Quy trình xử lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình vận chuyển đơn hàng đến tay khách hàng. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
I. Quy trình xử lý đơn hàng là gì?
Quy trình xử lý đơn hàng là quy trình xác nhận, theo dõi đơn hàng của khách hàng trên các kênh khác nhau. Khi vận chuyển đơn hàng thành công đến khách hàng, doanh nghiệp nhận được khoản thanh toán của khách hàng thì quy trình xử lý đơn hàng kết thúc.
Nếu doanh nghiệp không tự động hóa hay hợp lý hóa quy trình này, khi số lượng đơn hàng tăng đột biến có thể làm chậm thời gian xử lý đơn hàng. Điều này dễ gây ra nhầm lẫn và sai sót trong quá trình theo dõi, đóng gói và vận chuyển đơn hàng tới khách hàng. Hậu quả có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
II. Quy trình xử lý đơn hàng 7 bước tối ưu nhất
Với những lợi ích trên, quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất gồm bao nhiêu bước?
Nhìn chung, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình gồm 7 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận & xác thực đơn hàng
Bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng là doanh nghiệp cần xác thực đơn hàng mà khách hàng đã đặt trên các kênh bán hàng khác nhau. Thông tin cần xác thực gồm: Tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, hình thức thanh toán, thời gian dự kiến giao & nhận hàng.
Trong bước này, số lượng tồn kho cần được quan tâm để tránh việc hết hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng cũng như uy tín và doanh số của doanh nghiệp. Thông thường, nhân viên kinh doanh hoặc sales admin sẽ kiểm tra lượng sản phẩm đang tồn kho có đáp ứng nhu cầu đặt hàng của khách hay không. Số lượng tồn kho sẽ được kiểm tra thông qua phần mềm CRM hoặc số liệu của kế toán.
Với các doanh nghiệp sử dụng MISA AMIS CRM, việc kiểm tra tồn kho gần như sẽ hoàn thành ngay lập tức vì số liệu trên phần mềm luôn được cập nhật theo thời gian thực. Khi lên đơn hàng, kinh doanh không cần gọi kế toán để kiểm tra dữ liệu, kế toán cũng không cần thao tác kiểm tra & cung cấp thông tin cho kinh doanh. Dữ liệu bán hàng – kế toán được liên thông giúp bộ phận bán hàng & kế toán đều dễ dàng xử lý dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Bước 2: Lên đơn hàng
Sau khi xác thực đơn hàng, với các đơn từ các sàn thương mại điện tử, đơn hàng do đối tác hoặc khách hàng tự lên có thể bỏ qua bước này.
Với các đơn hàng ngoài sàn thương mại điện tử, nhân viên phụ trách như sales hoặc sales admin tiến hành lên đơn cho khách hàng. Đơn hàng đa số sẽ được lên từ phần mềm CRM hoặc lên đơn trực tiếp trên phần mềm của đơn vị vận chuyển luôn.
Các phần mềm CRM kết nối với đơn vị vận chuyển như MISA AMIS CRM giúp khách hàng cùng quản lý tất cả đơn hàng và tình trạng vận chuyển tại một nơi duy nhất. Quản trị đơn hàng tập trung cũng chính là yếu tố giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng dễ dàng, thuận tiện, đồng thời giảm tải khi số lượng đơn hàng tăng cao.
Bước 3: Chuẩn bị & đóng gói đơn hàng
Bước tiếp theo trong quá trình xử lý đơn hàng là doanh nghiệp/cửa hàng cần đóng gói những đơn hàng mà khách hàng yêu cầu vận chuyển. Việc chú trọng khâu đóng gói sẽ giúp doanh nghiệp tránh những vấn đề về hư hỏng, tổn thất đối với đơn hàng của khách hàng. Với mỗi loại hàng hóa thì sẽ cần bao bì đóng gói phù hợp. Các sản phẩm dễ vỡ, dễ hư hỏng sẽ phải bọc chống sốc kỹ càng và lưu ý cẩn thận cho shipper.
Đối với bước đóng gói, doanh nghiệp cần đóng gói theo đúng những thông số kỹ thuật đã được quy định, tránh việc hàng bị hỏng hay có sai sót trong quá trình đóng gói trước khi giao hàng và vận chuyển hàng hoá tới khách hàng.
Bước 4: Giao hàng
Sau khi đóng gói xong, doanh nghiệp có thể thể tìm đến các đơn vị vận chuyển để giao hàng tới khách hàng. Ở bước này, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và có mức chi phí vận chuyển phù hợp để khách hàng có thể tiết kiệm được chi phí một cách tối đa nhất.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên theo dõi sát sao quy trình giao hàng, vận chuyển hàng để hạn chế những nguy cơ về hỏng hóc, tổn hại hàng hoá trước khi đơn hàng được vận chuyển trực tiếp tới khách hàng.
Bước 5: Nhận tiền thanh toán
Bước cuối cùng trong quy trình xử lý đơn hàng đó là doanh nghiệp nhận tiền thanh toán từ khách hàng.
Đối với bước cuối cùng này, đơn hàng của doanh nghiệp đã được giao thành công tới khách hàng. Khi đó, khách hàng sẽ thanh toán tiền cho đơn hàng để kết thúc quá trình mua hàng. Tuy nhiên, nếu khách hàng không hài lòng với sản phẩm, họ có thể yêu cầu trả hàng và hoàn tiền lại.
Do đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng chính sách trả hàng để xử lý hiệu quả khi có vấn đề không may như vậy xảy ra. Đây cũng là yếu tố quyết định đến mức độ hài lòng của khách hàng.
Quản lý đơn hàng tập trung, dễ dàng tra cứu trên MISA AMIS CRM. Thử ngay Miễn phí
Bước 6: Hậu mãi và chăm sóc khách hàng
Sau khi khách hàng nhận được sản phẩm, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì sự liên lạc và hỗ trợ để đảm bảo khách hàng hài lòng với trải nghiệm mua sắm. Điều này bao gồm việc thu thập phản hồi, giải quyết nhanh chóng mọi khiếu nại hoặc vấn đề phát sinh, và cung cấp dịch vụ hỗ trợ đổi trả hàng hóa nếu cần thiết.
Chính sách hậu mãi tốt không chỉ giúp giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả mà còn xây dựng lòng tin và sự trung thành, từ đó tạo ra cơ hội cho các giao dịch tiếp theo. Sự tận tâm trong chăm sóc khách hàng sau bán hàng là yếu tố then chốt để doanh nghiệp khẳng định uy tín và phát triển bền vững.
Bước 7: Đánh giá và cải tiến tuy trình
Đánh giá và cải tiến quy trình là bước không thể thiếu trong mọi quy trình. Bước này giúp doanh nghiệp không ngừng nâng cao hiệu quả trong xử lý đơn hàng. Sau mỗi chu kỳ, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu và phản hồi từ các bộ phận liên quan cũng như từ khách hàng để phân tích hiệu quả của quy trình hiện tại.
Sử dụng các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) như thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi, và mức độ hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp có thể nhận diện các điểm mạnh cần phát huy và các điểm yếu cần khắc phục. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình hiện tại mà còn thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo, đảm bảo quy trình luôn đáp ứng được nhu cầu thay đổi của thị trường và khách hàng. Quy trình đánh giá và cải tiến liên tục tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
III. Lợi ích khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng?
Mặc dù có nhiều cách để xử lý đơn hàng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất đối với doanh nghiệp, tránh trường hợp nhầm lẫn hay sai sót về đơn hàng và gây mất thiện cảm với khách hàng của mình.
1. Tối ưu thời gian
Lợi ích đầu tiên của quy trình xử lý đơn hàng là giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian.
Khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tự động hoá các bước lặp đi lặp lại, quy trình hoá các giai đoạn để tối ưu thời gian và giảm thiểu những sai sót không đáng có.
2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh sai sót về số lượng hàng hoá
Lợi ích thứ 2 của quy trình xử lý đơn hàng đó là giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh sai sót về số lượng hàng hoá.
Với quy trình xử lý đơn hàng, chủ doanh nghiệp / cửa hàng có thể theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả để kịp thời nhập hàng, lấy hàng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Việc tạo đơn hàng mà không theo dõi hàng tồn kho sẽ khiến doanh nghiệp khó xử với khách hàng, gây mất uy tín và thiện cảm đối với khách hàng.
3. Loại bỏ sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng
Nếu doanh nghiệp của bạn ghi nhận số lượng đơn hàng lớn, việc nhầm lẫn và sai sót trong việc quản lý đơn hàng hoàn toàn có thể xảy ra. Hơn thế nữa, tình trạng này có thể tệ hơn nếu khách hàng liên tục phàn nàn về việc đơn hàng được giao quá chậm hay khách hàng muốn trả lại hàng do không hài lòng về sản phẩm.
Tình trạng sai sót xảy ra nếu doanh nghiệp không quản lý tốt các đơn hàng, thông tin về đơn hàng hay của người giao hàng. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý đơn hàng tối ưu để loại bỏ sai sót trong quá trình tạo đơn hàng và ghi nhận đơn hàng. Ngoài ra, quy trình xử lý đơn hàng cũng giúp doanh nghiệp ghi nhận lại các thông tin giao hàng chậm trễ.
4. Tối ưu quá trình vận chuyển hàng hoá
Một lợi ích nữa của quy trình xử lý đơn hàng là tối ưu quá trình vận chuyển hàng hoá. Doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quá trình tạo đơn hàng và quản lý đơn hàng hiệu quả. Quá trình vận chuyển được kiểm soát chặt chẽ, khi có vấn đề mất đơn hay hư hỏng hàng hóa sẽ được xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Trải nghiệm MISA AMIS CRM – Phần mềm quản lý đơn hàng tập trung, dễ dàng tra cứu
IV. Đánh giá quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả
Để theo dõi và vận chuyển đơn hàng tới khách hàng thành công, doanh nghiệp cần quy trình xử lý đơn hàng.
Quy trình xử lý đơn hàng khá quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tổng hợp và quản lý một cách tập trung các đơn đặt hàng tại các kênh bán hàng khác nhau. Một số hệ thống giúp xử lý đơn hàng có thể đồng bộ thông tin các đơn đặt hàng ở các kênh, từ đó chủ cửa hàng có thể theo dõi đơn hàng một cách hiệu quả.
Quy trình xử lý đơn hàng cũng giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình đặt hàng của khách hàng, từ bước đầu tiên là khách hàng quyết định click vào nút mua, đến bước hàng đã được vận chuyển, thậm chí là bước khách hàng trả lại hàng nếu không hài lòng.
Với một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo được quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ và tự động hoá. Quy trình hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, khách hàng có thể nhận hàng đúng thời gian và trong tình trạng tốt nhất.
V. Tải File Excel quản lý đơn hàng hiệu quả
Trong quá trình xử lý đơn hàng, khâu lưu trữ quản lý là một trong những hoạt động quan trọng. Chính vì thế một trong những tài liệu không thể thiếu là mẫu file quản lý sẵn có đầy đủ tiện lợi. Tặng bạn bộ mẫu Excel quản lý đơn hàng, thay số dùng được ngay.
VI. Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng với phần mềm MISA AMIS CRM
Phần mềm quản lý đơn hàng MISA AMIS CRM hỗ trợ đắc lực nhân viên bán hàng, sales admin, kế toán kho,… xử lý nghiệp vụ lên đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, quản lý đơn hàng tập trung tại một nơi để thuận tiện tra cứu.
Với MISA AMIS CRM:
- Quản lý thông tin khách hàng tích hợp
- Lên đơn hàng nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm thời gian xử lý đơn
- Kinh doanh lên đơn hàng từ bất kỳ đâu: tại nhà, tại công ty, ngay tại điểm bán, điểm chào hàng ngoài thị trường,…
- Dễ dàng tra cứu nhanh dữ liệu bán hàng: thông tin khách hàng (công nợ, lịch sử báo giá), tồn kho, thông tin hàng hóa,…
- Sale admin, kế toán nhận đơn hàng tức thời từ kinh doanh, kế thừa dữ liệu, xử lý nhanh đơn hàng
- Quản lý đơn hàng tập trung, dễ tra cứu
- Kết nối với đơn vị vận chuyển (Viettel Post, Giao hàng tiết kiệm, Giao hàng nhanh,…), theo dõi đơn hàng tiện lợi
- Kết nối với sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiktok Shop,…) tập trung đơn hàng tại một nền tảng
- Mobile app hỗ trợ xử lý đơn hàng mọi lúc, mọi nơi
- Báo cáo thống kê doanh số bán hàng theo khách hàng, nhân viên, thị trường, hàng hóa…
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.
Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..
Tổng kết
Việc xây dựng quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tối ưu chi phí và hạn chế tối đa những sai sót xảy ra trong quá trình xử lý đơn hàng. Hy vọng qua bài viết này, anh/chị có thể hiểu rõ hơn về quy trình xử lý đơn hàng và áp dụng được hiệu quả vào doanh nghiệp của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
