Cách sàng lọc hồ sơ ứng viên chất lượng, áp dụng cho mọi doanh nghiệp

Biết được cách sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả hơn, có được nguồn ứng viên chất lượng. Bài viết sau đây MISA AMIS sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin hữu ích về vấn đề sàng lọc hồ sơ của ứng viên.

Sàng lọc hồ sơ ứng viên là gì?

Nhà tuyển dụng có thể hiểu sàng lọc hồ sơ ứng viên là một quá trình xác định, hay tìm kiếm trong các ứng viên nộp hồ sơ, có đầy đủ các điều kiện phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp tìm kiếm.

Trong quá trình sàng lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể gặp một vài khó khăn, vì khối lượng hồ sơ ứng viên khổng lồ. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp của ban nhân sự:

• Thời gian để rà soát và tổng hợp các thông tin của ứng viên thường mất nhiều giờ. Vị trí công việc cần tuyển dụng càng phổ thông càng tốn nhiều thời gian để lọc hồ sơ. Nhưng vị trí công việc càng cao thì càng đòi hỏi nhân sự phải chọn lọc hồ sơ thật kỹ.
• Thông tin của các ứng viên tiềm năng khi lưu trữ gặp rắc rối. Do hồ sơ ứng tuyển nhiều và nhân sự cũng cần gộp hồ sơ lại rồi mới sàng lọc, nên có nhiều lúc hồ sơ bị thất lạc. Những hồ sơ bị thất lạc rất có khả năng có ứng viên tiềm năng.
• Nhiều công ty chỉ chi ngân sách cho việc tuyển dụng rất ít nên việc tuyển dụng cũng gặp khó khăn. Những bài quảng cáo vì thế không nhắm đến đúng đối tượng, sẽ có nhiều đối tượng không phù hợp ứng tuyển gây khó khăn cho sàng lọc hồ sơ.
• Các thông tin trao đổi qua email hoặc tin nhắn thiếu sự đồng bộ và liên kết gây ra sự khó khăn trong việc thống kê lại thông tin. 

Mục tiêu của việc sàng lọc hồ sơ này là để quyết định xem, có nên cho ứng viên vào vòng sau không (thường là vòng phỏng vấn trực tiếp) hay nên từ chối họ. 

Các sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả nhất

Để sàng lọc hồ sơ của các ứng viên một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, bộ phận HR cần thực hiện những công việc như sau:

Bước 1: Đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể

Quy trình sàng lọc hồ sơ để diễn ra một cách hiệu quả và nhanh nhất, đồng thời đảm bảo không bỏ sót bất kỳ một ứng viên phù hợp nào, thì nhà tuyển dụng nên đưa ra các tiêu chí chính, trước khi bắt tay vào công việc sàng lọc. 

Từng vị trí khác nhau thì sẽ có những điều kiện khác nhau, có thể ít hoặc nhiều và có các đặc thù khác nhau. Nhưng các tiêu chí phải bám sát vào các yêu cầu công việc mà sau này các ứng viên đó sẽ đảm nhiệm khi được tuyển dụng. Nhân sự có thể ghi lại các tiêu chí để tránh quên trong quá trình sàng lọc.

Bước 2: Loại hồ sơ không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản

Những bộ hồ sơ không ghi rõ tiêu đề, vị trí muốn ứng tuyển hay cách viết email ứng tuyển không chuyên nghiệp, thiếu nhiều thông tin hoặc bản CV không có bố cục rõ ràng, trình bày cẩu thả, mắc các lỗi khá cơ bản như sai nhiều lỗi chính tả, cấu trúc ngữ pháp,… nhân sự có thể loại bỏ. Những email và các CV có nhiều lỗi này có thể cho thấy người ứng viên đó là người không cẩn trọng trong công việc cũng như không có nhiều thành ý cho việc ứng tuyển.

Bên cạnh đó, các bộ hồ sơ không đáp ứng được các tiêu chí cơ bản về trình độ, cũng như học vấn, thì nhà tuyển dụng cũng nên loại bỏ, để không bị lãng phí thời gian sàng lọc. 

Ví dụ: Doanh nghiệp bạn đang cần tuyển vị trí Trưởng phòng Human Resource (HR), thì đối với các hồ sơ không có bằng cao đẳng, đại học, bạn có thể loại để xem xét các hồ sơ ứng viên khác thích hợp hơn.

Bước 3: Lựa chọn hồ sơ có các kỹ năng phù hợp

Nhân sự sau khi đã loại bỏ các hồ sơ không đáp ứng được các tiêu thức sàng lọc ứng viên cơ bản, thì bước tiếp theo là lựa chọn các bộ hồ sơ có kỹ năng phù hợp nhất với các điều kiện tuyển dụng. Ở bước này, nhà tuyển dụng để tiết kiệm thời gian, cũng như nhanh nhất thì bạn nên chỉ tập trung vào phần kinh nghiệm làm việc trong CV của các ứng viên. 

Nếu ứng viên không có những kỹ năng phù hợp, thì bạn nên loại bỏ các hồ sơ đó. Những bộ hồ sơ đã đáp ứng gần như đủ hoặc đã đủ các tiêu chí, thì bạn hãy xếp vào một nhóm để chuẩn bị cho bước tiếp theo.

Bước 4: Lọc lại những ứng viên ưu tú nhất

Nhân sự tuyển dụng nên đọc lại CV một lần nữa và bắt đầu phân tích, đặc biệt là phần kinh nghiệm làm việc, để chọn ra những ứng viên phù hợp và xuất sắc nhất. Vì bạn cần nắm chắc những vị trí mà họ đã từng đảm nhận, những công việc mà họ đã giải quyết như thế nào, tần suất bao lâu thì đổi việc. 

Những ứng viên có tần suất thay đổi công việc thường xuyên, thì ban nhân sự nên cân nhắc và thêm họ vào danh sách cần lưu ý. Những ứng viên có những tiêu thức sàng lọc ứng viên phù hợp, thì bạn nên tìm hiểu thêm các mục điểm mạnh, điểm yếu, các thế mạnh về kỹ năng mềm và mục tiêu nghề nghiệp thật kỹ trước khi quyết định đặt lịch hẹn phỏng vấn.

Bước 5: Đề nghị ứng viên cung cấp thêm một số thông tin

Trong lúc sàng lọc hồ sơ, bạn vẫn còn một số thắc mắc về kinh nghiệm cũng như kỹ năng của ứng viên, thì bạn nên gọi điện cho họ để được hiểu rõ hơn về những điều mà bạn chưa rõ. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi email đề nghị họ cung cấp thêm các thông tin hoặc các dự án mà họ đã tham gia, hay yêu cầu làm bài test để có thể chọn ra được những ứng viên giỏi và xuất sắc nhất, để đặt lịch hẹn tham gia phỏng vấn.

Tips nhỏ cho ban HR khi sàng lọc hồ sơ ứng viên

Một vài các tips nhỏ hay một số phương pháp sàng lọc ứng viên, giúp cho công việc sàng lọc trở nên nhẹ nhàng hơn và giúp tiết kiệm thời gian:

• Bộ phận HR không nên so sánh các ứng viên với nhau. Bạn hãy so sánh các ứng viên muốn dự tuyển với tiêu chuẩn mà công ty đã đề ra, để chọn ra người thích hợp cho vị trí đó nhất.
• Bên cạnh đó, nhân sự tuyển dụng không nên lãng phí quá nhiều thời gian, để sàng lọc các ứng viên không đáp ứng được các tiêu thức sàng lọc ứng viên cơ bản. Nhân sự hãy dành nhiều thời gian xem xét các ứng viên có kỹ năng phù hợp nhất.
• Nhân sự cũng không nên đánh giá chỉ dựa trên bề ngoài. Các ứng viên tốt nghiệp từ các lĩnh vực kỹ thuật máy móc, thường không trình bày hồ sơ đẹp mắt, như các ứng viên tốt nghiệp từ các ngành xã hội. Bạn phải để ý và tìm hiểu cẩn thận các thành tích của họ.

Sàng lọc ứng viên dễ dàng với phần mềm AMIS Tuyển dụng

Thực hiện sàng lọc hồ sơ thủ công có thể khiến bộ phận HR tốn kém rất nhiều thời gian, công sức, bỏ lỡ những ứng viên tiềm năng, ảnh hưởng đến kết quả tuyển dụng. Chính vì thế, MISA AMIS đã cho ra đời phần mềm tuyển dụng với rất nhiều tính năng ưu việt, hiện đại.

AMIS Tuyển dụng nằm trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể MISA AMIS HRM và được rất nhiều tại doanh nghiệp tin dùng. Với phần mềm, bộ phận HR có thể giải quyết được toàn bộ khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự như:

• Đăng tin tuyển dụng trên nhiều kênh nhưng không có CV về, tốn nhiều thời gian, sức lực.
• Không biết ứng viên nào phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển.
• Ứng viên có trải nghiệm không tốt do HR quên gửi email mời phỏng vấn, email sau phỏng vấn,…
• Không có thương hiệu tuyển dụng nên không thu hút được các ứng viên nộp CV.
• Tổ chức phỏng vấn online còn chưa chuyên nghiệp, ứng viên có cảm nhận không tốt.

Phần mềm AMIS Tuyển dụng có giao diện thân thiện, dễ nhìn, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp với các tính năng như:

• Đăng tin trên cách website tuyển dụng như Vieclam24h, Vietnamworks, Linkedin…. chỉ bằng 1 nhấp chuột….
• Làm thương hiệu tuyển dụng dễ dàng với WEBSITE TUYỂN DỤNG MIỄN PHÍ.
• Hỗ trợ gợi ý những ứng viên phù hợp nhất với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng, tiết kiệm thời gian sàng lọc hồ sơ.
• Đo lường được hiệu quả tuyển dụng, tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
• Nâng cao trải nghiệm ứng viên, ngay cả khi doanh nghiệp tổ chức phỏng vấn online,…

Đã có rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng phần mềm AMIS Tuyển dụng và để lại những phản hồi tích cực, tiêu biểu như: Công ty Cổ phần Minh An Việt, Công ty Cổ phần Thương mại Thái Linh,…

Nếu đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng, anh/chị có thể gọi điện đến hotline 0904 885 833 hoặc đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí tại đây.

Lời kết

Công việc sàng lọc hồ sơ ứng viên là một công việc thường xuyên của các chuyên viên ban nhân sự và thường mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, trong bài viết phía trên, MISA AMIS đã hướng dẫn cách sàng lọc hồ sơ ứng viên, các kỹ năng sàng lọc ứng viên cần thiết, cũng như một số phương pháp sàng lọc ứng viên, giúp công việc này trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn. Mong rằng những thông tin đó giúp các nhân sự tuyển dụng sàng lọc hồ sơ được dễ dàng!