Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh cho mọi mô hình doanh nghiệp

Có nhiều phòng ban, bộ phận tạo nên một bộ máy trong doanh nghiệp. Trong đó, phòng kinh doanh là bộ phận được xem là chủ chốt và dành được nhiều sự chú trọng đầu tư nhất của mọi doanh nghiệp. Cùng MISA AMIS tìm hiểu cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh qua bài viết dưới đây!

I. Phòng kinh doanh là gì? Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt của doanh nghiệp, thực hiện tất cả các hoạt động bán và hỗ trợ bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường. Đồng thời, phòng kinh doanh đảm nhận các hoạt động khác liên quan tới bán hàng như: tư vấn phát triển sản phẩm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, kết nối với các phòng ban khác trong công ty như Marketing, R&D… 

Dưới đây là các vai trò chính mà bộ phận kinh doanh đảm nhiệm trong doanh nghiệp:

• Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 
• Tiếp cận mở rộng phạm vi thị trường và khách hàng tiềm năng. 
• Xây dựng chiến lược phát triển cho hoạt động kinh doanh của công ty 
• Giám sát tiến độ thực hiện chiến lược kinh doanh, đảm bảo theo đúng quy trình và kế hoạch. 
• Phụ trách tìm hiểu thông tin, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác. 
• Phối hợp cùng bộ phận Marketing đề xuất những chiến dịch quảng bá nhằm tiếp cận khách hàng, tăng độ nhận diện thương hiệu, nâng cao doanh số. 
• Xây dựng chính sách bán hàng, chương trình khuyến mãi với lợi ích hấp dẫn, riêng biệt cho từng nhóm khách hàng.  
• Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng một cách khoa học, cẩn thận.

II. Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh là gì?

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh là nền tảng cho quá trình bán hàng của các doanh nghiệp. Sở hữu một nền tảng vững chắc sẽ mang lại hiệu quả cao cho hoạt động bán hàng, từ đó mang lại thành công dài hạn cho công ty. 

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh bao gồm việc phân chia nhóm kinh doanh của toàn phòng thành các nhóm chuyên biệt thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đặc thù. Việc phân nhóm này được xác định bởi một số yếu tố như: số lượng và dòng sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp, quy mô của đội bán hàng, quy mô và ngành của đối tượng khách hàng mục tiêu…

Việc bộ phận kinh doanh có cơ cấu tổ chức hợp lý rất quan trọng đối với sự hoạt động của toàn doanh nghiệp. Một cơ cấu kinh doanh khoa học sẽ cho phép doanh nghiệp tận dụng tối đa khả năng và kinh nghiệm của từng nhân viên kinh doanh,, đồng thời đảm bảo các hoạt động bán hàng nhắm đến đúng mục tiêu và đúng đối tượng khách hàng tiềm năng, từ đó tạo doanh thu lớn cho toàn bộ máy.

III. 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất 

Dưới đây là ba mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất cùng ưu, nhược điểm của từng mô hình..

1. Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình dây chuyền

Dây chuyền là một trong những cấu trúc phòng kinh doanh phổ biến nhất, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ và các công ty start-up. Là mô hình với cấu trúc đơn giản nhất, mỗi thành viên trong nhóm có một vai trò hoặc chức năng cụ thể trong chu trình kinh doanh.

Cũng giống như trong dây chuyền lắp ráp sản xuất truyền thống, chu kỳ bán hàng bao gồm các khâu hoạt động bắt đầu từ tạo lập và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đến kết thúc bằng cách chuyển giao nhiệm vụ cho một thành viên bán hàng khác giai đoạn kế tiếp. Nói cách khác, việc xác định các khách hàng tiềm năng và nuôi dưỡng khách hàng sẽ được tập trung xác định bởi một người hoặc nhóm người khác nhau.

Thông thường, một mô hình dây chuyền điển hình sẽ bao gồm các nhóm nhân sự sau, lần lượt theo đúng quy trình bán hàng:

• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng (Lead generation team): nghiên cứu, tìm kiếm, thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng cùng nhu cầu, khó khăn họ gặp phải.
• Đại diện bán hàng (Sales Development Representatives – SDR): nhận dữ liệu về khách hàng, sau đó đánh giá về mức độ tiềm năng và đủ điều kiện hay không để chuyển sang bước tiếp theo.
• Quản lý tài khoản khách hàng (Account Executives – AE): nhận thông tin khách hàng tiềm năng đủ điều kiện sau khi SDR đánh giá, và trực tiếp thực hiện việc bán hàng để chốt đơn, tạo doanh số. 
• Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng (Customer Service – CS): hướng dẫn khách hàng làm quen, sử dụng sản phẩm và nỗ lực hỗ trợ, chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Nếu doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm, dịch vụ thì mỗi nhóm nhân sự trên thực hiện công việc đối với toàn bộ các dòng sản phẩm, dịch vụ có trong doanh nghiệp.

Ưu điểm: dễ hiểu và có thể áp dụng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; dễ dàng xác định các vấn đề trục trặc theo quy trình và dễ phát triển trình độ, kỹ năng cho các thành viên trong phòng kinh doanh.

Nhược điểm: yêu cầu một nhóm nhân sự đủ lớn, tối thiểu là năm hoặc sáu người để thực hiện đầy đủ các chức năng; mặc dù các vai trò chuyên biệt có thể tăng hiệu quả, nhưng nó cũng đặt ra thách thức đối với việc giao tiếp và liên kết giữa các nhân sự thực hiện các chức năng khác nhau trong nhóm.

2. Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình đảo

Đây là cấu trúc tổ chức bán hàng đơn giản nhất. Trong mô hình này, vị trí cao nhất thuộc về người chủ sở hữu hoặc người quản lý có trách nhiệm giám sát nhiều đại diện bán hàng. Mỗi đại diện bán hàng chịu trách nhiệm riêng cho từng giai đoạn của quy trình bán hàng, nghĩa là họ thực hiện mọi hoạt động trong quy trình bán hàng của một dòng sản phẩm/ dịch vụ, từ tìm kiếm, nuôi dưỡng khách hàng và chốt đơn.

Mô hình đảo phổ biến nhất trong các hoạt động bán hàng truyền thống như tài chính, bất động sản.

Ưu điểm: đơn giản, dễ thiết kế, thực hiện và yêu cầu về quản lý ở mức tối thiểu; phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình bán hàng đơn giản, đồng thời phát huy hiệu quả tối đa trong các ngành hoặc môi trường khuyến khích tính cạnh tranh và độc lập.

Nhược điểm: vì mỗi thành viên trong nhóm làm việc độc lập nên việc theo dõi các chỉ số bán hàng gặp nhiều khó khăn; sự cạnh tranh quá cao giữa các nhân viên bán hàng có thể gây những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến doanh nghiệp nếu nó dẫn đến một môi trường cạnh tranh không lành mạnh.

Tùy thuộc vào ngành và lĩnh vực kinh doanh, mô hình này có thể hoạt động trên quy mô lớn. Nhưng nó cũng đem lại nhiều khó khăn, thách thức vì mỗi nhân viên có quy trình bán hàng và chiến lược bán hàng riêng. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi tổ chức phòng kinh doanh.

3. Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình nhóm (The POD)

Ngày nay, cấu trúc POD đang ngày càng trở nên phổ biến và được đánh giá là khá tối ưu, đặc biệt là trong các tổ chức start-up đang có tiềm năng phát triển và muốn tối ưu hóa nguồn lực nhằm tiếp cận và mở rộng thị trường.

Mô hình nhóm có cách thức vận hành tương tự như mô hình dây chuyền. Tuy nhiên các thành viên sẽ được phân chia thành nhiều nhóm nhỏ đa chức năng. Mỗi nhóm đảm nhận toàn bộ quy trình bán hàng với các thành viên giữ những vai trò khác nhau và được giao nhiệm vụ bán hàng cho một nhóm khách hàng cụ thể.

Mô hình POD thường được tổ chức theo ngành dọc, địa lý, lãnh thổ hoặc sản phẩm.

Ưu điểm: tận dụng hiệu quả của mô hình dây chuyền trong việc phân công người và nhóm, từ đó xây dựng chiến lược nhắm vào nhóm khách hàng có tiềm năng nhất; bằng cách đa dạng hóa đội ngũ, POD giúp giảm thiểu một số vấn đề phát sinh do lỗi của con người bởi trong mô hình này, các điểm mạnh và yếu của các thành viên sẽ bổ sung cho nhau để tạo ra hiệu quả bán hàng cao nhất; tính linh hoạt cao nên sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang phát triển cần mở rộng quy mô hoạt động bán hàng.

Nhược điểm: vì POD hoạt động dựa trên nền tảng nhóm nên việc thúc đẩy từng cá nhân phát triển gặp nhiều khó khăn; nguy cơ xảy ra xung đột khá lớn nếu các cá nhân không hợp tác hài hòa với nhau.

Vận hành phòng kinh doanh hiệu quả với bộ giải pháp MISA AMIS Văn Phòng Số giúp quản lý công việc dễ dàng, quy trình đề xuất xét duyệt nhanh chóng, ký kết từ xa đơn giản giúp nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hoá làm việc số, từ đó gia tăng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

IV. Cách xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh hiệu quả

Vậy làm sao để phát huy tối đa hiệu quả của từng mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh?

1. Xác định rõ ràng các vai trò bán hàng

Bạn có thể có một cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh tốt, nhưng nếu các thành viên trong nhóm kinh doanh không hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động của doanh nghiệp. Dù bạn triển khai mô hình hoặc phương pháp tiếp cận nào trong tổ chức bán hàng, hãy đảm bảo mỗi người có vai trò được xác định rõ ràng để tránh nhầm lẫn, kém hiệu quả và dư thừa.

>> Đọc thêm: Cách tính hoa hồng cho sale, công thức tính hoa hồng

2. Thúc đẩy một môi trường học tập

Đào tạo là một hoạt động vô cùng quan trọng trong các tổ chức phòng kinh doanh. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc hoạt động kém hiệu quả đôi khi nằm ở việc thiếu đào tạo, huấn luyện chứ không phải là nhân viên thiếu năng lực. Hãy ưu tiên việc huấn luyện, thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, chia sẻ cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, toàn bộ tổ chức sẽ phát triển mạnh mẽ.

>> Đọc thêm: 5 Bí quyết để xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp nhất!

3. Lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp

Có nhiều sự lựa chọn khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho phòng kinh doanh. Việc lựa chọn cách tổ chức nào như thế nào phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, thị trường và mục tiêu kinh doanh cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Điều quan trọng là cơ cấu phòng kinh doanh bạn chọn cần phù hợp và thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp, để đạt hiệu suất công việc cao nhất. 

V. Tối ưu hoạt động phòng kinh doanh với MISA AMIS CRM

Là nhà quản lý kinh doanh, bạn luôn trăn trở những vấn đề như:

• Làm thế nào để quản lý lượng lớn dữ liệu khách hàng tập trung, tránh thất thoát?
• Làm sao để quản lý đội ngũ sale, nhân viên đi thị trường hiệu quả?
• Làm sao để có báo cáo tình hình kinh doanh tức thì để kịp thời ra quyết định?
• Làm sao để tối ưu các quy trình, tránh chồng chéo, số liệu không đồng nhất giữa bộ phận Marketing, Kế toán và Bán hàng?

Những vấn đề trên sẽ được giải quyết khi sử dụng công cụ MISA AMIS CRM. Với MISA AMIS CRM:

– Tất cả data khách hàng được lưu trữ tập trung tránh thất thoát. Mọi thông tin về khách hàng như: liên hệ, thông tin giao dịch, lịch sử mua bán… được ghi nhận tại một nơi giúp sale thấu hiểu khách hàng, tiện chăm sóc từ đó gia tăng doanh số.

– Tối ưu các quy trình phê duyệt báo giá, hợp đồng… nhanh chóng giúp chăm sóc khách hàng kịp thời, gia tăng sự hài lòng của khách hàng

– Nhà quản lý dễ dàng quản lý đội sales nhờ hệ thống báo cáo đa chiều đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu doanh số của từng phòng ban/nhân viên, tỷ lệ chuyển đổi cơ hội sang hợp đồng, lý do thắng thua, vòng đời cơ hội để kịp thời điều chỉnh, đào tạo, động viên giúp gia tăng năng suất đội ngũ bán hàng.

>> Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM TẠI ĐÂY:

– Đối với doanh nghiệp có nhân viên đi thị trường, nhà quản lý dễ dàng theo dõi lộ trình đi tuyến của nhân viên nhờ tính năng Check-in điểm đến.

– Ngoài báo cáo về hiệu suất nhân viên, MISA AMIS CRM cung cấp hơn 30 loại báo cáo khác về doanh số, thị trường, đơn hàng, sản phẩm, kênh bán… giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh tức thời và ra quyết định chính xác.

– Đồng bộ và liên thông dữ liệu về thông tin khách hàng tiềm năng với Bộ phận Marketing, dữ liệu về thông tin khách hàng, tồn kho, công nợ, báo giá, đơn hàng với Kế toán.

Khi sử dụng MISA AMIS CRM:

• Khách hàng được chăm sóc tốt hơn từ đó gia tăng sự hài lòng, bứt phá doanh số
• Các quy trình bán hàng được tối ưu, doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn
• Đội ngũ bán hàng được tổ chức và quản lý hiệu quả hơn, tăng năng suất
• Nhân viên sale có công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn

Đặc biệt, MISA AMIS CRM có thể tùy chỉnh để doanh nghiệp ở bất cứ quy mô nào cũng đều có thể sử dụng.

>> Xem video demo tính năng chi tiết tại đây:

>> Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM tại đây:

VI. Kết luận

Tùy vào mỗi lĩnh vực kinh doanh, thị trường và mục tiêu cụ thể mà mỗi doanh nghiệp sẽ phù hợp với các mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, dù với bất kể mô hình nào, điều cần thiết là bạn cần thực sự am hiểu nguyên tắc vận hành của mô hình và vận dụng tốt vào từng hoạt động, quy trình của mỗi cá nhân, nhóm chức năng trong mô hình đó, từ đó thúc đẩy hiệu quả kinh doanh chung cho toàn doanh nghiệp.