5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ giúp thay đổi doanh nghiệp 

Theo báo cáo của L&D năm 2019, đào tạo nội bộ là phương pháp đào tạo nhân viên phổ biến nhất trong doanh nghiệp. Bởi lẽ, doanh nghiệp muốn giữ chân nhân sự và phát triển vững mạnh thì cần nâng cao năng lực đội ngũ. Hiểu được điều này, MISA AMIS xin gửi đến bạn các bước thiết lập quy trình đào tạo nội bộ cùng một số hình thức đào tạo tối ưu trong bài viết sau.  

I. Hiểu đúng về đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ là quá trình nhân viên của công ty tham gia học hỏi kỹ năng chuyên môn liên quan đến công việc. Bộ phận đào tạo sẽ tổ chức các khóa học ngắn hạn hoặc dài hạn để nhân viên bổ sung kiến thức thực tế. Chẳng hạn, nhân viên Marketing thường xuyên phải nắm bắt những xu hướng quảng cáo truyền thông mới trên thị trường. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp cho rằng không cần thiết đầu tư vào quy trình đào tạo nội bộ vì tiêu tốn nguồn lực và chi phí. Tuy nhiên, đào tạo nội bộ không chỉ là việc hướng dẫn nhân viên quen việc mà còn là chiến lược xây dựng đội ngũ dài hạn. 

Quy trình đào tạo tập trung tạo nên lực lượng nhân sự tinh anh và đồng đều về năng lực. Từ cách nhìn nhận này, nghiên cứu của Bersin by Deloitte đã chứng minh rằng những doanh nghiệp có kế hoạch phát triển nhân sự bài bản sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Cụ thể, 46% doanh nghiệp đã thành công vươn lên vị trí dẫn đầu, 37% doanh nghiệp gia tăng hiệu suất rõ rệt và 58% doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu mở rộng trong tương lai. 

>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

II. Tại sao doanh nghiệp phải đầu tư quy trình đào tạo nội bộ

Có thể thấy, đào tạo nội bộ đóng vai trò quan trọng với chiến lược nhân sự. Nó định hướng doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn nhờ những lợi ích như: 

1. Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Công tác bồi dưỡng mang đến cho nhân viên góc nhìn từ tổng quan đến chuyên sâu về nghiệp vụ của mình. Họ có thêm cơ sở kiến thức để tự trau dồi, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. 

2. Tiết kiệm chi phí, thời gian tuyển dụng

Bằng cách tập trung tối ưu quy trình đào tạo nội bộ, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nguồn lực tuyển dụng nhân sự mới. Đặc biệt, những nhân viên lâu năm thường có sự thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp sâu sắc. Trong khi đó người thay thế cần tốn nhiều thời gian làm quen. 

3. Tạo dựng lòng trung thành

Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng đội ngũ nhân sự có xu hướng gắn bó lâu dài hơn nhờ chế độ đào tạo, thăng tiến rõ ràng. Việc huấn luyện đội ngũ chuyên nghiệp cho họ cảm thấy được tin tưởng. Vì vậy, họ cũng có thêm quyết tâm thay đổi bản thân để cống hiến và mang lại giá trị. 

4. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 

Đào tạo nội bộ chính là một phần không thể thiếu với quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Bởi lẽ, mỗi nhân viên là một chủ thể trực tiếp thực hiện, lan tỏa văn hóa học tập không ngừng, luôn nỗ lực cố gắng đến tập thể. 

5. Hoàn tất hệ thống quản lý toàn diện 

Quy trình đào tạo nội bộ thuộc hệ thống quy trình làm việc xuyên suốt toàn bộ nghiệp vụ, phòng ban của doanh nghiệp. Nó giống như sợi dây kết nối để nhân viên thấu hiểu cách thức làm việc, phối hợp giữa các bên. Nhờ đó, việc sản xuất kinh doanh luôn diễn ra trơn tru, giảm thiểu mâu thuẫn và chậm tiến độ. 

Lợi ích của quy trình đào tạo nội bộ đã vô cùng rõ ràng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp trong nước vẫn đang gặp phải khó khăn vì thiếu chuyên gia đào tạo, không có quy trình bài bản hay nhân viên không tích cực tham gia. 

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng quy trình đào tạo thông qua 5 bước dưới đây: 

III. 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả 

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự

Chương trình đào tạo sẽ không đáp ứng đúng “nỗi đau” của nhân sự nếu doanh nghiệp không làm rõ nhu cầu của họ. Trước khi lập kế hoạch, người quản lý nên tổ chức chia sẻ, khảo sát lấy ý kiến tập thể. Cách làm trên giúp tổ chức hiểu chính xác các nội dung cần hướng đến. 

Bước 2: Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo 

Bước tiếp theo, người quản lý kết hợp mong muốn từ nhân sự và mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp để cho ra bản kế hoạch đào tạo. Kế hoạch cần có đủ thông tin chi tiết, dễ dàng triển khai và thời hạn cụ thể. 

Các đầu mục chính mà chương trình đào tạo nội bộ cần có là:

• Tên chương trình. 
• Các mục tiêu người tham gia cần đạt được sau khóa đào tạo. 
• Đối tượng, thành phần chính. 
• Vai trò của từng thành viên (Làm rõ người giảng dạy, ra đề và đánh giá cuối cùng).
• Hình thức đào tạo nội bộ. 
• Thời gian biểu và địa điểm học. 
• Các lưu ý khác về tài liệu, điều kiện tham gia. 

Bước 3: Triển khai và đánh giá kết quả 

Hiện nay, có 2 hình thức đào tạo phổ biến cho doanh nghiệp:

• Public training: Doanh nghiệp cử nhân viên đi học các khóa học bên ngoài do chuyên gia đầu ngành giảng dạy. Nhân viên sẽ đi học trong một lớp cộng đồng đông đảo, thường diễn ra tại trường đại học, trung tâm đào tạo. 
• Inhouse training: Doanh nghiệp cử chuyên gia nội bộ hoặc mời đơn vị bên ngoài vào đào tạo trực tiếp tại văn phòng. Chỉ có nhân viên chính thức của công ty mới được tham dự khóa này. 

Bên cạnh hình thức, phương pháp đào tạo cũng góp phần làm nên thành công cho chương trình. Dựa vào nội dung, đối tượng học viên mà người giảng dạy cần chọn phương pháp phù hợp nhất. 

Ví dụ, đa phần doanh nghiệp muốn nhân viên thực hành phân tích công việc thực tế hoặc giao lưu nhiều hơn với đồng nghiệp. Lúc này, các hoạt động thảo luận, thi giải quyết tình huống hoặc tư duy phản biện… sẽ được ưu tiên. 

Sau thời gian học hỏi, bộ phận đào tạo tiến hành đánh giá nhân viên dựa trên bài kiểm tra cuối khóa, thái độ hoặc mức độ tuân thủ quy trình. 

Bước 4: Khảo sát cải tiến chất lượng 

Nếu doanh nghiệp muốn cải tiến quy trình toàn diện, đừng bỏ qua bước khảo sát. Cuối mỗi khóa học, nhân viên cần điền thêm phiếu đánh giá về nội dung, phương pháp giảng dạy, cách tổ chức khóa học,…

Bộ phận nhân sự nhận báo cáo và tổng kết thực trạng theo kết quả bài kiểm tra cùng phiếu đánh giá của học viên. Nội dung báo cáo nên thể hiện rõ mục tiêu, nội dung khóa học, khả năng áp dụng kiến thức vào thực tế, đánh giá giảng viên và rút kinh nghiệm. Những bài học rút ra cho phép doanh nghiệp hoàn thiện quy trình đào tạo chuyên nghiệp, chỉn chu hơn.

Bước 5: Hỗ trợ sau đào tạo 

Mục tiêu của việc đào tạo là giúp đội ngũ nhân sự nâng cao kiến thức, kỹ năng, tay nghề. Từ đó góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. 

Vì vậy, bộ phận đào tạo vẫn cần kiểm tra mức độ ứng dụng nội dung được học vào công việc hàng ngày. Quá trình ứng dụng thuận lợi, đem lại nhiều điểm bứt phá là minh chứng rõ ràng nhất cho hiệu quả đào tạo nội bộ. 

>> Đọc ngay mẫu quy trình đánh giá nhân viên tiêu chuẩn cho mọi doanh nghiệp

IV. Những hình thức đào tạo nội bộ doanh nghiệp cần biết 

1. Đào tạo thực hành trực tiếp 

Đào tạo thực hành trực tiếp hay đào tạo tại chỗ được áp dụng để nhân viên làm được việc ngay. Khi sử dụng phương pháp này, nhân viên chủ yếu thực hành trên tài nguyên có sẵn. 

Chẳng hạn, đào tạo trực tiếp phổ biến trong trường hợp giới thiệu sản phẩm, ứng dụng công nghệ hay phần mềm mới vào quy trình. Nhân viên chỉ cần nắm được những thao tác cơ bản, dễ dàng triển khai tức thì. 

2. Đào tạo với cố vấn 

Đào tạo với cố vấn là quá trình một người có nhiều kinh nghiệm dẫn dắt một người mới, ít kinh nghiệm hơn. Trong đó, cố vấn có trách nhiệm chỉ dẫn, định hướng trau dồi bản thân cho người học.  

Hình thức này thích hợp nhất ở những doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng nhân viên mới. Những người làm lâu năm hơn sẽ vừa hợp tác, vừa kèm cặp người mới về cả kỹ năng công việc lẫn văn hóa chung. 

3. Đào tạo 1 kèm 1

Tương tự như đào tạo với cố vấn, người chịu trách nhiệm giảng dạy 1 kèm 1 cũng phải có kinh nghiệm dày dặn, chuyên sâu hơn học viên. Hầu hết doanh nghiệp tận dụng hình thức này khi muốn đầu tư vào một nhân viên có kỹ năng chuyên môn sâu, kỹ lưỡng và tỉ mỉ. 

4. Đào tạo kiến thức tổng quan 

Các doanh nghiệp sẽ tổ chức những buổi đào tạo định kỳ để phổ biến cho toàn bộ nhân viên về văn hóa, sản phẩm hay quy trình, chứng chỉ, chính sách mới.

V. Cách phát triển quy trình đào tạo nội cho doanh nghiệp 

Nhân sự được xem là nền móng, là yếu tố quan trọng trong quá trình hoàn thành mục tiêu phát triển mà doanh nghiệp đề ra. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hiện nay dù sở hữu nguồn nhân lực dồi dào về số lượng nhưng lại thiếu chất lượng cao. 

Nhiều doanh nghiệp đã mạnh dạn thay đổi cách thức đào tạo từ trực tiếp sang trực tuyến khi áp dụng công nghệ thông tin. Song, họ vẫn mắc phải rất nhiều hạn chế vì lộ trình triển khai chồng chéo, không quản lý được hệ thống quy trình theo từng phòng ban, vị trí.

Với mong muốn đơn giản hóa quy trình đào tạo nội bộ, tiết kiệm thời gian và tạo ra nhiều giá trị thiết thực hơn, phần mềm MISA AMIS Quy trình đã và đang hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp Việt Nam. Thông qua giải pháp thiết lập, quản trị và giám sát quy trình toàn diện, phần mềm MISA AMIS Quy trình sẽ kết hợp cùng ứng dụng đào tạo nội bộ trực tuyến để triển khai khóa học đến tất cả nhân viên. 

Bộ phận nhân sự khi tiếp nhận nhân viên mới chỉ cần thực hiện theo quy trình đào tạo có sẵn trên hệ thống. Mặt khác, khi muốn đề xuất tổ chức đợt đào tạo khác, người dùng cũng tìm thấy mẫu quy trình tiêu chuẩn và chạy đề xuất lên các cấp quản lý một cách nhanh chóng. 

Như vậy, doanh nghiệp giảm tối đa thời gian trao đổi, đi tìm đầu mối hay chờ đợi phê duyệt. Chỉ cần thao tác đơn giản trên phần mềm, mọi thành viên sẽ đều nhận được thông báo. Đồng thời, kết quả công việc tự động chuyển giao đến người phụ trách tiếp theo. 

VI. Kết luận 

Trên đây là quy trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp chi tiết và đầy đủ nhất mà MISA AMIS đã nghiên cứu tổng hợp. Hy vọng doanh nghiệp có thể ứng dụng thực hiện thành công để tạo nên đội ngũ nhân sự xuất sắc, đưa tổ chức phát triển mạnh mẽ hơn. 

Doanh nghiệp chưa có hệ thống quy trình tự động hóa? Người quản lý không theo dõi và tối ưu được các quy trình hiện có? Hãy tìm hiểu phần mềm MISA AMIS Quy trình ngay!