Jira là gì? Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm Jira tối ưu nhất

Quản lý dự án có thể tốn kém, mất nhiều thời gian và phức tạp đối với nhiều doanh nghiệp. Phần mềm Jira là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất giúp tổ chức công việc và quản lý nhóm Agile hiệu quả. Đây là phần mềm kiểm thử mã nguồn mở phổ biến, được hơn 65.000 công ty trên toàn thế giới tin dùng, bao gồm các “ông lớn” như Spotify, Cisco, eBay, Square và Airbnb.

Dù là quản lý dự án phát triển phần mềm, theo dõi lỗi hay phối hợp công việc giữa các phòng ban, Jira cung cấp một nền tảng linh hoạt và mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu Jira là gì, các tính năng nổi bật và cách tận dụng tối đa phần mềm này để tối ưu quy trình quản lý dự án, nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

[Tải miễn phí] Business Innovation 07: Thiết lập mục tiêu, chuyển hoá hành động – Từ kế hoạch đến thực thi

1. Jira là gì?

Khi nhắc đến Jira, hầu hết mọi người thường nghĩ đến Jira Software. Đây là một công cụ quản lý dự án và theo dõi lỗi phổ biến, được phát triển bởi công ty Atlassian (Úc) vào năm 2002 và liên tục được cập nhật để đáp ứng nhu cầu người dùng.

Ban đầu, Jira Software được tạo ra để hỗ trợ các nhóm phát triển phần mềm trong việc theo dõi lỗi (bug tracking). Tuy nhiên, theo thời gian, nó đã phát triển thành một trong những giải pháp quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn cầu.

Với Jira Software, các nhóm Agile có thể linh hoạt quản lý Scrum, phát triển phần mềm, theo dõi lỗi, quản lý dịch vụ chuyên nghiệp, tiếp thị, quản lý nội dung và nhiều tác vụ khác.

Ngoài Jira Software, Atlassian còn phát triển các phiên bản khác như Jira Service Management, Jira Align và Jira Work Management. Tuy nhiên, vì Jira Software là công cụ phổ biến nhất, thuật ngữ “Jira” thường được sử dụng như một cách gọi tắt của Jira Software. Trong bài viết này, chúng ta cũng sẽ sử dụng “Jira” để đề cập đến Jira Software nhằm giúp nội dung dễ hiểu hơn!

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ hiệu quả nhất

2. Các tính năng chính của phần mềm Jira

Các công ty sử dụng Jira nhằm mục đích vận hành các dự án cũng như điều chỉnh những thiếu sót khi làm việc. Phần mềm cung cấp các tính năng cơ bản, phù hợp với nhu cầu theo dõi, quản lý của người dùng như:

• Bảng điều khiển (Dashboards): Cung cấp chế độ xem tùy chỉnh về trạng thái và tiến độ dự án.
• Bảng làm việc (Boards): Tổ chức các nhiệm vụ theo nhóm và hiển thị thông tin liên quan.
• Quy trình làm việc (Workflows): Tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để theo dõi công việc từ đầu đến cuối.
• Mã định danh nhiệm vụ (Issue Keys): Mỗi nhiệm vụ trong Jira đều có một mã duy nhất để dễ dàng theo dõi.
• Ngôn ngữ truy vấn Jira (JQL): Hỗ trợ lọc và sắp xếp nhiệm vụ theo các tiêu chí tùy chỉnh.
• Trò chuyện và bình luận theo thời gian thực: Hỗ trợ cộng tác nhóm nhanh chóng và hiệu quả.
• Báo cáo và bảng điều khiển: Tạo báo cáo và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng.
• Công cụ thay đổi hàng loạt (Bulk Change Tools): Thực hiện thay đổi trên nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
• Ưu tiên backlog: Xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ trong backlog.
• Công cụ lập kế hoạch Sprint: Hỗ trợ lập kế hoạch sprint để tối ưu hóa quy trình Agile.

Jira mang đến một nền tảng linh hoạt và mạnh mẽ giúp các nhóm làm việc hiệu quả, tối ưu quy trình và đạt được mục tiêu dự án một cách nhanh chóng. Ngoài ra, người sử dụng Jira còn được tận hưởng nhiều tính năng nâng cao khác khi nâng cấp lên phiên bản Premium.

3. Các thành phần cơ bản của Jira app

Jira có một hệ thống tổ chức công việc chặt chẽ với nhiều thành phần giúp quản lý dự án hiệu quả. Dưới đây là các thành phần cơ bản của Jira:

Roles (Vai trò)

Trong Jira, mỗi thành viên trong dự án có thể được gán một vai trò nhất định, quyết định quyền hạn của họ:

• Administrator (Quản trị viên): Quản lý toàn bộ dự án, thiết lập workflow, quyền truy cập, cấu hình hệ thống.
• Project Lead (Trưởng dự án): Theo dõi tiến độ, phân công công việc, và quản lý backlog.
• Developer (Nhà phát triển): Thực hiện các nhiệm vụ được giao trong dự án.
• Reporter (Người báo cáo): Tạo issue và theo dõi tiến độ giải quyết.
• Viewer (Người xem): Có quyền đọc thông tin nhưng không thể chỉnh sửa nội dung.

Issue (Nhiệm vụ/Vấn đề)

Issue là đơn vị công việc cơ bản trong Jira, có thể là:

• Task (Nhiệm vụ): Công việc cần hoàn thành.
• Bug (Lỗi): Vấn đề hoặc lỗi cần sửa.
• Story (Câu chuyện): Một yêu cầu từ người dùng.
• Epic (Dự án lớn): Một nhóm các story liên quan.
• Sub-task (Công việc con): Một phần nhỏ của task hoặc story.

Mỗi issue có một mã định danh duy nhất (Issue Key) để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm.

Project (Dự án)

Jira tổ chức công việc theo từng dự án, trong đó mỗi dự án có thể thuộc các loại:

• Scrum Project: Hỗ trợ quản lý backlog và sprint.
• Kanban Project: Quản lý công việc liên tục mà không cần sprint.
• Business Project: Dành cho các nhóm marketing, HR, tài chính,…
• Service Management Project: Dùng để quản lý yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng hoặc nội bộ.

Component (Thành phần)

• Thành phần giúp chia nhỏ dự án thành các phần cụ thể, giúp tổ chức công việc tốt hơn.
• Ví dụ: Một dự án phát triển phần mềm có thể có các component như Giao diện người dùng, Backend, API, Database.

Workflow (Quy trình làm việc)

Workflow trong Jira là quy trình làm việc xác định cách một issue di chuyển qua các trạng thái.

• Mỗi dự án có thể có workflow tùy chỉnh dựa trên nhu cầu.
• Workflow thường bao gồm các trạng thái như:
  • To Do: Nhiệm vụ cần làm.
  • In Progress: Nhiệm vụ đang thực hiện.
  • Review: Kiểm tra trước khi hoàn thành.
  • Done: Nhiệm vụ đã hoàn thành.

>>> Tải ngay: 70+ quy trình làm việc cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp

Priority (Mức độ ưu tiên)

Jira cho phép gán mức độ ưu tiên để xác định mức độ quan trọng của một issue.
Các mức ưu tiên phổ biến:

• Highest (Cao nhất): Cần giải quyết ngay lập tức.
• High (Cao): Quan trọng, cần ưu tiên xử lý.
• Medium (Trung bình): Không quá cấp bách nhưng cần theo dõi.
• Low (Thấp): Có thể thực hiện sau hoặc khi có thời gian.

Status (Trạng thái)

Trạng thái cho biết tiến độ của một issue trong workflow. Một số trạng thái phổ biến:

• Open (Mở): Vừa tạo, chưa thực hiện.
• In Progress (Đang xử lý): Đang được thực hiện.
• Review (Đang kiểm tra): Chờ xác nhận hoặc đánh giá.
• Resolved (Đã giải quyết): Đã được xử lý nhưng chưa đóng.
• Closed (Đã đóng): Hoàn thành và không cần chỉnh sửa thêm.
• Reopened (Đã mở lại): Cần xem xét lại sau khi đã đóng.

4. Các thuật ngữ cần nắm khi sử dụng Jira Software

Là một ứng dụng phát triển bởi công ty nước ngoài, Jira được tạo lập hoàn toàn bằng tiếng Anh. Do đó, người dùng cần nắm được nhiều thuật ngữ công nghệ.

Bên cạnh các từ dễ hiểu như User – người dùng, Bug – lỗi phần mềm hay Task – tác vụ…, bạn cũng cần ghi nhớ một số thuật ngữ chuyên dụng sau:

• Sprint: Là vòng lặp ngắn hạn từ 2-4 tuần mà đội nhóm có thể thực hiện đầy đủ những thao tác cần thiết như lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, triển khai,… Sprint tạo ra các phần nhỏ của dự án.
• Backlog: Danh sách các issue chưa hoàn thành, được ưu tiên để lập kế hoạch cho sprint tiếp theo.
• Board: Là một không gian làm việc trực quan, giúp nhóm quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và tối ưu quy trình làm việc. Board hiển thị các Issue (nhiệm vụ) theo từng trạng thái trong quy trình làm việc (workflow), giúp các nhóm dễ dàng giám sát và điều phối công việc.
• Scrum: Một phương pháp Agile phổ biến trong Jira. Tại đây, sản phẩm được xây dựng theo các vòng lặp của một sprint.
• Scrum of Scrums: Dùng để mở rộng quy mô của Scrum, các dự án gồm nhiều đội còn được gọi là program management.
• Burndown Chart: Là bảng số lượng ước tính và thực tế cho tổng số công việc cần được hoàn thành trong một sprint.
• Daily stand-up: Một cuộc họp khoảng 15 phút trước khi bắt đầu ngày làm việc mới. Thời điểm này đội nhóm sẽ tổng kết lại tiến độ công việc của ngày hôm qua.
• Epic: Hạng mục công việc lớn, bao gồm nhiều Story (câu chuyện), Task (nhiệm vụ), và Bug (lỗi) liên quan. Epic giúp nhóm quản lý các mục tiêu dài hạn và chia nhỏ công việc thành nhiều phần nhỏ hơn để thực hiện dễ dàng hơn.
• Swimlane: Phân loại mức độ ưu tiên của các công việc, để xem xét và sắp xếp các bước thực hiện.
• Velocity: Dùng để đo lường khối lượng công việc một đội có thể hoàn thành trong khoảng thời gian xác định.
• Cumulative Flow Diagram (CFD): Một biểu đồ thể hiện các trạng thái khác nhau của những mục công việc trong một khoảng thời gian. Cột ngang x là thời gian, và cột dọc y là công việc hoặc vấn đề cần giải quyết. Mỗi màu sắc của biểu đồ tương đương với trạng thái hiện tại của công việc .
• Wallboard: Một bảng lưu ý được đặt tại nơi thuận tiện để thành viên nắm bắt dữ liệu quan trọng trong hoạt động của toàn đội.

Tặng bạn: 17 Mẫu quản lý dự án bằng excel chuẩn Quốc tế mới nhất

5. Hướng dẫn các bước sử dụng Jira cho người mới bắt đầu

Các dự án trong Jira được phân theo dự án chung và các nhóm riêng biệt. Tuy nhiên, cách thức sử dụng tương đồng nhau với 5 bước cơ bản. Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi:

 Tạo lập một Issue mới

• Click vào nút “Create” ở phía cuối thanh công cụ.
• Nhập đầy đủ các thông tin như: tên dự án, phân loại vấn đề, mức độ ưu tiên, thời gian hoàn thành, người lãnh đạo,…
• Chọn cấu hình theo ý muốn.
• Click vào “Configure Fields” và chuyển đến “Custom”.
• Lựa chọn trường thông tin muốn ẩn/hiện hoặc chọn “All” để hiển thị tất cả các trường.

Cách thao tác với Issue

• Đăng tải, sắp xếp và quản lý các file liên quan
• Sao chép vấn đề
  • Mở “Issue” cần sao chép.
  • Chọn “More” và chuyển đến “Clone”.
• Thay đổi Sub-task thành Issue và ngược lại
  • Chọn “Sub-task”/”Issue” muốn chuyển đổi.
  • Chọn “More” và chuyển sang “Convert to Issue/Convert to Sub-Task”.
• Bình chọn Issue yêu thích (dựa trên mức độ ưu tiên)
• Theo dõi Issue thông qua nhãn dán để dễ dàng phân loại, tìm kiếm
  • Chọn “Issue”
  • Chọn “More” và chuyển sang “Labels” để thêm hoặc xóa nhãn

Tìm kiếm Issue

• Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khoá vào ô “Quick Search” và ấn “Enter”
• Tìm kiếm cơ bản: Chọn “Search for Issue” trên “Menu Issues”.
• Tìm kiếm nâng cao: Tương tự tìm kiếm cơ bản nhưng chọn thêm “Advanced”.

Một số thao tác với kết quả tìm kiếm:

• Tùy chỉnh khả năng hiển thị: “List view/Detail view”
• Thay đổi sắp xếp trên cột: Nhấp đúp chuột vào tên cột
• Ẩn / Hiển thị cột: Chọn “Columns” và chọn cột cần ẩn / hiển thị
• Di chuyển cột: Kéo thả chuột
• Xem chi tiết: chọn vào từ khoá hoặc tên của “Issue”

Tạo bộ lọc tìm kiếm

Phân loại các bộ lọc:

• Bộ lọc hệ thống (system filter): Có sẵn trên hệ thống Jira như “All Issue”, các mục đã xem gần đây, báo cáo của bạn,…
• Bộ lọc yêu thích (favorite filter): Do người dùng tạo ra theo nhu cầu, được sắp xếp theo thứ tự Alphabet.

Các thao tác với bộ lọc: Sau khi đã tạo bộ lọc, Jira cho phép người dùng thực hiện các thao tác bao gồm: tìm kiếm, cập nhật, xóa, tạo ẩn danh,…

Báo cáo

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm Jira là khả năng cung cấp cho người dùng hơn 10 loại hình báo cáo khác nhau. Chúng giúp những người quản lý dự án có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết. Dưới đây là một số loại báo cáo quan trọng nhất:

• Thống kê số lượng vấn đề theo cột mốc thời gian.
• Hiển thị số lượng vấn đề được tạo ra và số lượng vấn đề được hoàn thành trong khoảng thời gian xác định.
• Hiển thị báo cáo dưới dạng biểu đồ hình tròn, dựa trên tiêu chí thống kê tùy chọn.

6. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Jira là gì?

Jira là một phần mềm quản lý toàn diện cho các dự án được đánh khá cao hiện nay. Vì thế, doanh nghiệp khó có thể bỏ qua những điểm cộng và điểm trừ xuất hiện khi sử dụng Jira.

6.1. Ưu điểm

• Jira có chức năng phân quyền rất chi tiết. Không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà nó còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ nhỏ. Điều này giúp đội nhóm và các thành viên bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
• Dễ dàng tích hợp Jira với các hệ thống khác nên việc quản lý thuận tiện hơn.
• Hệ thống Module và bộ công cụ phát triển bổ trợ cho phép tùy biến, mở rộng và tích hợp Jira vào trong hệ thống đang được sử dụng.
• Jira được phát triển để có thể sử dụng tại mọi HTML (nền tảng lập trình). Nó đã được thử nghiệm với tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay.
• Phần mềm có thể chạy trên hầu hết các nền tảng về phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
• Mỗi màn hình trong Jira có một phiên bản có thể in ấn. Sự tiện lợi này giúp việc chuyển đổi thành bản cứng dễ dàng, nhanh chóng hơn.
• Có thể tích hợp trực tiếp với code và phù hợp với các developer trong phần mềm Jira.
• Mọi thông tin đều được lưu trữ trên hệ thống đám mây của Jira hoặc hệ thống tự quản lý. Doanh nghiệp có thể yên tâm về độ an toàn và bảo mật.

6.2. Nhược điểm

• Doanh nghiệp phải chi trả một khoảng tiền khá cao sau khi kết thúc gói miễn phí 7 ngày dùng thử. Cụ thể, chi phí sẽ là $10 mỗi tháng dành cho tối đa 10 tài khoản. Với số lượng từ 11 đến 100 tài khoản thì mức phí là $7/tài khoản/tháng.
• Công đoạn ứng dụng tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp. Do đó, Jira chỉ phát huy hiệu quả với các dự án lớn.
• Ngôn ngữ lập trình hoàn toàn bằng tiếng Anh với nhiều thuật ngữ chuyên ngành khiến người dùng Việt khó làm quen và sử dụng.
• Phần mềm bao gồm các quy trình làm việc phức tạp với nhiều bước sắp xếp.

7. Giải pháp tối ưu thay thế phần mềm Jira

Là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến, nhưng Jira không phù hợp với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Hỗ trợ quản lý theo phương pháp Agile như Jira, AMIS Công việc là phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý dự án tối ưu từ lập kế hoạch, cộng tác, theo dõi tiến độ – hiệu suất, báo cáo trên một nền tảng.

Dùng thử miễn phí

Đặc biệt, AMIS Công việc khắc phục triệt để các nhược điểm của Jira, mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý công việc toàn diện, dễ sử dụng và phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt.

• Giao diện trực quan, 100% tiếng Việt – Dễ dàng sử dụng: AMIS Công Việc có giao diện thân thiện, hỗ trợ hoàn toàn bằng tiếng Việt, giúp người dùng dễ dàng thao tác, không mất nhiều thời gian đào tạo.
• Linh hoạt, triển khai nhanh chóng: AMIS Công Việc có thể triển khai ngay lập tức, hỗ trợ tùy chỉnh theo quy trình làm việc của từng doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho đội nhóm.
• Tiết kiệm chi phí: AMIS Công Việc cung cấp mức giá hợp lý, linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp, giúp tối ưu ngân sách nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng cần thiết. Ví dụ, gói Premium (tối đa 20 người dùng) chỉ khoảng 716.000 VNĐ/tháng, tương đương $1.4 người dùng/tháng.

Các tính năng nổi bật của AMIS Công việc có thể kể đến:

Dùng thử miễn phí

• Lên kế hoạch thông minh, giao việc dễ dàng: Dễ dàng khởi tạo danh sách công việc theo từng bộ phận hoặc dự án. Giao việc, phân bổ công việc đến từ nhân sự với deadline, mô tả, tài liệu được chia sẻ,…
• Theo dõi tiến động công việc, dự án tức thời: Quản lý chủ động theo dõi tiến độ công việc của phòng ban/dự án, thời gian hoàn thành thực tế so với kế hoạch, nắm bắt ai đang phụ trách công việc gì, tiến độ ra sao, cập nhật thông báo tức thời khi có điểm nóng phát sinh.
• Giao tiếp nội bộ tập trung, đồng nhất trên một nền tảng: Đội ngũ bình luận, trao đổi, quản lý tài liệu/hợp đồng, gửi đề nghị/đề xuất ngay trên từng đầu công việc.
• Tự động hóa quy trình phối hợp: Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng để thực hiện công việc theo từng bước, giao nhân sự thực hiện, chỉ định nhân sự liên quan, trao đổi và thống nhất thuận tiện.
• Cảnh báo thông minh: Phần mềm tự động cảnh báo tiến độ, nhắc việc khi sắp đến hạn và thông báo tới người liên quan để đội ngũ nhận biết và hỗ trợ.
• Đo lường hiệu suất nhân viên tự động: Hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, phần trăm hoàn thành, tính cam kết,… được tự động đánh giá theo thời gian thực.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Tạm kết

Jira là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn nhờ vào khả năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và tối ưu quy trình. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ Jira là gì và cách sử dụng phần mềm này một cách tối ưu. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý công việc phù hợp, hãy cân nhắc nhu cầu và đặc thù của đội nhóm để lựa chọn giải pháp hiệu quả nhất.