Chuyển đổi số Hợp đồng số Giao kết hợp đồng điện tử là gì? Quy trình giao kết...

Giao kết hợp đồng điện tử là gì? Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Những khía cạnh kỹ thuật, công nghệ đã làm cho quá trình giao kết hợp đồng điện tử phát sinh nhiều điểm khác biệt chưa từng gặp so với giao kết hợp đồng bằng phương thức truyền thống, nhất là khi các chủ thể có thể giao kết hợp đồng mà không cần gặp mặt nhau trực tiếp để đàm phán, thương lượng.

Vậy giao kết hợp đồng điện tử là gì? Quy trình giao kết hợp đồng điện tử diễn ra như thế nào? Bài viết sau đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này.

giao kết hợp đồng điện tử

I. Hợp đồng điện tử là gì?

Trước khi đến với phần phân tích quy trình giao kết hợp đồng điện tử, chúng ta hãy tìm hiểu về khái niệm hợp đồng điện tử trong quy định pháp luật hiện hành.

Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử được hiểu như sau:

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng THÔNG ĐIỆP DỮ LIỆU theo quy định của Luật này.

Dễ hiểu hơn, hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo ra, gửi đi, tiếp nhận và lưu trữ bằng phương pháp điện tử nhờ những công nghệ như điện toán đám mây, mạng không dây, kỹ thuật số, từ tính, công nghệ điện,…

>>> Bài viết liên quan: Hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành

II. Khái quát về giao kết hợp đồng điện tử

giao kết hợp đồng điện tử là gì

1. Giao kết hợp đồng là gì?

Khoản 1 Điều 390 Bộ Luật Dân sự 2005 quy định:

Đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên đã được xác định cụ thể.

Theo đó, giao kết hợp đồng là việc các bên trình bày ý kiến về việc tạo lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng dựa trên cơ sở pháp luật đã ban hành.

2. Giao kết hợp đồng điện tử được hiểu như thế nào?

Nội dung Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về giao kết hợp đồng điện tử như sau:

Điều 36. Giao kết hợp đồng điện tử

1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

2. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Giao kết hợp đồng điện tử là việc các bên tham gia tạo lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ với nhau. Tuy nhiên, việc giao kết sẽ dùng thông điệp dữ liệu điện tử để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch (Trừ trường hợp các bên tham gia có điều kiện khác).

Bên cạnh đó, thông báo dưới dạng điện tử có tính chất pháp lý giống như thông báo với hợp đồng truyền thống.

3. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Nguyên tắc về giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử cũng đã được Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định tại Điều 35. Cụ thể là:

Điều 35. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.

3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Như vậy, các vấn đề liên quan đến phương tiện điện tử, yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, bảo mật thông tin trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử sẽ do các bên tham gia hợp đồng tự do thỏa thuận với nhau, miễn là những điều này tuân thủ đúng với quy định pháp luật Việt Nam.

4. Giá trị pháp lý của giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Về giá trị pháp lý của giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý quy định tại Điều 38 Luật Giao dịch điện tử 2005.

Điều 38. Giá trị pháp lý của thông báo trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống.

Quy định trên đã cho chúng ta thấy rằng: dù cho được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu thì thông báo trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử vẫn có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống.

5. Các quy định khác liên quan đến giao kết hợp đồng điện tử

quy định về giao kết hợp đồng điện tử

Việc nhận, gửi, thời điểm, địa điểm nhận, gửi thông điệp dữ liệu trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử được thực hiện theo quy định tại các điều 17, 18, 19 và 20 của Luật Giao dịch điện tử 2005.

Dưới đây là một số các quy định doanh nghiệp cần chú trọng. Bao gồm:

Các quy định khác liên quan đến giao kết hợp đồng điện tử

Chủ thể trong giao kết HĐĐT
  • Trong giao kết hợp đồng điện tử, ngoài các bên tham gia giao kết (bên đề nghị và bên chấp nhận đề nghị) còn có một chủ thể khác liên quan mật thiết, đóng vai trò quan trọng, đảm bảo cho việc giao kết hợp đồng điện tử. Đó là các tổ chức cung cấp dịch vụ mạng và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
  • Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện hợp đồng điện tử. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
Thời điểm gửi, nhận thông điệp dữ liệu trong giao kết HĐĐT
  • Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.
  • Trường hợp người nhận chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định; trường hợp người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận.
Địa điểm gửi, nhận thông điệp dữ liệu trong giao kết HĐĐT
  • Địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.
  • Địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú thường xuyên của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

III. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Như MISA đã đề cập ở phần mở đầu bài viết, vai trò chủ chốt của công nghệ đã làm cho quá trình giao kết hợp đồng điện tử diễn ra một cách khác biệt hơn so với giao kết hợp đồng truyền thống. Sau đây là 03 bước cơ bản trong quy trình giao kết hợp đồng điện tử:

Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử

Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử và việc bày tỏ sự mong muốn hợp tác giữa các bên dựa trên các quy định được thỏa thuận. Vì thế, bước đầu tiên để giao kết hợp đồng điện tử là tạo ra các quy định đó.

Bên đề nghị giao kết sẽ thực hiện các công việc theo trình tự sau:

  • Đăng nhập vào tài khoản hệ thống hợp đồng điện tử.
  • Tạo lập hợp đồng với đầy đủ các nội dung điều khoản, quyền, nghĩa vụ của các bên.
  • Hệ thống tạo luồng ký tự động: Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng.
  • Ký số và gửi hợp đồng cho đối tác.

Bước 2: Bên nhận giao kết xác nhận hợp đồng điện tử

Sau khi thiết lập hợp đồng điện tử thành công, bên đề nghị giao kết phải gửi hợp đồng cho các bên liên quan. Các bên sẽ truy cập vào link (đường dẫn) của hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử và xác nhận các điều khoản trong hợp đồng.

  • Người được đề nghị giao kết hợp đồng (khách hàng) nhận e-mail thông báo tự động, truy cập vào đường dẫn đến hợp đồng mà không cần tài khoản đăng nhập hệ thống.
  • Bên nhận giao kết duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hành xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…). Nếu không đồng ý, bỏ qua và yêu cầu chỉnh sửa điều khoản hợp đồng.

Bước 3: Thống nhất và thực hiện hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng đến các bên. Lúc này, hợp đồng được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng. Lúc này, các bên tham gia tiến hành thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

IV. Rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử

rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử

Trong giao kết hợp đồng điện tử, rủi ro là những biến cố không lường trước gây thiêt hại hoặc làm cản trở các chủ thể trong hoạt động tham gia giao kết hợp đồng. Nguyên nhân của những hạn chế tiềm ẩn trong chính môi trường, phương tiện giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

1. Rủi ro về thiếu thông tin

Rủi ro về mặt thiếu thông tin có thể là phía đối tác cung cấp thiếu thông tin (như tên, địa chỉ, số điện thoại, e-mail, giấy phép đăng ký kinh doanh,…); Thiếu thông tin hoặc thông tin bất đối xứng về những thay đổi công nghệ; Thiếu hiểu biết về thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp thâm nhập;…

2. Rủi ro về mặt pháp lý

Sự thiếu kiến thức về pháp lý của các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng điện tử sẽ dẫn đến sự thiếu chặt chẽ trong nội dung điều khoản những hợp đồng được ký kết; Hệ thống pháp luật về hợp đồng điện tử chưa đầy đủ; Các quy định hướng dẫn giao kết hợp đồng điện tử chưa rõ ràng.

3. Rủi ro về kỹ thuật

Các chủ thể ký kết hợp đồng điện tử cũng có thể bị tấn công bởi tin tặc vào hệ thống máy chủ bằng các đoạn mã nguy hiểm hay các chương trình gây hại; Gian lận thẻ tín dụng thông qua việc đánh cắp hoặc sao chép các thông tin liên quan đến thẻ tín dụng;…

Như vậy, để giảm thiểu tối đa rủi ro có thể gặp phải trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử. Các bên tham gia và người dùng cần tìm hiểu đầy đủ các thông tin về pháp lý, công nghệ thông tin cũng như lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử có chất lượng tốt và sự uy tín cao.

Trên đây là các thông tin quan trọng mà Doanh nghiệp cần biết về giao kết hợp đồng điện tử. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế số như hiện nay, phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử đang dần trở thành phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống bởi một số lợi ích đáng kể như:

  • Tiết kiệm được tới 90% thời gian ký kết
  • Tiết kiệm 85% chi phí
  • Đảm bảo giá trị pháp lý theo pháp luật quy định
  • Đảm bảo tiến độ ký kết ngay trong đại dịch Covid 19

AMIS WeSign 1

MISA tự hào là đơn vị cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử AMIS WeSign tiên phong và uy tín nhất, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu rõ hơn về giải pháp hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử ưu việt này, doanh nghiệp hãy click ngay vào nút dưới đây để đến với bài viết.

Tìm hiểu thêm về phần mềm AMIS WeSign

Ngoài ra, bạn cũng có thể để lại thông tin trong biểu mẫu bên dưới để được tư vấn trực tiếp. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên hệ trong thời gian sớm nhất.


 

 

Luật sư Nguyễn Xuân Nhất

Các thông tin trong bài viết được tham khảo từ Luật sư Nguyễn Xuân Nhất.

Tôi là luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành luật tổng hợp và có hơn 5 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp về lĩnh vực luật dân sự, luật lao động, luật kinh tế.

 

Xem thêm các nội dung liên quan

>>> Hợp đồng lao động điện tử là gì? Các quy định về hợp đồng lao động điện tử

>>> Hợp đồng thương mại điện tử là gì? Có được ký hợp đồng thương mại điện tử không?

Lưu ý: Những thông tin trên đây chỉ mang tính chất tham khảo và không thể thay thế được ý kiến chuyên gia. Bạn đọc vẫn cần tham khảo chuyên gia để có được ý kiến tư vấn chính xác nhất khi đưa ra quyết định.

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này