Chi phí tuyển dụng thể hiện tổng nguồn lực doanh nghiệp phải chi ra để có được nhân sự mới: tiền mặt, thời gian, công sức và cả cơ hội bị mất khi vị trí để trống. Đó là các khoản như đăng tin, chạy quảng cáo, phí dịch vụ, chi phí phỏng vấn, thời gian tham gia của HR và quản lý, chi phí thử việc, đào tạo ban đầu,…
Khi chi phí này được tính rõ ràng cho từng vị trí và từng chiến dịch, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy ngay: tuyển một người đang tốn bao nhiêu, kênh nào “đáng tiền”, kênh nào cần cắt giảm, chiến lược nào phù hợp với ngân sách hiện có. Cùng MISA AMIS tìm hiểu cách tối ưu chi phí tuyển dụng.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ MỌI HOẠT ĐỘNG, CHI PHÍ TUYỂN DỤNG
1. Chi phí tuyển dụng là gì?
Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) là tổng số tiền doanh nghiệp chi ra để có được một nhân sự mới trong một khoảng thời gian xác định. Thay vì chỉ ghi nhận chung chung, nhiều doanh nghiệp tiến hành bóc tách chi tiết theo từng bước trong hành trình tuyển dụng, ví dụ: chi phí để thu hút và nhận hồ sơ, chi phí tổ chức phỏng vấn, chi phí liên quan đến khâu đánh giá và ra quyết định, chi phí phát sinh khi nhân sự mới nhận việc và hòa nhập ban đầu…
Ở góc độ kênh tuyển dụng, chi phí này cũng thường được tính riêng theo từng nguồn như: giới thiệu nội bộ, website tuyển dụng, mạng xã hội, chiến dịch PR, bài báo. Việc đo lường như vậy giúp doanh nghiệp so sánh, lựa chọn được kênh tuyển dụng hiệu quả và phù hợp với ngân sách hơn.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng báo cáo chi phí nhân sự + 11 mẫu file sử dụng ngay
2. Tại sao cần nắm rõ chi phí tuyển dụng nhân sự?
Để quản lý và theo dõi chi phí tuyển dụng một cách chính xác và nhanh hơn, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng phần mềm tuyển dụng. Dữ liệu về số lượng ứng viên, kênh tuyển dụng, chi phí cho từng chiến dịch… được nhập vào hệ thống, sau đó phần mềm tự động tổng hợp và hiển thị dưới dạng báo cáo, biểu đồ trực quan, giúp HR và lãnh đạo dễ dàng nắm bắt bức tranh chi phí tuyển từng vị trí, từng giai đoạn.
Cũng có nhiều doanh nghiệp gần như không kiểm soát chi phí tuyển dụng, chỉ phát sinh nhu cầu là đăng tin, triển khai vội vàng trên nhiều kênh. Việc này dẫn đến tình trạng lãng phí ngân sách, tốn nhiều thời gian tuyển dụng mà vẫn khó trả lời được câu hỏi: kênh nào hiệu quả, chi phí cho mỗi nhân sự mới là bao nhiêu, chất lượng tuyển có tương xứng với số tiền đã chi hay không.
Việc tính toán được chi phí tuyển dụng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa ngân sách tuyển dụng hợp lý: Nếu dự trù, xác định được ngân sách cần phải chi tiêu sẽ giúp doanh nghiệp dự báo chi phí tuyển dụng của quý hoặc cả năm.
- Thúc đẩy hiệu quả tuyển dụng: Dựa vào các yếu tố cấu thành nên chi phí tuyển dụng và tỷ trọng chi phí của các yếu tố để người làm tuyển dụng xác định yếu tố nào có tính quyết định đến sự hiệu quả tuyển dụng thì nên tập trung hơn, ngược lại yếu tố nào chưa đem lại hiệu quả rõ rệt thì nên giảm bớt hoặc lược bỏ để tránh lãng phí chi phí tuyển dụng.
- Làm cơ sở để lập kế hoạch tuyển dụng đợt sau tối ưu nhất: Sau mỗi lần tuyển dụng, khi biết được chi phí tuyển dụng đợt trước sẽ là cơ sở để nhà tuyển dụng có thể lập kế hoạch, điều chỉnh mức chi phí cho đợt tuyển dụng sau tốt hơn.
3. Chi phí tuyển dụng gồm những hạng mục nào
Đối với quá trình tuyển dụng, chi phí sẽ bao gồm nhiều loại khác nhau tùy theo mục đích và ngân sách của doanh nghiệp. Thông thường, chi phí tuyển dụng bao gồm những hạng mục chi phí phổ biến sau:
3.1 Chi phí nội bộ
|
Chi phí nội bộ trong tuyển dụng |
|
| Chi phí trả lương cho bộ phận tuyển dụng | Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ được nhận mức lương cứng hàng tháng nên phần lương này sẽ được tính vào một phần của chi phí tuyển dụng. Tuy nhiên, có những đợt tuyển dụng không đạt được như mong muốn, doanh nghiệp sẽ bỏ ra chi phí nhiều hơn để thu hút nhân sự tiềm năng. |
| Chi phí đào tạo, nâng cao nghiệp vụ | Khi làm việc tại một môi trường làm việc mới, nhân viên ít nhiều sẽ bị hạn chế về mặt kinh nghiệm và kỹ năng. Do đó, một số doanh nghiệp sẽ tổ chức thêm các buổi đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên mới. |
| Tiền thưởng, hoa hồng cho người giới thiệu nhân viên | Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi tiền thưởng cho những nhân viên trong công ty khi giới thiệu ứng viên phù hợp. |
3.2 Chi phí bên ngoài
|
Chi phí bên ngoài |
|
| Chi phí đăng tin tuyển dụng | Đây là mức phí để các doanh nghiệp có thể truyền bá thông báo tuyển dụng. Qua đó có thể tiếp cận được với nguồn ứng viên chất lượng tốt nhất. |
| Chi phí thuê tuyển dụng bên ngoài | Nhiều doanh nghiệp không có bộ phận nhân sự riêng mà khi có nhu cầu sẽ thuê đơn vị tuyển dụng bên ngoài. Hầu hết trường hợp này bắt gặp nhiều ở các công ty nhỏ hoặc startup không có nhiều nguồn lực tài chính. |
| Chi phí đi lại | Có một số vị trí tuyển dụng cần nhà tuyển dụng hoặc ứng viên phải đi xa để tiến hành ứng tuyển vào công ty. Ví dụ như chi phí cho vé máy bay, khách sạn, ăn ở đi lại trong quá trình tuyển dụng. |
| Chi phí tổ chức sự kiện, hội thảo tuyển dụng | Tham gia vào các hội chợ việc làm, hội thảo tại các trường đại học… cũng là một hình thức tuyển dụng. |
4. Hướng dẫn cách tính chi phí tuyển dụng (Cost Per Hire)
Dưới đây là cách tính chi phí tuyển dụng mà các nhà tuyển dụng cần biết:
Chi phí tuyển dụng = (Chi phí tuyển dụng nội bộ + Chi phí tuyển dụng bên ngoài) / Tổng số nhân viên được tuyển trong một thời gian nhất định
Trong đó:
-
Chi phí tuyển dụng nội bộ: Bao gồm lương và phụ cấp của HR, quản lý tham gia phỏng vấn (phần thời gian dành cho tuyển dụng), chi phí sử dụng phòng phỏng vấn, công cụ test nội bộ, chi phí hành chính liên quan.
- Chi phí tuyển dụng bên ngoài: Gồm chi phí đăng tin, chạy quảng cáo tuyển dụng, phí sử dụng website tuyển dụng, phí dịch vụ headhunter, chi phí tham gia hội chợ việc làm, sự kiện tuyển dụng, chi phí in ấn, ấn phẩm truyền thông.
- Tổng số nhân viên được tuyển: Là số người thực sự nhận việc trong giai đoạn đo lường (ví dụ: 1 quý, 6 tháng, 1 năm), không tính các trường hợp đã offer nhưng ứng viên từ chối.
Khi áp dụng công thức này, doanh nghiệp nên:
- Tính theo từng đợt tuyển, từng vị trí hoặc từng kênh tuyển dụng để so sánh.
- Theo dõi chi phí theo thời gian để xem xu hướng: chi phí tăng hay giảm, thay đổi tương ứng với chất lượng tuyển ra sao.
5. Bí quyết tối ưu chi phí tuyển dụng hiệu quả
Biết được chi phí tuyển dụng là gì rồi, vậy để đạt được kết quả tuyển dụng đề ra như kỳ vòng cũng như tối ưu được chi phí tuyển dụng tốt nhất, các nhà tuyển dụng nên nằm lòng các bí quyết sau:
Tối ưu thời gian tuyển dụng
Thời gian tuyển quá dài thường kéo theo chi phí tăng và mất ứng viên tốt. Ngay từ khâu đăng tin, nhà tuyển dụng nên mô tả rõ nhiệm vụ chính, yêu cầu bắt buộc, mức lương, địa điểm, chế độ làm việc. Thông tin càng cụ thể, tỷ lệ hồ sơ phù hợp ngay từ đầu càng cao, số vòng trao đổi thừa giảm xuống và thời gian chốt vị trí được rút ngắn.
Tận dụng sức mạnh thương hiệu
Khi doanh nghiệp đã có uy tín, dự án nổi bật hay môi trường làm việc đáng chú ý, nên đưa những điểm này vào tin tuyển dụng, trang tuyển dụng, mạng xã hội. Ứng viên nhìn thấy lý do rõ ràng để quan tâm đến cơ hội đó, tỷ lệ ứng tuyển tự nhiên tăng lên, chi phí đẩy tin hoặc chạy quảng cáo mạnh sẽ giảm bớt.
Đào tạo, phát triển đội ngũ kế thừa từ nội bộ
Các vị trí trưởng nhóm, quản lý cấp trung trở lên thường tốn nhiều thời gian và chi phí để tuyển từ bên ngoài. Nếu có lộ trình phát triển rõ cho nhân viên hiện hữu (đào tạo kỹ năng, phân quyền từng bước, đánh giá định kỳ), doanh nghiệp có thể ưu tiên đề bạt nội bộ cho những vị trí này. Như vậy, tuyển dụng bên ngoài tập trung vào vị trí junior hơn, chi phí thấp hơn và rủi ro không phù hợp văn hóa cũng giảm.
Khai thác nền tảng tuyển dụng miễn phí
Thay vì phụ thuộc toàn bộ vào các trang tuyển dụng trả phí, HR có thể song song đăng tin tại: nhóm ngành nghề trên Facebook/Zalo, fanpage công ty, LinkedIn cá nhân của lãnh đạo và HR, website doanh nghiệp. Nếu biết chọn nhóm đúng đối tượng và viết nội dung dễ đọc, đây là nguồn mang lại lượng hồ sơ ổn với chi phí gần như bằng 0, đặc biệt phù hợp với các vị trí phổ thông hoặc cần tuyển liên tục.
Tính chi phí tuyển dụng định kỳ, dùng cùng một cách tính
Nhiều công ty chỉ ước lượng “chi phí tuyển dụng chắc là nhiều”, nhưng không có con số cụ thể. Nếu định kỳ (ví dụ theo quý) tổng hợp chi phí theo cùng một công thức, HR sẽ nhìn rõ mỗi nhân sự mới đang tốn bao nhiêu, giai đoạn nào tốn nhiều tiền nhất. Từ đó, các cuộc trao đổi với ban lãnh đạo về ngân sách, điều chỉnh kênh, thay đổi quy trình đều dựa trên số liệu thay vì cảm giác.
Tách riêng chi phí theo từng nguồn tuyển dụng
Thay vì ghi chung “chi phí tuyển dụng tháng 6”, HR nên tách thành: chi cho job site A, chi cho job site B, chi cho quảng cáo mạng xã hội, chi cho headhunter, chi cho giới thiệu nội bộ… Sau vài đợt, sẽ thấy kênh nào ra nhiều hồ sơ đạt yêu cầu với chi phí hợp lý, kênh nào tốn tiền nhưng ít hồ sơ trúng tuyển. Những kênh hiệu quả được ưu tiên ngân sách ở đợt sau, kênh kém hiệu quả có thể cắt giảm hoặc chỉ dùng trong trường hợp đặc biệt.
>>>Đọc thêm: 9 gợi ý giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả
Chi phí được theo dõi theo từng đợt tuyển, từng vị trí và từng nguồn ứng viên, HR có cơ sở dữ liệu để điều chỉnh kênh, rút ngắn thời gian tuyển, tránh lãng phí ngân sách và nâng chất lượng đội ngũ. Để triển khai việc đo lường, doanh nghiệp có thể áp dụng AMIS Tuyển Dụng như một công cụ trong quản lý tuyển dụng tập trung. Đây là phần mềm được phát triển bởi MISA với nhiều tính năng hữu ích.
- Tập trung dữ liệu tuyển dụng trên một hệ thống: Quản lý chung tin đăng, hồ sơ ứng viên, nguồn ứng viên, trạng thái từng vị trí, giúp HR theo dõi được chi phí và kết quả gắn với từng chiến dịch.
- Theo dõi phễu tuyển dụng theo từng vòng: Thấy rõ số lượng ứng viên ở từng giai đoạn, tỷ lệ chuyển đổi, thời gian xử lý, từ đó dễ nhận ra giai đoạn đang làm phát sinh thêm chi phí.
- Báo cáo chi tiết theo kênh và theo vị trí: Thống kê số hồ sơ, số ứng viên đạt, số người nhận việc theo từng nguồn, giúp so sánh chi phí và hiệu quả giữa các kênh tuyển dụng.
- Giảm công việc thủ công của HR: Tự động lưu CV, quét thông tin ứng viên, gửi email, nhắc lịch phỏng vấn, giúp HR dành thời gian cho đánh giá chuyên môn thay vì xử lý dữ liệu rời rạc.
- Kết nối với toàn bộ nền tảng MISA AMIS HRM: Dễ dàng chuyển ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân sự, đồng bộ thông tin phục vụ quản trị nhân sự giai đoạn sau.
Doanh nghiệp đang phải chi nhiều cho tuyển dụng nhưng chưa rõ hiệu quả, hoặc HR mất nhiều thời gian tổng hợp số liệu có thể đăng ký trải nghiệm và demo AMIS Tuyển Dụng. Việc quản lý đồng bộ quy trình tuyển và đo lường rõ ràng chi phí tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu, thay vì cảm tính.
