Khi bạn quyết định trở thành người quản lý dự án thì nhiệm vụ quan trọng là tìm ra phương pháp quản lý dự án phù hợp. Vậy làm thế nào để bạn biết phương pháp nào phù hợp dự án thực hiện.
Chúng tôi tin rằng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra phương pháp, nguyên tắc và cách tiếp cận phù hợp mà bạn có thể sử dụng cho từng nhóm và dự án.
| TẢI NGAY EBOOK : 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG |
I. Các loại phương pháp tiếp cận quản lý dự án
Các phương pháp tiếp cận quản lý dự án cung cấp một tập hợp các quy trình, phương pháp và công cụ để quản lý và hoàn thành các hoạt động của dự án. Chúng đảm bảo tính nhất quán, đơn giản hóa sự phức tạp, giảm chi phí và giảm rủi ro. Có một số phương pháp quản lý dự án được thiết lập tốt.
1. Phương pháp quản lý dự án theo giai đoạn
Phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn là lựa chọn tốt nhất cho các dự án lớn và phức tạp cần được thực hiện theo từng giai đoạn do các ràng buộc bên ngoài của dự án. Theo cách tiếp cận này, mỗi giai đoạn đi qua tất cả năm lĩnh vực quy trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Vào cuối mỗi giai đoạn, tất cả các công việc được đánh giá và bàn giao cho giai đoạn tiếp theo một cách tuần tự.
Phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn để quản lý dự án thường được gọi là mô hình thác nước hoặc truyền thống. Nó là một sự lựa chọn lý tưởng cho các dự án nhỏ, được xác định rõ ràng. Những mơ hồ và rủi ro liên quan tăng lên cùng với sự phức tạp và quy mô của dự án.
2. Quản lý dự án tinh gọn
Quản lý dự án tinh gọn là một phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu, tập trung vào việc cải tiến quy trình và loại bỏ lãng phí thông qua việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực (chi phí, thời gian và con người). Cách tiếp cận quản lý dự án này bao gồm lập kế hoạch chi tiết, tài liệu trực quan phong phú, phân tích liên tục và cải tiến quy trình thường xuyên.
Một dự án được coi là hiệu quả nếu nó tuân theo các nguyên tắc tinh gọn cơ bản. Chu kỳ Deming (PDCA), Lean Six Sigma (DMEDI), Bản đồ dòng giá trị (VSM) và phương pháp Kanban là một số phương pháp quản lý dự án tinh gọn phổ biến nhất.
Hầu hết các doanh nghiệp hướng tới việc lập bản đồ dòng giá trị vì nó cung cấp cho họ hình dung chính xác và chi tiết về tất cả các bước trong dự án.
Bản đồ dòng giá trị (VSM) là một công cụ mạnh mẽ, hai chiều, ghi lại và định hướng một sự chuyển đổi tinh gọn từ một góc nhìn toàn cảnh. Nó không chỉ giúp các doanh nghiệp hiểu được tổng thời gian thực hiện mà còn hiển thị thời gian dẫn đầu và thời gian chu kỳ riêng lẻ và cung cấp một bức tranh rõ ràng về các chất thải ngăn cản dòng chảy của dự án.
Bằng cách quan sát và hiểu quy trình trực quan của một dự án, các tổ chức có thể loại bỏ những lãng phí của tinh gọn, giảm thời gian xử lý hành chính và luôn đáp ứng thời hạn và mục tiêu của dự án.
Quản lý hiệu quả và đạt được mục tiêu với AMIS Công việc
3. Quản lý dự án lặp đi lặp lại và gia tăng
Cách tiếp cận lặp đi lặp lại và tăng dần là một phương pháp luận quản lý dự án theo hướng thay đổi được phát triển để xử lý sự thay đổi và giảm thiểu rủi ro vốn có của dự án. Phương pháp quản lý dự án này là một lựa chọn hoàn hảo cho các dự án quy mô lớn, nhiều công ty với các yêu cầu không rõ ràng và mức độ rủi ro cao. Nó thường được sử dụng để phát triển phần mềm.
Một loạt các phương pháp quản lý dự án như quản lý dự án Agile, quản lý dự án Extreme, v.v. đã phát triển từ phương pháp tiếp cận lặp lại và gia tăng.
4. Quản lý dự án chuỗi quan trọng
Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM) được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý các dự án trong khi vẫn cho phép các hạn chế về nguồn lực (nhân sự, thiết bị, v.v.). Nó dựa trên lý thuyết về các ràng buộc (TOC) trong đó nói rằng một chuỗi chỉ mạnh bằng liên kết yếu nhất của nó.
Trong CCPM, sự chậm trễ của dự án được ngăn chặn bằng cách thêm bộ đệm vào tài nguyên vốn có và các phụ thuộc nhiệm vụ dự án.
| TẢI NGAY EBOOK: 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG |
5. Phương pháp lập kế hoạch dựa trên sản phẩm của PRINCE2
Lập kế hoạch dựa trên sản phẩm là cách tiếp cận quản lý dự án có cấu trúc tập trung vào đầu ra và sản phẩm dự án (bao gồm cả sản phẩm trung gian), không giống như cách tiếp cận truyền thống tập trung vào các hoạt động và nhiệm vụ.
Vì có ít công việc phân phối hơn nhiều so với các nhiệm vụ, nên việc xác định và sắp xếp chúng một cách hợp lý là tương đối dễ dàng. Phương pháp luận PRINCE2 là cách triển khai phổ biến nhất của phương pháp này.
6. Quản lý dự án dựa trên quy trình
Quản lý dự án dựa trên quy trình cho phép người quản lý dự án tạo, quản lý và cải tiến các dự án phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động và mục tiêu của dự án được thiết kế theo cách mà chúng góp phần đạt được các mục tiêu quan trọng nhất của tổ chức.
OPM3 (Mô hình trưởng thành quản lý dự án của tổ chức) và CMMI (Tích hợp mô hình trưởng thành khả năng) là một số mô hình trưởng thành quản lý dự án dựa trên quy trình phổ biến nhất.
7. Quản lý sản xuất dự án
Quản lý sản xuất dự án (PPM) là một cách tiếp cận chiến lược áp dụng các lý thuyết và nguyên tắc của khoa học hoạt động để hiểu rõ hơn và tối ưu hóa việc phân phối dự án.
Điều làm cho PPM trở nên độc đáo là nó sử dụng dữ liệu thực tế từ các hoạt động của dự án để dự đoán các giới hạn và xác định những gì có thể đạt được một cách thực sự.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
II. 12 bước để hợp lý hóa quản lý dự án
Các dự án được lấp đầy với một loạt các chi tiết. Trong cuộc chạy đua để giao dự án đúng thời hạn, có thể bỏ sót một vài chi tiết quan trọng trên đường đi. Đặc biệt là khi quản lý dự án được xử lý thủ công, thật khó để ghi chú lại từng chi tiết nhỏ của một dự án. Nó dẫn đến một đống thủ tục giấy tờ và bảng tính, nơi mà sự không chắc chắn phát triển mạnh dẫn đến cơ hội thất bại.
Mặc dù không thể khai thác sự hỗn loạn trong quản lý dự án trong một sớm một chiều, nhưng có một số cách để hợp lý hóa việc quản lý dự án một cách hiệu quả.
Bằng cách tuân theo các bước thực hiện kế hoạch một cách tỉ mỉ trong vòng đời dự án của họ, ngay cả những người quản lý không phải là người quản lý dự án cũng có thể sắp xếp và hoàn thành dự án của họ một cách thành công. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi danh sách kiểm tra quản lý dự án và cũng tìm ra các thách thức quản lý dự án để tối đa hóa năng suất dự án của bạn.
III. Vòng đời của quản lý dự án
Bước 1. Vòng đời bắt đầu của dự án
Giai đoạn quản lý dự án đầu tiên là khởi tạo. Thường được coi là giai đoạn quan trọng nhất của quản lý dự án, giai đoạn bắt đầu dự án bao gồm tất cả các công việc sơ bộ phải được thực hiện trước khi bất kỳ hoạt động dự án nào khác có thể diễn ra. Chính xác có bao nhiêu bước trong giai đoạn bắt đầu phụ thuộc vào lĩnh vực bạn đang làm và cách nhóm của bạn hoạt động.
Các yếu tố thiết yếu có thể được chia thành bốn loại hoạt động:
- Xây dựng tình huống kinh doanh
- Thực hiện báo cáo khả thi
- Có sự tham gia của các bên liên quan
- Tạo PID
1. Xây dựng tình huống kinh doanh:
Đây là lý do tại sao bạn lên kế hoạch quản lý dự án, mục đích của nó là gì và nó có tác động tốt cho doanh nghiệp của bạn về mặt tài chính cũng như về sứ mệnh, đánh giá rủi ro và các giải pháp thay thế khả thi không?
2. Thực hiện báo cáo khả thi
Khi tình huống kinh doanh đã được thành lập, hãy tiến hành nghiên cứu khả thi để xem liệu bạn có đủ tài chính và nhân lực để hoàn thành dự án hay không. Đây là lúc để cân nhắc kỹ lưỡng tất cả những ưu và khuyết điểm để xem liệu bạn có nên tiếp tục với dự án của mình hay không.
3. Có sự tham gia của các bên liên quan
Cung cấp cho các bên liên quan của dự án thời gian và thông tin đầy đủ để tiến hành thẩm định. Các bên liên quan bao gồm chính quyền địa phương, tổ chức cộng đồng và các tổ chức khác sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn. Trong quá trình thẩm định, các đơn vị này xác định các tác động tiêu cực tiềm ẩn của dự án, đánh giá liệu các tác động này có thể được giảm thiểu hoặc tránh được hay không và xác định những hành động cần được thực hiện liên quan đến những tác động đó.
4. Tạo PID
Các điều lệ dự án tài liệu, dự án bắt đầu (PID) là một tài liệu ngắn tóm tắt tất cả các thông tin cần thiết mà bạn đã biên soạn trong giai đoạn khởi đầu. Nó thiết lập bằng văn bản phạm vi của dự án, mục tiêu của dự án và những người liên quan. PID cũng liệt kê các bên liên quan chính và thiết lập quyền hạn của người quản lý dự án.
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI AMIS CÔNG VIỆC
Bước 2. Lập kế hoạch vòng đời dự án
Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn xác định chi tiết dự án của mình và tạo ra một kế hoạch dự án thành công. Những chi tiết đó có thể được chia thành bốn loại lớn:
- Phạm vi
- Tài nguyên
- Thời gian
- Giao tiếp
1. Phạm vi
Bạn đã xác định phạm vi dự án, nhưng chính xác thì bạn sẽ định hướng tầm nhìn của mình như thế nào? Những mục tiêu cá nhân mà bạn phải đáp ứng để đạt được mục tiêu lớn là gì? Khi các mục tiêu đó đã được thiết lập, hãy vạch ra các bước cần thiết để đạt được từng mục tiêu đó, chia nhỏ các bước thành các nhiệm vụ và công việc phụ nếu cần.
2. Nguồn lực:
Bạn đang làm việc với những ai? Lập kế hoạch nguồn lực tốt có nghĩa là tạo ra một ngân sách chi tiết, đảm bảo những người cần thiết cho dự án và thiết lập những nhà cung cấp bạn sẽ làm việc cùng.
Một mốc thời gian chi tiết trong quản lý dự án là điều cần thiết để giữ cho dự án của bạn đúng thời hạn. Đặt kỳ vọng quan trọng cho từng bước của dự án và ước tính thời gian thực hiện các nhiệm vụ chính.
Thiết lập các kênh và hướng dẫn liên lạc. Nhóm của bạn sẽ sử dụng hệ thống nào để theo dõi tiến độ dự
4. Giao tiếp
Thiết lập các kênh và hướng dẫn liên lạc. Nhóm của bạn sẽ sử dụng hệ thống nào để theo dõi tiến độ dự án và cập nhật cho nhau? Những mong đợi liên quan đến tần suất và nội dung của liên lạc là gì?
Bước 3. Vòng đời của dự án thực thi
Đây là giai đoạn mà hầu hết mọi người đều nghĩ đến khi họ thực hiện quản lý dự án. Nó thường bắt đầu bằng một cuộc họp khởi động để chính thức bắt đầu dự án. Đây là lúc bạn chia sẻ tầm nhìn và kế hoạch cho dự án, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và cử mọi người lên đường hoàn thành công việc.
Những thay đổi và chỉnh sửa hầu như không thể tránh khỏi. Đôi khi những điều này là do những sai lầm hoặc những trường hợp không lường trước được và đôi khi do những thay đổi trong yêu cầu của khách hàng. Trong giai đoạn thực hiện dự án, điều quan trọng là phải ghi nhật ký các vấn đề và cập nhật ngân sách của bạn và các tài liệu kế hoạch khác khi có thay đổi.
Bước 4. Giám sát vòng đời dự án
Có thể hơi phản trực giác khi coi giám sát dự án như một giai đoạn quản lý dự án riêng biệt vì nó xảy ra cùng lúc với giai đoạn thực hiện. Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích nếu xác định giám sát là giai đoạn của chính nó để không bị bỏ quên.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn đã thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) dưới dạng ngân sách, lịch trình và kỳ vọng chất lượng. Bằng cách kiểm tra KPI định kỳ, bạn có thể nắm bắt các vấn đề và sửa chữa nhanh chóng.
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2022
Bước 5. Kết thúc vòng đời của dự án
Kết thúc một dự án bao gồm các bước rõ ràng như giao sản phẩm cho khách hàng và gửi báo cáo cuối cùng. Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đã được hoàn thành một cách chính xác, tất cả các tài liệu đã được cập nhật và tất cả các sản phẩm được giao đã được chấp nhận chính thức.
Dự án chỉ nên được coi là kết thúc khi tất cả các bên liên quan đều hài lòng với việc hoàn thành xuất sắc các mục tiêu của dự án. Một người quản lý dự án thường sẽ tổ chức một cuộc họp đánh giá những thành công và thiếu sót của dự án và ghi nhận những đóng góp của các thành viên trong nhóm. Các thành viên trong nhóm và các nguồn lực khác được điều chỉnh để làm việc cho các dự án khác.
Phương pháp quản lý dự án phù hợp có thể nâng tầm dự án của bạn và giúp người quản lý dự án khai thác tốt nhất từng nhóm. Quản lý dự án rất quan trọng đối với các tổ chức và nhóm, nhưng để nó thực sự hiệu quả, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang lựa chọn chính xác phương pháp quản lý dự án cho loại nhóm, dự án, tổ chức và mục tiêu của mình. Hy vọng những phương pháp quản lý dự án này sẽ giúp bạn đọc có thể áp dụng vào quản lý dự án của mình cho phù hợp.
Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS Công Việc để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên
0904 885 833
https://www.misa.vn/
