Hoạch định nguồn nhân lực là gì | Khái niệm, Vai trò và quy trình

Hoạch định nguồn nhân lực là quy trình không thể thiếu khi xây dựng chiến lược phát triển cho doanh nghiệp hiện nay. Bằng việc “tuyển đúng người, giao đúng việc và vào đúng lúc”, hoạch định nhân sự giúp doanh nghiệp luôn trong trạng thái chủ động, linh hoạt ứng phó với những thay đổi trên thị trường. Cùng tìm hiểu bài viết sau đây của MISA AMIS HRM để hiểu thêm về vấn đề này.

1. Khái niệm hoạch định nguồn nhân lực là gì?

1.1 Khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xem xét và xác định nhu cầu nhân lực nhằm đưa ra các chính sách, kế hoạch nhân sự, các chương trình, triển khai hoạt động đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực với số lượng và chất lượng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả.

Để hoạch định nhân sự công ty một cách phù hợp và hoàn thành tốt những mục tiêu chung trong tổ chức, nhà quản trị nhân lực cần phải trả lời những câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân sự và những nhân sự đó cần có những kỹ năng gì? Để đạt được những kỹ năng đó, nhân sự cần trình độ gì
• Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng nhân sự đó
• Hiện tại nhân sự đó đã có sẵn trong vốn nhân lực của công ty chưa? Nếu có, những nhân viên đó đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kinh nghiệm, kiến thức, năng lực mà công ty đặt ra chưa?
• Doanh nghiệp đã lựa chọn được ứng viên phù hợp chưa? Ứng viên đó sẽ được tuyển dụng mới hoàn toàn hay lấy từ nguồn vốn sẵn có của tổ chức?

Hoạch định nguồn nhân lực là giúp doanh nghiệp bao quát được tình hình nhân sự hiện tại trong công ty đồng thời xác định rõ các kế hoạch phát triển nhân sự trong tương lai dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Một doanh nghiệp có chiến lược hoạch định tốt không chỉ giúp nhân sự công ty gắn kết với nhau mà còn gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

1.2 Khái niệm về hoạch định

Hoạch định (Planning) là quy trình cần thiết giúp nhà quản trị xác định được mục tiêu của tổ chức đồng thời lên những kế hoạch phù hợp và những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Có nhiều căn cứ để phân loại hoạch định, trong đó phổ biến nhất là phân loại hoạt động hoạch định theo thời gian. 

Bao gồm:

• Hoạch định dài hạn là kế hoạch cho doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ 5 năm trở lên.
• Hoạch định trung hạn là kế hoạch cho doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ 1 năm đến dưới 5 năm.
• Hoạch định ngắn hạn là kế hoạch dưới 1 năm của doanh nghiệp.

1.3 Khái niệm về nguồn nhân lực

Có nhiều thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng thay thế nguồn nhân lực (Human Resources) trong các tài liệu doanh nghiệp như tài năng, lao động, con người, … Tuy nhiên có thể hiểu nguồn nhân lực của doanh nghiệp là tập hợp tất cả những người lao động có tham gia vào hoạt động của tổ chức ở những vai trò, vị trí khác nhau.

2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực giúp đánh giá và dự báo nguồn nhân lực, qua đó có những chiến lược, duy trì ổn định nhân viên chất lượng cao, tránh tình trạng thừa thiếu nhân lực. Một hoạch định nhân sự tốt sẽ giúp tăng năng suất lao động và mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Hoạch định nguồn nhân lực giúp khẳng định doanh nghiệp đang có và sẽ có (hiện tại & tương lai):

• Đúng người (về số lượng và chất lượng): Đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nhân sự
• Đúng việc (tại các vị trí thích hợp): Nhân sự đảm nhận đúng việc, đúng mô tả, kinh nghiệm và trình độ
• Đúng thời gian

Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển nhân sự, nhằm duy trì sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Có những vai trò chính sau:

• Đánh giá nhu cầu nhân sự hiện tại và dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai
• Quản lý & đánh giá hiệu suất: Xác định điểm mạnh – yếu của từng cá nhân, phòng ban, để phân công những công việc phù hợp, phát huy tối đa tiềm năng của nhân sự
• Xây dựng kế hoạch nhân sự ngắn hạn và dài hạn: Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, chương trình đào tạo nhằm đảm bảo nhân sự có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu công việc, đảm bảo mục tiêu chung.
• Chủ động dự trù những trường hợp rủi ro, đối phó với những biến động và thay đổi của môi trường, kinh tế, chính sách với những kế hoạch lập sẵn, sẵn sàng thích ứng với mọi tình huống

3. Tại sao hoạch định nguồn nhân lực quan trọng

• Đảm bảo đủ nhân sự: Tránh tình trạng thiếu nhân lực, gây ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất, kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp
• Giảm chi phí tuyển dụng: Lập kế hoạch trước sẽ giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Đảm bảo nhân sự được bố trí vào vị trí phù hợp với năng lực
• Phát triển nguồn nhân lực: Xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực đào tạo cho nhân viên
• Đảm bảo tính kế thừa: Chuẩn bị kế hoạch thay thế nhân sự khi cần thiết

4. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực với 5 bước

Bước 1: Đánh giá nguồn nhân sự hiện tại & Dự báo nguồn nhân lực

Doanh nghiệp cần xác định đúng và đủ nhu cầu nhân lực với các tiêu chí như số lượng, chất lượng & thời gian cần để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Ngoài ra, để hoạch định nguồn nhân lực chuẩn, nhà quản trị cần phân tích thị trường và dự đoán xu hướng, các yếu tố ảnh hưởng tới nguồn cung nhân lực để đáp ứng chiến lược phát triển chung của tổ chức, đồng thời là nền để phát triển những bước tiếp theo.

Để có những dự báo chuẩn xác nhất, nhà quản trị nhân sự cần phân tích căn cứ theo những yếu tố sau:

• Mục tiêu doanh nghiệp hướng tới
• Danh sách những hoạt động cần thực hiện?
• Phục vụ cho sản phẩm hay dịch vụ nào của doanh nghiệp?
• Quy mô sản xuất là bao nhiêu?

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp cái nhìn toàn cảnh về cơ cấu và hoạt động nhân sự đang diễn ra trong công ty. Xác định ưu và nhược điểm của vốn nhân lực sẵn có trong doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị nhân sự đảm bảo cân bằng giữ cung – cầu nhân lực cho các kế hoạch tiếp theo.

Những tiêu chí hỗ trợ nhận diện đúng về thực trạng nhân sự bao gồm:

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, năng lực làm việc, thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân.
• Cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công việc trong cơ cấu.
• Chính sách kiểm soát nguồn lực
• Các yếu tố thu hút ứng viên như: Mức độ hấp dẫn của công việc, sự thỏa mãn của nhân viên, văn hóa công ty, môi trường làm việc
• Những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải
• Kế hoạch cải tiến hoạt động quản trị nhân sự công ty

Bước 3: Lên chiến lược phân bổ nhân sự phù hợp

Dựa theo đánh giá và dự báo nhu cầu nhân sự, nhà quản trị có thể lên kế hoạch về tuyển dụng nhân sự, giữ lại, thuyên chuyển hoặc tái cấu trúc nguồn lực. Các kế hoạch đó có thể:

• Chiến lược tuyển dụng nhân sự bổ sung
• Chiến lược tái cơ cấu nhân sự
• Chiến lược thuyên chuyển nhân sự các phòng ban
• Chiến lược cắt giảm nhân sự

Bước 4: Xác định chiến lược hoạch định nguồn nhân sự

Sau khi có kế hoạch phân bổ nhân sự phù hợp, nhà quản trị cần xác định rõ mục tiêu, phương pháp để đáp ứng nhu cầu nhân lực. Có thể là kế hoạch tuyển dụng, khen thưởng, đào tạo, phát triển,  quản lý & đánh giá hiệu suất nhân sự.

Bước 5: Theo dõi, đánh giá và hiệu chỉnh định kì

Kế hoạch hoạch định nhân sự cần được xem xét, theo dõi, đánh giá thường xuyên nhằm đảm bảo vẫn phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của tổ chức. Đồng thời, nhờ đánh giá định kỳ thường xuyên, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những chỗ chưa hợp lý, rút ra bài học và cải thiện kịp thời theo chiến lược và mục tiêu chung của doanh nghiệp.

5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định nguồn nhân lực

• Kế hoạch kinh doanh: Mục tiêu kinh doanh, chiến lược phát triển của doanh nghiệp
• Thị trường: Tình hình kinh tế, thị trường lao động
• Pháp luật: Các quy định của pháp luật về lao động
• Công nghệ: Sự thay đổi của công nghệ sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực

Dễ dàng lập báo cáo, theo dõi thực trạng nguồn nhân lực qua Phần mềm MISA AMIS Thông tin nhân sự

Để có những đánh giá trực quan và chi tiết nhất về năng lực nhân sự của công ty. Nhà quản trị có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ quản trị MISA AMIS Thông tin nhân sự. Phần mềm cho phép nhà quản lý nhân sự:

Dùng ngay miễn phí

• Theo dõi thông tin nhân viên từ khi còn là ứng viên đến khi trở thành nhân viên chính thức.
• Cập nhật liên tục về kỷ luật vi phạm cũng như khen thưởng lao động lành nghề.
• Hỗ trợ thiết lập báo cáo tổng quan về thực trạng lao động tại công ty.
• HR có thể dễ dàng tìm kiếm những ứng viên nội bộ phù hợp với chiến lược công ty bằng bộ lọc thông minh.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan tới Hoạch định nguồn nhân lực. Hoạch định nhân sự đúng, chuẩn đảm bảo sự ổn định và phát triển của tổ chức. Hi vọng, với những thông tin trong bài viết, doanh nghiệp có thể tự xây dựng một bản chiến lược nhân sự phù hợp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình.