Khi quy mô doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý, theo dõi tiến độ công việc với nhau vẫn khá dễ dàng. Tuy nhiên, khi quy mô tăng lên, đội ngũ mất rất nhiều thời gian chỉ để nhắn tin, trao đổi, đồng bộ công việc, tổng hợp báo cáo. Người quản lý bắt đầu gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc lẫn hiệu suất của nhân viên.
Lúc này, các phần mềm báo cáo công việc chính là công cụ mạnh mẽ giúp quản lý theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất của nhân viên tức thời và các điểm nóng phát sinh. Đồng thời, nhân viên cũng giảm được thời gian tổng hợp báo cáo, thời gian họp hành để tập trung vào những công việc mang lại giá trị hơn. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu đến bạn top 10 phần mềm quản lý báo cáo công việc tốt nhất cho doanh nghiệp.
1. Phần mềm báo cáo công việc là gì?
Phần mềm báo cáo công việc là một công cụ được thiết kế để giúp các cá nhân và đội nhóm quản lý, theo dõi và báo cáo tiến độ công việc. Nó cho phép người dùng tạo, lưu trữ và chia sẻ các báo cáo trực quan về hiệu suất và hoạt động hàng ngày, thường xuyên cập nhật về trạng thái của các dự án hoặc nhiệm vụ.
Phần mềm này thường tích hợp các tính năng như:
- Theo dõi thời gian và nhiệm vụ: Quản lý và ghi chép thời gian dành cho từng nhiệm vụ hoặc dự án.
- Tạo báo cáo tự động: Tự động hóa quá trình tạo báo cáo về tiến độ, hiệu suất và tài nguyên sử dụng.
- Phân tích dữ liệu: Cung cấp phân tích chi tiết về dữ liệu thu thập được để hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên thông tin.
- Giao tiếp và cộng tác: Cho phép người dùng chia sẻ thông tin và tài liệu liên quan đến dự án, hỗ trợ giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả.
- Tích hợp: Có khả năng kết nối với các hệ thống quản lý dự án, tài chính, hoặc tài nguyên nhân sự khác để cung cấp một giải pháp toàn diện.
Phần mềm báo cáo công việc giúp cải thiện hiệu suất làm việc bằng cách cung cấp công cụ để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc một cách chi tiết. Nó cũng tăng cường giao tiếp và cộng tác trong tổ chức bằng cách chia sẻ dữ liệu và thông tin quan trọng giữa các bộ phận một cách dễ dàng và minh bạch.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm báo cáo công việc
Trước kia việc báo cáo công việc thường được thực hiện thủ công thông qua miệng, giấy tờ, excel, google trang tính hoặc các công cụ chat thủ công. Nhưng cách này rất mất thời gian, và có thể bị sót thông tin, thông qua nhiều cấp khác nhau gây mất thời gian mà không nắm bắt được điểm nóng tức thì. Đây chính là rào cản lớn khi mà lượng công việc ngày càng nhiều và việc cập nhật và theo dõi tiến độ cần làm thường xuyên để lãnh đạo có thể nắm bắt được tình hình.
Phần mềm báo cáo công việc ra đời với rất nhiều lợi ích đã giúp mọi thứ dễ dàng hơn:
- Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất: Phần mềm tự động hóa các quy trình nhập liệu và cập nhật thông tin, giảm thời gian cần thiết cho các công việc thủ công và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị hơn.
- Ra quyết định nhanh chóng: Cung cấp dữ liệu tổng hợp và phân tích sẵn có giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tình hình hiện tại, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
- Tăng cường hiệu quả giao tiếp: Cho phép các bộ phận khác nhau truy cập và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, giúp cải thiện sự hiểu biết chung và đồng bộ hóa công việc giữa các nhóm, thúc đẩy sự hợp tác.
- Giảm thiểu sự trùng lặp và sai sót: Các quy trình được chuẩn hóa và tự động giúp giảm thiểu nguy cơ nhập nhầm dữ liệu và trùng lặp thông tin, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phần mềm hỗ trợ việc xác định và loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình làm việc, giúp tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu quả tổng thể.
- Tăng khả năng truy cập và linh hoạt: Khả năng truy cập từ xa qua nhiều thiết bị khác nhau giúp nhân viên có thể làm việc một cách linh hoạt, từ bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
- Tăng tính minh bạch: Phần mềm cung cấp cái nhìn rõ ràng về tiến độ công việc và hiệu suất cá nhân hay nhóm, từ đó giúp cải thiện sự giám sát và đánh giá.
3. Top 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất
Phần mềm báo cáo công việc hàng ngày lấy dữ liệu phân tán và biến nó thành thứ mà bạn có thể đọc và diễn giải. Trước khi bạn có thể làm điều đó, bạn cần thực hiện một số nghiên cứu và tìm phần mềm báo cáo phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
3.1. AMIS Công việc – Phần mềm quản lý và báo cáo công việc hiệu quả nhất
AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc, dự án được phát triển bởi MISA JSC – 1 trong những công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với 30 năm kinh nghiệm.
Với MISA AMIS Công việc, doanh nghiệp có thể quản lý công việc, dự án một cách toàn diện từ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ với deadline cụ thể, trao đổi và chia sẻ tài liệu tập trung trên một phần mềm, thiết lập quy trình thực hiện công việc,… đồng thời cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ và hiệu suất công việc. Từ đó, người quản lý chủ động nắm bắt được tình hình thực hiện công việc theo cá nhân, phòng ban hoặc dự án tức thời mà không cần nhắn tin hỏi tình hình hay chờ đợi nhân viên báo cáo.
Các phân hệ cung cấp Báo cáo
- Báo cáo chung của tất cả các Phòng ban, Dự án/Nhóm trên phân hệ Báo cáo.
- Báo cáo của từng Phòng ban, Dự án/Nhóm.
Các loại báo cáo
Chương trình cung cấp nhiều loại Báo cáo giúp công tác Đánh giá kết quả công việc được chính xác và khách quan hơn. Người dùng có thể xem Báo cáo trên phân hệ Báo cáo hoặc Báo cáo trong dự án. Các loại Báo cáo bao gồm:
- Phân loại công việc theo phương pháp Eisenhower.
- Báo cáo Số lượng công việc theo thời gian.
- Báo cáo Số lượng công việc theo nhân viên.
- Báo cáo Phân bổ nguồn lực.
- Báo cáo Tình hình lùi hạn công việc.
- Báo cáo Thời gian thực hiện công việc.
- Báo cáo Việc giao cho tôi.
- Tạo mới Báo cáo với dữ liệu tùy chọn.
Trải qua gần 30 năm hoạt động, phần mềm của MISA đã giúp hơn 250.000 doanh nghiệp chuyển đổi số thành công trong công tác quản trị vận hành doanh nghiệp. Và phần mềm MISA AMIS Công Việc nhận được sự tin dùng và đánh giá cao của rất nhiều doanh nghiệp, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,…
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc để nắm bắt tiến độ công việc, dự án tức thời và nâng cao hiệu suất toàn doanh nghiệp tại đây:
3.2. Datapine – Phần mềm báo cáo tốt cho dữ liệu phức tạp
Datapine là một phần mềm báo cáo tuyệt vời vì nó giúp cho doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI) một cách hiệu quả và nhanh chóng trong một nền tảng phân tích trung tâm. Điều này cho phép mọi người trong công ty truy cập vào bất kỳ lúc nào thông tin cập nhật, chính xác để đưa ra quyết định đúng đắn, dựa trên dữ liệu.
Datapine thuộc thế hệ công cụ báo cáo mới, nhờ tính năng dễ sử dụng, khả năng truy cập vào các tính năng phân tích nâng cao ngay cả đối với người dùng không chuyên về kỹ thuật. Các nguồn dữ liệu khác nhau (Flat Files, cơ sở dữ liệu, hệ thống CRM và ERP, nền tảng xã hội, v.v.) cần thiết cho báo cáo, có thể được tích hợp chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Các KPI trực quan, tùy chỉnh có thể được xây dựng thông qua kéo, thả và được lưu trữ trên các báo cáo động, tương tác. Hơn nữa, hệ thống cho phép chọn từ hơn 80 mẫu báo cáo chuyên nghiệp cho các ngành và chức năng kinh doanh khác nhau.
Cuối cùng, các trang tổng quan có thể được chia sẻ theo nhiều cách như báo cáo Email tự động, chia sẻ trang tổng quan trực tiếp qua URL.
3.3. ProWorkflow – Phần mềm báo cáo cho dữ liệu đồ họa
Được dựng lên vào năm 2002, ProWorkflow được thiết kế như một giải pháp quản lý dự án hỗ trợ nhu cầu phân tích và báo cáo. Khi người dùng đăng nhập vào công cụ này, ngay lập tức sẽ thấy một giao diện thân thiện hiển thị một bản tóm tắt đồ họa về số liệu thống kê hiện tại của tổ chức cho công việc đang hoạt động, đã hoàn thành và sắp tới.
Báo cáo tiêu chuẩn cung cấp thông tin chi tiết về khối lượng công việc và hiệu suất cũng như các dự án, nhiệm vụ, thời gian và dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tùy chỉnh cho phép chúng ta tạo báo cáo của riêng mình, chọn bộ lọc và dữ liệu cần, thậm chí chia sẻ báo cáo với nhóm.
Các tính năng chính bạn có thể khai thác bao gồm: báo cáo tài nguyên về nhân viên và thời gian, báo cáo phân tích khối lượng công việc, báo cáo tóm tắt thời gian, báo cáo dự án riêng lẻ, báo cáo dự án chung, báo cáo nhiệm vụ và khả năng xuất báo cáo sang nhiều định dạng.
ProWorkflow tích hợp với các công cụ như Xero, Quickbooks, KashFlow, FreshBooks, MYOB AccountRight, Box Storage, DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive và hàng trăm công cụ khác thông qua Zapier.
3.4. Hive – Công cụ báo cáo công việc tốt nhất với trang tổng quan tương tác
Hive là một công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án, báo cáo và điều phối nhiệm vụ linh hoạt. Bằng cách tận dụng AI, Hive Analytics cung cấp các bảng điều khiển tương tác để có được thông tin chi tiết hữu ích về năng suất của nhóm và chủ động phát hiện các rủi ro. Phần mềm quản lý việc sử dụng nhóm trong các dự án hoặc khách hàng cụ thể bằng cách phân bổ chính xác các nguồn lực hiện tại và tương lai theo dữ liệu thời gian thực.
Các công cụ báo cáo cũng ước tính và theo dõi thời gian dành cho các dự án để phân bổ chính xác nguồn lực, thanh toán cho khách hàng và lập kế hoạch dự án trong tương lai. Ghi lại thời gian dành cho các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể bằng cách điền trực tiếp vào bảng chấm công trong Hive. Truy cập các báo cáo bảng chấm công giúp nhóm của bạn dễ dàng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
Hive tích hợp với Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box và hơn một nghìn công cụ khác thông qua Zapier.
3.5. Google Looker Studio – Công cụ báo cáo miễn phí tốt nhất
Google Looker Studio (trước đây tên là Google Data Studio) là một công cụ được cung cấp miễn phí cho người dùng bởi Google, giúp chúng ta kết nối các dữ liệu và xây dựng các báo cáo, Dashboard theo ý muốn một cách dễ dàng, chuyên nghiệp, đẹp mắt và đặc biệt là tính trực quan hóa dữ liệu rất cao.
Google Looker Studio có hệ thống giao diện dễ tiếp cận và thao tác, chỉ cần có 1 tài khoản Google là chúng ta có thể xây dựng báo cáo miễn phí trên nền tảng này. Để có một báo cáo như ý, chúng ta chỉ việc kéo thả các biểu đồ, các chỉ số, tổ hợp chúng lại với nhau.
Một trong những tiện ích nổi bật nhất công cụ này đó là cho phép kết nối và tổng hợp các nguồn dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng và từ đó tạo ra các báo cáo cho từng nguồn dữ liệu hoặc hiển thị nó trên cùng một báo cáo tổng thể. Và dễ dàng chia sẻ báo cáo dễ dàng chỉ thông qua đường link của báo cáo.
Google Looker Studio kết nối với Google Analytics, Search Console, v.v.
TẶNG BẠN MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC THEO NGÀY, TUẦN, THÁNG
3.6. Power BI dành cho Office 365 – Nền tảng báo cáo tốt nhất cho các tổ chức mở rộng quy mô
Power BI là một công cụ trực quan hóa dữ liệu được xây dựng bởi Microsoft. Phần mềm có thể thu thập dữ liệu từ nhiều kênh và biến nó thành hình ảnh hấp dẫn về mặt thẩm mỹ.
Điều này có thể giúp nhóm của bạn dễ dàng hiểu được thông tin chi tiết về doanh nghiệp. Phần mềm này cũng có khả năng xử lý lượng dữ liệu đáng kể, lý tưởng cho các tổ chức lớn hoặc đang phát triển muốn theo dõi dữ liệu kinh doanh của họ.
>> Xem thêm: [Tổng hợp] 10 phần mềm cải thiện hiệu quả năng suất làm việc năm 2024
3.7. Tableau – Phần mềm báo cáo công việc tốt nhất cho phân tích
Tableau là một công cụ phân tích dữ liệu có thể lấy dữ liệu thô và biến nó thành các hình ảnh trực quan hóa mạnh mẽ, bao gồm bảng điều khiển và trang tính dữ liệu.
Tableau đặc biệt hữu ích để thu thập phân tích kinh doanh. Vì hoạt cảnh thân thiện với người dùng, nên phần mềm này lý tưởng cho các chuyên gia có ít hoặc không có kinh nghiệm viết mã hay lập trình. Phần mềm có thể chuyển đổi mã ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) thành trực quan hóa dữ liệu.
3.8. Thoughtspot – Công cụ báo cáo tốt nhất cho người mới bắt đầu
ThoughtSpot là một công cụ báo cáo phân tích kinh doanh được điều khiển bởi trí tuệ nhân tạo. Phần mềm có thể kết nối với cơ sở dữ liệu đám mây và báo cáo phân tích kinh doanh theo thời gian thực.
ThoughtSpot đặc biệt hữu ích cho những người mới làm quen với báo cáo dữ liệu, vì nó yêu cầu mã hóa ít. Điều này có thể cho phép người dùng ở mọi cấp độ kỹ năng khám phá các phân tích kinh doanh của họ.
3.9. Octoboard – Phần mềm báo cáo tốt nhất cho báo cáo tự động
Octoboard là một công cụ báo cáo được sử dụng bởi các doanh nghiệp và cơ quan tiếp thị. Phần mềm có thể thu thập dữ liệu và tạo thông tin chi tiết, đồng thời nó cũng có thể tạo báo cáo tự động.
Vì phần mềm này dựa trên nền tảng đám mây, bạn có thể truy cập nó từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào, giúp dễ dàng chia sẻ báo cáo với khách hàng. Octoboard cũng có thể kết nối với nhiều mạng xã hội phổ biến và các công cụ phân tích, giúp dễ dàng tạo báo cáo từ bất kỳ hệ thống nào mà doanh nghiệp của bạn sử dụng.
3.10. Whatagraph – Công cụ báo cáo tốt nhất để trực quan hóa dữ liệu
Whatagraph là một công cụ báo cáo đặc biệt hữu ích để theo dõi các phương tiện truyền thông xã hội và phân tích tiếp thị. Phần mềm có thể tự động thu thập dữ liệu từ các kênh tiếp thị khác nhau của công ty bạn và tạo báo cáo.
Bạn có thể sử dụng phần mềm này để tạo các bản trình bày trực quan hấp dẫn về dữ liệu và phân tích. Bạn cũng có thể nhập các chỉ số hiệu suất chính tiếp thị (KPI) và theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu tiếp thị.
>> Tìm hiểu thêm: Mô hình Waterfall: Ưu nhược điểm của mô hình thác nước
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm báo cáo công việc
Phần mềm báo cáo công việc mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích từ việc theo dõi tiến độ công việc, dự án tức thời cho đến nâng cao năng suất nhân sự. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất để phục vụ cho công tác quản lý công việc, bạn có thể dựa vào các tiêu chí dưới đây:
- Tính năng báo cáo: Phần mềm cần cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo linh hoạt, chính xác để đáp ứng yêu cầu quản lý dữ liệu.
- Giao diện người dùng: Giao diện cần thân thiện và trực quan để người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng hiệu quả.
- Khả năng tích hợp & tùy chỉnh: Phần mềm phải có khả năng tích hợp với các hệ thống khác và cho phép tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình làm việc đặc thù.
- Khả năng bảo mật: Đảm bảo an toàn thông tin với các tính năng bảo mật cao cấp, quản lý quyền truy cập và tuân thủ các quy định về bảo mật.
- Hiệu suất và độ tin cậy: Phần mềm cần đáp ứng tốt các yêu cầu về hiệu suất và độ tin cậy, đảm bảo hoạt động ổn định trong mọi điều kiện.
- Chi phí: Cân nhắc chi phí ban đầu, chi phí bảo trì và chi phí cập nhật để đảm bảo phần mềm vừa túi tiền.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Lựa chọn nhà cung cấp cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả, sẵn sàng giải quyết các vấn đề kịp thời.
5. Tạm kết
Trong bối cảnh công nghệ trở thành công cụ quyết định mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp, việc chọn lựa một phần mềm báo cáo công việc hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng. MISA AMIS hy vọng rằng, qua những thông tin trên, bạn đọc có thể tìm được công cụ phù hợp để quản lý, theo dõi được tiến độ công việc, dự án tức thời cũng như nâng cao năng suất nhân sự và hiệu quả hoạt động.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
