Employee Engagement – 5 bước giải quyết bài toán gắn kết nhân sự trong doanh nghiệp 

Employee Engagement được hiểu là gắn kết nhân viên, chỉ mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp. Trước thực trạng doanh nghiệp “mọc lên như nấm”, nếu bộ máy điều hành không có phương án cải thiện Employee Engagement, nhân sự rất dễ nhảy việc để tìm kiếm môi trường mới. Bài viết này sẽ phân tích vai trò của Employee Engagement với doanh nghiệp và 5 bước khắc phục, cải thiện mức độ gắn kết nhân viên mà mọi doanh nghiệp nên lưu tâm. 

>> Xem thêm: Quy trình hoạch định nguồn nhân lực – Bài toán chiến lược dành cho HRM

1. Employee Engagement là gì?

1.1 Định nghĩa 

Employee Engagement (Gắn kết nhân viên) là thuật ngữ chỉ sự kết nối, mức độ gắn bó của nhân viên về mặt tinh thần, cảm xúc đối với doanh nghiệp nói chung và công việc, đội nhóm, đồng nghiệp trong cùng một doanh nghiệp nói riêng. 

1.2 Bốn cấp độ Employee Engagement trong doanh nghiệp

1.2.1 Highly engaged employees – Nhân viên gắn bó cao

Những nhân viên gắn bó cao có những ý kiến ​​rất thuận lợi về nơi làm việc của họ. Khi nhân viên cảm thấy được kết nối với phòng ban, đội nhóm của họ, yêu công việc và có cảm nhận tích cực về doanh nghiệp, họ sẽ muốn ở lại và nỗ lực nhiều hơn nữa để giúp tổ chức thành công. Những “nhân viên trung thành” này đánh giá cao công ty của họ với gia đình và bạn bè. Họ khuyến khích những nhân viên khác xung quanh họ nỗ lực hết mình.

1.2.2 Moderately engaged employees – Nhân viên gắn bó vừa phải

Những nhân viên gắn bó vừa phải nhìn nhận tổ chức của họ theo một khía cạnh thuận lợi vừa phải. Họ thích công ty nhưng vẫn nhận thấy điểm chưa hài lòng hoặc cần cải thiện. Những nhân viên này xét về trách nhiệm công việc phần nào đó không được cao bằng nhóm trên, đôi khi làm việc có thể kém hiệu quả. 

1.2.3 Barely engaged employees – Nhân viên ít gắn bó

Những nhân viên ít gắn bó cảm thấy thờ ơ với nơi làm việc của họ. Họ thường thiếu động lực trong công việc và sẽ chỉ cố gắng hết sức để hoàn thành nhiệm vụ, hoặc đôi khi hoàn thành nhưng kết quả, hiệu suất còn thấp. Những nhân viên này cũng có thể đang có định hướng nghỉ việc, nhảy việc và tìm kiếm các đơn vị khác có tiềm năng hoặc đãi ngộ tốt hơn. 

1.2.4 Disengaged employees – Nhân viên không gắn bó

Nhóm nhân viên này thường không có thiện chí và có quan điểm tiêu cực về nơi làm việc của họ. Họ bị ngắt kết nối với sứ mệnh, mục tiêu và tương lai của tổ chức. Họ thiếu cam kết với vị trí và trách nhiệm của mình. 

Với một doanh nghiệp, điều quan trọng là phải hiểu cách xử lý những nhóm nhân viên này để nhận thức tiêu cực của họ không ảnh hưởng đến năng suất của những nhân viên xung quanh.

2. Tại sao Employee Engagement lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

2.1 Tăng năng suất của nhân viên

Nghiên cứu cho thấy những nhân viên gắn bó (engaged employees) có năng suất cao hơn 17% so với đồng nghiệp của họ. Họ có nhiều khả năng làm việc siêng năng và nỗ lực tùy ý trong công việc của họ.

2.2 Tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn

Những nhân viên gắn bó không có lý do để tìm việc ở nơi khác. Những nhân viên gắn bó với công việc thường ít nhảy việc hơn vì:

• Họ biết rằng họ sẽ được công nhận vì những đóng góp của họ
• Họ nhìn thấy cơ hội để thăng tiến và phát triển nghề nghiệp
• Họ hiểu khi nào nên thay đổi nơi làm việc/chuyển việc và vì sao cần thay đổi

Ba trụ cột này cho phép nhân viên kết nối với hiện tại và tương lai.

2.3 Tăng sự hài lòng của khách hàng

72% giám đốc điều hành hoàn toàn đồng ý rằng các tổ chức có nhân viên gắn bó với công việc cao sẽ có những khách hàng hài lòng. Các nhân viên gắn bó quan tâm sâu sắc đến công việc của họ cũng như khách hàng.

2.4 Mức độ vắng mặt, nghỉ việc thấp hơn

Khi nhân viên cam kết với sứ mệnh của doanh nghiệp, họ sẽ thể hiện bản thân hết mức có thể. Những nơi làm việc tạo được Employee Engagement cao có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, vắng mặt thường xuyên thấp hơn 41%.

2.5 Sức khỏe nhân viên tốt hơn

Một vài nghiên cứu và thống kê tiết lộ rằng những nhân viên gắn bó ít có nguy cơ bị béo phì, ít mắc bệnh mãn tính hơn, ăn uống lành mạnh hơn và có nhiều khả năng tập thể dục hơn. Có những nhân viên khỏe mạnh hơn sẽ tác động tích cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

2.6 Giảm thương tổn tại nơi làm việc

Những nhân viên gắn bó nhận thức rõ hơn về môi trường xung quanh họ và có thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nơi làm việc giữ Employee Engagement cao có ít hơn tới 70% các sự cố, tai nạn liên quan tới sự an toàn của nhân viên.

>> Xem thêm: 6 yếu tố đánh giá và phương pháp gây dựng môi trường làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp 

3. Các cách đo lường Employee Engagement

3.1. Làm khảo sát

3 loại khảo sát nhân viên để đo lường mức độ gắn bó của nhân viên, bao gồm:

3.1.1 Employee engagement surveys (Khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên)

Một cuộc khảo sát toàn diện về mức độ gắn bó của nhân viên giúp các nhà lãnh đạo hiểu được sự gắn kết nhân sự ở cấp độ tổ chức. Các cuộc khảo sát này nên bao gồm các câu hỏi đã được chứng minh một cách khoa học để đo lường mức độ gắn bó của nhân viên.

3.1.2 Pulse surveys (Khảo sát cảm xúc nhịp tim)

Các cuộc khảo sát này đã được nhiều “ông lớn” như Apple, Microsoft, Etsy hay Airbnb sử dụng để hiểu được thể trạng và tâm lý của nhân viên. Về nguyên tắc, các khảo sát này được thiết kế để giúp các tổ chức thu thập phản hồi theo thời gian thực về bất kỳ chủ đề nào vào bất kỳ lúc nào. Loại hình khảo sát này thường được tiến hành trong những giai đoạn công ty có chuyển biến như mua lại và sáp nhập, thay đổi nhiệm vụ hoặc trọng tâm, và thay đổi điều hành hoặc quản lý.

3.1.3 Employee lifecycle surveys (Khảo sát vòng đời của nhân viên)

Khảo sát vòng đời của nhân viên cho phép doanh nghiệp thu thập phản hồi từ nhân viên trong những thời điểm quan trọng trong nhiệm kỳ của họ tại tổ chức. Ví dụ như:

• New Hire Survey (Khảo sát về việc tuyển dụng mới): Những người mới tuyển dụng nghĩ gì về quá trình giới thiệu của doanh nghiệp? Nhận thức của họ như thế nào ở các mốc thời gian 30-60 ngày và 180 ngày? Triển vọng của họ về tương lai là gì? Với những câu hỏi phù hợp, doanh nghiệp có thể có được thông tin chi tiết giúp thu hút những người mới thuê ngay bây giờ và trong tương lai.
• Stay Survey (Khảo sát ở lại): Tại sao nhân viên vẫn làm việc tại công ty? Điều gì có thể khiến họ rời đi? Có thể làm gì để ngăn chặn nó? Những câu hỏi như thế này giúp ngăn ngừa tình trạng mất nhân tài không mong muốn bằng cách giữ cho những nhân viên làm việc với thời hạn nhất định.
• Exit Survey (Khảo sát nghỉ việc): Tại sao một nhân viên rời bỏ doanh nghiệp? Doanh thu tác động đến những nhân viên còn lại như thế nào? Doanh nghiệp có thể làm gì để ngăn người khác rời đi? Sự hiểu biết sâu sắc có được từ các cuộc khảo sát này sẽ giúp doanh nghiệp có chiến lược hơn trong các sáng kiến ​​tương tác của mình.

3.2. Xây dựng và phát triển chiến lược đo lường Employee Engagement

Nếu coi khảo sát là bàn đạp thì chiến lược chính là bánh xe để doanh nghiệp gắn kết nhân viên hiệu quả. Nghĩa là một khi khảo sát cung cấp cho tổ chức những góc nhìn trực diện về Employee Engagement, các lãnh đạo và quản lý cần phải sửa đổi và có kế hoạch cập nhật, khảo sát thường xuyên để theo dõi hiệu quả. Lúc này, doanh nghiệp cần có sự phân bổ nhân sự phù hợp cho các nội dung: 

• Ai sẽ chịu trách nhiệm về việc theo dõi những kết quả này?
• Ai sẽ hành động, điều chỉnh chính sách và có thích ứng phù hợp dựa trên những kết quả này?
• Hành động cụ thể để điều chỉnh và cải thiện Employee Engagement là gì?

Trong trường hợp không đủ nhân lực, doanh nghiệp nên tham khảo các phần mềm quản trị, chẳng hạn như AMIS HRM, để theo dõi và điều hành sát sao hơn. Đây là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất với 6 module tương ứng với 6 nghiệp vụ quản trị nhân sự: Tuyển dụng, Chấm Công, Tính lương, BHXH, Thuế TNCN và Thông tin nhân sự. Đây đều là những yếu tố tác động trực tiếp tới mức gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp. 

MISA AMIS HRM nói chung hay 6 module nói riêng đều chứa hệ thống báo cáo trực quan với hơn 50 loại báo cáo sinh động, tự động cập nhật thông số biến động và thể hiện thông qua các bảng biểu. 

Với nền tảng này, thông tin nhân sự được quản lý tập trung, cả nhân viên và lãnh đạo đều có thể tương tác trực tiếp, nhanh chóng, gia tăng trải nghiệm nhân viên. Riêng các lãnh đạo có thể đánh giá năng lực nhân viên một cách khách quan thông qua so sánh tương quan giữa các nhân viên và theo dõi hiệu suất trực tiếp thông qua biểu đồ chấm công – tính lương,… 

1. 5 bước cải thiện Employee Engagement

Bước 1: Bổ nhiệm đúng người – đúng việc

Đảm bảo nhân sự làm đúng việc, đúng năng lực và mong muốn là yếu tố cơ bản để doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên. Đồng thời, quá trình này cũng tạo ra tác động trực tiếp tới doanh thu, hiệu suất hay mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bước 2: Tổ chức đào tạo

Các chương trình đào tạo không chỉ cải thiện chất lượng nhân sự, đáp ứng nhu cầu nhân viên mà còn tác động trực tiếp tới Employee Engagement. Khi nhân sự nhận được chỉ dẫn phù hợp với mong muốn và lộ trình thăng tiến, khả năng gắn bó và nhiệt huyết với công việc càng được đảm bảo.

Bước 3: Đưa ra các nhiệm vụ khả thi, ý nghĩa

Các nhân viên gắn bó đang làm công việc có ý nghĩa và hiểu rõ về cách họ đóng góp vào sứ mệnh, mục đích và mục tiêu chiến lược của công ty. Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi cố gắng tuyển dụng những nhân tài xuất sắc nhất chỉ để đưa họ vào cửa – nhưng không có một con đường sự nghiệp hoặc vai trò rõ ràng cho họ. Nếu doanh nghiệp không định hướng rõ ràng ngay từ ban đầu, nhân sự sẽ nhanh chóng rời bỏ và tìm kiếm một môi trường mới lý tưởng hơn.

Bước 4: Đánh giá thường xuyên

Trước đây nhiều doanh nghiệp chỉ chia thành các đợt đánh giá vào giữa năm hoặc cuối năm. Nghĩa là, tần suất đánh giá chỉ diễn ra trung bình 1-2 lần/năm. Trên thực tế, nhân sự luôn tiềm ẩn những quan điểm, vấn đề cần phản hồi với cấp trên. Do vậy, việc đánh giá và khảo sát thường xuyên không chỉ cung cấp cho lãnh đạo cái nhìn khách quan về nhân sự mà còn giúp nhân sự giải quyết kịp thời những khúc mắc, hạn chế tình trạng tiêu cực kéo dài ảnh hưởng tới tinh thần và mong muốn rời bỏ doanh nghiệp.

Bước 5: Thảo luận thường xuyên về mức độ Employee Engagement

Các nhà quản lý thành công luôn minh bạch trong cách tiếp cận của họ để cải thiện sự gắn kết nhân viên. Họ có thể tổ chức các cuộc họp ngắn với chủ đề gắn kết nhân viên và thu hút mọi người vào cuộc thảo luận. Đây cũng là dịp để thảo luận trực tiếp, giải đáp nhanh chóng và tìm ra các giải pháp cải thiện mức độ gắn kết. 

Trong bối cảnh mới, khi nhân viên dần đề cao bản thân và coi trọng giá trị của mình hơn sứ mệnh doanh nghiệp, việc tập trung khảo sát và cải thiện Employee Engagement là vô cùng quan trọng. Một khi nhân sự đã gắn bó với công việc, cảm nhận được ý nghĩa và vai trò của mình cũng như vị trí đảm nhận, doanh nghiệp sẽ vì thế mà cắt giảm chi phí quản trị và gia tăng doanh thu, lợi nhuận nhanh chóng. 

 201