Kiến thức Quản lý - điều hành Cách sử dụng phần mềm quản lý dự án, hướng dẫn từ...

Cách sử dụng phần mềm quản lý dự án, hướng dẫn từ a-z

28
Cách sử dụng phần mềm quản lý dự án

Doanh nghiệp bạn có dự định triển khai phần mềm quản lý dự án nhưng chưa biết cách sử dụng? Bài viết này sẽ cung cấp những hướng dẫn, chỉ dẫn cụ thể về cách sử dụng phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc. Đây là công cụ quản trị dự án phổ biến đang được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng.

1, Giới thiệu chung về phần mềm quản lý dự án

AMIS Công việc là phần mềm quản lý dự án, công việc năm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị công việc trong doanh nghiệp, từ quản lý công việc cá nhân, quản lý công việc của đội nhóm và các dự án thuộc quyền quản lý để:

  • Nắm bắt được tình trạng phân bổ nguồn lực
  • Xử lý các đầu việc cần thực hiện
  • Theo dõi tiến độ từng dự án và các phát sinh trong quá trình thực hiện
  • Kiểm soát chi phí, năng suất nhân viên và kết quả thực hiện của các dự án…

Phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc làm việc trên nền tảng Cloud với đầy đủ phiên bản trên di động, máy tính bảng (app AMIS Công việc) và trên website (sử dụng trên PC, Laptop).

2, Cách tổ chức thông tin và các thuật ngữ sử dụng trên phần mềm quản lý dự án

Với chức năng quản lý công việc cá nhân và công việc thuộc nhiều dự án, phòng ban khác, phần mềm phân chia các khu vực tương ứng: Cá nhân, Phòng ban, Dự án/nhóm và Công việc

  • Phòng ban là nơi quản lý tất cả các Dự án/Nhóm. Tại đây, dễ dàng theo dõi được Số lượng, Công việc và tiến độ của từng Dự án/Nhóm.
  • Dự án/nhóm là nơi quản lý tất cả các Công việc. Tại đây, dễ dàng theo dõi được Số lượng, Tiến độ của từng Công việc. Ngoài ra, có thể quản lý công việc theo dạng Danh sách, Bảng, Lịch, Gantt.

phòng ban trên phần mềm quản lý dự án

  • Công việc cho phép lặp lại công việc đã tạo trước đó giúp tiết kiệm thời gian. Đông thời, mỗi công việc sẽ thể hiện rõ ai là người chịu trách nhiệm chính cho công việc này.  Ngoài ra, có thể Bình luận, đính kèm tệp tài liệu và đánh dấu mức độ quan trọng của công việc.

Các thuật ngữ sử dụng trên phần mềm quản lý dự án

  • Khu vực Cá nhân giống như một phòng ban của chính mình. Nơi đây tổng hợp tất cả các dự án/nhóm, công việc của bạn giúp dễ dàng quản lý và theo dõi số lượng, tiến độ của từng công việc. Ngoài ra, với khu cá nhân bạn có Toàn quyền xử lý các công việc trong khu vực này.

3, Cách sử dụng phần mềm quản lý dự án chi tiết từng nghiệp vụ

3.1, Các tính năng dành cho nhà quản lý

Tạo phòng ban, phân quyền vai trò

Chức năng này giúp nhà quản lý thiết lập, quản lý và phân quyền cho các thành viên trong Dự án/Nhóm thuộc Phòng ban của bạn.

Thêm dự án

Sau khi click chuột vào mục thêm phòng ban, điền đầy đủ thông tin vào hình ảnh được hiển thị dưới đây. Bao gồm: Tên phòng ban, tên (hoặc email) thành viên thuộc phòng ban đó và phân quyền cho thành viên.thêm thành viên vào dự án

Sau bước này, bạn chỉ cần nhấn Lưu để lưu lại thông tin phòng ban. Trong thao tác thiết lập này, bạn cần chú ý:

  • Người có quyền Quản trị hoặc Thành viên trong hệ thống thì được thêm và thiết lập phòng ban.
  • Không cho phép thêm Công việc vào Phòng ban, mà Phòng ban chỉ cho phép theo dõi tiến độ công việc của các Dự án/nhóm thuộc Phòng ban tương ứn

Tạo dự án/nhóm trong phòng ban

Dự án/nhóm là nơi quản lý công việc của các thành viên trong dự án/nhóm của bạn.

1. Sau khi tạo xong Phòng ban, chương trình hiển thị giao diện Phòng ban, bạn nhấn Tạo dự án/nhóm (1) để tạo mới dự án/nhóm trong Phòng ban.

Tạo dự án

2. Khai báo các thông tin: Tên dự án/nhóm, Từ ngày – Đến ngày,…

3. Nhấn Chọn (2) để thêm mới thành viên vào Dự án/nhóm.

thêm dự án

4. Tích chọn các thành viên muốn thêm vào dự án/nhóm (3). Có thể tích chọn để thêm nhiều thành viên.

5. Chọn Vai trò (quyền hạn) của thành viên trong phòng ban. Lưu ý: Các Vai trò khi phân quyền là các vai trò đã được thiết lập trong Thiết lập vai trò của dự án/nhóm.

7. Nhấn Lưu để hoàn thành việc tạo dự án/nhóm.

Lưu ý

  • Chương trình cho phép Tạo mới dự án/nhóm theo 5 cách khác nhau. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Bạn có thể chọn Biểu tượng và Màu sắc cho từng Dự án/nhóm.

Tạo công việc và giao cho nhân viên xử lý

Cho phép nhà quản lý tạo công việc và giao việc cho nhân viên xử lý. Các bước thực hiện bao gồm:

Sau khi tạo xong Dự án/Nhóm, chương trình mặc định 3 cột trạng thái là Cần thực hiện, Đang thực hiện, Đã hoàn thành (bạn có thể chỉnh sửa lại nếu cần).

Để thêm mới công việc vào dự án/Nhóm, bạn nhấn vào biểu tượng  (1), sau đó nhập tên công việc và nhấn Enter (2).

Chọn Người thực hiện và Hạn hoàn thành công việc. (xem hướng dẫn chi tiết cách Tạo công việc tại đây).

Lưu ý: Người tiếp nhận công việc sẽ nhận được email thông báo để tiếp nhận và thực hiện công việc.

Giao việc cho nhân viên

Sau khi giao việc, quản lý có thể theo dõi số lượng, tiến độ của dự án/Nhóm để kịp thời hỗ trợ, điều chỉnh và phân bổ nguồn lực hợp lý.

Theo dõi tiến độ Dự án/Nhóm

Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ của nhóm, dự án bằng hệ thống báo cáo trên AMIS Công việc. Mục đích của chức năng này giúp quản lý nắm bắt được số lượng và tiến độ của dự án/nhóm mình quản lý, từ đó kịp thời điều chỉnh và hỗ trợ các thành viên trong dự án/nhóm hoàn thành công việc được giao.

Tại phòng ban/dự án mình quản lý, bạn tích chọn vào báo cáo để xem tiến độ.

Báo cáo công việc

Tại hệ thống báo cáo được phân chia thành các biểu đồ khác nhau giúp việc nắm bắt thông tin dự án trực quan và dễ hiểu nhất.

Trao đổi, bình luận về công việc

Chức năng này cho phép nhà quản lý bình luận, trao đổi và ghi lại lịch sử hoạt động của công việc với cấp dưới.

Để thực hiện chức năng này, Chọn Dự án/Nhóm, sau đó chọn Công việc muốn bình luận, trao đổi về công việc.

Giao diện công việc hiển thị, có thể nhập bình luận dưới mục Hoạt động (1). hoặc nhấn vào biểu tượng  (2) để bình luận cho công việc. Sau khi bình luận thì nội dung bình luận sẽ hiển thị ở mục Bình luận/Hoạt động.

trao đổi công việc với cấp dưới

Ủy quyền cho cấp dưới xử lý công việc

Chức năng này giúp nhà quản lý có thể ủy quyền cho một người khác (thư ký, trợ lý,…) thực hiện giao việc cho nhân viên thuộc quyền quản lý của mình.

Quản lý ủy quyền cho người khác

Trên giao diện AMIS Công việc, nhấn vào avata trên cùng bên phải, sau đó chọn Thiết lập chung.

thiết lập tài khoản ủy quyền

Tại mục Ủy quyền, nhấn Thêm người được ủy quyền. Chọn Người được ủy quyền và Dự án được ủy quyền. Nhấn Lưu để hoàn thành.

thêm người được ủy quyền

Giao việc với vai trò người ủy quyền

Người được ủy quyền sẽ nhận được thông báo, nhấn vào thông báo đó để hiển thị Dự án/nhóm được ủy quyền xử lý.

người ủy quyền

Tại Dự án/nhóm được ủy quyền thì người được ủy quyền có toàn quyền trên dự án/nhóm đó.

Khi giao việc thì trên giao diện “Chi tiết công việc”, Người giao việc sẽ là thông tin người ủy quyền (có thể chỉnh sửa lại thông tin Người giao việc). Quản lý cũng dễ dàng theo dõi được nhân viên cấp dưới xử lý công việc trong dự án/nhóm đó.

ủy quyền công việc trên phần mềm quản lý dự án

Trên đây là hướng dẫn tính năng dành cho nhà quản lý.

3.2. Tính năng dành cho nhân viên

Đối với tính năng dành cho nhân viên, phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc cung cấp các chức năng chính bao gồm:

  • Nhân viên tiếp nhận và thực hiện công việc
  • Cập nhật tiến độ công việc
  • Gửi yêu cầu phê duyệt kết quả công việc
  • Chuyển trạng thái hoàn thành công việc

Chi tiết hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý dự án dành cho nhân viên mời bạn xem tại đây.

Xem hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý dự án trên phiên bản mobile tại đây.