác nhau như thế nào? Hãy cùng MISA nhìn vào bảng so sánh dưới đây:

So sánh	PR	Quảng cáo
Định nghĩa	PR là một hoạt động truyền thông chiến lược nhằm xây dựng mối quan hệ cùng có lợi giữa công ty và công chúng.	Quảng cáo là việc thu hút sự chú ý của công chúng đến các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, chủ yếu thông qua các quảng cáo được trả tiền.
Sự giao tiếp	Hai chiều. Sự giao tiếp trong PR tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ, sự tương tác, lắng nghe và phản hồi từ công chúng .	Một chiều. Quảng cáo thường được thực hiện qua các kênh truyền thông như truyền hình, radio, hoặc báo chí nên không có sự tương tác trực tiếp.
Mục tiêu	Duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông.	Quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ, với mục đích lôi kéo khách hàng mua hàng.
Quyền  kiểm soát	Công ty có thể đưa ra câu chuyện, nhưng không có quyền kiểm soát các phương tiện truyền thông.	Công ty nắm hoàn toàn quyền kiểm soát quảng cáo.
Độ tin cậy	Cao vì trong PR, thông điệp và thông tin được truyền tải qua bên thứ ba (báo chí) hoặc những hình thức gián tiếp như sự kiện, tài trợ,..	Thấp vì thông tin thường được truyền tải trực tiếp từ nhà quảng cáo, khiến khán giả cảnh giác hơn so với hình thức PR.

Tóm lại, một trong những điểm khác biệt cơ bản giữa PR và quảng cáo là phương thức tiếp cận đối tượng. Quảng cáo là việc trả tiền để quảng bá thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ của một doanh nghiệp đến khách hàng mục tiêu thông qua các kênh truyền thông truyền thống hoặc trực tuyến. Trong khi đó, PR tập trung vào việc xây dựng và quản lý mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các công chúng, bao gồm cả khách hàng, cộng đồng, nhà báo, các đối tác kinh doanh và chính phủ.

Trong quảng cáo, doanh nghiệp có quyền kiểm soát hoàn toàn thông điệp được truyền tải đến khách hàng, thậm chí có thể sử dụng các phương tiện gây ấn tượng như là âm nhạc, hình ảnh và mô hình quảng cáo để tăng tính hiệu quả. Trong khi đó, PR thường đòi hỏi sự trung thực và tôn trọng đối với công chúng, đảm bảo thông điệp được truyền tải đến công chúng là chân thật và đáng tin cậy.

4. Các hình thức PR phổ biến

Để thực hiện chiến lược PR hiệu quả, các nhà quản lý thường sử dụng nhiều hình thức PR khác nhau. Dưới đây là một số hình thức PR phổ biến:

4.1 Thông cáo báo chí 

Thông cáo báo chí là một tài liệu ngắn gọn (từ 300 đến 800 từ), được viết để thông báo đến báo chí về một sự kiện, sản phẩm, dịch vụ, hoặc thông tin nào đó liên quan đến thương hiệu của doanh nghiệp. Thông cáo báo chí là một công cụ PR rất hiệu quả để nâng cao nhận thức về thương hiệu và tạo ra sự chú ý của công chúng đối với các sự kiện, sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Ví dụ, khi Apple giới thiệu sản phẩm mới, họ thường sử dụng thông cáo báo chí để thông báo cho các nhà báo về sản phẩm đó. Thông cáo báo chí sẽ có các thông tin quan trọng về sản phẩm, như các tính năng mới, ngày ra mắt, giá cả, và thông tin khác liên quan đến sản phẩm. Thông cáo báo chí được phát tán đến các nhà báo và truyền thông trên toàn thế giới để thu hút sự chú ý và tăng cường nhận thức về sản phẩm.

4.2 Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hình thức PR được sử dụng để tổ chức các sự kiện nhằm tăng cường nhận thức về thương hiệu của doanh nghiệp và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ. Các sự kiện PR có thể bao gồm các hội thảo, triển lãm, buổi gặp mặt, hay các hoạt động ngoài trời khác. Với hình thức tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể tự tổ chức/tham gia hoặc đóng góp, đồng tài trợ với sự kiện của các doanh nghiệp khác,…

Một minh chứng rõ ràng cho điều này chính là Oppo với việc tài trợ sự kiện live concert Heartbeat của ca sĩ Mỹ Tâm vào tháng 11 năm 2014. Tại thời điểm, Oppo là hãng điện thoại mới vào thị trường Việt Nam không lâu và chưa có độ nhận diện thương hiệu cao. Sau khi thực hiện tài trợ cho live concert Heartbeat của Mỹ Tâm, nhãn hàng đã nhận lại được phản hồi rất tích cực từ công chúng.

Kết quả của chiến dịch này thực sự rất ấn tượng với khoảng 35.000 khán giả đã tham dự trên toàn quốc và được rất nhiều tờ báo uy tín trong nước như Vnexpress, Kenh14vn,…đăng tin. Không chỉ vậy, chỉ tính trong tháng 10/2014, website của Oppo đã ghi nhận hơn 600.000 lượt truy cập. Trang Facebook của Oppo cũng đạt được 26.300 nghìn lượt tương tác. Có thể thấy đây là một chiến dịch vô cùng thành công của Oppo, để lại được tiếng vang vô cùng lớn!

4.3. Quan hệ cộng đồng

Quan hệ cộng đồng là việc xây dựng tốt mối quan hệ với cộng đồng của doanh nghiệp, bao gồm các thành viên trong cộng đồng địa phương: khán giả, khách hàng, nhà cung cấp, giới công quyền, giới tài chính, nhà đầu tư và cổ đông. Bằng việc xây dựng tốt các mối quan hệ cộng đồng, các doanh nghiệp có thể tranh thủ tình cảm của công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt đẹp và tăng mức độ ảnh hưởng. 

Các hoạt động quan hệ cộng đồng có thể bao gồm:

• Tài trợ sự kiện cộng đồng nhằm thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ của doanh nghiệp với cộng đồng địa phương.
• Hỗ trợ và tạo điều kiện cho các hoạt động của cộng đồng, như các chương trình văn hóa, giáo dục, giải trí.
• Tham gia và đóng góp vào các diễn đàn cộng đồng, giúp đỡ trong việc giải quyết các vấn đề địa phương.

Một ví dụ về hoạt động PR cộng đồng là chiến dịch “Chung sức hành động vì cộng đồng” của công ty bảo hiểm Prudential Vietnam. Trong đợt dịch Covid-19 lần thứ hai tại Việt Nam, Prudential Vietnam đã phối hợp với Quỹ Eastspring Việt Nam và Tổ chức Cứu trợ Trẻ em – Save the Children thực hiện quỹ “Chung sức hành động vì cộng đồng”.

Đây là Quỹ được tạo ra nhằm ứng phó với khẩn cấp với đại dịch COVID-19, hướng đến đội ngũ tuyến đầu và nhóm trẻ em dễ bị tổn thương tại Việt Nam. Prudential Vietnam đã chia sẻ thông tin về hoạt động này trên các phương tiện truyền thông xã hội và nhận được sự ủng hộ và đồng cảm từ phía công chúng.

4.4 Truyền thông nội bộ 

Truyền thông nội bộ là hình thức quản lý thông tin và giao tiếp trong tổ chức, tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự tương tác giữa các phòng ban nói chung và nhân viên nói riêng. Trong các tổ chức lớn, truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng giúp tạo ra một nền văn hóa đồng thuận và tinh thần đoàn kết.

Một chương trình truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp tăng sự thấu hiểu và tín nhiệm của nhân viên đối với công ty, tăng khả năng giữ chân nhân tài cũng như cải thiện chất lượng và hiệu quả làm việc.

Các hình thức truyền thông nội bộ phổ biến bao gồm: tổ chức các sự kiện nội bộ, thông tin hóa các chính sách và quy định mới, giới thiệu nhân viên mới và cung cấp đào tạo, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, tặng quà sinh nhật cho nhân viên, tổ chức liên hoan cho nhân viên,…

Vietcombank là một doanh nghiệp rất chú trọng công tác truyền thông nội bộ, Vietcombank thường xuyên tổ chức các chương trình liên hoan văn nghệ vào các sự kiện đặc biệt như: kỷ niệm thành lập, tổng kết năm,…để rút ngắn khoảng cách giữa các cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo, đồng thời làm tăng thiện cảm của nhân viên đối với doanh nghiệp. 

Không chỉ vậy, Vietcombank còn định kỳ có các chương trình tập huấn và đào tạo nghiệp vụ nhằm tăng trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên. Điều này có thể giúp nâng cao lòng trung thành và tinh thần làm việc của nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực, truyền cảm hứng cho sự phát triển cá nhân và toàn bộ tổ chức.

4.5 Truyền thông trực tuyến và mạng xã hội 

Với sự phát triển của công nghệ và sự bùng nổ của internet, các kênh truyền thông trực tuyến và mạng xã hội đang ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc tiếp cận khách hàng. Các công cụ truyền thông trực tuyến như trang web, email marketing, blog,…cùng các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, Instagram và LinkedIn đã trở thành những kênh quan trọng để các tổ chức giao tiếp với khách hàng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, tạo ảnh hưởng đến đối tượng mục tiêu.

Việc sử dụng các kênh truyền thông trực tuyến và mạng xã hội trong chiến lược PR giúp cho các tổ chức có thể tiếp cận với đối tượng khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả với chi phí thấp. Chúng cũng giúp các tổ chức xây dựng và quản lý danh tiếng trực tuyến của mình, đồng thời giúp tăng cường tương tác và kết nối với khách hàng.

Một ví dụ đã thành công với việc kết hợp hình thức PR để truyền thông trực tuyến là chiến dịch “Whopper Detour” của Burger King được triển khai vào cuối năm 2018. Chiến dịch Whopper Detour của Burger King được phát triển với mục tiêu giới thiệu ứng dụng di động mới của họ và tăng doanh số bánh mì Whopper Detour. 

Ban đầu, Burger King đăng tải 1 dòng tweet ẩn ý về chiến dịch trên mạng hội Twitter và đã nhận về hơn 50.000 lượt yêu thích chỉ sau vài giờ đăng. Để lan tỏa thông tin chiến dịch cũng như kích thích người dùng tham gia vào chiến dịch này, Burger King còn đẩy mạnh hoạt động truyền thông trên nhiều đầu báo lớn với nhiều góc nhìn khác nhau như: Business Insider, PR Daily, B2C, Adweek,…

Kết quả của chiến dịch này rất đáng kinh ngạc. Burger King đã đạt được hơn 1.5 triệu lượt tải ứng dụng sau 9 ngày, từ vị trí 686 vươn lên vị trí số 1 trên bảng xếp hạng ứng dụng của Google Play và Appstore. Cuối chiến dịch, Whopper Detour đã mang lại cho Burger King doanh số bán hàng hơn 300 triệu đô la, khiến kết quả kinh doanh quý 4 năm 2018 tăng trưởng 0,8%.

Ngoài ra, chiến dịch này cũng đã giúp Burger King thu hút được rất nhiều sự chú ý từ báo chí và truyền thông, trở thành một chủ đề cực “hot” trên Twitter tại thời điểm đó với tổng 3.3 tỉ lượt tiếp cận.

>> Có thể bạn quan tâm: Xu hướng truyền thông thương hiệu với Music Marketing 

4.6 Trách nhiệm xã hội 

Trách nhiệm xã hội, hay còn gọi là CSR (Corporate Social Responsibility), là một trong những loại hình phổ biến của PR, xoay xung quanh các vấn đề về bảo vệ môi trường, đóng góp cho xã hội, trách nhiệm với người lao động và các bên liên quan,…

Các doanh nghiệp chú trọng vào thực hiện trách nhiệm xã hội không những có thể gia tăng lợi thế cạnh tranh, độ nhận diện thương hiệu mà còn có thể gia tăng thiện cảm của công chúng, xây dựng được hình ảnh đẹp trong cộng đồng.

McDonald’s và Coca-Cola là hai doanh nghiệp thực hiện rất nghiêm túc trách nhiệm xã hội. McDonald’s và Coca-Cola đã kết hợp để gây quỹ từ thiện Ronald McDonald tại rất nhiều quốc gia trên toàn thế giới, ví dụ như Mỹ, Anh, Úc, Nhật Bản, Việt Nam,…Quỹ từ thiện này hoạt động với mục đích cung cấp nơi nghỉ ngơi gần bệnh viện cho những gia đình có con em mắc bệnh hiểm nghèo. 

Ngoài việc tài trợ cho quỹ từ thiện, McDonald’s và Coca-Cola cũng đã thực hiện nhiều chương trình trách nhiệm xã hội khác như giảm thiểu lượng đường trong sản phẩm, tăng cường chất lượng nước uống, hỗ trợ giáo dục và đào tạo cho cộng đồng, hỗ trợ các hoạt động bảo vệ môi trường và giảm thiểu khí thải gây hại đến môi trường.

4.7 Xử lý khủng hoảng truyền thông

Khủng hoảng truyền thông là tình huống bất ngờ và không mong muốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, gây ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp. Để xử lý khủng hoảng truyền thông, các chuyên gia PR thường áp dụng các phương pháp sau:

• Đưa ra thông tin trung thực và nhanh chóng
• Thiết lập quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông
• Hợp tác với cơ quan báo chí để giải đáp thắc mắc của khách hàng

Trong chiến dịch marketing năm 2017, Adidas đã gửi một email quảng bá tới những người tham gia cuộc đua Boston Marathon với tiêu đề “Chúc mừng, bạn đã vượt qua Boston Marathon!” Tuy nhiên, không may, dòng tiêu đề này đã gây hiểu lầm và khiến người đọc liên tưởng đến vụ khủng bố nổ bom trong cuộc đua Boston Marathon năm 2013.

Sau khi nhận được phản hồi tiêu cực từ một số khách hàng về điều này, người phát ngôn của Adidas, Maria Culp, đã ngay lập tức lên tiếng nhận lỗi trước công chúng: “Chúng tôi thành thật xin lỗi vì không nhận ra trước được sự nhạy cảm của dòng tiêu đề trong email gửi vào ngày thứ Ba. Chúng tôi chân thành xin lỗi mọi người.”

Lời xin lỗi kịp thời, chân thành và tập trung vào vấn đề chính đã nhận được sự đồng cảm và tha thứ từ mọi người. Quan trọng nhất, điều này đã ngăn chặn những vấn đề tiềm tàng có thể xảy ra từ dòng tiêu đề email này. 

5. Cách xây dựng chiến lược PR hiệu quả

Xây dựng chiến lược PR hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp đẩy mạnh giá trị thương hiệu và tạo dựng lòng tin với khách hàng. Vì thế, trước khi chạy chiến dịch PR, doanh nghiệp cần lên kế hoạch rất kỹ lưỡng, từ mục tiêu, đối tượng cho đến kênh truyền thông,…Dưới đây là 6 bước để doanh nghiệp có thể xây dựng 1 chiến lược PR hiệu quả:

5.1 Đặt ra mục tiêu PR cụ thể

Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể được coi là bước quan trọng nhất để doanh nghiệp xây dựng được chiến lược PR phù hợp. Để đảm bảo hiệu quả của chiến dịch PR, doanh nghiệp cần đặt ra các chỉ số đo lường kết quả cuối cùng. Các mục tiêu PR có thể liên quan đến tăng nhận thức về thương hiệu, cải thiện hình ảnh của công ty, tăng số lượng khách hàng trung thành, tăng lượng truy cập trang web và tăng doanh số bán hàng.

Để đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng nguyên tắc SMART:

• Tính cụ thể (Specific): Nhóm PR của doanh nghiệp cần hiểu rõ về mục tiêu mà họ muốn đạt được, ví dụ như là tăng 20% lượt theo dõi trên trang mạng xã hội và thu hút ít nhất 5000 khách hàng mới sau khi triển khai chiến dịch PR trong vòng 3 tháng.
• Tính đo lường (Measurable): Mục tiêu tốt là mục tiêu được liên kết với các số liệu để doanh nghiệp có thể đo lường và kiểm soát được tiến độ đạt được mục tiêu của mình. Các mục tiêu PR cũng nên được chia thành các giai đoạn nhỏ để quản lý và đo lường kết quả dễ dàng hơn.
• Tính khả thi (Attainable): Các mục tiêu nên được đặt ra một cách khả thi và phù hợp với khả năng và tài nguyên của doanh nghiệp. Việc đặt ra mục tiêu xa vời, bất khả thi sẽ khiến cho chiến dịch PR không thực sự hiệu quả.
• Tính liên quan (Relevant): Các mục tiêu PR cần phù hợp với mục tiêu của các team khác trong doanh nghiệp cũng như mục tiêu dài hạn của toàn doanh nghiệp. Việc hoàn thành các mục tiêu PR sẽ giúp tạo dựng hình ảnh tích cực cho công ty và đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Giới hạn thời gian (Time bound): Các kết quả đạt được phải nằm trong thời hạn quy định. Ví dụ: Mục tiêu PR của doanh nghiệp A là “Gia tăng mức độ ảnh hưởng của công ty trên thị trường”. Lúc này, với năng lực công ty và tiềm năng phát triển sản phẩm và PR hiện nay, mục tiêu có thể là để thị phần công ty đạt được chiếm trên 50% thị trường khách hàng mục tiêu, nhằm cạnh tranh và dần loại bỏ các đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Mục tiêu cần hoàn thành xong trước 30/6/2023.

5.2 Phân tích môi trường

Phân tích, đánh giá môi trường xung quanh là một bước quan trọng để xem xét các điều kiện, xu hướng, và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp. Phân tích môi trường giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thị trường và văn hóa khách hàng của họ, từ đó có thể đề ra được các chiến lược PR thích hợp để tạo sự khác biệt và cạnh tranh trên thị trường.

Để thực hiện phân tích môi trường, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin tổng quan về thị trường thông qua mô hình PEST. Mô hình PEST bao gồm 4 yếu tố chính bao gồm chính trị (P), kinh tế (E), xã hội (S) và công nghệ (T), những yếu tố này đều ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh và hoạt động của các tổ chức và doanh nghiệp.

Ngoài ra, để có thể đánh giá rõ được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty so với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường, việc triển khai mô hình SWOT là vô cùng cần thiết. Thông qua việc phân tích SWOT, doanh nghiệp có thể tạo ra các chiến lược PR phù hợp để nổi bật trên thị trường, nâng cao hiệu quả cạnh tranh của mình so với các đối thủ khác.

5.3 Xác định đối tượng mục tiêu

Một trong những mục tiêu chính của các chiến dịch PR là có thể nhắm đúng đối tượng mục tiêu. Đối tượng mục tiêu ở đây có thể là các cá nhân, nhóm và cộng đồng có ảnh hưởng và quyền ra quyết định đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Sau khi xác định được đối tượng mục tiêu của mình, hãy nghiên cứu các khía cạnh như: hành vi, sở thích, thói quen, những ấn phẩm họ đọc và cách họ sử dụng phương tiện truyền thông. Bằng cách xác định đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách giao tiếp của mình cho phù hợp với hành vi của công chúng và do đó tăng hiệu quả của chiến lược PR.

5.4 Xác định nội dung thông điệp

Sau khi đã xác định được khách hàng mục tiêu, bước tiếp theo là xác định thông điệp cần truyền tải đến họ. Thông điệp cần phải được thiết kế sao cho đáp ứng được những yêu cầu sau:

• Rõ ràng, cụ thể, súc tích
• Gây được sự chú ý và được giới truyền thông sử dụng rộng rãi
• Nhận được sự phản hồi từ công chúng
• Mang tính khái quát cao

Ngoài ra, thông điệp cần được định hình sao cho phù hợp với mục tiêu PR cụ thể mà doanh nghiệp đang muốn đạt được, ví dụ như tăng doanh số, cải thiện hình ảnh thương hiệu, hoặc tăng độ tin cậy của sản phẩm.

5.5 Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp

Bước tiếp theo cần làm là lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp để tiếp cận và tương tác với khách hàng. Các kênh truyền thông có thể bao gồm truyền thông truyền thống như báo chí, truyền hình, đài phát thanh, tạp chí, hoặc các kênh truyền thông mới như mạng xã hội, website, email marketing, v.v. Việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được đúng đối tượng khách hàng mục tiêu và tối ưu hóa chi phí.

5.6 Xác định chiến lược và chiến thuật

Lập kế hoạch thôi là chưa đủ, cần xem xét, tìm cách tiếp cận với mục tiêu. Trong đó, chiến lược là cách thức để tổ chức thực hiện mục tiêu đã vạch ra, còn chiến thuật là những hoạt động cụ thể sẽ phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Ví dụ:

• Mục tiêu: Quảng bá sản phẩm mới
• Chiến lược: Triển khai chiến dịch PR sản phẩm trên mạng xã hội
• Chiến thuật: Thuê KOLs đánh giá sản phẩm, tổ chức các cuộc thi trên mạng xã hội với phần quà là sản phẩm,…

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý thử nghiệm các chiến thuật trước để đảm bảo tính hiệu quả thực sự của nó. Trong trường hợp cần phải thay đổi thì nên thay đổi chiến thuật trước khi thay đổi chiến lược.

5.7 Xác định khung thời gian và nguồn lực

Để đảm bảo việc triển khai được diễn ra đúng tiến độ và liên kết, phối hợp tốt giữa các bộ phận, các khâu công việc và các cá nhân với nhau, doanh nghiệp cần xác định rõ khung thời gian cụ thể cho từng công việc.

Trước khi xác định khung thời gian, doanh nghiệp cần chú ý đến hai yếu tố quan trọng: thời hạn làm các công việc và nguồn lực cần có để hoàn thành từng công việc. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện cụ thể và chủ động trong việc điều hành, đồng thời đảm bảo được tiến độ cho toàn bộ dự án.

Để xác định thời hạn cho từng công việc, doanh nghiệp cần phân tích và lên kế hoạch cho từng công việc riêng lẻ, đồng thời cần dự trù thêm khoảng thời gian phát sinh cho từng công việc nhằm chủ động trong việc điều hành.

Ngoài ra, việc phân bổ các nguồn lực cơ bản cũng là một yếu tố cần được xem xét khi xác định khung thời gian cho chiến dịch PR. Cụ thể, doanh nghiệp cần phân bổ các nguồn lực nhân lực, chi phí hoạt động và trang thiết bị phù hợp với yêu cầu và quy mô của chương trình cần triển khai.

Dưới đây là cách phân bố 3 nguồn lực cơ bản doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Nhân lực (Số lượng và chất lượng): Khi phân bổ nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần đảm bảo số lượng và chất lượng nhân lực phù hợp với quy mô và đặc điểm của chiến dịch. Việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực cũng là một yếu tố cần được quan tâm để đảm bảo hiệu quả và hiệu năng hoạt động của chiến dịch PR.
• Chi phí hoạt động: Trong quá trình phân bổ chi phí hoạt động, cần quan tâm đến hiệu quả và hiệu năng của hoạt động để đảm bảo tính bền vững và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp.
• Trang thiết bị: Việc phân bổ trang thiết bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô của chiến dịch, tầm quan trọng của từng công việc cũng như các đặc điểm yêu cầu của các hoạt động. Hơn nữa, cần đảm bảo sự thích ứng giữa thiết bị và nguồn nhân lực sử dụng thiết bị, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng thiết bị trong các hoạt động PR.

6. Đo lường hiệu quả chiến dịch PR

Một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của chiến dịch PR là phải có các chỉ số đo lường. Tùy từng mục tiêu/hoạt động PR cụ thể, doanh nghiệp cần thiết lập các bộ chỉ số KPI khác nhau để đo lường hiệu quả và tiến độ của chiến dịch. Dưới đây là một số chỉ số đo lường được các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá hiệu quả PR:

6.1 Đo lường khả năng tương tác trên các kênh truyền thông

Để đo lường khả năng tương tác trên các kênh truyền thông, doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số như số lượng lượt thích (like), chia sẻ (share), bình luận (comment) trên các bài đăng của doanh nghiệp trên các trang mạng xã hội.

6.2 Đo lường lưu lượng truy cập trang web

Đối với việc đo lường lưu lượng truy cập trang web, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như Google Analytics để đánh giá số lượng lượt truy cập trang web của mình, thời gian trung bình người dùng ở trên trang web, số trang mà mỗi người dùng truy cập trung bình, tỷ lệ thoát trang.

Nếu ai đó rời khỏi trang web của bạn một cách nhanh chóng, điều đó có thể cho thấy rằng họ không hề quan tâm đến nội dung bạn đưa ra. Tỷ lệ thoát (bounce rate) cao có thể cho thấy rằng một số nội dung doanh nghiệp bạn đang thực hiện không thực sự phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu, cần có sự điều chỉnh.

6.3 Đo lường định danh thương hiệu

Với mục tiêu đo lường định danh thương hiệu, doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số như số lượng người tiếp cận (reach), tần suất xuất hiện trên các phương tiện truyền thông, nhận diện thương hiệu (brand awareness) của khách hàng đối với thương hiệu của mình.

6.4 Đo lường cảm xúc của công chúng

Phân tích cảm xúc trong PR là quá trình đo lường và đánh giá cảm xúc, ý kiến và thái độ của khách hàng, cộng đồng mạng và phương tiện truyền thông đối với doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích ngôn ngữ tự động; hoặc thông qua các câu hỏi khảo sát, đánh giá,… doanh nghiệp có thể xác định liệu sự phản hồi đó là tích cực, tiêu cực hay trung lập, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược, tăng cường hình ảnh thương hiệu và tương tác tích cực với khách hàng. 

Kết luận

Trong thời đại ngày nay, PR đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu và tăng cường sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thành công trong việc áp dụng PR, doanh nghiệp cần có một chiến lược cụ thể, chặt chẽ và hiệu quả.

Hy vọng bài viết trên đây đã đem đến cho bạn đọc nhiều thông tin hữu ích về các hình thức PR phổ biến, cách xây dựng chiến lược PR hiệu quả và các chỉ số đo lường hiệu quả chiến dịch PR. 

Tác giả: Hoàng Diệu Linh