Mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty chuẩn nhất hiện nay

Quy chế thưởng phạt trong công ty cần được xây dựng, triển khai và áp dụng cách công bằng tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy chế khen thưởng và kỷ luật hợp lý sẽ tạo động lực và khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả và có trách nhiệm hơn. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết về quy chế thưởng phạt nhân viên trong doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây.

1. Quy định thưởng phạt của nhân viên gồm những điều khoản nào?

Các quy định về tiền thưởng và xử phạt đối với nhân viên là một phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc có trách nhiệm và nhiệt huyết hơn. Dưới đây là các quy chế thưởng phạt phổ biến trong công ty được áp dụng: 

1.1 Các quy định về lương

Tiền lương là số tiền mà người lao động nhận được theo thỏa thuận để thực hiện công việc, và được xác định dựa trên các quy định, hình thức lao động khác nhau. Tùy theo lĩnh vực và mức độ của công việc, doanh nghiệp có thể lựa chọn các quy định tiền lương khác nhau. Có 6 loại tiền lương phổ biến:

• Mức lương cơ bản: Đây là số tiền được trả cho người lao động theo thỏa thuận và dựa trên điều kiện làm việc đủ thời gian và hoàn thành công việc. Mức lương cơ bản phải không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định nhà nước.
• Tiền đóng BHXH: Đây là mức lương được sử dụng để tính toán khoản tiền bảo hiểm mà cá nhân phải đóng hàng tháng.
• Lương thử việc: Chiếm khoảng 85% của mức lương cơ bản. Tuy nhiên, quy định này có thể thay đổi tùy theo quy định của từng doanh nghiệp vì có nhiều doanh nghiệp trả lương cơ bản ngay từ đầu giai đoạn thử việc cho nhân viên.
• Lương theo khoán: Là mức lương dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng giao khoán giữa công ty và cá nhân.
• Lương theo sản phẩm: Là mức lương dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm mà người lao động đã tạo ra.

1.2 Các khoản trợ cấp, phụ cấp

Các khoản phụ cấp và trợ cấp là số tiền được cung cấp để bù đắp các yếu tố phức tạp của công việc và môi trường làm việc. Các khoản phụ cấp này phụ thuộc vào tính chất công việc và điều kiện làm việc, và được áp dụng như sau:

• Phụ cấp chức vụ: Được áp dụng cho các vị trí như trưởng phòng, trưởng ban.
• Phụ cấp trách nhiệm: Được áp dụng cho người lao động đảm nhiệm công tác quản lý như tổ trưởng, đội phó, thủ quỹ, thủ kho, …
• Phụ cấp tiền xăng xe, đi lại: Được cung cấp để bù đắp chi phí di chuyển trong công việc.
• Phụ cấp độc hại, nặng nhọc, nguy hiểm: Áp dụng cho công việc có yếu tố trên với mức phụ cấp từ 5% đến 10% cho công việc có điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và từ 7% đến 15% cho công việc có điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. 
• Phụ cấp lưu động: Được cung cấp cho những người lao động phải thường xuyên thay đổi nơi làm việc.
• Phụ cấp thu hút: Áp dụng cho những người lao động đến làm việc ở các vùng kinh tế mới, vùng có điều kiện sinh hoạt khó khăn.
• Phụ cấp khu vực: Người lao động được cung cấp phụ cấp khu vực khi làm việc tại các địa điểm được quy định bởi Nhà nước
• Phụ cấp tiền ăn trưa, điện thoại, thuê nhà: Được cung cấp để bù đắp các chi phí ăn trưa, điện thoại, và thuê nhà trong quá trình làm việc.

1.3 Quy định nghỉ phép, lễ tết, ngày lễ

Ngoại trừ các khoản thu nhập chính từ lương và phụ cấp, người lao động còn được nhận thêm tiền thưởng hoặc quà dưới dạng hiện vật trong những dịp lễ đặc biệt như:

• Tết Dương lịch, tết Âm lịch
• Ngày lễ Quốc khánh 2/9, ngày Giải phóng 30/4
• Ngày Quốc tế lao động 1/5
• Ngày 20/10 – Ngày thành lập Hội Phụ nữ Việt Nam và 1/5 Quốc tế phụ nữ

1.4 Các khoản đãi ngộ – phúc lợi

Người lao động cũng được hưởng nhiều chế độ đãi ngộ khác dành cho cá nhân hoặc người thân trong gia đình. Những chế độ này sẽ phụ thuộc vào từng công ty:

• Sinh nhật, hiếu, hỉ, ma chay.
• Nhân viên bị ốm đau, sinh đẻ hoặc tai nạn
• Nghỉ mát hoặc hoạt động team-building hè.
• Thưởng con của các cán bộ công nhân viên ngày Quốc tế thiếu nhi,…

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:

1.5 Các loại quy chế thưởng phạt nội bộ phổ biến 

Để thúc đẩy động lực làm việc và khuyến khích nhân viên chăm chỉ, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy công ty hơn, các doanh nghiệp đều sẽ xây dựng một quy chế thưởng phạt nhân viên rõ ràng. Quy chế này thường được thiết kế chuyên nghiệp và chi tiết để hạn chế những mâu thuẫn nội bộ có thể xảy ra:

• Tiền thưởng bao gồm các hình thức sau: Thưởng ý tưởng hay, thưởng thành tích cá nhân đạt doanh thu, hoa hồng, thưởng làm việc tốt. Phần thưởng có thể được trao dưới dạng tiền mặt, giấy khen, phiếu ưu đãi của công ty, tăng cấp bậc hoặc tăng lương.
• Tiền phạt bao gồm các hình thức sau: Phạt đi làm muộn, thái độ làm việc, phạt vi phạm đạo đức nghề nghiệp, phạt trách nhiệm công việc. Các hình thức phạt có thể được áp dụng theo nhiều cách khác nhau bao gồm trừ trực tiếp vào tiền lương, đền bù bằng tài sản vật chất, hạ cấp, … 

2. Vai trò quy chế thưởng phạt trong công ty, doanh nghiệp

Quy chế thưởng phạt trong công ty đóng vai trò quan trọng và cần thiết đối với nhân viên và công ty. Chính sách khen thưởng kỷ luật nhân viên công bằng và hợp lý giúp đảm bảo sự ổn định và phát triển cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Mẫu quy chế lương thưởng dành cho người lao động mới nhất 

2.1 Đối với doanh nghiệp

Quy định lương, thưởng và phụ cấp minh bạch, rõ ràng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và lao động, bao gồm cả văn hóa tổ chức, thương hiệu doanh nghiệp và đặc biệt là hiệu suất làm việc.

• Tuân thủ đúng quy định của pháp luật: Theo Luật lao động năm 2012, người sử dụng lao động cần phải công khai quy chế thưởng phạt trong công ty rõ ràng và minh bạch. Do đó, đây là một yếu tố quan trọng để công ty có thể hoạt động lâu dài và hợp pháp.
• Đóng góp vào xây dựng danh tiếng của công ty: Chính sách lương, thưởng và các chế độ phúc lợi hấp dẫn không chỉ có ý nghĩa với nhân viên hiện tại mà còn giúp gia tăng sự hấp dẫn, thu hút nhân sự tài năng đến công ty làm việc hơn.
• Khuyến khích nhân viên tự phát triển và nâng cao năng lực cá nhân: Tiền lương và thưởng là động lực để nhân viên hoàn thành công việc theo kế hoạch và đạt hiệu suất cao. Điều này cũng khuyến khích nhân viên tự học, nâng cao kỹ năng và phát triển bản thân liên tục để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp trong mọi tình huống thay đổi.
• Tăng cường sự gắn kết của nhân viên với công ty: Ngoài lợi ích tài chính, chính sách lương, thưởng cũng thể hiện sự công nhận của công ty đối với nhân viên. Khi được công nhận đúng giá trị, nhân viên tự nhiên sẽ cảm thấy hài lòng và gắn bó lâu dài với công ty.

2.2 Đối với người lao động

Theo một bài báo thống kê, có đến 90% nhân viên quan tâm đến lương và thưởng khi làm việc trong một công ty. Quy chế thưởng phạt trong công ty rõ ràng có tác động lớn đối với người lao động trong các tình huống sau:

• Đánh giá môi trường làm việc: Lương và thưởng đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo chất lượng cuộc sống và tạo sự yên tâm cho nhân viên trong công việc. 
• Xây dựng niềm tin: Việc công bố chính sách về lương và thưởng cho thấy công ty hoạt động minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ cách tính lương và tạo niềm tin vào doanh nghiệp.
• Tăng cường tinh thần đoàn kết giữa nhân viên: Một tập thể lớn dễ phát sinh mâu thuẫn giữa các thành viên. Vì vậy, công bố quy chế thưởng phạt trong công ty cho tất cả nhân viên là rất cần thiết.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm chấm công đơn giản miễn phí được sử dụng phổ biến nhất hiện nay

3. Các yếu tố lưu ý xây dựng quy chế thưởng phạt nhân viên

Quy chế thưởng phạt trong công ty mục đích nhằm hướng tới những đối tượng nhất định. Việc thỏa mãn các yếu tố này giúp cho văn bản chặt chẽ, có tính áp dụng hơn. Bộ phận nhân sự và lãnh đạo của công ty nên xem xét đến điều sau:

4. Cách xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty

4.1 Tham khảo cơ sở pháp lý

Để doanh nghiệp xây dựng quy chế lương, thưởng chuẩn, chính xác, đúng pháp luật cho nhân viên, doanh nghiệp tuân thủ và tham khảo các văn bản quy định Pháp luật sau:

• Công văn 4320/LĐTBXH-TL của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội: Hướng dẫn chi tiết về quy trình thanh toán lương cho các doanh nghiệp thuộc sở hữu của Nhà nước. 
• Nghị định 49/2013/NĐ-CP: Chi tiết cụ thể việc thi hành các điều của Bộ Luật Lao động liên quan đến tiền lương.
• Nghị định 51/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc quản lý lao động và hệ thống phần thưởng, tiền lương cho người lao động tại các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên mà Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ.
• Nghị định 52/2016/NĐ-CP: Quy định về tiền lương, thưởng cho người quản lý trong các doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước giữ tất cả vốn điều lệ.

>>> Xem thêm: Mẫu giấy xác nhận lương mới nhất, chi tiết và đầy đủ dành cho người lao động

4.2 Thành lập hội đồng xây dựng về quy chế trả lương trong doanh nghiệp

Hội đồng xây dựng quy chế được thành lập với mục tiêu đảm bảo tính công khai, dân chủ, minh bạch. Để thực đảm bảo tốt yêu cầu này, hội đồng xây dựng quy chế cần bao gồm các thành viên sau:

• Chủ tịch hội đồng: Là giám đốc doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức hoặc tương đương.
• Ủy viên thường trực: Là người đại diện bộ phận lao động và tiền lương trong công ty, doanh nghiệp. 
• Thành viên: Đại diện từ Công đoàn, Đảng uỷ và các phòng ban khác (số lượng thành viên cụ thể sẽ được quyết định bởi Chủ tịch hội đồng).

Hội đồng xây dựng quy chế có trách nhiệm soạn thảo các quy chế về lương và thưởng trong doanh nghiệp, công ty. Sau đó, sẽ lấy ý kiến phản hồi của người lao động trong doanh nghiệp nhằm hoàn thiện quy chế đó.

4.3 Cách xác định quỹ lương của công ty hàng năm

Nhà quản lý, chủ doanh nghiệp cần lên trước kế hoạch ngân sách để trả lương, thưởng cho người lao động trong năm tiếp theo. Đây là số tiền tối thiểu mà công ty dự tính phải chi trả cho người lao động.

Tỉ giá tiền lương được tính là tỷ lệ của tiền lương và thưởng so với doanh thu. Đây là một số liệu quan trọng để xác định mức lương cơ bản cho nhân viên, bao gồm cả cơ chế thưởng lương tháng 13 và các yếu tố khác để tính toán lương.

>>> Xem thêm: Mẫu quỹ lương chuẩn, bản đẹp được tải nhiều nhất 2024

4.4 Cách xây dựng hệ thống chức danh & hệ số giãn cách

Hệ thống chức danh được định nghĩa là một nhóm công việc có các đặc điểm tương tự về tính chất công việc, về độ khó và trách nhiệm. Đây là cơ sở để xác định hệ số lương cho người lao động. Để xây dựng hệ thống chức danh này, các chuyên viên nhân sự có thể tham khảo bản mô tả chi tiết công việc tại từng vị trí.

Hệ số giãn cách được tính sự chênh lệch giữa các nhóm công việc khác nhau ở mỗi vị trí. Khi xây dựng quy chế tiền lương và thưởng, người xây dựng quy chế lương thưởng cần cân nhắc kỹ con số này để đảm bảo tính công bằng áp dụng trong doanh nghiệp.

4.5 Xác định thời điểm, cách thức và quy trình trả lương cho nhân viên

Để trả lương đúng cho nhân sự, nhà quản lý cần xác định cách thức, thời điểm và quy trình trả lương. Hình thức trả lương có thể bao gồm các yếu tố sau:

• Lương cố định: Mức lương này được áp dụng cho vị trí công việc ít có sự thay đổi như nhân viên hành chính như Marketing, HR, IT, … 
• Lương khoán: Mức lương này áp dụng cho vị trí trực tiếp tạo ra hoặc bán sản phẩm như công nhân sản xuất, nhân viên bán hàng, … 
• Kết hợp cả hai hình thức trên: Lương chính thức của nhân sự cần được tính bằng cách kết hợp lương cơ bản và lương khoán.

Việc xây dựng quy chế tiền lương và thưởng, người tạo cần cần đảm bảo minh bạch về quy trình và thời điểm trả lương. Đặc biệt, để đảm bảo được tính thực thi, doanh nghiệp cần có các quy định cụ thể và rõ ràng cho các trường hợp như nhân viên được cử đi công tác, nâng cao nghiệp vụ, làm thêm giờ, nghỉ thai sản, …

>>> Xem thêm: Quy trình tính lương cơ bản cho nhân viên – Áp dụng cho mọi doanh nghiệp

4.6 Hướng dẫn xây dựng khung đánh giá, khen thưởng và kỷ luật

Trong quy chế thưởng phạt, cần đảm bảo các tiêu chí đánh giá, khen thưởng và xử phạt, bởi vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công bằng và khuyến khích người lao động. Doanh nghiệp cần nghiên cứu cụ thể các tình huống thực tế để xây dựng bảng tiêu chí phù hợp cho từng bộ phận và cá nhân.

Các quy chế thưởng phạt trong công ty được xây dựng để nâng cao và đẩy mạnh tinh thần làm việc và tính tuân thủ kỷ luật của nhân sự. Cách thức và phạm vi áp dụng thưởng phạt nhân viên sẽ phụ thuộc vào văn hóa từng công ty và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Đánh giá nhân viên toàn diện với phần mềm MISA AMIS Đánh giá

4.7 Quá trình thực thi và áp dụng quy chế thưởng phạt nhân viên trong tình huống thực tế

Để có thể thực hiện quy chế tiền lương, thưởng và áp dụng trong thực tế doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tuân theo các bước sau:

• Soạn thảo quy chế: Cần được ngắn gọn, dễ hiểu và rõ ràng.
• Phạm vi Ban hành và áp dụng: Quy chế thưởng phạt trong công ty cần được công khai tới tất cả các nhân sự trong doanh nghiệp.
• Thu thập phản hồi thực tế: Sau khi triển khai quy chế và áp dụng quy chế trong doanh nghiệp, lãnh đạo cần lắng nghe và sưu tầm tất cả phản hồi từ nhân viên công ty để có những điều chỉnh phù hợp.
• Sửa đổi và bổ sung quy chế: Sau khi lắng nghe và tổng hợp ý kiến phản hồi từ người lao động, hội đồng xây dựng quy chế cần sửa đổi, đánh giá và bổ sung quy chế sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

5. Mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty – Tải miễn phí

Để tìm hiểu chi tiết về biểu mẫu và nội dung của quy chế thưởng phạt nhân viên trong công ty, dưới đây là một mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty mà bạn có thể tham khảo: 

6. Xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty dễ dàng với Phần mềm MISA AMIS HRM

Phần mềm MISA AMIS HRM là giải pháp quản trị nguồn nhân lực toàn diện của công ty cổ phần MISA – Thương hiệu phần mềm uy tín, lâu năm trên thị trường Việt Nam.

Thay vì phải quản lý trên nhiều phần mềm khác cùng lúc, phần mềm MISA AMIS HRM được tích hợp tất cả chức năng nhân sự chuyên ngành trên cùng 1 giao diện thân thiện, trực quan. Dữ liệu nhân sự được quản lý tập trung và liên thông với nhau.

Dùng ngay miễn phí

• Thu hút, quản lý tập trung ứng viên tiềm năng trên đa kênh. Từ đó nâng cao thương hiệu tuyển dụng và chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển chọn nhân tài.
• Quản lý dữ liệu nhân sự tập trung nhờ chức năng số hóa toàn bộ giấy tờ hành chính nhân sự. HR dễ dàng khen thưởng – bổ nhiệm – thuyên chuyển nhân sự ngay trên phần mềm. Các tài liệu nội bộ về nội quy, quy chế công ty đều được lưu lại chính xác và minh bạch.
• Quản lý chấm công và báo cáo chấm công: Giúp theo dõi tình hình chấm công, đi sớm về muộn của nhân sự nhằm đánh giá nhanh sự chấp hành kỷ luật tại công ty của cán bộ nhân viên.
• Xây dựng quỹ lương phù hợp và chính sách lương hiệu quả: Phần mềm cung cấp báo cáo trực quan theo tháng, quý, năm cho phép lãnh đạo dễ dàng theo dõi chính sách thu nhập, đãi ngộ tương ứng của từng vị trí. Nhờ đó có thể xây dựng quỹ lương và chính sách lương cụ thể, chính xác và phù hợp cho Doanh nghiệp.

Ngoài ra, phần mềm MISA AMIS HRM còn hỗ trợ nhà quản trị xây dựng khung năng lực và đánh giá nhân sự khách quan. Dữ liệu phần mềm là căn cứ cần thiết cho việc hoạch định và xây dựng chế độ thưởng phạt của doanh nghiệp.  

Hiện nay, phần mềm MISA AMIS nhận được sự tin dùng bởi hơn 17.000 doanh nghiệp và tổ chức trên cả nước nhờ những tính năng phần mềm ưu việt và hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hiệu quả.

• MISA AMIS HRM đồng hành cùng Công ty Logistics Hữu Nghị Xuân Cương giải quyết bài toán quản lý hơn 1000 nhân sự 
• Trống đồng Palace hoàn thành mục tiêu giảm 50% thời gian quản lý nhân sự với MISA AMIS HRM

7. Kết luận 

Bài viết trên đã giới thiệu về những biểu mẫu Quy chế thưởng phạt trong công ty cần có để xây dựng một hệ thống quy chế chuyên nghiệp. Việc áp dụng quy chế thưởng phạt  nhân viên trong doanh nghiệp nhằm thiết lập văn hóa làm việc quy củ, nghiêm túc, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. MISA AMIS HRM hy vọng rằng bài viết đã giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về các quy định thưởng và phạt trong tổ chức.