Quản lý nhân sự Đào tạo và Phát triển Xây dựng chương trình đào tạo nhân viên dễ hay khó? Tìm...

Xây dựng chương trình đào tạo nhân viên dễ hay khó? Tìm hiểu ngay lộ trình thực hiện chỉ trong 7 bước

Thiết lập chương trình đào tạo nhân viên từ đầu vốn là một thách thức. Tuy nhiên, nếu anh chị chủ doanh nghiệp lựa chọn phương pháp đúng, sẽ tạo ra được nền móng thành công, và có thể sử dụng trong nhiều năm tới. Còn nếu làm sơ sài, chắc chắn rằng anh chị chủ doanh nghiệp sẽ phải thực hiện lại từ đầu, ngốn rất nhiều thời gian và công sức làm việc.

Do vậy, tốt nhất hãy có chiến lược xây dựng chương trình đào tạo nhân viên đúng đắn ngay từ khi bắt đầu. Một khi đã nắm bắt được kiến thức cơ bản, anh chị chủ doanh nghiệp có thể theo dõi nhanh việc triển khai chương trình bằng cách sử dụng thư viện đào tạo, qua đó các phòng ban liên quan có thể linh hoạt sử dụng.

Chương trình đào tạo nhân viên khó hay dễ?
Chương trình đào tạo nhân viên khó hay dễ?

Chương trình đào tạo & phát triển nhân viên là gì?

Khi thảo luận về các chương trình và sáng kiến ​​mới, thuật ngữ “đào tạo và phát triển nhân viên” được sử dụng như thể đây là một số thứ duy nhất mà bộ phận nhân sự cần tạo ra. Trong thực tế, “đào tạo” và “phát triển” đề cập đến những thứ khác nhau, mặc dù chúng là hai mặt của cùng một đồng tiền.

Phát triển nhân viên là quá trình mà doanh nghiệp cung cấp cho người lao động các công cụ để từng bước nâng cao kỹ năng, tiếp thu kiến ​​thức mới và đạt được các tiến bộ trong sự nghiệp.

Đào tạo nhân viên là chương trình được thiết kế để phát triển và cải thiện các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật cứng và mềm, qua đó để thực hiện một công việc cụ thể một cách hiệu quả và thành công hơn.

Mỗi lớp đào tạo hoặc khóa học chính là công cụ để đảm bảo sự tiến bộ của nhân viên thông qua kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

Lợi ích của đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên là hoạt động cần thiết giúp duy trì và phát triển trình độ chuyên môn, kiến thức, và kỹ năng của đội ngũ nhân sự để họ tăng năng suất và chất lượng làm việc, từ đó tạo ra hiệu quả kinh doanh tốt hơn, giúp công ty tăng trưởng doanh thu.

Hoạt động đào tạo cũng chính là một trong những chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp. Khi đi làm, nhân viên không chỉ quan tâm đến lương, thưởng mà còn cực kỳ chú trọng đến môi trường làm việc, cũng như các cơ hội thăng tiến và phát triển. Được tham gia vào các chương trình đào tạo của công ty thường xuyên sẽ giúp nhân viên tích lũy được thêm kinh nghiệm, kiến thức, cho họ cảm giác được phát triển hơn mỗi ngày. Việc xây dựng những chương trình đào tạo nhân viên bài bản, rõ ràng sẽ tạo được sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt người lao động, giúp công ty giữ chân người tài hiệu quả hơn.

Đào tạo nhân viên giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài
Đào tạo nhân viên là một hình thức giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài

Tóm lại, để có những bước tiến vượt bậc, phát triển hơn nữa trong tương lai, thì ban lãnh đạo phải chú trọng đến chất lượng nguồn nhân lực – yếu tố cốt lõi của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Và để nâng cao được chất lượng nguồn nhân lực, thì chỉ có một cách duy nhất, đó là phải thực hiện đào tạo và huấn luyện nhân viên trong doanh nghiệp.

Khi nào cần đào tạo nhân viên?

Nhiều doanh nghiệp thường nghĩ rằng việc xây dựng chương trình đào tạo nhân viên chỉ cần thiết đối với nhân viên mới để họ nhanh chóng bắt kịp với công việc. Tuy nhiên, công tác đào tạo nhân viên cần được tiến hành thường xuyên, theo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý,…)để đảm bảo sự phát triển của nhân viên.

Nhìn chung, việc xác định khi nào cần đào tạo nhân viên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Dựa trên những mục tiêu phát triển của ban lãnh đạo đề ra, cùng với việc khảo sát nhu cầu đào tạo của các thành viên trong công ty, người phụ trách có thể cân nhắc và xây dựng kế hoạch, thời gian đào tạo phù hợp và cần thiết cho doanh nghiệp của mình.

>> Tại sao chương trình đào tạo nhân viên của doanh nghiệp không thành công?

7 bước lập kế hoạch đào tạo nhân viên

Có thể thấy, đào tạo là một khía cạnh cốt lõi, đảm bảo sự phát triển nhân viên. Nhưng phát triển không chỉ đơn giản là một tập hợp các khóa đào tạo kết hợp với nhau theo thời gian. Anh chị chủ doanh nghiệp sẽ cần phải xây dựng một kế hoạch tổng thể, đảm bảo sự phát triển và đi lên này có thể diễn ra.

Qua đó, anh chị sẽ cần đảm bảo tạo ra các chương trình cụ thể cho những kế hoạch đó, chắc chắn rằng chương trình này phù hợp với nguồn lực đang làm việc tại tổ chức.

Dưới đây là một số phác thảo để tạo chương trình đào tạo nhân viên phù hợp với mô hình của từng doanh nghiệp:

  • Xác định mục tiêu
  • Xác định năng lực đang có
  • Nghiên cứu và phân tích khoảng cách giữa các cấp bậc
  • Phỏng vấn nhân viên về cách thức đào tạo
  • Cung cấp tài liệu và phương pháp đào tạo chính thức
  • Có huấn luyện viên và cố vấn cụ thể 
  • Hỗ trợ nhân viên với các kỹ năng học tập độc lập.

Bước 1: Xác định mục tiêu

Khi xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển, anh chị chủ doanh nghiệp sẽ cần có được định hướng, mục tiêu tổng thể để đảm đảm bảo rằng cả anh chị và ban lãnh đạo đều biết được định hướng cần đạt được. 

Sau đó, hãy bắt đầu xem xét  và lựa chọn công cụ phù hợp, tham khảo các khóa đào tạo ngắn ngày và các mốc thời gian quan trọng cần hoàn thành. Qua đó, hãy tự hỏi xem các bước trung gian để dẫn đến các mục tiêu đó sẽ là gì?

Qua đó, anh chị chủ doanh nghiệp sẽ xác định được xem chiến lược phát triển và đào tạo nhân viên có liên quan đến kế hoạch kinh doanh không? Nên thực hiện chương trình phát triển và đào tạo nhân viên vào thời điểm nào? Anh chị sẽ cần thực hiện thêm các các bước thay đổi và chia sẻ nào để góp phần vào sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị chung? Có cần thêm sáng tạo & mới lạ vào dịch vụ khách hàng?

Xác định mục tiêu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo

Bước 2: Xác định năng lực đang có

Năng lực, kỹ năng làm việc chính là nhóm năng lực, hành vi, kiến ​​thức và kỹ năng đóng góp quan trọng để nhân viên có thể đạt được sự thành công, tăng khả năng đóng góp cho tổ chức, có thể kể đến các nhóm năng lực như dịch vụ khách hàng, khả năng hỗ trợ kinh doanh và xây dựng đội nhóm hiệu quả.

Khi anh chị đã đã xác định được các năng lực cần thiết để thúc đẩy hoạt động tổ chức, sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định các lộ trình học tập cho nhân viên, để có thể thấm nhuần các năng lực đó.

Tại sao lại là năng lực, thay vì là kỹ năng cá nhân hoặc yêu cầu công việc? Học tập dựa trên năng lực hiện là nền tảng chính trong các doanh nghiệp thành công nhất.

Trong một nghiên cứu của Development Dimensions International (DDI), 89% các tổ chức có năng lực hoạt động tốt nhất thường sẽ đến từ việc định danh được năng lực cốt lõi ở từng vị trí làm việc (so với 48% ở các mô hình chương trình đào tạo nhân viên khác). Một báo cáo riêng biệt của Fortuner và Aon Hewitt cho thấy 100% các công ty lọt vào danh sách các công ty hàng đầu toàn cầu đều sử dụng mô hình năng lực được xác định rõ ràng.

Bước 3: Nghiên cứu và phân tích khoảng cách trình độ nhân viên

Đây chính là bước phân tích để xác định được nhân viên làm việc tại doanh nghiệp hiện đang có năng lực như thế nào, qua đó có thể xây dựng lộ trình thăng tiến, lộ trình công danh phù hợp, dựa theo chương trình đào tạo phát triển.

Để có thể làm được điều này, doanh nghiệp của anh chị sẽ cần phải chứa các thông tin quan trọng như mô tả công việc tiêu chuẩn, đánh giá hiệu suất, cũng như các thông tin về vi phạm, khen thưởng có được trong quá trình làm việc.

Đây cũng chính là lúc anh chị chủ doanh nghiệp sẽ cần đến các công cụ phần mềm, để có thể đánh giá nhân viên khách quan và theo dõi hoạt động 360 độ. Đây chính là một trong những khoản đầu tư cực kỳ quan trọng để ban lãnh đạo có cái nhìn khách quan, bức tranh rõ ràng về lực lượng lao động đang làm việc.

Kính mời quý anh chị chủ doanh nghiệp tìm hiểu ngay AMIS Thông tin nhân sự, nền tảng quản trị thông tin bậc nhất, với tính năng cá nhân hoá hồ sơ nhân sự, cung cấp cho ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự cái nhìn tổng thể nhất về thành tựu của nhân viên xuyên suốt quá trình làm việc.

Đăng ký ngay để trải nghiệm AMIS HRM – Nền tảng quản trị nguồn nhân lực hàng đầu tại Việt Nam miễn phí trong vòng 15 ngày!

Bước 4: Phỏng vấn nhân viên về cách thức đào tạo

Bài giảng e-learning
Bài giảng e-learning – Xu hướng đào tạo mới trong doanh nghiệp

Hãy nhớ rằng, để chương trình đào tạo nhân viên có thể phát huy hiệu quả, anh chị quản lý sẽ cần tham khảo thêm thông tin của nhân viên, qua đó đưa ra các thay đổi kịp thời, đảm bảo sự rằng nhân viên luôn có động lực để cố gắng đóng góp, cũng như hào hứng tham gia vào các chương trình đào tạo nhân viên nội bộ.

Trên thực tế, đã có một nghiên cứu từ Fierce, đã khảo sát 800 nhà lãnh đạo từ các tổ chức khác nhau và cho thấy:

44% nhân viên cảm thấy các phương pháp làm việc tại nơi làm việc không hiệu quả, thường cản trở năng suất và tinh thần của nhân viên.

50% nhân viên cho biết sự thiếu minh bạch trong toàn công ty và thiếu sự tham gia của đội ngũ là những vấn đề chính đáng được quan tâm và xử lý kịp thời.

Ít hơn 1/3 nhân viên cảm thấy rằng những đóng góp của mình đều không được công nhận nơi công sở.

Oái oăm! Không cần phải nói, để chương trình phát triển nhân viên hiệu quả, anh chị chủ doanh nghiệp sẽ cần phải nói chuyện với nhân viên của mình và lắng nghe ý kiến. Điều quan trọng nhất cần phải làm là tìm ra mục tiêu chính, dành cho cả nhân viên và doanh nghiệp, với ví dụ điển hình như sau:

Một nhân viên trong lĩnh vực CNTT làm việc rất tốt và có mối quan hệ tốt với những người còn lại trong nhóm. Nhìn từ bên ngoài, anh ấy giống như một ứng cử viên sáng giá để được đề bạt vào vị trí quản lý.

Nhưng liệu anh ta có muốn trở thành một người quản lý không? Điều gì sẽ xảy ra nếu anh ấy hoàn toàn hạnh phúc trong vai trò hiện tại của mình và không quan tâm đến việc dẫn dắt và lãnh đạo đội nhóm? Bất kể bạn có rất nhiều kế hoạch đào tạo dành cho nhân sự, nhưng nếu không có ý kiến của họ, và chỉ ép buộc họ với vai trò mới, lại chính là sự áp lực, khiến nhân viên thất bại hoặc rời bỏ công ty.

Anh chị chủ doanh nghiệp có thể học hỏi những thông tin này thông qua việc trao đổi và trò chuyện với nhân viên. Anh chị sẽ hiểu được các lỗ hổng của bản thân và của cả nhân viên, tìm ra được cách thức đào tạo hợp lý, cũng như thời điểm nên đào tạo…

Bước 5: Cung cấp tài liệu và phương pháp đào tạo chính thức

Với công việc sơ bộ đã hoàn thành, bây giờ đã đến lúc nhắm đến và cải tiến các vấn đề đó trong bộ năng lực của nhân viên. Một chương trình đào tạo chính thức nên được phát hành, với sự kết hợp linh hoạt của từng phần, qua đó có thể tối ưu được khóa đào tạo cụ thể cho nhân viên.

Những kỹ năng này không chỉ bao gồm các kỹ năng cụ thể cho công việc mà còn bao gồm các kỹ năng kinh doanh chung và đào tạo kỹ năng mềm.

Các buổi đào tạo chính thức này nên theo hình thức nào? Đối với nhiều kỹ năng, các khóa học video trực tuyến ngắn hạn sẽ phù hợp hơn, để có thể đảm bảo rằng họ vẫn có thể thực hiện được công việc. Các chương trình đào tạo tốt nhất có xu hướng sử dụng phương pháp học tập kết hợp, thông qua các buổi đào tạo do giảng viên hướng dẫn cũng như đan xen sử dụng phương tiện kỹ thuật số online.

Với phương pháp học tập kết hợp, các khóa học online hỗ trợ giải phóng thời gian của người hướng dẫn, cho phép họ sử dụng thời gian trên lớp cho các hoạt động hiệu quả hơn, chẳng hạn như thảo luận nhóm, các buổi thực hành hoặc Hỏi và Đáp.

>> Hướng dẫn xây dựng bài giảng e-learning hiệu quả trong đào tạo doanh nghiệp

Bước 6: Có huấn luyện viên và cố vấn cụ thể 

Hướng dẫn và huấn luyện không mâu thuẫn với đào tạo. Trên thực tế, cố vấn có thể là một bổ sung vô giá cho chương trình đào tạo của bạn, đặc biệt là để phát triển nhân viên tiềm năng của bạn.

Một chương trình nên là kim chỉ nang cố vấn tạo mối quan hệ trong đội ngũ để phát triển và chuyển giao kiến ​​thức để giúp các nhân viên ít kinh nghiệm phát triển chuyên nghiệp. Sự phù hợp giữa người cố vấn và người được cố vấn là một trong những thành phần quan trọng để tạo dựng một chương trình thành công; do đó anh chị sẽ phải  giá nhân viên dựa trên các tiêu chí như:

Kinh nghiệm: Không nên có khoảng cách quá lớn hoặc quá nhỏ giữa kinh nghiệm của người cố vấn và người được cố vấn. Người được cố vấn cần có khả năng học hỏi và được thử thách để đạt trình độ cao hơn, tuy nhiên không nên cảm thấy quá bị choáng ngợp.

Những kỳ vọng, qua đó, cả hai bên nên biết những gì mong đợi từ mối quan hệ. Ví dụ, người cố vấn cần xem mối quan hệ không chỉ là một cơ hội để “chia sẻ những câu chuyện chiến tranh”.

Khả năng tương thích: khi hai bên có thể có cách tiếp cận và phong cách giao tiếp giống nhau, thì mối quan hệ thường sẽ ra thành quả tốt hơn rất nhiều. Qua đó, nhân viên nên tự làm các bài đánh giá như DISC, và anh chị có thể sắp xếp nhân viên có tính cách tương tự  tham gia hoạt động.

Trac nghiem tinh cach DISC
Bài test DISC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các nhóm tính cách của họ

Khi bạn đã xác định được các kết quả phù hợp tiềm năng, hãy tiếp tục soạn thảo một số nguyên tắc và thỏa thuận với người cố vấn. Điều này giúp chính thức hóa mối quan hệ và có thể ngăn chặn một số vấn đề nảy sinh khi làm việc.

Những kỳ vọng, qua đó cả hai bên nên biết những gì mong đợi từ mối quan hệ. Ví dụ, người cố vấn cần xem mối quan hệ không chỉ là một cơ hội để “chia sẻ những câu chuyện chiến tranh”.

Khả năng tương thích: khi hai bên có thể có cách tiếp cận và phong cách giao tiếp giống nhau, thì mối quan hệ thường sẽ ra thành quả tốt hơn rất nhiều. Qua đó, nhân viên nên tự làm các bài đánh giá như DISC, và anh chị có thể sắp xếp nhân viên có tính cách tương tự  tham gia hoạt động.

Khi bạn đã xác định được các kết quả phù hợp tiềm năng, hãy tiếp tục soạn thảo một số nguyên tắc và thỏa thuận với người cố vấn. Điều này giúp chính thức hóa mối quan hệ và có thể ngăn chặn một số vấn đề nảy sinh khi làm việc.

Bước 7: Hỗ trợ nhân viên tự học hỏi và phát triển

Nhân viên tiềm năng sẽ luôn có động lực để tự học hỏi và thăng tiến. Hãy tận dụng điều đó! Hỗ trợ họ với thư viện học tập cũng như các tài nguyên quý giá từ doanh nghiệp, để nhân viên có thể tìm thấy các khóa học họ muốn, phù hợp với thời điểm quan trọng trong sự nghiệp của họ.

Trên thực tế, có một số lợi ích khi cho phép học tập tự định hướng như vậy, ví dụ như (1) Phương pháp tự học phù hợp với mọi đối tượng và cách thức đào tạo (2) Tăng tốc độ phát triển nghề nghiệp (3) Tiết kiệm chi phí đào tạo…

Phương pháp tự học hỏi còn đem lại lợi ích đặc biệt để có thể phát triển:

  • Kỹ năng mềm như kỹ năng ra quyết định, đa nhiệm, sáng tạo và kỹ năng giao tiếp …
  • Toán trong kinh doanh: Khi đã ổn định sự nghiệp của mình, chúng ta rất dễ quên mất rằng mình đã đạt thành tích nổi bật của môn toán học, nhưng đây lại là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng để nhân viên có thể tự thực hiện công việc của mình.
  • Các kỹ năng cần thiết phát sinh: Chắc chắn rằng chủ doanh nghiệp không thể đi theo nhân viên và đào tạo từng nhóm kỹ năng cần thiết được. Để xử lý vấn đề này, doanh nghiệp tốt nhất hãy tạo thư viện đào tạo, với các video ngắn cho từng nhóm kỹ năng quan trọng, để nhân viên có thể chủ động học tập khi cần thiết.

Trên đây là tổng hợp 7 bước xây dựng kế hoạch, lộ trình đào tạo nhân viên cơ bản, có thể áp dụng cho mọi phòng ban.

Đánh giá kết quả đào tạo nhân viên

Để chương trình đào tạo nhân viên được diễn ra thuận lợi và hiệu quả, chắc chắn rằng các anh chị sẽ cần có lộ trình và tiêu chí đánh giá nhân viên cụ thể cho từng vị trí, để có cái nhìn tổng quan về: 

  • Nhân viên đã đạt được thành tựu gì trong quá khứ? 
  • Nhân viên cần được cải thiện những kỹ năng nào? 
  • Sau chương trình đào tạo, nhân viên sẽ học hỏi được những gì?
    Năng suất và chất lượng công việc sẽ được tăng thêm bao nhiêu sau khi theo học chương trình đào tạo nhân viên?

Qua đó, để đánh giá kết quả đào tạo nhân viên thành công, anh chị lãnh đạo sẽ cần có mục tiêu xây dựng chương trình đào tạo nhân viên ngay từ đầu, qua đó có thể cân – đo – đong – đếm xem nhân viên sẽ dung nạp được bao nhiêu % kiến thức cần thiết sau khi kết thúc chương trình đào tạo.

Tiêu chí đánh giá nhân viên

Đây là hạng mục mà rất nhiều doanh nghiệp cảm thấy lo lắng, vì không biết nên xây dựng và tận dụng tiêu chí đánh giá nhân viên như thế nào để tối ưu năng suất làm việc của nhân sự tại doanh nghiệp. 

Hiện nay, bộ phận nhân sự đều chia tiêu chí đánh giá thành 2 nhóm khác nhau: 

  • Tiêu chí đánh giá nhân viên trong tổ chức, như thái độ làm việc, hợp tác, tinh thần học hỏi, sự chăm chỉ nói chung
  • Tiêu chí đánh giá nhân viên trong chuyên môn, thường sẽ xét theo từng lĩnh vực như Bán hàng, Kinh doanh, Marketing, Kế toán, HR… 

Tuỳ theo hệ thống quản trị nhân sự tại từng tổ chức, tiêu chí đánh giá nhân viên này sẽ được thay đổi. Tuy nhiên, quản lý cần đặc biệt tránh mắc phải các vấn đề cơ bản như sau, để đảm bảo rằng nhân viên không bị hiểu lầm về mục tiêu mong muốn của doanh nghiệp: 

  • So sánh năng suất và năng lực giữa nhân viên và các phòng ban.
  • Phản hồi, đưa ra quyết định không rõ ràng.
  • Chỉ nghe thông tin từ một chiều, không có nhu cầu lắng nghe, chia sẻ
  • Không theo dõi kết quả sau khi đánh giá và hoàn thành chương trình đào tạo, khiến nhân viên cảm thấy ‘coi thường’ quy cách tổ chức
  • thực hiện theo dõi sau đánh giá.
  • Không chú trọng đề xuất và phản hồi của nhân viên.

Tạm kết

Có thể thấy, 7 bước xây dựng chương trình đào tạo nhân viên không hề khó, tuy nhiên anh chị chủ doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều cản trở nếu chỉ đánh giá một chiều và không theo một quy tắc đồng nhất. 

Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải chính là không sử dụng công cụ quản lý nhân sự phù hợp để có thể bám sát với chương trình đào tạo nhân viên, khiến doanh nghiệp không có thông tin chính xác về hồ sơ nhân sự, qua đó đưa ra các quyết định đào tạo sai lầm. 

Để tránh mắc phải các vấn đề này, vui lòng liên hệ với AMIS MISA để được tư vấn sử dụng nền tảng quản trị nguồn nhân lực tốt nhất, đảm bảo mọi thông tin dữ liệu báo cáo luôn thông suốt, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt nhất!

Để lại thông tin, AMIS HRM sẽ liên hệ tư vấn các anh chị chủ doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất.

CTA nhận tư vấn

5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Chi tiết về Nguyễn Doanh Hùng
Bài viết cùng tác giả

Chia sẻ bài viết hữu ích này