Mô hình ma trận 9 Box Grid: Công cụ phân tích tiềm năng & kế hoạch phát triển nhân sự 

Mô hình quản lý nhân tài (Mô hình lưới 9 ô – 9 Box Grid) là một công cụ phổ biến dùng để quản lý nhân tài và lập kế hoạch nhân sự, trong đó các nhân viên được chia thành 09 nhóm, dựa trên hiệu suất và tiềm năng của họ. Vậy làm sao để vận dụng hiệu quả mô hình lưới 9 ô – 9 Box Gird trong doanh nghiệp? 

Bài viết này MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn cụ thể và giải thích từng thành phần trong mô hình 9 Box Grid để đánh giá và đưa ra hướng quản lý nhân tài theo từng đặc thù nhân sự trong mỗi doanh nghiệp.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z

1. Khái niệm mô hình 9 Box Grid

Mô hình 9 Box Grid là một công cụ phổ biến trên thế giới được tạo ra năm 1970 bởi McKinsey, giúp doanh nghiệp quản lý tài năng và phát triển đội ngũ, giúp doanh nghiệp hoạch định đội ngũ kế thừa. Trong đó, nhân viên được chia thành 9 nhóm khác nhau dựa theo tiềm năng (nhân viên có khả năng đạt được thành tựu tốt như thế nào trong tương lai) và hiệu suất (nhân viên đạt được kết quả công việc tốt như thế nào trong hiện tại). 

2. Các tiêu chí xây dựng mô hình 9 Box Grid

Doanh nghiệp sẽ cần thực hiện các bước: Đo lường hiệu quả công việc (đánh giá hiệu suất), đánh giá tiềm năng và kết hợp 2 yếu tố trên lại với nhau.

2.1. Đo lường hiệu suất công việc dựa vào mô hình 9 Box Grid

Hộp 9 Box Grid bao gồm ba loại hiệu suất: Thấp, trung bình và cao. Trong quá trình đánh giá hiệu suất, nhân viên sẽ được chấm điểm dựa theo thang điểm này: 

• Hiệu suất công việc thấp

Đối với kết quả hiệu suất thấp, nhân viên không đạt yêu cầu công việc cũng như các mục tiêu cá nhân gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp. 

• Hiệu suất công việc trung bình

Hiệu suất vừa phải của người nhân viên phù hợp trung bình với yêu cầu công việc và mục tiêu cá nhân.

•  Hiệu suất công việc cao

Người nhân viên đáp ứng đầy đủ các mục tiêu công việc của cá nhân và tổ chức.

Cách tiếp cận đánh giá hiệu suất này bám sát các yêu cầu công việc đã được tổ chức xây dựng thông qua các tiêu chí rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu của tổ chức và cá nhân có sự tương quan lẫn nhau. Thang điểm 3 (trung bình, cao, thấp) giúp người quản lý dễ dàng xếp nhân viên vào nhóm “hiệu suất trung bình”. 

2.2. Đánh giá tiềm năng dựa vào mô hình 9 Box Grid

Tiềm năng là một trong 2 yếu tố được dùng để đánh giá trong mô hình và có các loại như sau:

• Tiềm năng công việc thấp

Nhân viên không được kỳ vọng sẽ có sự cải thiện vì họ đã vận dụng hết khả năng của họ vào công việc nhưng có thể do năng lực giới hạn hoặc thiếu động lực trong công việc

• Tiềm năng công việc trung bình

Nhân viên có thể phát triển hơn trong vai trò hiện tại, có thể là hiệu suất hoặc chuyên môn cần được bồi dưỡng thêm

• Tiềm năng công việc cao 

Nhân viên có thể hiện tốt ngoài sự mong đợi của công ty về vị trí công việc, trách nhiệm, sự nhiệt tình của họ và luôn sẵn sàng cho một vị trí cao hơn

Người quản lý nên tránh dùng các từ ngữ gây ảnh hưởng tâm lý cho nhân viên khi đánh giá họ ở mức tiềm năng thấp hoặc không có bất kỳ cơ hội thăng tiến nào phù hợp với tiềm năng hiện tại của họ.

Cách thức tiếp cận phù hợp trong trường hợp này là động viên nhân viên và truyền đạt cho họ kỳ vọng nhân viên cần có tư duy cầu tiến trong công việc, nỗ lực nhiều hơn để cải thiện hiệu suất. Một số doanh nghiệp còn có sự quyết định không thông báo điểm tiềm năng cho nhân viên, thay vào đó họ truyền đạt bằng những cách thức trực tiếp tinh tế và cẩn trọng hơn. 

Một số trường hợp nhân viên là người mới tốt nghiệp hoặc mới đi làm có rất ít kinh nghiệm có thể có hiệu suất thấp hoặc tiềm năng cao. Tổ chức có thể tạo điều kiện công việc để họ phát triển trong thời gian dài hạn hơn (vài năm).

2.3. Cách thức phối hợp giữa đo lường “hiệu suất” và “tiềm năng”

Sau khi đã đánh giá được tiềm năng và hiệu suất, bước tiếp theo là vẽ biểu đồ 2 yếu tố trên trên bảng lưới 3×3 = 9 ô và phân định tài năng sau đó doanh nghiệp có thể ra các quyết định phát triển nguồn lực khác nhau.

3. Áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá trong mô hình 9 Box Grid

Mô hình 9 Box Grid được sử dụng phổ biến trong việc lập kế hoạch kế nhiệm như một phương pháp đánh giá tài năng hiện tại và kế thừa của tổ chức, giúp doanh nghiệp xác định các nhà lãnh đạo tiềm năng.

Khi các yếu tố tiềm năng và hiệu suất lãnh đạo được vẽ, đánh giá trên biểu đồ, các cá nhân phù hợp được xác định là người có tiềm năng cao cho vị trí kế nhiệm  nằm ở góc phần tư bên phải phía trên.

Trong khi đó, người có thể phải tái bổ nhiệm hoặc loại bỏ khỏi tổ chức nằm ở góc phần tư bên trái. Mỗi một ô trên lưới đều cho doanh nghiệp biết được nhân viên nào là người cần được đầu tư để phát triển thành nhà lãnh đạo trong tương lai hoặc những người cần được thúc đẩy, bồi dưỡng, đào thải khỏi hệ thống.

Thực tế tại doanh nghiệp, những người nhân viên chăm chỉ, làm việc tốt trong vài trò của họ nhưng lại ít có tiềm năng phát triển cũng vẫn là các cá nhân tuyệt vời trong nhóm của bạn, tương tự như những “ngôi sao” vừa có thể hiện tốt trong hiệu quả công việc lẫn tiềm năng lớn. Người quản lý ngoài việc bồi dưỡng cho hai nhóm trên, cần có cách tiếp cận khác đối với các nhóm đem lại tiềm năng hoặc hiệu suất thấp để giúp họ cải thiện hoặc để họ rời tổ chức tìm cơ hội nơi khác.

4. Kế hoạch hành động đối với từng nhóm trong mô hình 9 Box Grid

Nhóm 9 Đào thải

Nằm tại góc dưới cùng bên phải của 9 Box Grid là nhân viên đạt điểm thấp cả về hiệu suất lẫn tiềm năng. Nguyên nhân của điều này có thể do tuyển dụng kém, người nhân viên làm việc kém hoặc sự hướng dẫn công việc chưa hiệu quả v.v. 

• Đối với doanh nghiệp có hệ thống đánh giá tuyển dụng đầu vào tốt không nên tuyển các nhân viên như vậy vào công ty ngay từ thời điểm đầu. Tuy nhiên, khi công ty đã có những người nhân viên này việc cần làm là ngồi lại với từng cá nhân để xác định xem liệu có nhiệm vụ nào phù hợp hơn để sử dụng kỹ năng, chuyên môn hoặc để họ rời khỏi tổ chức càng sớm càng tốt, những người này nếu để lại trong hệ thống quá lâu họ có thể trở thành những tảng băng trôi đe dọa sự thành công của công ty. 

• Người quản lý cũng không nên đầu tư vào họ gây mất thời gian, lãng phí nguồn lực, tiền bạc thay vì cần tập trung vào  những nhân viên có nhiều tiềm năng phát triển hơn.

Nhóm 7, 8 Bồi dưỡng thêm hoặc đào thải

Đối với các nhóm này bao gồm những người sở hữu thành tích công việc trung bình và tiềm năng thấp hoặc tiềm năng trung bình và hiệu suất thấp. Thách thức lớn của doanh nghiệp là giúp đỡ cho các nhóm nhân viên này cải thiện chất lượng công việc. Vì tiềm năng của họ không cao nên việc đầu tư thời gian, tiền bạc để đào tạo sẽ khó tạo ra kết quả mong muốn. 

• Cách tiếp cận hiệu quả trong trường hợp này, quản lý cần giúp nhân viên hiểu điểm cần cải thiện của họ là gì và tạo cho họ cơ hội, thời gian để thực hiện.
• Nêu rõ kỳ vọng, cung cấp mốc thời gian và phương pháp đo lường hiệu quả cụ thể để khuyến khích nhân viên chuyển sang nhóm có thành tích cao (cần xem xét đầy đủ các nguyên nhân có thể khiến cho hiệu quả công việc của họ không cao như: Hệ thống hướng dẫn chưa đầy đủ, người quản lý, thiếu các chương trình huấn luyện, yếu tố văn hóa, môi trường làm việc v.v)
• Có sự kiểm tra, ghi chép đầy đủ trong quá trình đánh giá theo tiến độ của kế hoạch đã được thống nhất, cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên
• Trong trường hợp người nhân viên không thể hoàn thiện trong vòng vài tháng đến 1 năm hoặc có khi rơi xuống nhóm 9, công ty cần có kế hoạch để tìm kiếm người phù hợp hơn với vai trò tổ chức cần.

Nhóm 5 Cần được mài dũa và thúc đẩy

Nhóm này còn được gọi là những viên kim cương thô nằm ở phía bên kia của quang phổ, họ đạt được tiềm năng cao nhưng hiệu suất lại thấp. Trong thực tế tại các doanh nghiệp, nhóm nhân viên này có thể là các thực tập sinh hoặc người mới đi làm chưa có nhiều kinh nghiệm công việc.

• Doanh nghiệp hãy cho họ thời gian phát triển và theo dõi, có phương pháp đánh giá hiệu suất rõ ràng. 
• Truyền đạt thật rõ những kỳ vọng của công ty đến nhân viên và cho họ biết rằng công ty đặt vào họ sự tin tưởng, họ cũng cần phải cải thiện hiệu quả công việc để trở nên phù hợp hơn với vai trò công việc.
• Trong trường hợp người nhân viên không thể hoàn thiện trong vòng vài tháng đến 1 năm, công ty cần có kế hoạch để tìm kiếm người phù hợp hơn với vai trò tổ chức cần.

Nhóm 4 Những chú ong chăm chỉ

Nhóm đạt hiệu suất cao nhưng tiềm năng thấp. Đây là đối tượng cần được chú trọng trong tổ chức vì họ có sự thể hiện trong công việc tốt dù tiềm năng phát triển không cao. 

• Khiến cho họ cảm thấy vui vẻ để tạo ra tâm lý làm việc tốt, khen thưởng phù hợp nhưng không quá cao khiến họ luôn có cảm giác nằm trong vùng an toàn và không còn động cơ cho bất kỳ sự thay đổi, phát triển bản thân nào nữa. 
• Không đề bạt các nhân viên này vào vai trò có thêm trách nhiệm trong tổ chức (theo Nguyên tắc Peter được xác định bởi Tiến sĩ Laurence J. Peter “Mọi người đều có xu hướng nâng cao mức độ kém cỏi của mình”. Nếu một người có thể hiện tốt nhưng ít tiềm năng phát triển, công ty hãy giữ cho họ cảm thấy hạnh phúc ở vị trí công việc hiện tại.

Nhóm 2, 3, 6 – Những ngôi sao tương lai của doanh nghiệp

Họ là lực lượng lao động chính đồng thời có tiềm năng để phát triển đến những vai trò cao hơn. 

Đối với những nhân viên có tiềm năng cao hoặc nhóm hiệu suất/tiềm năng trung bình:

• Ưu tiên quản lý hiệu suất của nhân viên. Doanh nghiệp đảm bảo kỳ vọng và phân công công việc rõ ràng để phát huy hiệu suất của họ ở  mức cao nhất.
• Liên tục tạo ra những sự động viên, khen ngợi thành tích, thúc đẩy nhân viên tạo ra sáng kiến giúp hoàn thành tốt mục tiêu tổ chức. Sự phản hồi về hiệu suất của các nhân viên này quản lý cần đảm bảo họ luôn hài lòng với công việc.
• Cung cấp sự luân chuyển hoặc lộ trình công việc để họ có cơ hội tiếp xúc với những trải nghiệm công việc khác. 
• Cho phép họ được huấn luyện chuyên nghiệp với các chuyên gia để giúp họ khai thác được các kỹ năng lên đến cấp độ cao hơn.

Đối với những nhân viên có hiệu suất cao:

• Doanh nghiệp cần đảm bảo những nhân viên làm việc với hiệu suất cao luôn cảm thấy vui vẻ và được gắn kết.
• Thường xuyên kiểm tra công việc của họ và đánh giá cao, thừa nhận những đóng góp của họ cho tổ chức.
• Không phải nhân viên có hiệu quả công việc tốt nào cũng có nhu cầu trở thành ngôi sao. Nếu họ cảm thấy hài lòng với vai trò hiện tại và không muốn thêm trách nhiệm hay thăng chức vẫn là một điều tuyệt vời mà người quản lý nên ghi nhận và ủng hộ.
• Hãy cho nhân viên thời gian để trở nên trưởng thành hơn trong công việc.
• Cung cấp các cơ hội luân chuyển công việc hoặc những nhiệm vụ thách thức mới để rèn luyện sự nhạy bén, hiệu hết các khía cạnh vận hành trong tổ chức để họ có thể đảm nhận tốt vai trò quản lý trong tương lai.
• Cung cấp người cố vấn và các cơ hội đào tạo giúp nhân viên phát triển kỹ năng công việc.

Nhóm 1 – nhóm ngôi sao

Nhóm “Ngôi sao” hay còn được gọi là những nhà lãnh đạo trong tương lai của công ty là người vừa có hiệu suất lẫn tiềm năng cao. Đây chính là những người chơi tốt nhất trong vai trò công việc của họ và đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch xây dựng nguồn lực lãnh đạo kế thừa.

• Giao cho các ngôi sao nhiệm vụ nhiều thử thách, các dự án quan trọng.
• Thường xuyên phản hồi và đánh giá xem họ có hài lòng với vai trò không?
• Khen ngợi, đánh giá cao những đóng góp của họ với tổ chức.
• Cung cấp người cố vấn là lãnh đạo cấp cao hơn.
• Tạo những cơ hội giúp các ngôi sao kết nối với nhóm thành viên cao của tổ chức.
• Đảm bảo cung cấp thưởng, chế độ phúc lợi tương xứng với nhiệm vụ được giao.

>>> Tham khảo: Top 10 phần mềm đánh giá nhân viên giúp người quản lý có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên theo mỗi cá nhân, theo đội nhóm hoặc theo phòng ban của mình

5. Các lợi ích của mô hình 9 Box Grid

Lý do mô hình 9 Box Grid là công cụ phổ biến tại các doanh nghiệp vì nó giúp đem lại những lợi ích đáng kể: 

• Sự đơn giản, dễ sử dụng, dễ hiểu, cách thức mô hình được thiết kế trực quan giúp cho người chưa bao giờ sử dụng vẫn có thể áp dụng được, công cụ này đem đến cho người quản lý cách tiếp cận toàn diện hơn về quản lý hiệu suất. Khi người quản lý muốn đánh giá nhân viên, việc họ cần làm chỉ đơn giản là ghép người nhân viên ấy vào đúng ô dựa trên hiệu suất công việc được đo lường (doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống đo hiệu quả công việc bài bản để phục vụ cho các mục tiêu quản trị nguồn nhân lực) và tiềm năng của họ.
• 9 Box Grid cho phép quản lý phát hiện những người có tiềm năng cao trong tổ chức và những gì họ cần cải thiện để có thể được phát triển hơn nữa. Từ đó, doanh nghiệp cung cấp nguồn lực phù hợp để hỗ trợ nhân viên đạt được mục tiêu nghề nghiệp.
• Công cụ cung cấp cho doanh nghiệp cách tiếp cận hoàn thiện về hiệu suất bao gồm cả hiệu suất hiện tại và yếu tố tiềm năng trong tương lai của người lao động.
• Mô hình 9 Box Grid không chỉ phục vụ cho mục tiêu quản trị, phát triển tài năng mà còn giúp quản lý lập kế hoạch kế thừa dễ dàng hơn.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm KPI miễn phí, phổ biến giúp nhà quản trị xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhân viên theo mục tiêu cho từng bộ phận, vị trí,… 

6. Phát triển đội ngũ kế thừa với mô hình 9 Box Grid

Tại phần trước, mô hình 9 Box Grid đã được giải thích cách thức người quản lý có thể xây dựng và áp dụng cho quyết định đầu tư vào nhân tài – nguồn lực trụ cột của doanh nghiệp. Theo các trải nghiệm thực tế tại doanh nghiệp, nguồn ngân sách dành cho việc quản trị nguồn lực tiềm năng cần được phân bổ dựa theo vị trí của từng nhân viên được áp vào nhóm cụ thể trong ma trận.

Doanh nghiệp chia các mức độ đầu tư khác nhau cho từng loại nhân viên tài năng. Những nhân viên tồi cả hiệu suất lẫn tiềm năng đương nhiên sẽ nhận được mức đầu tư thấp nhất hoặc thải loại ra khỏi mô hình – đồng nghĩa với việc họ cần rời khỏi tổ chức. Điều này cũng đem lại ý nghĩa về mặt chiến lược cho doanh nghiệp khi đầu tư vào nguồn lực con người nhằm mang lại lợi thế cạnh tranh lớn nhất từ nguồn lực tài năng có thể đạt thành tích tốt nhất, tạo ra giá trị cao nhất cho công ty.

Điểm lưu ý là không phải một người nhân viên được đánh giá tài năng cả về hiệu suất lẫn tiềm năng cũng có thể chưa phù hợp với văn hóa của công ty hoặc không phải ai cũng phù hợp với cùng một vai trò nhất định trong tổ chức.

Mô hình 9 Box Grid cũng có thể được quản lý dùng để lập kế hoạch kế thừa theo cách tương tự việc quản trị nguồn lực tiềm năng. Khác biệt ở việc đối với kế hoạch phát triển nguồn lực cho các vị trí kế nhiệm doanh nghiệp nên tập trung vào những “ngôi sao” là những người có kết quả cao cả về tiềm năng lẫn hiệu suất. Đây chính là những con người có năng lực đem lại tương lai tốt đẹp cho công ty. 

Sau khi đã xác định được các vị trí nhân viên kế thừa, doanh nghiệp bồi dưỡng họ thông qua phát triển năng lực lãnh đạo, đưa vào các khóa huấn luyện chuyên môn/kỹ năng, thêm người cố vấn (mentor) có thể là người quản lý cấp cao hơn hoặc chuyên gia trong công ty để luôn dõi theo sát sao quá trình hành động của người kế thừa, cung cấp sự phản hồi liên tục giúp nhân viên không ngừng cải thiện hiệu suất/tiềm năng.

>>> Đọc thêm: Làm thế nào để xây dựng đội ngũ kế thừa trong doanh nghiệp? Tuyệt chiêu phát triển đội ngũ kế thừa rút ngọn trong thời gian ngắn nhất.

7. Biểu mẫu Excel áp dụng mô hình 9 Box Grid

Chúng tôi cung cấp cho bạn biểu mẫu Excel để giúp bạn tiết kiệm thời gian và dễ dàng sử dụng. Bảng biểu mẫu Excel mô hình 9 Box Grid cung cấp 3 mức hiệu suất và tiềm năng. Người quản lý có thể nhanh chóng xóa hoặc thêm, di chuyển nhân viên giữa các danh mục dựa theo điểm số của họ.

8.  Kết luận

Mô hình 9 Box Grid có thể là công cụ rất hữu ích giúp các nhà quản trị tổ chức nguồn lực hiệu suất và tiềm năng trong tổ chức. 

Người quản lý cần luôn ý thức rằng giá trị thật sự mô hình đem lại không phải thông qua việc đặt nhân viên vào từng nhóm nhất định và “dán nhãn” họ một cách mặc định trong đấy bằng những định kiến cá nhân của quản lý. Hãy đảm bảo truyền đạt rõ ràng phương pháp sử dụng trên cho nhân viên trong suốt quá trình thực hiện và nhớ rằng nhân viên của bạn luôn có thể thay đổi tích cực hoặc tiêu cực hiệu suất/tiềm năng. Trong suốt quá trình đánh giá, phản hồi liên tục sẽ cho giúp cho tổ chức luôn có sự đầu tư nguồn lực phù hợp theo từng mục tiêu chiến lược con người. 

Kết hợp với việc sử dụng công cụ ma trận 9 Box Grid, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ vào quá trình quản trị nhân sự để tạo ra 1 vòng thành công (Success Circle) để giúp cho nhân viên được phát triển năng lực một cách toàn diện, từ đó, đem lại giá trị cao nhất cho tổ chức. Thấu hiểu được điều đó, Công ty cổ phần MISA phát triển giải pháp MISA AMIS HRM với những tính năng vượt trội.

MISA AMIS HRM và hơn 100 tính năng cho phòng nhân sự

• Phần mềm hỗ trợ lưu trữ thông tin nhân viên, các quyết định khen thưởng, kết quả công việc để từ đó đưa ra những chính sách bổ nhiệm, chính sách thưởng phạt phù hợp nhất.
• Hệ thống chấm công, tính lương cực kỳ chuyên nghiệp, tự động, đảm bảo tính chính xác cao để tăng sự hài lòng cho nhân viên, giảm thiểu thao tác thủ công, tăng năng suất lao động.
• Lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình biến động nhân sự, năng lực của các nhân viên trong công ty để có những quyết định kịp thời, chính xác.

Dùng ngay miễn phí

Những lý do nên sử dụng phần mềm MISA AMIS HRM

• AMIS HRM là sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA với 30 năm kinh nghiệm, là đối tác của 250.000 doanh nghiệp trên cả nước.
• Phần mềm liên thông dữ liệu với AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng, AMIS Công việc…. giúp quản lý doanh nghiệp đồng bộ, hiệu quả cao.
• IVY Moda, Trống Đồng Palace, Xuân Cương – Những đơn vị có quy mô hàng ngàn nhân sự cũng đã tin tưởng và sử dụng MISA AMIS HRM để quản lý nhân sự toàn diện và hiệu quả hơn.

BẠN CÓ MUỐN ĐƯỢC TƯ VẤN TRIỂN KHAI VỚI CHUYÊN GIA?