5 bước chuẩn quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Doanh nghiệp nên có quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực bài bản để nâng cao chất lượng đội ngũ cũng như gia tăng sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nhân sự chuẩn cho doanh nghiệp trong bài viết này.

Quy trình đào tạo nguồn nhân lực là gì?

Quy trình đào tạo nhân sự là hệ thống các hoạt động, được thực hiện để nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc của một cá nhân hay một tập thể, giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Đây là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và đầu tư từ cả người quản lý tới nhân viên.

Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp nhân viên nắm vững kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Nhân viên được đào tạo tốt sẽ làm việc chính xác hơn, nhanh chóng và sáng tạo hơn,….Tóm lại, việc phát triển nguồn nhân lực chất lượng cho công ty là mục tiêu của quy trình đào tạo nhân viên.

KHẢO SÁT CHO THẤY 205 CÔNG TY THỰC HIỆN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO BÀI BẢN CÓ LỢI NHUẬN CAO HƠN, DÒNG TIỀN, THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN VÀ GIÁ CỔ PHIẾU CAO HƠN SO VỚI 232 CÔNG TY KHÔNG CÓ QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

– TẠP CHÍ KỸ THUẬT KINH TẾ – 

Đối tượng nhân sự cần được đào tạo

Việc lựa chọn đối tượng đào tạo là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của chương trình đào tạo và sự phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên lựa chọn nhân sự có tiềm năng phát triển, có động lực học hỏi và phù hợp với vị trí công việc,… tránh tình trạng đào tạo nhầm đối tượng làm tốn thời gian và chi phí không cần thiết.

Quy trình đào tạo nhân sự & phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo nhân sự

Đánh giá nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên để xây dựng một chương trình đào tạo hiệu quả. Điều này giúp ban lãnh đạo xác định rõ những gì nhân viên cần học để đáp ứng được nhu cầu công việc.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần đánh giá tổng quan về hiệu suất thực tế của nhân viên và những tiêu chuẩn cần có để vượt qua thách thức vừa tìm ra. Từ đó, phòng nhân sự xác định khoảng trống trong năng lực và đưa ra quy trình đào tạo phù hợp. 

3 điều chính để đánh giá nhu cầu đào tạo thường được áp dụng hiện nay là:

• Phân tích ở mức độ tổ chức: tức là chiến lược của công ty, sự ủng hộ của nhà lãnh đạo, quản lý và đồng sự, các nguồn lực cho đào tạo… Ở cách này, công tác đào tạo được gắn liền với chiến lược kinh doanh, hỗ trợ hiệu quả cho nó. Nhưng bắt buộc phải có sự quyết tâm và ủng hộ của ban lãnh đạo tối cao.
• Phân tích ở mức độ thực hiện: cách này sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.
• Phân tích ở mức độ cá nhân: tức là đánh giá kết quả công việc của cá nhân, kiến thức, năng lực và thái độ cá nhân đó bằng nhiều phương pháp: phỏng vấn, điều tra, phân tích báo cáo…

Bước 2: Đặt mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Khi đã xác định được nhu cầu, phòng nhân sự cần đặt ra các mục tiêu đào tạo phù hợp với năng lực của nhân sự. Các mục tiêu có thể dựa trên những lỗ hổng tìm thấy ở những khóa đào tạo trước đó. Hoặc mục tiêu đến từ việc phát triển bộ kỹ năng cụ thể cho nhân viên.

Bước 3: Thiết kế quy trình đào tạo và phát triển nhân sự

Bước tiếp theo trong quy trình đào tạo và phát triển nhân sự là thiết kế quy trình và chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu. Mỗi chương trình đào tạo đều bao gồm:

• Quan điểm của lãnh đạo về đào tạo.
• Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo.
• Tên của chương trình đào tạo.
• Các mục tiêu của chương trình đào tạo

Phương pháp đo lường kết quả sau khi chương trình đào tạo kết thúc

• Nội dung cụ thể của chương trình đào tạo.
• Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn.
• Hình thức, phương pháp đào tạo.
• Ai thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí.
• Chính sách và môi trường sau đào tạo.

Cũng tại bước này, người lập kế hoạch cần lưu ý tới đặc điểm của học viên tham gia khóa đào tạo để lên nội dung phù hợp và phương pháp đào tạo tương ứng.

Có một số hình thức, phương pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng linh hoạt trong quá trình đào tạo của mình như:

• Đào tạo tiếp nhận thông tin: Gồm có các video, bài giảng, phim, buổi thuyết trình,…
• Đào tạo kỹ năng: Bao gồm hướng dẫn công việc và huấn luyện, học qua trải nghiệm trò chơi hay đóng vai (role-play).
• Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp: Bao gồm hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.

Bước 4: Thực hiện chương trình đào tạo nhân sự

Sau khi thiết kế xong chương trình đào tạo, việc triển khai là bước vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết về thời gian gian, địa điểm, lựa chọn những giảng viên giàu kinh nghiệm và phương pháp đào tạo phù hợp.

Trong quá trình đào tạo, việc theo dõi sự tiến bộ của học viên sẽ giúp chúng ta đánh giá hiệu quả của chương trình và kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết. Giống như việc xây một ngôi nhà, mỗi giai đoạn đều cần được giám sát chặt chẽ để đảm bảo kết quả cuối cùng hoàn hảo nhất.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo nhân sự

Sau khi được đào tạo, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên gửi phản hồi và đánh giá về quy trình đào tạo. Quy trình đào tạo cần mang lại những lợi ích và kỹ năng nhất định cho nhân viên. 

Mục tiêu của việc đánh giá quy trình đào tạo bao gồm:

• Đánh giá việc đạt được mục tiêu của chương trình đào tạo
• Xác định điểm mạnh và những tồn tại của quy trình đào tạo
• Đánh giá về đối tượng tham gia đào tạo
• Củng cố nội dung truyền đạt trong đào tạo
• Cung cấp dữ liệu hỗ trợ cho các chương trình đào tạo trong tương lai
• Mức độ phù hợp của chương trình đào tạo
• Cung cấp thông tin hỗ trợ cấp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý

Tóm lại, các công ty cần theo sát các bước trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu và phát triển hiệu quả nguồn nhân lực của mình.

>>> Xem thêm: Bảng theo dõi thông tin nhân sự chuyên nghiệp

Hướng dẫn triển khai chương trình đào tạo và phát triển nhân sự

• Lựa chọn phương pháp đào tạo

Mỗi người sẽ có một khả năng tiếp thu kiến thức khác nhau. Do đó, HR hay giảng viên cần tìm hiểu về phong cách học tập của mỗi người, từ đó sẽ lựa chọn những phương pháp giảng dạy phù hợp nhất, giúp nhân sự tiếp thu kiến thức một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp truyền tải nội dung đào tạo hiệu quả và tối ưu được thời gian đào tạo.

Theo tạp chí Tâm lý học, có ba kiểu người học sau đây:

• • Người học trực quan: Họ là những người “ưa chuộng” cách học tập thông qua việc nhìn sự vật, hiện tượng. Việc tạo ra những trải nghiệm trực quan cho họ như xem video, tham quan thực tế hay thực hành các thí nghiệm,… Điều này giúp họ ghi nhớ kiến thức một cách bền lâu hơn.
  • Người học thính giác: Họ là những người có khả năng tiếp thu kiến thức thông qua việc nghe giảng. Phương pháp phù hợp cho kiểu học viên này là truyền tải nội dung bằng giọng nói một cách dễ hiểu và thu hút.
  • Người học vận động: Họ là những người dễ dàng tiếp thu kiến thức thông qua hoạt động và trải nghiệm. Phương pháp đào tạo cho kiểu học viên này là đưa họ vào những thí nghiệm hoặc nội dung bài giảng bao gồm các hoạt động. Từ những hoạt động này, giảng viên sẽ hỏi, rút ra bài học và làm sâu sắc hơn nội dung đào tạo.

Tóm lại, mỗi nhân viên sẽ thuộc vào những nhóm học viên trên khi tiếp nhận và xử lý thông tin. Bộ phận nhân sự và đội ngũ giảng viên cần phối hợp với nhau để tìm hiểu về những kiểu học viên trên, từ đó đưa ra các phương pháp đào tạo phù hợp. 

• Lựa chọn hình thức đào tạo

Tùy vào nội dung đào tạo, giảng viên nên có những hình thức truyền tải kiến thức khác nhau. Ví dụ, đối với những nội dung phòng cháy chữa cháy, HR nên tổ chức dưới dạng bài tập trải nghiệm để tăng tương tác của nhân viên. Ngược lại, đối với nội dung kiểm tra kiến thức, HR có thể tổ chức ở dạng bài thi trên website để tăng quy mô và giảm số lượng tài liệu cần in ra. 

Bảng dưới đây mô tả những hình thức đào tạo phù hợp với nội dung đào tạo khác nhau:

>>> Xem thêm: Cách quản trị con người theo chiến lược của Vinamilk hiệu quả nhất 

• Lập kế hoạch thời gian đào tạo

Để mỗi nhân viên luôn cảm thấy được đầu tư và phát triển, bộ phận nhân sự cần xây dựng một lộ trình đào tạo phù hợp.

Ví dụ, một số khóa đào tạo về bảo mật thông tin, văn hóa công ty cần được tổ chức cố định khi nhân viên bắt đầu vào công ty làm để giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc. Trong khi đó, một số chương trình đào tạo về kỹ năng và nâng cao nghiệp vụ phát sinh trong quá trình nhân viên làm tại công ty sẽ giúp nhân viên tự tin hơn trong công việc và có nhiều cơ hội thăng tiến. 

Ngoài ra, trong khi thiết kế nội dung đào tạo, HR và giảng viên cần nghiên cứu cụ thể thời gian cần cho mỗi buổi đào tạo và tổng thời gian hoàn thành chương trình đào tạo. Điều này giúp nội dung đào tạo được truyền tải rõ ràng nhưng không ảnh hưởng đến sự tập trung và độ tiếp thu của người học.

Việc xây dựng một kế hoạch đào tạo cụ thể sẽ giúp nhân viên chủ động hơn trong việc nâng cao năng lực bản thân. Khi biết rõ lộ trình phát triển của mình, nhân viên sẽ có động lực để học hỏi và sẵn sàng đón nhận những thử thách mới.

• Lập kế hoạch ngân sách đào tạo

Ngân sách đào tạo ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng, phương pháp và mục tiêu đào tạo. Ví dụ, nếu doanh nghiệp quyết định lựa chọn hình thức đạo tạo trực tuyến, tuy nhiên lại không thể chi trả chi phí người dùng của nền tảng, thì đây không phải là lựa chọn phù hợp. Mặt khác, nếu công ty chọn hình thức một kèm một, vậy công ty cần đảm bảo nguồn nhân lực thực hiện công việc khi lực lượng lao động bị phân tán trong quá trình đào tạo.

Ngoài ra, việc lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp sẽ quyết định hiệu quả của chương trình đào tạo. Như đã phân tích ở trên, có ba kiểu học viên ứng với những phương pháp học khác nhau. Bởi vậy, nếu ngân sách đào tạo không cho phép thực hiện những hình thức đào tạo tốn kém, HR cần xem xét lại mục tiêu và chương trình đào tạo phù hợp. 

Để đưa ra quyết định đầu tư vào đào tạo, các nhà quản lý cần có một cái nhìn tổng quan về chi phí. Ngoài những chi phí trực tiếp, doanh nghiệp cần chú ý tới “chi phí ẩn” như thời gian nhân viên dành cho đào tạo.

Tuy nhiên, khi đánh giá hiệu quả của một chương trình đào tạo, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào các con số mà còn cần xem xét những lợi ích vô hình như: sự nâng cao tinh thần làm việc, sự gắn kết đội ngũ và sự đổi mới sáng tạo,…

Nói tóm lại, để đưa ra hình thức và nội dung đào tạo phù hợp, HR cần cân đối và lên kế hoạch chi tiết cho ngân sách đào tạo nhân sự. 

Tổng kết

Chúng ta đã cùng tìm hiểu về quy trình đào tạo nhân sự trong công ty và mức độ quan trọng của nó trong mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Quy trình đào tạo nhân sự giúp tăng động lực của người lao động và sự gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để lập kế hoạch đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện, khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp nhiều báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo giúp lãnh đạo có những quyết định chính sách phù hợp để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ.