Cách vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel chi tiết, dễ áp dụng

Khi kho hàng không có sơ đồ vị trí rõ ràng, nhân viên rất dễ mất thời gian tìm hàng, đặt sai khu vực hoặc kiểm kê lệch số liệu. Với những kho nhỏ hoặc doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hóa quản lý, vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel là cách đơn giản để mô phỏng bố cục kho, đánh dấu khu vực lưu hàng và hỗ trợ quá trình nhập, xuất hiệu quả hơn.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ sơ đồ kho hàng trong Excel là gì, những thông tin cần có và cách vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel chi tiết, dễ áp dụng.

Mục lục Hiện

1. Sơ đồ kho hàng trong Excel là gì?

Sơ đồ kho hàng trong Excel là bản mô phỏng bố cục kho được tạo trên bảng tính Excel, thể hiện các khu vực lưu trữ, lối đi, kệ hàng, tầng, ô chứa hàng và các vị trí quan trọng trong kho.

Thay vì chỉ ghi chú hàng hóa bằng danh sách, sơ đồ kho giúp doanh nghiệp hình dung trực quan hơn về hàng đang nằm ở đâu, khu vực nào còn trống, khu vực nào đang quá tải và vị trí nào cần sắp xếp lại.

Tải miễn phí Bộ file excel quản lý kho

Trong Excel, doanh nghiệp có thể sử dụng các ô tính, đường viền, màu sắc, ký hiệu, hình khối hoặc mã vị trí để thể hiện bố cục kho. Ví dụ:

Khu A: Hàng bán chạy.
Khu B: Hàng tồn lâu.
Kệ A01: Nhóm sản phẩm A.
A01-T02: Kệ A01, tầng 02.
Khu chờ xuất: Hàng đã soạn, chờ giao.
Khu hàng lỗi/trả lại: Hàng cần kiểm tra hoặc xử lý riêng.

Doanh nghiệp có thể quy ước mã vị trí KHO1-A-03-02 là Kho 1, khu A, kệ 03, tầng 02.

Có thể hiểu đơn giản, sơ đồ kho hàng trong Excel là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý vị trí lưu trữ một cách trực quan hơn, đặc biệt phù hợp với kho quy mô nhỏ, số lượng vị trí chưa quá phức tạp hoặc doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên sâu.

2. Những thông tin cần có khi vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel

Để vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel dễ theo dõi và có giá trị trong vận hành thực tế, doanh nghiệp cần xác định rõ những thông tin sẽ thể hiện trên sơ đồ. Không nên chỉ vẽ bố cục kho chung chung, mà cần gắn với vị trí lưu trữ và dữ liệu hàng hóa đang quản lý.

Một số thông tin quan trọng nên có gồm:

Tên kho hoặc mã kho: Giúp phân biệt từng kho nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm lưu trữ, ví dụ Kho Hà Nội, Kho TP.HCM, Kho thành phẩm, Kho nguyên vật liệu.
Khu vực lưu trữ: Thể hiện các phân khu chính trong kho như khu nhập hàng, khu kiểm đếm, khu lưu trữ chính, khu soạn hàng, khu chờ xuất, khu hàng lỗi, khu hàng trả lại.
Dãy, kệ, tầng, ô lưu trữ: Đây là các cấp vị trí giúp định danh cụ thể hàng hóa đang nằm ở đâu trong kho. Ví dụ, một sản phẩm có thể được lưu tại khu A, kệ 02, tầng 03, ô 01.
Mã vị trí lưu kho: Doanh nghiệp nên quy ước mã vị trí thống nhất như A-01-02, KHO1-B-03-T2 hoặc HN-A05-01 để nhân viên dễ ghi nhận, tìm hàng và cập nhật khi nhập xuất.
Tên hàng hoặc mã hàng tại từng vị trí: Nếu muốn sơ đồ hỗ trợ tìm hàng nhanh, doanh nghiệp có thể ghi thêm mã hàng, tên hàng hoặc nhóm hàng đang lưu ở từng khu vực, kệ hoặc ô.
Số lượng hàng tại vị trí: Thông tin này giúp nhân viên kiểm tra nhanh sức chứa, số lượng tồn tại từng vị trí và hỗ trợ đối chiếu khi kiểm kê.
Trạng thái vị trí: Có thể đánh dấu vị trí còn trống, đang sử dụng, quá tải, chờ kiểm, chờ xuất, hàng lỗi để dễ nhận diện tình trạng kho.
Thông tin lô, hạn sử dụng nếu có: Với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất hoặc hàng cần quản lý theo date, nên bổ sung số lô, hạn sử dụng, ngày nhập để tránh xuất nhầm hàng cận hạn hoặc hàng cần xử lý trước.
Ghi chú đặc biệt: Dùng cho các trường hợp như hàng dễ vỡ, hàng nặng, hàng cần bảo quản riêng, hàng cận hạn, hàng ưu tiên xuất trước.

Để file Excel dễ quản lý hơn, doanh nghiệp nên tách thành ít nhất 2 sheet:

Sheet sơ đồ kho: Thể hiện bố cục trực quan của kho, khu vực, kệ, lối đi và vị trí lưu trữ.
Sheet dữ liệu hàng hóa theo vị trí: Ghi chi tiết mã hàng, tên hàng, số lượng, số lô, hạn sử dụng, trạng thái và vị trí lưu kho.

Xem thêm: 5 Phương pháp tối ưu không gian kho hàng hiệu quả

3. Cách vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel chi tiết

Để vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel dễ sử dụng trong thực tế, doanh nghiệp cần bắt đầu từ bố cục kho thật, sau đó quy ước vị trí, tạo sơ đồ trên Excel và cập nhật dữ liệu hàng hóa theo từng khu vực. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết.

3.1. Khảo sát bố cục kho thực tế

Trước khi mở Excel để vẽ, doanh nghiệp cần khảo sát lại kho thực tế để xác định các khu vực, lối đi và vị trí lưu trữ hiện có. Bước này giúp sơ đồ phản ánh đúng hiện trạng, tránh tình trạng sơ đồ một kiểu nhưng kho thực tế lại sắp xếp theo kiểu khác.

Một số thông tin cần ghi nhận gồm:

Kích thước tổng thể của kho
Vị trí cửa nhập hàng, cửa xuất hàng
Lối đi chính, lối đi phụ
Khu tiếp nhận hàng
Khu kiểm đếm, phân loại
Khu lưu trữ chính
Khu soạn hàng, đóng gói
Khu chờ xuất
Khu hàng trả lại, hàng lỗi, hàng chờ xử lý
Số lượng dãy, kệ, tầng, ô lưu trữ

Nếu kho có nhiều nhóm hàng khác nhau, doanh nghiệp cũng nên ghi chú thêm khu vực hàng bán chạy, hàng nặng, hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh hoặc hàng cần bảo quản riêng.

3.2. Quy ước mã vị trí lưu kho

Sau khi xác định bố cục kho, doanh nghiệp cần quy ước cách đặt mã vị trí lưu kho. Đây là bước quan trọng vì mã vị trí giúp nhân viên biết chính xác hàng đang nằm ở đâu và dễ cập nhật khi nhập, xuất hoặc điều chuyển. Doanh nghiệp có thể đặt mã theo cấu trúc:

Mã kho – Khu vực – Kệ – Tầng – Ô

Ví dụ:

KHO1-A-01-02: Kho 1, khu A, kệ 01, tầng 02
HN-B-03-T2: Kho Hà Nội, khu B, kệ 03, tầng 2
A05-01: Khu A, kệ 05, ô 01

Khi đặt mã vị trí, nên đảm bảo mã ngắn gọn, dễ hiểu, thống nhất và đủ chi tiết để nhân viên có thể tìm đúng vị trí ngoài thực tế. Tránh mỗi người đặt một kiểu mã khác nhau vì sẽ gây khó khăn khi tìm hàng, kiểm kê hoặc bàn giao công việc.

3.3. Tạo bố cục sơ đồ kho trên Excel

Doanh nghiệp có thể dùng các ô trong Excel để mô phỏng mặt bằng kho. Mỗi nhóm ô có thể đại diện cho một khu vực, dãy kệ, lối đi hoặc vị trí lưu trữ. Một số thao tác có thể sử dụng:

Merge Cells: Gộp ô để tạo khu vực lớn như khu nhập hàng, khu xuất hàng, khu kiểm đếm.
Borders: Tạo đường viền cho từng khu vực, kệ, ô lưu trữ.
Fill Color: Tô màu để phân biệt khu vực hoặc trạng thái vị trí.
Text Box/Shapes: Ghi chú cửa nhập, cửa xuất, lối đi, khu vực đặc biệt.
Freeze Panes: Cố định tiêu đề nếu sơ đồ hoặc bảng dữ liệu lớn.
Column Width/Row Height: Điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng để sơ đồ nhìn cân đối hơn.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể dành một vùng ô để thể hiện khu A, bên trong chia thành các kệ A01, A02, A03. Mỗi kệ tiếp tục chia thành các tầng hoặc ô lưu trữ tương ứng.

3.4. Dùng màu sắc để phân biệt khu vực và trạng thái

Màu sắc giúp sơ đồ kho dễ nhìn hơn, đặc biệt khi kho có nhiều khu vực hoặc nhiều trạng thái hàng hóa. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên dùng màu có quy ước rõ ràng, tránh dùng quá nhiều màu khiến sơ đồ bị rối.

Có thể tham khảo cách quy ước sau:

Xanh lá: Vị trí còn trống.
Xanh dương: Vị trí đang có hàng.
Vàng: Hàng chờ kiểm hoặc chờ xuất.
Cam: Hàng cận hạn, hàng cần ưu tiên xử lý.
Đỏ: Hàng lỗi, hàng quá tải hoặc hàng không đạt chất lượng.
Xám: Lối đi hoặc khu vực không lưu hàng.

Doanh nghiệp nên tạo một bảng chú giải màu ngay trong file Excel để nhân viên mới cũng có thể hiểu và sử dụng thống nhất.

3.5. Gắn thông tin hàng hóa vào từng vị trí

Sau khi hoàn thiện sơ đồ vị trí, doanh nghiệp cần gắn thông tin hàng hóa tương ứng với từng khu vực, kệ hoặc ô lưu trữ. Tùy mức độ chi tiết, có thể ghi trực tiếp trên sơ đồ hoặc tạo một sheet dữ liệu riêng để tránh sơ đồ bị rối. Các thông tin nên theo dõi gồm:

Mã vị trí
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng
Đơn vị tính
Số lô – Hạn sử dụng nếu có
Trạng thái hàng hóa
Ghi chú đặc biệt

Cách làm khuyến nghị là tách file thành 2 sheet:

Sheet 1: Sơ đồ kho để mô phỏng bố cục trực quan.
Sheet 2: Dữ liệu hàng hóa theo vị trí để quản lý thông tin chi tiết.

Nhờ đó, sơ đồ vẫn dễ nhìn, trong khi dữ liệu hàng hóa vẫn đủ chi tiết để phục vụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển và kiểm kê.

3.6. Cập nhật sơ đồ khi phát sinh nhập, xuất hoặc điều chuyển

Sơ đồ kho trong Excel chỉ có giá trị khi được cập nhật thường xuyên. Nếu hàng đã chuyển vị trí nhưng file Excel chưa cập nhật, nhân viên vẫn có thể tìm sai vị trí, kiểm kê lệch hoặc xuất nhầm hàng.

Doanh nghiệp nên quy định rõ:

Ai là người phụ trách cập nhật file.
Cập nhật vào thời điểm nào.
Cập nhật những trường thông tin nào.
Cách xử lý khi phát hiện hàng sai vị trí.
Cách lưu phiên bản file để tránh ghi đè hoặc mất dữ liệu.

Các thời điểm cần cập nhật gồm:

Khi nhập hàng vào vị trí mới.
Khi xuất hết hàng khỏi một vị trí.
Khi điều chuyển hàng sang khu vực khác.
Khi kiểm kê phát hiện chênh lệch.
Khi thay đổi sơ đồ kho, kệ hàng hoặc khu vực lưu trữ.

Việc cập nhật định kỳ giúp sơ đồ kho phản ánh sát thực tế và hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động quản lý hàng hóa.

[Tải miễn phí] Bộ file excel Quản lý kho hàng – Thay số dùng ngay

4. Lưu ý khi vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel

Khi vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel, doanh nghiệp nên chú ý một số điểm sau để file dễ dùng, dễ cập nhật:

Không vẽ sơ đồ quá phức tạp: Chỉ nên thể hiện những khu vực, vị trí và thông tin thực sự cần dùng trong quản lý hằng ngày. Nếu đưa quá nhiều chi tiết lên sơ đồ, file sẽ khó nhìn và khó cập nhật.
Quy ước mã vị trí thống nhất: Mã vị trí cần được đặt theo một cấu trúc cố định như kho – khu – kệ – tầng – ô để nhân viên dễ tìm hàng, ghi nhận nhập xuất và kiểm kê.
Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Khi có nhập kho, xuất kho, điều chuyển hoặc thay đổi vị trí, file Excel cần được cập nhật kịp thời để tránh tình trạng hàng thực tế ở một nơi nhưng sơ đồ lại ghi ở nơi khác.
Sao lưu file định kỳ: Excel dễ bị ghi đè, xóa nhầm hoặc sai công thức, đặc biệt khi nhiều người cùng sử dụng. Doanh nghiệp nên lưu phiên bản định kỳ để dễ khôi phục khi cần.
Không phụ thuộc hoàn toàn vào Excel khi kho mở rộng: Khi số lượng mã hàng, vị trí lưu trữ, lô hàng hoặc nghiệp vụ nhập xuất tăng lên, Excel có thể khó cập nhật kịp thời. Lúc này, doanh nghiệp nên cân nhắc phần mềm quản lý kho để kiểm soát vị trí và tồn kho chính xác hơn.

5. Hạn chế khi vẽ sơ đồ kho hàng bằng Excel

Vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel phù hợp với kho nhỏ, ít vị trí lưu trữ và tần suất nhập xuất chưa quá lớn. Tuy nhiên, khi kho mở rộng hoặc hàng hóa luân chuyển liên tục, Excel bắt đầu bộc lộ một số hạn chế:

Khó cập nhật theo thời gian thực: Khi phát sinh nhập xuất kho hoặc điều chuyển, nhân viên phải cập nhật thủ công. Nếu cập nhật chậm, sơ đồ sẽ không còn phản ánh đúng vị trí hàng hóa thực tế.
Dễ sai lệch khi nhiều người cùng thao tác: File Excel có thể bị ghi đè, nhập sai vị trí, xóa nhầm dữ liệu hoặc dùng nhiều phiên bản khác nhau, khiến việc kiểm soát hàng hóa thiếu nhất quán.
Khó quản lý nhiều kho, nhiều vị trí lưu trữ: Khi doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều kệ, nhiều tầng hoặc nhiều chi nhánh, việc quản lý bằng Excel dễ trở nên cồng kềnh và mất thời gian tổng hợp.
Không tự động liên kết với nghiệp vụ nhập, xuất, kiểm kê: Sơ đồ Excel chủ yếu là bản mô phỏng tĩnh. Nếu không được kết nối với dữ liệu nhập xuất tồn, doanh nghiệp vẫn phải đối chiếu thủ công giữa sơ đồ, phiếu kho và số lượng thực tế.
Khó cảnh báo hàng sai vị trí, hàng cận hạn hoặc vị trí quá tải: Excel không tự nhắc nhở khi hàng đặt sai khu vực, vị trí bị quá tải, hàng gần hết hạn hoặc hàng cần ưu tiên xử lý nếu không thiết lập công thức và quy trình theo dõi riêng.

6. Quản lý sơ đồ kho và vị trí lưu trữ hiệu quả với AMIS Kho hàng

Vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel là cách đơn giản để doanh nghiệp bắt đầu quản lý vị trí lưu trữ. Tuy nhiên, khi số lượng mã hàng, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng và nghiệp vụ nhập xuất tăng lên, Excel dễ phát sinh tình trạng cập nhật chậm, sai vị trí, khó kiểm kê hoặc không phản ánh đúng hàng hóa thực tế trong kho.

AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý sơ đồ kho, vị trí lưu trữ và dữ liệu hàng hóa trên một hệ thống tập trung. Thay vì chỉ mô phỏng sơ đồ kho tĩnh như Excel, phần mềm hỗ trợ theo dõi hàng hóa gắn với từng kho, khu vực, kệ, tầng, ô, lô hàng, hạn sử dụng và trạng thái tồn kho, giúp việc tìm hàng, xuất hàng và kiểm kê chính xác hơn.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

Quản lý vị trí lưu kho rõ ràng: Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng hóa theo từng kho, khu vực, dãy, kệ, tầng, ô hoặc vị trí lưu trữ cụ thể, giúp nhân viên biết chính xác hàng đang nằm ở đâu và cần lấy ở vị trí nào.

Giao diện kho trực quan theo sơ đồ thực tế: Phần mềm hỗ trợ quản lý không gian kho theo cách trực quan hơn so với file Excel, giúp nhà quản lý dễ kiểm soát khu vực lưu trữ, vị trí đang sử dụng, vị trí còn trống hoặc khu vực cần sắp xếp lại.

Theo dõi hàng hóa theo nhiều tiêu chí: Hàng hóa được quản lý theo mã hàng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, mã vạch/QR code, số lô, hạn sử dụng, kích thước và vị trí lưu kho, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhóm hàng hoặc cần kiểm soát chi tiết theo lô/date.

Cập nhật nhập, xuất, điều chuyển theo vị trí: Khi phát sinh nhập kho, xuất kho hoặc điều chuyển hàng, dữ liệu được cập nhật trên hệ thống, hạn chế tình trạng hàng thực tế đã đổi chỗ nhưng file theo dõi chưa được chỉnh sửa.
Báo cáo kho trực quan: Hệ thống cung cấp báo cáo nhập, xuất, tồn, tồn kho theo vị trí, lô, hạn dùng và biến động kho, giúp nhà quản lý có dữ liệu để điều chỉnh cách bố trí hàng hóa và tối ưu không gian lưu trữ.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận

Vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel là phương pháp hữu ích để doanh nghiệp bắt đầu chuẩn hóa vị trí lưu trữ, đặc biệt với kho nhỏ hoặc quy trình chưa quá phức tạp. Tuy nhiên, khi kho mở rộng, doanh nghiệp cần quản lý vị trí, hàng hóa và dữ liệu nhập xuất trên hệ thống tập trung để hạn chế sai sót, kiểm kê chính xác hơn và vận hành kho hiệu quả hơn.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 2 Trung bình: 5]