Quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Chi phí đào tạo là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động đào tạo doanh nghiệp. Khi xây dựng hợp đồng đào tạo lao động, cả doanh nghiệp và NLĐ đều cần phải nắm rõ về các quy định, các trường hợp phải bồi thường cũng như mức hoàn trả đối với loại chi phí này, để đảm bảo quyền lợi cũng như trách nhiệm của cả hai bên. Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thông tin và giải đáp một số thắc mắc liên quan đến các khoản phí đào tạo trong bài viết dưới đây nhé!!

Chi phí đào tạo là gì?  

Theo Quy định tại Khoản 3, Điều 62 BLLĐ 2021, khái niệm về chi phí đào tạo được viết như sau: 

Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi phí có chứng từ hợp lệ về chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành và các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài.

Bồi thường chi phí đào tạo cho doanh nghiệp

Các trường hợp người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo 

Mặc dù trong quá trình đào tạo, doanh nghiệp có trách nhiệm phải chi trả khoản phí đào tạo cho người lao động. Nhưng trong một số trường hợp, người lao động phải bồi thường khoản phí đó cho doanh nghiệp nếu không thực hiện đúng theo luật lao động và các điều khoản trong hợp đồng đào tạo. 

Các trường hợp cụ thể mà người lao động phải bồi thường chi phí tham gia đào tạo cho doanh nghiệp bao gồm:

1. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong thời gian tham gia đào tạo (theo Điều 40, BLLĐ 2019).
2. Khi hai bên có thỏa thuận về các nội dung liên quan đến bồi thường chi phí đào tạo trong hợp đồng đào tạo trước đó.
3. Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi đào tạo nhưng lại tự ý nghỉ ngang, không tham gia đầy đủ quá trình đào tạo.
4. Cán bộ, công chức, viên chức sau khi hoàn thành xong chương trình đào tạo, được cấp văn bằng/chứng chỉ tốt nghiệp khóa đào tạo nhưng chưa phục vụ đủ thời gian cam kết làm việc, thực hiện công vụ, nhiệm vụ tại cơ quan, doanh nghiệp mà lại tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng lao đồng. 

Người lao động sẽ không phải bồi thường chi phí trong các trường hợp sau:

1. Người lao động là phụ nữ có thai phải chấm dứt học nghề hoặc hợp đồng lao động theo xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền về việc tiếp tục học nghề hoặc tiếp tục lao động sẽ ảnh hưởng tới thai nhi.
2. Doanh nghiệp không có giao kết hợp đồng lao động với người học nghề sau khi học xong
3. Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp

>>> Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh hiệu quả nhất

Mức bồi thường chi phí đào tạo

Mức bồi thường được xác định bằng công thức sau: 

S = F/T1 x (T1 – T2)

Trong đó: 

• S: chi phí bồi thường
• F: tổng chi phí do cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức đi học chi trả theo thực tế cho 01 người lao động để tham gia các khóa đào tạo 
• T1: Thời gian yêu cầu phải làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức sau khi hoàn thành các khóa học, được tính bằng số tháng làm tròn
• T2: thời gian đã phục vụ sau đào tạo được tính bằng số tháng làm tròn.

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

Giải đáp các thắc mắc về chi phí đào tạo liên quan tới thuế

Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, mức tính thuế TNDN đối với các khoản phí dành cho hoạt động đào tạo nhân viên được quy định như sau:

Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện như sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
3. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) và khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo cho người lao động, bao gồm: chi phí chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học: chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp.

Như vậy có thể kết luận: mức chi phí được chi trả để đào tạo cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp sẽ được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế, trong trường hợp có đầy đủ các loại chứng từ và hóa đơn cần thiết.

Dưới đây là hồ sơ để có thể đưa mức chi phí này vào mức chi phí hợp lý:

• Văn bản ban hành quyết định cho nhân viên tham gia đào tạo
• Hợp đồng lao động đã ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động 
• Bản cam kết tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.
• Hóa đơn tiền học phí và các loại chứng từ thanh toán có liên quan. Trong trường hợp hóa đơn trên 20.000.000 đồng thì bắt buộc phải thực hiện dưới hình thức chuyển khoản.
• Quy chế về lương thưởng của doanh nghiệp cũng phải có quy định rõ ràng về việc cử nhân viên đi học.

Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN hay không?

Theo Quy định tại khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

Đối với khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao ĐỘNG.

Do đó, có thể kết luận rằng khoản phí đào tạo người lao động sẽ không được tính vào mục thuế TNCN.

Phí đào tạo có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng không? 

Theo Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ.”

Trong hóa đơn của nhân viên được cử đi học nếu như có thuế giá trị gia tăng thì sẽ được khấu trừ phần thuế giá trị gia tăng đầu vào. Điều này được căn cứ theo điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ.”

Tuy nhiên, có một chú ý về việc quy định đối với đối tượng không chịu thuế gia tăng tại điều khoản 13 Điều 4 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

“Dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật bao gồm cả dạy ngoại ngữ, tin học; dạy múa, hát, hội họa, nhạc, kịch, xiếc, thể dục, thể thao; nuôi dạy trẻ và dạy các nghề khác nhằm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, kiến thức chuyên môn nghề nghiệp.”

Do đó, nếu như doanh nghiệp tổ chức cho nhân viên tham gia đào tạo theo đúng quy định pháp luật thì doanh nghiệp sẽ không phải chịu thuế GTGT. Điều này đồng nghĩa  với việc các đơn vị dạy học và dạy nghề khi thực hiện xuất hóa đơn sẽ không có thuế GTGT và sẽ chỉ cần hạch toán chi phí một cách hợp lý.

Kết luận

Trên đây là một số những thông tin quan trọng cần nắm rõ về chi phí đào tạo trong doanh nghiệp. Phần chi phí này liên quan chặt chẽ đến việc trả lương hàng tháng cho người lao động, cũng như liên quan đến các khoản mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan nhà nước, nên các công ty cần phải đặc biệt lưu ý trong công tác tính lương của mình.

Nếu như bạn vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong công tác tính lương, tính toán các khoản phải chi trả và nộp cho cơ quan nhà nước hàng tháng, bạn có thể tham khảo phần mềm Amis Tiền lương. Đây là công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa mọi quy trình tính lương, cũng như tự động tính toán các khoản khấu trừ liên quan tới thuế, bảo hiểm xã hội, các khoản phải nộp cho cơ quan Nhà nước, cực kỳ thuận tiện và nhanh chóng.

Dùng ngay miễn phí