Ca gãy là gì? Cách quản lý ca gãy hiệu quả nhất

Trong các ngành dịch vụ như F&B, khách sạn, nhà hàng, nhu cầu phục vụ khách hàng không trải đều trong ngày mà thường tập trung vào một số khung giờ cao điểm. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự linh hoạt trong việc bố trí nhân sự nhằm đảm bảo hiệu suất làm việc mà vẫn tối ưu chi phí. Một trong những giải pháp phổ biến được áp dụng là ca gãy. Vậy ca gãy là gì? Doanh nghiệp nên áp dụng ca gãy như thế nào cho hợp lý? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây của MISA AMIS HRM.

Tải miễn phí 17 mẫu bảng chấm công chi tiết

1. Ca gãy là gì? 

Ca gãy là thuật ngữ chỉ thời gian làm việc của người lao động trong 1 ngày không làm liên tục 8 tiếng. Nhân viên thực hiện công việc của mình vào 2 khoảng thời gian khác nhau trong ngày. Thời gian làm ca gãy có thể thay đổi tùy theo đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp và không cố định. Lịch làm ca gãy phổ biến được nhiều đơn vị áp dụng:

• Ca gãy buổi sáng và chiều: Từ 6h – 10h, sau đó nghỉ trưa và làm tiếp từ 14h – 18h
• Ca gãy buổi chiều và tối: Từ 12h – 16h, sau đó nghỉ ngơi và làm tiếp từ 18h – 22h

Bên cạnh đó, bạn cần lưu ý thêm về khái niệm ca xoay (xoay ca) phổ biến trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn. Ca xoay chỉ hình thức làm việc theo thời gian thay đổi luân phiên, ví dụ: ca sáng thứ 2-4-6 và ca tối 3-5-7. Nhân viên có thể được xoay ca linh hoạt theo tuần cho phù hợp với lịch trình cá nhân mà vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc.

Với ca gãy, nhân viên có thể làm ca 4 tiếng, 6 tiếng, 8 tiếng tùy nhu cầu và thời gian khách sử dụng dịch vụ của cửa hàng, nhà hàng. Điều này giúp tận dụng tối đa nguồn lực cho các thời gian cao điểm và giảm lãng phí vào khoảng thời gian vắng khách.

Ví dụ về ca gãy:

Bạn làm việc trong quán cafe và đăng ký lịch làm việc là:

• 3 buổi làm từ 9h-15h,
• 3 buổi làm từ 17h-22h,
• Cuối tuần làm cả ngày

Đây chính là ca gãy hay xoay ca, nó không cố định thời gian làm việc trong tuần hay trong tháng, miễn sao đảm bảo công việc cho toàn bộ cửa hàng.

2. Tại sao cần chia ca gãy?

Khi ca làm thông thường chưa tối ưu được nguồn lực và nhu cầu của khách hàng, ca gãy trở thành giải pháp để xử lý những bất cập. Ca gãy phổ biến trong ngành dịch vụ bởi những lý do sau đây:

• Đặc trưng ngành nghề: Công việc chính của nhà hàng, khách sạn, quán ăn hay quán cafe… đều là phục vụ khách hàng. Có những thời điểm khách ghé cửa hàng rất đông, thường vào khung giờ bữa trưa, bữa tối nên cần nhiều nhân viên hơn. Việc chia ca gãy hoặc ca xoay là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 
• Giảm căng thẳng cho lao động: Nếu làm việc 8 tiếng liên tục người lao động trong ngành F&B sẽ rất căng thẳng và mệt mỏi, không có thời gian nghỉ ngơi. Vậy nên việc chia ca gãy sẽ giúp người lao động có thời gian để tái tạo năng lượng và có tinh thần làm việc tốt hơn.
• Tối ưu nhân lực cho cửa hàng: Ca gãy giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực hiệu quả. Quản lý chủ động sắp xếp nhân sự linh hoạt để phù hợp với các thời điểm đông khách hoặc vắng khách. 
• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Khi bố trí làm việc theo ca, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng dư thừa nguồn lực, tiết kiệm chi phí cho việc tuyển dụng, đào tạo, duy trì đội ngũ.

3. Ca gãy phù hợp với những công việc nào?

Hiện nay có nhiều công việc áp dụng hình thức làm việc theo ca gãy, cho phép nhân viên xoay ca, đăng ký ca làm vào đầu tuần hoặc đầu tháng:

• Nhân viên phục vụ: Ca gãy giúp nhân viên phục vụ có thời gian nghỉ ngơi giữa các khung giờ cao điểm, đảm bảo duy trì sức khỏe và tinh thần tốt hơn khi phục vụ khách.

• Nhân viên pha chế: Với ca gãy, nhân viên pha chế có thể tập trung vào những khung giờ quán đông khách, giúp tối ưu hiệu suất làm việc mà không bị quá tải trong các giờ thấp điểm.

• Nhân viên bếp: Trong các nhà hàng, bếp thường hoạt động mạnh vào giờ ăn trưa và tối. Chia ca gãy giúp nhân viên bếp có thời gian chuẩn bị nguyên liệu, nghỉ ngơi hợp lý trước khi vào ca cao điểm.

• Nhân viên lễ tân: Lễ tân khách sạn, nhà hàng có thể tận dụng ca gãy để linh hoạt xoay ca, đảm bảo luôn có người trực vào những khung giờ quan trọng như check-in, check-out mà không cần bố trí nhân sự dư thừa.

• Nhân viên thu ngân: Với ca gãy, nhân viên thu ngân có thể làm việc vào những khung giờ khách ra vào đông nhất, đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, đồng thời tránh tình trạng nhàn rỗi vào giờ thấp điểm.

Làm việc theo ca đặc biệt phù hợp với các bạn sinh viên, vừa có thể kiếm thêm thu nhập, học hỏi từ môi trường thực tế, vừa được chủ động sắp xếp lịch học, lịch làm phù hợp nhất.

4. Cách chia ca gãy hiệu quả trong doanh nghiệp

Tùy theo từng nhu cầu về kinh doanh cũng như khối lượng làm việc mà bạn có thể chia ca gãy như sau:

4.1 Theo mục đích kinh doanh

Mỗi nhà hàng, cửa hàng sẽ có những hướng kinh doanh, đối tượng khách hàng khác nhau. Có những cửa hàng sẽ mở cả ngày, có nhà hàng chỉ phục vụ vào buổi trưa hoặc buổi tối. Vậy nên việc chia ca sẽ phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh. Doanh nghiệp có thể tham khảo cách chia ca làm việc như sau:

• Ca sáng: 7h – 14h
• Ca tối: 14h – 22h
• Ca xoay: 10h – 14h và 17h – 22h hoặc 9h – 14h và 17h – 21h.

4.2 Chia ca theo khối lượng công việc

Tùy tính chất công việc cũng như số lượng khách sử dụng dịch vụ tại cửa hàng mà khối lượng công việc sẽ khác nhau. Ví dụ có những nhà hàng, khách sạn chỉ đông khách vào mùa hè, có cửa hàng thì đông khách vào buổi trưa hoặc tối. Nhà quản lý cần nắm rõ tình hình để từ đó đưa ra ca làm việc phù hợp nhất.

• Vào mùa cao điểm trong năm, hãy tập trung nhiều nhân viên hơn trong một ca hoặc sắp xếp thêm nhiều ca hơn. 
• Nếu đông khách vào buổi sáng hoặc trưa hoặc tối, cần sắp xếp đủ nhân sự để phục vụ trong khung giờ này. Các khung giờ khác không phải bữa ăn hoặc không phải giờ khách nhận phòng không cần quá nhiều người phục vụ.

4.3 Chia ca theo mong muốn nhân viên

Nhiều nhân sự trong ngành dịch vụ, F&B là sinh viên, người làm nhiều công việc cùng lúc, người đi làm thêm, không làm việc theo giờ hành chính. Quản lý có thể để nhân viên đăng ký ca làm việc theo thời gian rảnh của họ, sau đó sắp xếp lại để đảm bảo công việc vẫn có đủ người phụ trách, đồng thời nhân viên vẫn có thời gian nghỉ ngơi và giải quyết công việc cá nhân.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên hiệu quả, tối đa năng suất làm việc

5. Quy định về giờ làm việc của ca gãy

Thực tế nhân viên làm ca gãy cũng làm 8 tiếng/ca, tuy nhiên thời gian này không liên tục, thường được chia thành 2 ca nhỏ trong ngày. Cũng có những cửa hàng cho phép nhân viên tùy chọn giờ làm, miễn là làm đủ 40-44h/tuần thay vì phải đủ 8 giờ trong 1 ngày.

Tùy theo nhu cầu kinh doanh, thời điểm đón khách cũng như sự sắp xếp thời gian của mỗi nhân sự mà quản lý sẽ áp dụng thời gian sao cho phù hợp nhất. Có những chi nhánh sẽ quy định số giờ làm trong ngày/tuần dựa theo sự cao điểm, thấp điểm của dịch vụ để tối ưu chi phí và nhân lực.

6. Cách quản lý nhân viên làm ca gãy hiệu quả

Ca gãy không cố định, vậy làm sao để doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự và chấm công chính xác nhất? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý nhân viên ca xoay hiệu quả.

6.1 Thiết lập hệ thống ca làm cụ thể

Với ca gãy, nhân viên có thể tự đăng ký ca làm việc hoặc làm theo sự phân công của quản lý. Việc chia ca này thường được quản lý bằng giấy tờ hoặc bảng tính Excel. Đối với quy mô nhân sự lớn, 50-100 nhân sự trở lên, hoạt động tại nhiều chi nhánh, hệ thống ca làm phức tạp thì nhà quản lý nên chuyển đổi sang sử dụng phần mềm để đảm bảo sự chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức.

Với sự hỗ trợ của phần mềm, nhà quản lý dễ dàng thiết lập được hệ thống ca làm chuẩn, chia ca làm việc theo ngày, tuần, tháng cho mỗi nhân viên, giúp cả người lao động và tổ chức dễ dàng theo dõi. Ngoài ra, phần mềm quản lý chấm công còn cung cấp tính năng báo cáo chấm công, thời gian làm thêm, làm bù, danh sách nhân viên đi muộn, về sớm, tăng ca… giúp HR dễ dàng tính lương.

6.2 Đa dạng hình thức chấm công

Tại các nhà hàng, khách sạn, quán cafe, hình thức chấm công ghi giấy thường gây ra sai sót, trong khi đó nhân viên cũng thường quên chấm công vân tay. Để cải thiện tình trạng này, các nhà quản lý có thể tham khảo các hình thức chấm công mới nhất để áp dụng cho doanh nghiệp mình.

• Chấm công bằng GPS : Tính năng chấm công bằng định vị GPS này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hoặc nhân viên thường xuyên được điều chuyển giữa các chi nhánh. Nhân viên chỉ cần bật định vị GPS khi chấm công trên thiết bị Mobile. Hệ thống cho phép lưu lại vị trí của nhân viên và ghi nhận lượt chấm công.
• Chấm công nhận diện khuôn mặt: Chức năng này tăng cường tính chính xác của quá trình chấm công, đảm bảo đúng người, chống gian lận. Dữ liệu về thời gian nhận diện khuôn mặt sẽ được lưu trữ lại và tổng hợp vào cuối tháng.
• Chấm công kết nối Wifi: Nhân viên đến công ty, cửa hàng và kết nối vào đúng Wifi nội bộ đã được thiết lập, đồng thời truy cập vào ứng dụng trên thiết bị di động để chấm công.

6.3 Minh bạch trong quản lý

Gian lận giờ làm, gian lận công lương gây ra nhiều ảnh hưởng đến tài chính, kỷ luật của doanh nghiệp, vậy nên việc minh bạch trong quản lý là vô cùng cần thiết. Để tránh tình trạng nhân viên không tuân thủ ca làm, đi muộn về sớm, gian lận chấm công, các doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ vào công tác quản lý. 

7. Quản lý ca làm hiệu quả với phần mềm AMIS Chấm Công

AMIS Chấm Công nằm trong bộ phần mềm quản trị MISA AMIS HRM, là công cụ đắc lực cho nhà quản lý và HR với nhiều tính năng chuyên sâu về ca làm việc và công lương.

• Thiết lập quy định quản lý thời gian chung cho toàn bộ doanh nghiệp và chi nhánh: Quy định làm thêm, nghỉ phép, đi muộn – về sớm, đi công tác.
• Quản lý ca làm việc, thiết lập ca trực, ca gãy, tạo bảng phân ca tổng hợp cho nhân viên ngay trên phần mềm.
• Cung cấp nhiều phương thức chấm công: Chấm công GPS, chấm công Wifi, chấm công nhân diện khuôn mặt, kết nối với máy chấm công vân tay…
• Số hóa toàn bộ các loại đơn từ, đơn xin nghỉ phép thành bảng tổng hợp cuối tháng hoặc cuối quý. Hỗ trợ HR xây dựng kế hoạch nghỉ phép năm cho toàn bộ nhân viên trong cơ sở.
• Chức năng báo cáo thống kê cập nhật dữ liệu mới nhất cho phép ban lãnh đạo nắm bắt được tình trạng chấp hành kỷ luật tại doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.
• Đảm bảo minh bạch, có sự tương tác hai chiều: Nhân viên chủ động nhận thông báo về ca làm, xem bảng tổng hợp công của mình, phản hồi cho HR ngay trên ứng dụng di động.

Dùng ngay miễn phí

7. Kết luận

Ca gãy hay xoay ca là hình thức làm việc lý tưởng cho những doanh nghiệp làm về dịch vụ nhà hàng, khách sạn. Cách này giúp tối ưu chi phí, nhân lực, từ đó tăng hiệu quả trong công tác phục vụ khách hàng. Hy vọng, qua những nội dung trên bạn đọc đã hiểu hơn về ca gãy là gì và có thể sắp xếp giờ làm linh hoạt, hợp lý cho nhân viên.