Kiến thức Quản lý nhân sự Quy trình hoạch định nguồn nhân lực – Bài toán chiến lược...

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực – Bài toán chiến lược dành cho HRM

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình triển khai các chương trình, kế hoạch,… đảm bảo nguồn lực của doanh nghiệp hoạt động đúng người – đúng việc – đúng lúc. Nghe thì lý tưởng nhưng thực tế để hoạch định nhân sự chuẩn chỉ và đúng hướng, các HR phải xác định được rất nhiều nhóm yếu tố và tuân theo quy trình bài bản. Bài viết này sẽ phân tích hai nhóm yếu tố nội tại và ngoại lai tác động tới quy trình hoạch định nguồn nhân lực, đồng thời đưa ra lộ trình 5 bước hoạch định nhân sự đúng chuẩn. 

hoach dinh nguon nhan luc

>> Xem thêm: 6 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự khoa học, hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực là tiến trình triển khai các kế hoạch và chương trình nhằm đảm bảo nguồn lực của doanh nghiệp có đủ số người, được bố trí đúng việc, vào đúng thời điểm. 

2. Vì sao doanh nghiệp cần hoạch định nhân sự?

Trước tiên, hoạch định nhân sự giúp doanh nghiệp xác định đúng phương hướng và cách thức hoạt động của mình, đảm bảo nhân sự được bố trí đúng người – đúng việc – đúng lúc. 

Tuy nhiên, hoạch định không đơn thuần dừng lại ở dự báo và tuyển dụng đủ số lượng nhân sự đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp, mà còn bao gồm quá trình nghiên cứu, xác định và đưa ra các chính sách nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực trong dài hạn. Đồng thời, nguồn lực này cũng cần đáp ứng các kỹ năng, phẩm chất phù hợp để mang lại hiệu suất công việc tối đa, song vẫn hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình biến động từ môi trường. 

loi ich cua hoach dinh nhan su
Hoạch định nhân lực giúp doanh nghiệp đảm bảo đúng người – đúng việc – đúng thời điểm

3. Các yếu tố tác động tới quá trình hoạch định nhân sự 

3.1. Yếu tố nội tại – bên trong doanh nghiệp 

Về cơ bản, có thể chia các yếu tố nội tại ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình quy hoạch nhân sự của doanh nghiệp thành hai nhóm yếu tố sau: 

  • Hữu hình: nhân lực (toàn bộ nhân sự, bao gồm cán bộ quản lý và lực lượng lao động), tài lực (tiềm lực tài chính), vật lực (cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật,…) 
  • Vô hình: văn hóa doanh nghiệp (giá trị cốt lõi, sứ mệnh, bầu không khí,…), chất lượng lao động (trình độ tay nghề, năng lực quản lý,…), chính sách nội bộ (đào tạo, đãi ngộ, thăng tiến,…) 

>> Tìm hiểu thêm: 5 bước xây dựng chính sách đãi ngộ – phúc lợi cho nhân viên năm 2022

3.2. Yếu tố ngoại lai – bên ngoài thị trường 

Việc hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp cũng có thể chịu tác động bởi hai nhóm yếu tố ngoại lai sau: 

  • Môi trường vĩ mô: các yếu tố chính trị – pháp lý, kinh tế, văn hóa – xã hội, điều kiện tự nhiên; 
  • Môi trường vi mô: cung cầu lao động, xu thế và mức độ cạnh tranh lao động trong ngành; đối thủ cạnh tranh hiện tại và đối thủ tiềm năng; đối tác, khách hàng, nhà cung ứng.
yeu to tac dong den hoach dinh nhan su
Việc quy hoạch nhân sự có thể chịu tác động từ cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp

4. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả

4.1 Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

Để dự báo nhu cầu nguồn lực, doanh nghiệp có thể đối chiếu giữa cơ cấu nguồn lực thực tại với chiến lược và mục tiêu dài hạn của mình. Từ đó, các nhà quản trị có thể xác định nhóm nhân sự dư thừa – thiếu hụt và đề xuất nhu cầu cắt giảm – bổ sung nhân lực khi cần thiết. 

Để xác định chiến lược, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau: 

– Mục tiêu mong muốn trong giai đoạn tới (1 năm, 3 năm, 5 năm,…) là gì? 

– Cần phải thực hiện những kế hoạch, chiến dịch, hoạt động gì?

– Phát triển, sản xuất những sản phẩm/dịch vụ nào? Quy mô ra sao?

Dựa vào các câu trả lời trên đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoạch định nhân sự và dự báo các thông tin bao gồm: 

– Số lượng: bao nhiêu nhân sự tương ứng cho từng vị trí – phòng ban? 

– Chất lượng: những kỹ năng, chuyên môn và phẩm chất cần thiết để đáp ứng công việc? 

– Thời gian: khi nào doanh nghiệp cần lượng nhân sự với chất lượng như trên?

4.2 Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại 

Mục tiêu của bước này là để tìm ra ưu nhược điểm của đội ngũ nhân sự hiện tại. Để phân tích và tìm ra đúng thông tin cần thiết, các lãnh đạo có thể bám theo các ý chính như sau: 

  • Nhóm yếu tố hệ thống: 

– Về mặt cá nhân: số lượng, trình độ kỹ năng, năng lực làm việc, thái độ phẩm chất làm việc. 

– Về mặt tổ chức: cơ cấu tổ chức doanh nghiệp; trách nhiệm quyền hạn từng bộ phận, phòng ban; các chính sách quản lý nhân sự (đào tạo, khen thưởng, tuyển dụng,…) 

  • Nhóm yếu tố quá trình: 

– Sức hút của công việc và mức thỏa mãn của nhân viên.

– Môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp và phong cách quản lý. 

– Thành tựu và thách thức trong hoạt động của doanh nghiệp.

– Việc cải tiến quy trình hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

4.3 Bước 3: Ra quyết định tăng – giảm, phân bổ nguồn lực 

Trong bước này, các cán bộ sẽ so sánh tương quan giữa nhu cầu nhân lực đã dự báo ở bước 1 với thực trạng nguồn lực ở bước 2, xác định liệu doanh nghiệp có đang dư thừa – thiếu hụt nhân lực ở phòng ban, bộ phận nào không. Đây là cơ sở xác định các biện pháp, đề xuất các chính sách để khắc phục tình trạng thừa thiếu nguồn nhân lực. 

4.4 Bước 4: Lập kế hoạch triển khai quy hoạch nhân sự 

Kế hoạch này sẽ bao gồm 4 nhóm nội dung cơ bản sau đây: 

– Kế hoạch tuyển dụng nhân viên (nếu thiếu hụt);

– Kế hoạch cắt giảm nhân sự (nếu dư thừa); 

– Kế hoạch tái cơ cấu tổ chức; 

– Kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển nhân viên;

ke hoach quy hoach nhan su

4.5 Bước 5: Đánh giá quá trình triển khai kế hoạch

Để đánh giá khách quan, doanh nghiệp cần: 

– Xác định những chênh lệch (nếu có) giữa mục tiêu và thực tế; 

– Phân tích nguyên nhân/thành tựu dẫn đến mức chênh lệch kể trên; 

– Đề xuất các giải pháp khắc phục/phát huy; 

– Triển khai tìm kiếm và tuyển dụng nhân lực theo dự kiến và chuẩn bị nguồn lực thay thế cho doanh nghiệp trong trường hợp cần thiết.

5. Hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả với AMIS HRM 

AMIS HRM là một nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất được phát triển bởi MISA, bao quát trọn bộ nghiệp vụ nhân sự từ tuyển dụng, quản lý thông tin nhân sự, phúc lợi & đãi ngộ, chấm công cho tới đánh giá nhân sự, đào tạo và phát triển. 

Bộ giải pháp này đặc biệt hữu dụng trong việc hoạch định nguồn nhân lực bởi mỗi module thuộc AMIS HRM đều cung cấp các báo cáo trực quan và chi tiết từ tổng quan đến chuyên sâu, đồng thời, dữ liệu trong các phần mềm con này đều có khả năng liên thông với nhau, giúp các doanh nghiệp tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng. 

AMIS HRM có tính năng tự động hóa mọi nghiệp vụ của HR từ đăng tin tuyển dụng, tổng hợp công, tính lương cho tới lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên. Đặc biệt trong bối cảnh biến cố bất thường như đại dịch COVID-19, bộ phần mềm cho phép doanh nghiệp quản trị từ xa, sử dụng trên mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi. Dữ liệu trong phần mềm sử dụng công nghệ tiên tiến ứng dụng AI, máy học giúp scan, gợi ý và nhập liệu hồ sơ ứng viên; Trợ lý ảo báo cáo tình hình nhân sự. Đặc biệt, với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ hoặc có tính bảo mật thông tin cao, phần mềm cũng hoàn toàn đáp ứng với toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên Cloud, phân quyền sử dụng tài nguyên. Đạt tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000 và CSA STAR.

Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này