Trợ lý nhân sự là gì? Cách tuyển dụng trợ lý chuyên nghiệp, hiệu quả

05/11/2022
2465

Trợ lý nhân sự là nghề đang được rất nhiều doanh nghiệp tuyển dụng để hỗ trợ các công tác nhân sự cho trưởng phòng. Đây là vị trí có mức lương khá tốt, đặc biệt là với những bạn sinh viên mới ra trường nhưng đi kèm theo đó là nhiều áp lực. Vậy trợ lý nhân sự là gì, làm sao để doanh nghiệp có thể tuyển dụng được vị trí này hiệu quả nhất?

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Trợ lý nhân sự là gì?

Trợ lý nhân sự hay HR Assistant là vị trí đảm nhiệm các công việc hỗ trợ Trưởng phòng nhân sự. Các công việc đó có thể liên quan đến nhân sự hay giấy tờ, hành chính văn phòng. 

Trợ lý nhân sự hay HR Assistant là vị trí đảm nhiệm các công việc hỗ trợ Trưởng phòng nhân sự
Trợ lý nhân sự hay HR Assistant là vị trí đảm nhiệm các công việc hỗ trợ Trưởng phòng nhân sự

Công việc này khá phức tạp và đòi hỏi người lao động phải làm với khối lượng lớn, chịu được áp lực. Bên cạnh đó, nhiều chuyên gia cho biết, ngoại hình tốt cũng là một yếu tố cần có với nghề này. Bởi trợ lý chính là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo nên bạn phải hội tụ mọi phẩm chất để đảm đương được vị trí này.

2. Công việc của trợ lý nhân sự là gì?

Là một trợ lý nhân sự thì bạn phải thực hiện khá nhiều công việc khác nhau, liên quan đến tuyển dụng, chấm công, tính lương….cùng nhiều công việc phát sinh khác.

2.1 Hỗ trợ tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự là công việc không hề đơn giản, tốn nhiều thời gian, công sức mà chưa chắc đã tuyển được đúng người. Là một trợ lý, bạn sẽ hỗ trợ đăng tin, tìm kiếm ứng viên, duyệt CV, trao đổi, liên hệ với ứng viên, hỗ trợ sắp xếp phỏng vấn và thực hiện các thủ tục khác cho nhân viên trúng tuyển.

Ngoài ra, vị trí này cũng cần quản lý, duy trì dữ liệu thông tin ứng viên. Bởi số lượng ứng viên ứng tuyển là rất lớn nên bạn cần quản lý và đảm bảo những thông tin này. Khi cấp trên yêu cầu, bạn có thể cung cấp đầy đủ thông tin giúp lãnh đạo đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác.

Phần mềm MISA AMIS HRM có thể giúp bạn tuyển dụng đơn giản dễ dàng hơn, đồng thời lưu trữ thông tin ứng viên, thông tin nhân sự một cách khoa học, chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo và áp dụng để tiết kiệm thời gian, công sức cho trợ lý nhân sự.

2.2 Giám sát nhân viên thực hiện quy định

Công ty nào cũng cần có các quy định, nội quy để đảm bảo mọi công việc được diễn ra theo đúng quy trình. Vậy nên khi nhân viên có những thực hiện sai lệch thì HR Assistant phải là người đứng ra nhắc nhở, có những điều chỉnh phù hợp.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất

2.3 Đặt lịch họp, sự kiện

Trợ lý nhân sự cần tính toán thời gian của nhân viên, cấp trên và đặt lịch họp phù hợp. Nếu cấp trên cần đi công tác dài ngày thì trợ lý cũng sẽ hỗ trợ đặt vé máy bay, đặt tàu xe, đặt phòng khách sạn….

Trợ lý nhân sự hỗ trợ đặt lịch họp, đặt vé máy bay....
Trợ lý nhân sự hỗ trợ đặt lịch họp, đặt vé máy bay….

Ngoài ra, những thông tin quan trọng như tiếp đón khách hàng, tổ chức sự kiện quan trọng của công ty….trợ lý nhân sự cũng cần nắm được và tham gia thực hiện.

2.4 Hỗ trợ chấm công, tính lương

Tại một số doanh nghiệp, trợ lý nhân sự sẽ được tham gia vào các công việc liên quan đến C&B (chấm công, tính lương). Các công việc này có thể là: Tổng hợp danh sách nhân viên đi muộn, về sớm, theo dõi ngày phép nhân viên, tiếp nhận phản hồi của nhân viên khi có sai lệch về công lương…..

Việc chấm công thủ công đôi khi có thể khiến nhân sự cảm thấy khó khăn, mệt mỏi vì tốn nhiều công sức, thời gian mà không chính xác. Bạn có thể tham khảo và áp dụng AMIS Chấm công để giảm thiểu công sức cho HR, đồng thời giúp nhân viên trong công ty hài lòng hơn.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

2.5 Các công việc khác

Bên cạnh một số công việc kể trên, trợ lý nhân sự đôi khi sẽ phải thực hiện một số công việc khác theo hướng dẫn của trưởng phòng nhân sự, ví dụ như:

  • Làm việc với nhân viên mới để nhập liệu giấy tờ quan trọng.
  • Thực hiện làm báo cáo tuyển dụng, báo cáo nhân sự.
  • Hỗ trợ giải đáp những thắc mắc về chính sách nhân viên.
  • Tham gia hoặc hỗ trợ lên kế hoạch đào tạo nhân viên.
  • Hỗ trợ các công việc liên quan đến nhân viên nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng.
  • Thực hiện các công việc khác liên quan đến giấy tờ, hành chính.

Là trợ lý nhân sự thời 4.0, bạn nên ứng dụng phần mềm để hỗ trợ nghiệp vụ nhân sự. Hãy tham khảo giá phần mềm nhân sự để áp dụng trong doanh nghiệp của mình.

3. Yêu cầu cần có đối với vị trí trợ lý nhân sự

Để trở thành 1 trợ lý nhân sự chuyên nghiệp và nhanh chóng thăng tiến đến các vị trí cao hơn, bạn cần tích lũy thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, trau dồi thêm kinh nghiệm.

  • Về trình độ chuyên môn:

Ứng viên có thể được lựa chọn cho vị trí này cần phải có bằng cử nhân chuyên ngành nhân sự, quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan. 

Ứng viên cũng cần am hiểu các kiến thức của luật Lao động, hiểu được các quy định liên quan đến lao động do Pháp luật Việt Nam ban hành để đảm bảo tối đa quyền lợi cho người lao động.

Trợ lý nhân sự đòi hỏi ứng viên có đủ kỹ năng, kiến thức liên quan
Trợ lý nhân sự đòi hỏi ứng viên có đủ kỹ năng, kiến thức liên quan
  • Về kinh nghiệm làm việc:

Ứng viên làm trợ lý nhân sự phải biết tính toán lương thưởng, đã từng có kinh nghiệm 3 – 6 tháng làm việc tại vị trí liên quan. Những sinh viên mới ra trường cũng có cơ hội nhưng doanh nghiệp sẽ ưu tiên người có kinh nghiệm để có thể làm tốt ngay sau khi nhận việc.

  • Về kỹ năng: 

Trợ lý nhân sự cần có kỹ năng quản trị nhân sự, quản lý con người, đã từng dùng qua các phần mềm quản trị nhân sự là một lợi thế.

Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần hiểu rõ chức năng của phòng nhân sự, khả năng giao tiếp tốt để xử lý hài hòa các vấn đề trong doanh nghiệp. Trợ lý nhân sự cũng được đánh giá là cần có kỹ năng về quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức, phân công công việc.

  • Về tính cách: 

Nhân viên phải là người có tính cách tỉ mỉ, cẩn thận, chịu được áp lực công việc để có thể hỗ trợ, đảm bảo toàn bộ vấn đề trong doanh nghiệp được xử lý tốt. Ngoài ra, đây cũng là yếu tố giúp nhân sự có thể gắn bó với nghề trong thời gian dài, tránh chán nản, mệt mỏi và bỏ dở công việc giữa chừng.

Xem thêm:

4. Chế độ đãi ngộ cho trợ lý nhân sự

Quyền lợi của nhân viên là điều mà bất kỳ người lao động nào cũng quan tâm. Với vị trí trợ lý nhân sự, người lao động sẽ nhận được những đãi ngộ như:

  • Mức lương dao động từ 7 – 10 triệu cho sinh viên mới ra trường và cao hơn 1 – 2 triệu với người có kinh nghiệm.
  • Các chính sách và quyền lợi theo Luật Lao động như ngày phép, bảo hiểm, kiểm tra sức khỏe hàng năm….
  • Các chế độ khác tùy theo từng công ty như: Xe đưa đón nhân viên, phụ cấp xăng xe, ăn trưa, du lịch định kỳ, tăng lương, đào tạo, bảo hiểm cao cấp, các chế độ về ngày sinh nhật, ngày lễ….
Đãi ngộ cho vị trí này sẽ tùy theo chế độ của công ty, đảm bảo theo đúng Luật
Đãi ngộ cho vị trí này sẽ tùy theo chế độ của công ty, đảm bảo theo đúng Luật

5. Làm sao để tuyển dụng được trợ lý nhân sự?

Tuyển dụng nhân sự chưa bao giờ là công việc đơn giản, đặc biệt là với vị trí trợ lý nhân sự với nhiều yêu cầu và kỹ năng.

5.1 Đăng tin tuyển dụng thu hút

Vì vị trí trợ lý tuyển dụng nhân sự sẽ làm việc tại phòng nhân sự của công ty, nên khi họ tìm đọc những thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp thì họ cũng hiểu được phần nào “bộ mặt” của phòng. Vậy nên hãy đảm bảo khi đăng tin, bạn cần có mô tả công việc rõ ràng, có thể thêm những cụm từ thu hút, tuy nhiên không nên nói phóng đại quá nhiều.

Bạn có thể thêm những hình ảnh cho bài đăng để thông tin trở nên hấp dẫn hơn, thu hút được nhiều ứng viên ứng tuyển vào vị trí này.

5.2 Lựa chọn đúng kênh đăng

Hiện nay mọi người thường đăng tin tuyển dụng lên cách hội nhóm trên Facebook hoặc các website tuyển dụng. Tuy nhiên nếu đăng không đúng kênh thì việc thu hút CV ứng viên có thể thất bại.

Dưới đây là một số tips dành cho bạn khi chọn kênh đăng:

  • Đăng bài trên những group, diễn đàn về công nghệ chuyên về tuyển dụng vị trí  nhân sự, lượng tương tác tốt, ít bị spam hoặc có tin rác.
  • Đăng lên các website như Vietnamworks, TopCV, Vieclam24,…đây là những group có số lượng ứng viên đông đảo và chất lượng.
  • Đăng tin trên chính fanpage của doanh nghiệp và có thể chạy quảng cáo đến những ứng viên tiềm năng.
  • Tự làm website tuyển dụng riêng để đăng tin, đồng thời nâng cao thương hiệu tuyển dụng.
Đăng tin lên social có thể giúp bạn tuyển được trợ lý nhân sự
Đăng tin lên social có thể giúp bạn tuyển được trợ lý nhân sự

Phần mềm AMIS Tuyển dụng hỗ trợ website đăng tin miễn phí giúp doanh nghiệp thu hút ứng viên và nâng cao thương hiệu trong công tác tuyển dụng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giải pháp này TẠI ĐÂY.

5.3 Phỏng vấn chuyên nghiệp

Quá trình phỏng vấn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về trình độ, kinh nghiệm cũng như tính cách của ứng viên. Đồng thời đây cũng là buổi giúp ứng viên hiểu thêm về văn hóa công ty cũng như bộ phận nhân sự. Vậy nên bộ phận tuyển dụng, phỏng vấn cần thể hiện được chuyên nghiệp, đưa ra những câu hỏi đúng mực…..

Bạn hãy làm sao để buổi phỏng vấn không bị quá căng thẳng, hãy để nó trở thành buổi trao đổi, trò chuyện thay vì chỉ 1 người hỏi và 1 người trả lời. Thông qua những thông tin từ ứng viên bạn có thể đánh giá chính xác trình độ, kỹ năng và ra quyết định tuyển dụng hay không.

5.4 Sử dụng phần mềm công nghệ

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm tuyển dụng thay vì hình thức tuyển dụng thủ công. Trong đó, AMIS Tuyển dụng nhận được nhiều lời khen bởi giúp HR tiết kiệm nhiều thời gian, công sức trong nhập liệu, lưu trữ CV….

Các tính năng của phần mềm tuyển dụng của MISA gồm có:

  • Đăng tin lên nhiều kênh khác nhau như Vietlam24h, Vietnamworks, Facebook, Linkedin,…. chỉ bằng 1 click duy nhất.
  • Hồ sơ từ các kênh được tổng hợp trên phần mềm, tự động lọc những hồ sơ phù hợp nhất với yêu cầu tuyển dụng.
  • Lưu trữ thông tin ứng viên và tự động gửi email mời phỏng vấn, thông báo kết quả sau phỏng vấn.
  • Nâng cao thương hiệu tuyển dụng với website được gửi tặng miễn phí.
  • Liên kết với tính năng chấm công, lưu trữ hồ sơ, tính lương,… giúp quản trị nhân sự toàn diện.
Demo về tính năng báo cáo tuyển dụng trên phần mềm
Demo về tính năng báo cáo tuyển dụng trên phần mềm

Với phần mềm, HR tiết kiệm nhiều công sức, thời gian, lãnh đạo có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình thị trường lao động, hiệu quả tuyển dụng và đưa ra những quyết định kịp thời.

Để được tư vấn cụ thể hơn về phần mềm cũng như dùng thử miễn phí 15 ngày, bạn có thể đăng ký dưới đây.

Dùng ngay miễn phí

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin giúp bạn hiểu được trợ lý nhân sự là gì cùng những nhiệm vụ, yêu cầu công việc… Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ biết cách tuyển dụng vị trí này và thu hút được nhiều nhân tài cho tổ chức, nâng cao công tác quản trị nhân lực.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 3 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả