Đào tạo và phát triển đang trở thành một trong những chính sách đãi ngộ phi tài chính quan trọng trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực, là chìa khóa quan trọng cho sự phát triển bền vững của mọi tổ chức doanh nghiệp. Trong đó, việc nâng cao hiệu quả của các chương trình đào tạo nội bộ cũng đang nhận được sự quan tâm và đầu tư của rất nhiều chủ doanh nghiệp.
Vậy đào tạo nội bộ là gì và những giải pháp nào giúp các hoạt động đào tạo nội bộ thu hút được sự quan tâm và tham gia của đông đảo người lao động?
1. Đào tạo nội bộ là gì?
Đào tạo nội bộ là tất cả các hoạt động giảng dạy, đào tạo cho nhân viên do chính nguồn lực nội bộ của công ty tổ chức thực hiện. Các hoạt động này được triển khai với nhiều mục tiêu và dưới nhiều hình thức đa dạng khác nhau, ví dụ các chương trình đào tạo hội nhập, phát triển kỹ năng, phổ biến quy định,… đều thuộc các chương trình đào tạo nội bộ.
hình đào tạo này giúp các doanh nghiệp có cơ hội thực hiện các chương trình cá nhân hóa phù hợp với nhu cầu và thực tiễn từng doanh nghiệp để phát triển đội ngũ nhân viên.
2. Vai trò của đào tạo nội bộ
Có nhiều lợi ích của việc đào tạo nội bộ, do đó các hoạt động này thường gắn liền với các mục tiêu kỹ năng làm việc, gắn kết văn hóa doanh nghiệp và giữ chân nhân viên, cụ thể:
- Nâng cao hiệu suất
Cũng như các hoạt động đào tạo khác, đào tạo nội bộ cung cấp các cơ hội để phát triển kỹ năng chuyên môn, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ lao động. Hơn nữa, việc đào tạo do những cán bộ chuyên môn cao có kinh nghiệm thực tiễn của công ty sẽ giúp các nội dung đào tạo trở nên thiết thực, gần gũi và có tính ứng dụng cao hơn.
- Xây dựng đội ngũ
Đây là một trong những mục tiêu chính của đào tạo nội bộ. Thông qua các nội dung chuyên biệt gắn liền với văn hóa doanh nghiệp và các hoạt động chuyên môn thực tiễn tại mỗi đơn vị, đào tạo nội bộ giúp các công ty xây dựng và phát triển được đội nhóm có sự thống nhất và hài hòa về năng lực, văn hóa và hiệu suất cao, thấu hiểu và liên kết chặt chẽ với các mục tiêu và tầm nhìn của công ty.
- Giữ chân nhân viên
Các chương trình đào tạo nội bộ gắn liền với lộ trình phát triển nghề nghiệp của bản thân sẽ là một chìa khóa quan trọng nhằm gia tăng sự hài lòng của nhân viên, đáp ứng được nhu cầu về sự phát triển và thăng tiến của họ. Các cơ hội phát triển sẽ tạo ra động lực và duy trì sự gắn kết của nhân viên với tổ chức.
3. Hình thức của Đào tạo nội bộ
Giống như hầu hết các chương trình đào tạo nhân viên khác, các chương trình đào tạo nội bộ có thể được tổ chức dưới đa dạng các hình thức khác nhau, trong đó, phổ biến nhất là các hình thức sau đây:
3.1 Đào tạo trên lớp có giáo viên hướng dẫn (Instructor-led)
Đây là phương pháp đào tạo truyền thống trong đó một giảng viên hướng dẫn việc dạy và học. Với phương pháp này, người hướng dẫn sẽ làm chủ nội dung và nhịp độ giảng dạy và ít sự thay đổi theo yêu cầu.
Thông thường, các buổi đào tạo được tiến hành trực tiếp trong các phòng đào tạo vật lý thông qua các tương tác trực tiếp giữa con người với nhau.
3.2 Đào tạo trực tuyến (Online training):
Với sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, đào tạo nhân viên trên các nền tảng web đã trở thành một phương pháp đào tạo chủ đạo do tính linh hoạt và tiện lợi vốn có.
Trong loại hình đào tạo này, người hướng dẫn và người học không nhất thiết phải ở cùng một nơi, họ có thể kết nối trong thời gian thực thông qua một lớp học ảo tập trung, hoặc thậm chí mỗi người học có thể linh hoạt sắp xếp tham gia học tại các thời điểm phù hợp với lịch trình của mình.
3.3 Đào tạo kết hợp (Blended Learning):
Đây là loại hình đào tạo kết hợp cả phương pháp đào tạo qua tương tác vật lý và trực tuyến, nghĩa là một chương trình đào tạo có thể được tổ chức thông qua một số buổi trực tuyến trong khi vẫn giữ một số buổi gặp mặt trực tiếp.
Ưu điểm của hình thức đào tạo này là dựa trên các phương pháp, hình thức giảng dạy khác nhau nên sẽ đảm bảo kết quả học tập tốt hơn.
Những hạn chế trong phương pháp truyền thống sẽ được bù đắp bằng sự linh hoạt của việc học trực tuyến.
3.4 Đào tạo qua công việc thực tế (On-job-training)
Một loại hình đào tạo nội bộ phổ biến khác đã được chứng minh mức độ hiệu quả chính là đào tạo qua công việc thực tế bằng cách truyền đạt lại các kiến thức và kỹ năng của một cán bộ hiện có.
Hình thức đào tạo này sẽ hướng dẫn nhân viên, đồng thời tạo cơ hội để nhân viên tiếp xúc với các tình huống công việc thực tế, từ đó có những phản hồi, tương tác để phát triển các kỹ năng liên quan đến công việc. Đào tạo qua công việc thực tế được áp dụng phổ biến trong việc đào tạo nhân viên mới, hoặc luân chuyển phát triển nhân viên v.v…
>>> Đọc thêm: 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ giúp thay đổi doanh nghiệp
4. Giải pháp nâng cao hiệu quả của các chương trình đào tạo nội bộ
Vai trò và lợi ích của đào tạo nội bộ là không thể bàn cãi, tuy nhiên để triển khai các chương trình đào tạo nội bộ đạt được hiệu quả cao như mong đợi vẫn là một bài toán khó tại rất nhiều doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ gợi ý một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo nội bộ, thông qua việc gia tăng sức hấp dẫn cũng như cải thiện chất lượng của các chương trình đào tạo tại các doanh nghiệp.
4.1 Giải pháp nâng cao sức hấp dẫn của các chương trình đào tạo nội bộ
Một thực tế xảy ra rất phổ biến tại nhiều công ty chính là cán bộ nhân viên đang xem việc tham gia các chương trình đào tạo nội bộ là bắt buộc, là phải tham gia để điểm danh hoặc tham gia theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo. Và nếu chương trình đó không bắt buộc, thì rất nhiều cán bộ nhân viên quyết định không tham gia. Điều này ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng tổ chức của các lớp học.
Vậy “Vì sao cán bộ nhân viên không đi học?” Vì họ có những công việc quan trọng hơn cần giải quyết? Vì họ trùng lịch họp? Hay vì họ lười? Thực ra gốc rễ cho tất cả câu hỏi này chỉ đơn giản là họ thấy khóa học này chưa đủ hay và quan trọng để họ dành thời gian, tâm huyết tham gia mà thôi. Vậy Phòng Đào tạo đã cung cấp đầy đủ thông tin để cán bộ nhân viên hiểu được tầm quan trọng và nội dung thu hút của khóa học hay chưa?
Quan sát tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay cho thấy, việc cung cấp thông tin cho nhân viên hay tổ chức các hoạt động quảng bá cho chương trình đào tạo chưa nhận được sự quan tâm đúng mực của các công ty. Quy trình thường sẽ là Phòng Đào tạo gửi email đến cán bộ thông báo về Tên khóa học, Nội dung tóm tắt (thường là gói gọn trong 01 câu), Tên Giảng viên, Thời gian, Địa điểm và Hình thức tổ chức, kèm thêm Lưu ý nho nhỏ “Đây là khóa học bắt buộc, bởi vậy yêu cầu tất cả cán bộ nhân viên phải tham gia đầy đủ, đúng giờ”.
Một số công ty cẩn thận hơn khi ghi chú thêm vài dòng nội quy lớp học để cán bộ nắm rõ và tuân thủ theo. Gần đến ngày học sẽ nhắc lại lịch học thêm một đến hai lần. Để có sự chuẩn bị tốt nhất cho lớp học, nhiều đơn vị cẩn thận hơn khi yêu cầu nhân viên phản hồi và xác nhận sự tham gia nhằm dự toán được số lượng học viên sẽ tham gia.
Có thể thấy, nếu khóa học là một dịch vụ, Phòng Đào tạo là người cung cấp dịch vụ, thì chỉ nhiêu đó thôi có lẽ là chưa đủ để thu hút cán bộ nhân viên sử dụng dịch vụ, nhất là đối với các cán bộ cấp quản lý, lãnh đạo.
| Tải mẫu thông báo tổ chức khóa đào tạo TẠI ĐÂY |
Hãy cùng điểm qua một số giải pháp cho vấn đề này nhé:
4.1.1 PR cho Giảng viên hoặc Diễn giả
Nếu đã chi rất nhiều tiền để mời một nhân vật xuất chúng trực tiếp giảng dạy, nhưng thông báo lịch học lại chỉ cung cấp tên của Giảng viên/Diễn giả thì thật là đáng tiếc. Rất có thể nhân viên đọc lướt qua chưa kịp nhận ra đó là ai đã vội tắt mail rồi. Hãy nhớ rằng việc PR cho Giảng viên/Diễn giả cũng chính là PR cho chất lượng khóa học, hay nói cách khác Giảng viên/Diễn giả cũng chính là KOLs cho khóa học đó.
Thay vì một thông báo đơn điệu, trước khóa học khoảng 1-2 tuần, hãy gửi một video, hoặc ít nhất là một email giới thiệu những thành tích “khủng” của Giảng viên/Diễn giả đến tất cả các học viên xem họ có trầm trồ “Wow, Anh/Chị này giỏi quá. Được học, được chia sẻ chuyên môn với Anh/Chị này thật hữu ích và vinh dự” hay “Mình đang có vấn đề này khó quá, để đi học hỏi xem Anh/Chị này có cao kiến gì không”. Khi đó, cái “lửa” đi học của nhân viên cũng đã khác rất nhiều rồi.
Nhiều người có thể thắc mắc: “Nếu là giảng viên kiêm chức nội bộ trong công ty thì có tạo ra được sức hút như kỳ vọng hay không?” Một bài PR nhỏ về các thành tích nổi bật như số năm kinh nghiệm, các danh hiệu “Nhân viên xuất sắc”, hay những thành tựu ấn tượng đóng góp vào sự phát triển vượt bậc của công ty v.v… sẽ là những thông tin có sức tác động không hề nhỏ, vừa nâng cao tinh thần học tập của học viên, vừa tạo động lực cho giảng viên quyết tâm hơn nữa để đem lại những giờ dạy chất lượng”.
Nếu trước khi ra mắt một bộ phim, người ta thường tung một vài teaser nhấn nhá khơi gợi sự tò mò của người xem thì tại sao các công ty không làm điều tương tự cho các khóa học? Hay đơn giản là một typographic poster nêu ra những câu hỏi thường gặp, những vấn đề khó khăn hay những bài toán hóc búa cần lời giải kèm một câu kết “Tất cả những điều này sẽ được giải đáp trong khóa học”. Điều này sẽ giúp học viên hình dung được cụ thể họ sẽ được đào tạo những gì và họ sẽ phải chuẩn bị những gì để tham gia khóa học một cách chất lượng hơn.
4.1.3 Tổ chức định kỳ
Không chỉ có các khóa học hội nhập, hay các khóa học kỹ năng cơ bản mới có thể tổ chức định kỳ lặp đi lặp lại với nội dung “gần như không có thay đổi”. Kiến thức là vô tận, và việc học chưa bao giờ là đủ. Có những cuốn sách nội dung vẫn thế nhưng mỗi lần đọc là một lần người đọc ngẫm ra được một gì đó hay ho mà lần đọc trước đó không thể phát hiện ra. Đào tạo nội bộ cũng vậy.
Không phải chỉ có những chương trình đào tạo chỉ diễn ra một lần, là cơ hội “ngàn năm có một” thì mới đủ sức hút đối với cán bộ nhân viên. Còn gì tuyệt vời hơn nếu được tham gia một khóa học với rất nhiều những kiến thức mới mẻ, rồi đem những kiến thức đó áp dụng vào thực tiễn công việc, vỡ ra được nhiều điều để rồi hẹn năm sau, cũng vào khóa học đó, học viên – cũng là những người đồng nghiệp – lại ngồi với nhau chia sẻ những trải nghiệm thực tế để học hỏi lẫn nhau, đúc rút kinh nghiệm và cập nhật những kiến thức, những giải pháp mới mẻ hơn.
Dù có thể các khóa học định kỳ tiếp theo không phải do diễn giả nổi tiếng giảng dạy như khóa học ban đầu, thì việc đóng gói và truyền đạt kiến thức cũng là một điều vô cùng hữu ích và đáng để chờ đợi.
Tóm gọn lại, như một xu thế, rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn mong muốn nhắn nhủ đến các ứng viên hay cán bộ nhân viên rằng đây là một tổ chức luôn đặt con người là trọng tâm, là nơi các nhân viên luôn được quan tâm đào tạo và phát triển sự nghiệp. Vậy thì hãy để cán bộ nhân viên cảm nhận được rằng đào tạo thực sự là quyền lợi của họ thay vì chỉ mang tính nghĩa vụ.
4.2 Giải pháp nâng cao chất lượng của các chương trình đào tạo nội bộ
Nếu các giải pháp trên đây hướng đến mục tiêu thu hút sự quan tâm của người học, thì những giải pháp tiếp theo sẽ tập trung đến chất lượng của các chương trình đào tạo. Rõ ràng, một kế hoạch truyền thông đột phá không thể đảm bảo được hiệu quả của chương trình đào tạo nếu nội dung đào tạo có chất lượng thấp. Do vậy, chất lượng đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả đào tạo nội bộ, và sau đây là một số giải pháp:
4.2.1 Thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA – Training Needs Analysis)
Cũng như một sản phẩm bán chạy phải đáp ứng đúng nhu cầu của người tiêu dùng, một chương trình đào tạo chất lượng phải đáp ứng đúng nhu cầu của người học. Do vậy, vai trò của công tác khảo sát và phân tích nhu cầu đào tạo là vô cùng quan trọng.
Thông tin đầu vào cho TNA rất đa dạng và phong phú, có thể được thực hiện trực tiếp thông qua các bảng hỏi, khảo sát đến mỗi người học hay cấp quản lý, cũng có thể thực hiện gián tiếp thông qua việc sử dụng kết quả đánh giá năng lực, đánh giá hiệu suất của người lao động…
Ví dụ kết quả đánh giá năng lực của một cán bộ sẽ chỉ ra cán bộ đã đáp ứng đủ/vượt những năng lực nào và chưa đáp ứng được năng lực nào so với yêu cầu của công việc hiện tại, từ đó xác định những năng lực cần đào tạo thêm. Tổng hợp đánh giá năng lực của tất cả cán bộ trong một phòng hoặc toàn công ty sẽ chỉ ra những năng lực nào nhiều cán bộ còn thiếu hoặc cần cải thiện nhất.
Từ các thông tin thu được, Phòng Đào tạo tổ chức phân tích và đánh giá nhu cầu đào tạo của công ty. Kết quả phân tích bao gồm: Nội dung đào tạo sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (gấp và quan trọng), số lượng học viên có nhu cầu, cấp độ đào tạo (cơ bản hay nâng cao), thời điểm đào tạo dự kiến, … Việc phân tích nhu cầu đào tạo nên được thực hiện tối thiểu định kỳ 01 lần/năm và được rà soát, đánh giá lại tối thiểu theo quý để đảm bảo các chương trình đào tạo được thực hiện bám sát vào nhu cầu đào tạo của đơn vị.
>>> Đọc thêm: Cách xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự trong Công ty
4.2.2 Cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên và mang tính xây dựng
Không chỉ trong đánh giá KPIs, việc tổ chức đào tạo cũng cần có những phản hồi rõ ràng và đa chiều giữa Phòng Đào tạo, cán bộ quản lý và cán bộ nhân viên.
Việc trao đổi thông tin phản hồi có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, và với bất kỳ hình thức nào. Đó có thể là bảng khảo sát nhân viên sau đào tạo, hoặc nhận xét của giảng viên, đo lường năng lực hoặc hiệu quả công việc sau đào tạo,…
Lưu ý, mục đích của việc trao đổi là để phát triển, do đó, hãy đưa ra các nhận xét mang tính xây dựng, các đề xuất và giải pháp cho những điểm yếu cần cải thiện thay vì chỉ trích những điểm chưa hoàn thành (nếu có). Những cuộc chia sẻ thẳng thắn sẽ giúp các bên (bao gồm Phòng Đào tạo, Giảng viên, học viên…) đo lường chính xác hiệu quả đào tạo.
Sau khi thực hiện đánh giá và trao đổi, bước tiếp theo không thể thiếu chính là khuyến khích sự cải thiện và phát triển của các bên. Dù với vai trò là người đưa ra ý kiến phản hồi, hay người nhận được những đánh giá, hãy kiên nhẫn và dành thời gian để giải quyết cả những thành công và thiếu sót của các bên còn lại.
Các cấp quản lý cũng có thể khuyến khích nhân viên sử dụng các kỹ năng mới học bằng cách trao đổi để đưa ra một kế hoạch hành động nhằm theo dõi hiệu suất của nhân viên và lập biểu đồ cho sự phát triển của mỗi cá nhân
4.2.3 Trải nghiệm học tập của các nhóm học viên khác nhau là không giống nhau
Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà các công ty mắc phải trong các chương trình đào tạo nội bộ chính là việc giả định tất cả nhân viên đều có phương pháp học tập như nhau. Tuy nhiên, có nhiều biến số hình thành nên sở thích và khả năng tiếp nhận đào tạo của nhân viên, có thể là mức độ kinh nghiệm, tính cách, môi trường xung quanh và động lực phát triển nghề nghiệp…
Các nhà quản lý cũng cần nhớ rằng lực lượng lao động hiện nay bao gồm nhiều thế hệ khác nhau – tất cả đều có những giá trị, mục tiêu và phong cách học tập khác nhau. Các công ty nên đảm bảo rằng những khác biệt này được nhận ra ở mọi giai đoạn của quá trình học tập.
Điều quan trọng nữa là phải xem xét vai trò của công nghệ và trình độ chuyên môn của nhân viên. Ví dụ: các cán bộ nhân viên thuộc nhóm Gen Z có thể không gặp khó khăn gì khi tham gia một nền tảng học tập điện tử phức tạp, trong khi đó, các nhân viên lớn tuổi có thể cần thêm một chút hướng dẫn.
Do đó, khi xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, cần xác định đối tượng học viên tham gia là những ai, phân tích các đặc điểm về phương pháp và sở thích học tập của họ để có thể thiết kế các hình thức đào tạo phù hợp.
Nâng cao hiệu quả đào tạo cùng phần mềm MISA AMIS HRM
Phần mềm MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích những kỹ năng của nhân viên thông qua Kho lưu trữ thông tin nội bộ. Từ đó, công ty có những kế hoạch để đào tạo cho nhân viên đầy đủ các kiến thức và kỹ năng phù hợp với từng nhóm đối tượng.
Ngoài ra, MISA AMIS HRM sẽ hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý nhân sự dễ dàng:
- Số hóa hồ sơ nhân sự an toàn, bảo mật. Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin về năng lực nhân viên.
- Thực hiện thủ tục nhân sự.
- Nắm bắt bức tranh tổng quan nhân sự nhằm tạo nên các chiến lược nhân sự ổn định, phát triển.
- Quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ minh bạch, chính xác.
Để được tư vấn cụ thể hơn về các tính năng cũng như trải nghiệm miễn phí phần mềm trong 15 ngày, mời bạn đọc để lại thông tin TẠI ĐÂY.
5. Kết luận
Tổng kết lại, Đào tạo nội bộ đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển nguồn lực của mọi công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo các hoạt động đào tạo được triển khai hiệu quả, Phòng Đào tạo của các tổ chức cần có những nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng về nhu cầu, trải nghiệm của học viên khi tham gia đào tạo, từ đó đưa ra các giải pháp đáp ứng đúng nhu cầu của cán bộ nhân viên tham gia.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
