Hướng dẫn cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên – đơn giản

Đặc thù của một số ngành nghề như sản xuất, dịch vụ nhà hàng – khách sạn, tổ chức sự kiện thường yêu cầu nhân viên phải làm việc theo ca. Vì thế người làm công tác nhân sự cần biết cách chia ca, phân ca làm việc. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu cách chia 3 ca làm việc đơn giản và hợp lý theo hướng dẫn dưới đây.

Tải miễn phí – 17 Mẫu Bảng Chấm công chuẩn

1. Ca làm việc là gì?

Ca làm việc là khoảng thời gian người lao động bắt đầu thực hiện công việc cho đến khi hoàn thành và chuyển giao công việc cho người khác. Ca làm việc bao gồm thời gian làm việc chính và thời gian nghỉ giữa giờ.

2. Tại sao cần chia ca làm việc?

Các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất, công xưởng hiện nay áp dụng chia ca làm việc vì 3 lý do chính sau đây:

Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên cũng như chất lượng công việc

Một số công việc cần được thực hiện liên tục để đảm bảo tiến độ, sản lượng, tuy nhiên để nhân viên làm việc nhiều giờ liên tục để hoàn thành công việc không phải lựa chọn tốt. 

Chia ca làm việc giúp nhân viên có thời gian nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và duy trì hiệu suất làm việc cao.

Giữ cho tiến độ công việc trôi chảy

Chia ca làm việc giúp tránh tình trạng đình trệ trong công việc, mỗi ca đều có đội ngũ phụ trách cùng phương án dự phòng.

Khi nhân viên gặp sự cố đột xuất hoặc bị ốm, họ có thể xin nghỉ hoặc linh hoạt đổi ca làm việc với nhau mà không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.

Tiết kiệm chi phí nhân sự 

Tùy theo tính mùa vụ và tình trạng cửa hàng đông khách hay vắng khách, nhà hàng, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân sự cho hợp lý để đảm bảo hiệu suất công việc. Điều này giúp tránh tình trạng dư người nhưng thiếu việc, từ đó tiết kiệm chi phí nhân sự trong khi vẫn đảm bảo trả đủ tiền lương cho nhân viên.

3. Cách chia 3 ca làm việc hợp lý cho nhân viên

Một ca làm việc thường kéo dài 8 tiếng hoặc 4 tiếng. Trong một ngày 24 tiếng, thường có tổng cộng 3 ca làm việc. Trong thực tế, thời gian của mỗi ca làm việc phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và nhà tuyển dụng, với điều kiện không vượt quá quy định thời gian làm việc theo Luật Lao Động. 

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp thường áp dụng phân chia thành 3 ca làm việc cho nhân viên. Theo phương pháp này, một ngày sẽ được chia thành 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 tiếng và luân phiên giữa 4 kíp, hay 4 nhóm nhân viên làm việc.

Ba ca làm việc trong ngày phổ biến nhất tại doanh nghiệp thường diễn ra như sau:

• Ca 1: từ 6 giờ sáng đến 14 giờ chiều.
• Ca 2: từ 14 giờ chiều đến 22 giờ tối.
• Ca 3: từ 22 giờ tối đến 6h sáng hôm sau.

Thông thường, 4 kíp sẽ thay phiên nhau làm việc trong 3 ca này để đảm bảo rằng từng kíp sẽ có đủ thời gian nghỉ ngơi là 24 tiếng sau khi nhân viên đã liên tục làm việc trong ca 8 tiếng. Ngoài ra, trong một ca làm việc có thể có thời gian nghỉ hoặc chia theo ca gãy tùy theo đặc điểm và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp lịch làm việc theo ca giúp phân chia ca làm việc tiện lợi để nhân viên theo dõi và nắm bắt ca dễ dàng, nhanh chóng

4. Một vài cách chia ca làm việc khác

Cách chia ca gãy

Ca gãy là cách chia ca phổ biến với nhân viên thuộc trong lĩnh vực dịch vụ nhà hàng – khách sạn.

Với ca gãy, nhân viên không làm việc liên tục trong 8 tiếng. Thay vào đó, thời gian làm việc này sẽ được chia thành hai khung giờ cách xa nhau trong ngày.

Một ca gãy thường diễn ra từ 10h-14h và 18h-22h, hoặc từ 8h-12h và 17h-21h hàng ngày, tùy theo cách áp dụng của từng doanh nghiệp.

Cách chia 3 ca 4 kíp

Cách chia ca làm việc này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực đồ da, may mặc, lắp ráp linh kiện điện tử. Ca làm việc được chia tương ứng với từng kíp, hay từng nhóm nhân viên, cụ thể:

• Ngày đầu tiên: Ca 1 Kíp 1 làm việc, Ca 2 Kíp 2 làm việc, Ca 3 – Kíp 3 làm việc.
• Ngày tiếp theo: Ca 1 – Kíp 4, Ca 2 tiếp tục quay lại từ Kíp 1, Ca 3 – Kíp 2…

Cách chia 3 ca 5 kíp

Những doanh nghiệp có số lượng nhân viên nhiều và khối lượng công việc ít hơn có thể chọn cách chia 3 ca làm việc và 5 kíp. Cách chia này diễn ra tương tự như với cách chia 3 ca – 4 kíp. 

Điểm khác biệt duy nhất là thay vì có 4 kíp thay phiên nhau trong 3 ca làm việc, nhà quản trị sẽ cần phân bổ số lượng ca cho 5 kíp làm khác nhau.

Cách chia 2 ca 3 kíp

Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp thường được áp dụng trong những tổ chức có hạn chế về số lượng nhân viên. Hai ca làm việc trong ngày sẽ được phân chia như sau:

• Ca ngày: Thời gian làm việc từ 6h sáng đến 18h.
• Ca đêm: Thời gian làm việc từ 18h đến 6h sáng hôm sau.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z

5. Những điều cần lưu ý khi chia ca làm việc cho nhân viên

Xem xét mục đích kinh doanh

Tùy theo đặc thù của ngành nghề và mục tiêu của doanh nghiệp mà mỗi công ty sẽ có cách chia ca làm việc khác nhau.

Mỗi công ty kinh doanh lại hướng tới những đối tượng khách hàng riêng biệt. Ví dụ một nhà máy cần đẩy mạnh sản xuất cả vào ca đêm để kịp đơn hàng cho khách nước ngoài, nhà hàng phục vụ thực khách vào khung giờ ăn trưa và giờ ăn tối… Dựa vào yêu cầu, đặc điểm của khách hàng, việc phân chia ca làm việc cho nhân viên cần được thiết kế một cách hợp lý nhất nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu suất công việc. 

Đảm bảo khối lượng công việc trong 1 ca làm 

Cách chia ca làm việc còn được dựa vào tình hình kinh doanh của từng đơn vị. Ví dụ, khi công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng và phải hoàn thành trong thời gian ngắn, quản đốc xưởng thường sẽ phân chia công việc để có nhiều nhân viên làm việc trong một ca hơn. Mục tiêu là đảm bảo rằng yêu cầu công việc tại từng thời điểm trong mỗi ca đều được đáp ứng.

Xem xét nguyện vọng và nhu cầu của nhân viên

Trong những trường hợp đặc biệt như khi nhân viên có con nhỏ hoặc gặp phải tình huống đau ốm đột xuất, việc chia ca làm việc để đáp ứng nguyện vọng của nhân viên là hoàn toàn hợp lý. 

Nhà quản trị cần biết quan sát tình hình cá nhân của từng nhân viên và tiến hành sắp xếp ca làm việc phù hợp, đồng thời đảm bảo không có sự thiên vị hay ưu ái không có căn cứ. 

Đôi khi, sự linh hoạt trong việc xoay ca làm việc là cần thiết để đảm bảo toàn bộ doanh nghiệp có thể hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả nhất.

Lưu ý về sức khỏe khi nhân viên làm việc ca đêm

Khi tiến hành chia ca làm việc, nhà quản trị cần nhận diện và lưu ý những ảnh hưởng tiêu cực của việc làm ca đêm đến sức khỏe cũng như đời sống của người lao động.

Thói quen tự nhiên của con người là hoạt động vào ban ngày và nghỉ ngơi vào ban đêm. Vì thế, làm việc vào ca đêm sẽ làm thay đổi nhịp sinh học theo chu kỳ ngày đêm trong cơ thể và gây gián đoạn đến giấc ngủ. Nó cũng sẽ thay đổi các thói quen hàng ngày như chế độ ăn uống, nghỉ ngơi và giải trí.

Ngoài ra, làm việc ca đêm trong thời gian dài có thể hạn chế giao tiếp và tương tác của nhân viên với gia đình, người thân và bạn bè. Nó cũng giới hạn các hoạt động ngoài trời, gây ra căng thẳng và mệt mỏi, đồng thời tăng nguy cơ mắc phải nhiều căn bệnh nguy hiểm.

Một số hậu quả có thể kể đến như mất ngủ, giấc ngủ không đủ sâu, và mệt mỏi kéo dài làm giảm năng suất và chất lượng công việc, đồng thời tăng nguy cơ tai nạn lao động…

Vì những tác hại kể trên, trong quá trình chia ca làm việc, nhà quản trị cần cân đối giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý để đảm bảo tốt nhất cho sức khỏe của nhân viên, qua đó nâng cao hiệu suất công việc của toàn công ty.

6. Quản lý ca làm việc cho hàng trăm nhân viên với AMIS Chấm Công 

Với những doanh nghiệp trên 100 nhân sự, việc chia ca làm việc trên Excel rất mất thời gian và khó theo dõi. Thay vào đó, việc ứng dụng các phần mềm chấm công trong chia ca sẽ giúp HR được giải phóng khỏi công việc thủ công, quản lý ca làm chính xác cho hàng trăm, thậm chí hàng ngàn nhân viên.

AMIS Chấm Công là phần mềm chấm công và quản lý ca làm việc hiệu quả được tin dùng bởi hơn 17.000 doanh nghiệp trên cả nước. Với AMIS Chấm Công, quản lý có thể dễ dàng thiết lập ca làm việc, phân ca cho nhân viên. Hệ thống sẽ thông báo giờ làm việc theo ca cho nhân viên và cảnh báo nếu phát hiện vấn đề nằm ngoài chính sách giờ làm.

Dùng ngay miễn phí

Sau vấn đề chia ca, việc tổng hợp công cuối tháng cũng là nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp vì một sai phạm có thể gây tốn kém về tiền bạc cho tổ chức, gây bất đồng nội bộ. Phần mềm AMIS Chấm Công sẽ hạn chế tối đa những sai sót từ nhập liệu thủ công nhờ khả năng:

• Quản lý đồng thời nhân viên ở nhiều chi nhánh, chấm công linh hoạt đa hình thức: vân tay, khuôn mặt, QR Code, GPS, Wifi…
• Tự động ghi nhận công, tổng hợp công cuối tháng, thông báo cho nhân viên xác nhận công.
• Nhân viên chủ động – Lãnh đạo an tâm bởi chức năng phân quyền cho phép HR thực hiện nhiều tác vụ, có app cho nhân viên tự theo dõi công và ca làm.
• Tình hình đi sớm về muộn, làm thêm, nghỉ phép sẽ được lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông qua Hệ thống báo cáo 360 độ toàn diện mà không cần chờ báo cáo cuối tháng.

Với AMIS Chấm Công, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu quả quản lý nhân viên, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong phân ca. Đây là một giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu suất làm việc và tạo sự hài lòng cho cả nhân viên và quản lý.

7. Kết luận 

Bài viết trên đây đã tổng hợp những cách chia 3 ca làm việc đơn giản và hợp lý mà nhà quản trị nhân sự có thể áp dụng cho nhân viên của mình. Hy vọng thông qua bài viết, phòng nhân sự sẽ lựa chọn cách phân ca phù hợp nhất với đội ngũ nhân viên và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần cải thiện năng suất lao động.