Kiến thức Quản lý - điều hành Quản lý công việc: Kiến thức tổng quan dành cho người quản...

Quản lý công việc: Kiến thức tổng quan dành cho người quản lý

Quản lý công việc là quá trình tổ chức cải thiện năng suất và hiệu quả hoạt động của cá nhân cũng như tổ chức. Các doanh nghiệp và nhà quản lý thường ứng dụng các phần mềm quản lý để cải tiến quy trình, thiết lập cấu trúc, lịch trình, khối lượng công việc nhằm đạt được các mục tiêu của dự án và toàn tổ chức.

Tặng bạn: Form đăng ký Mẫu excel quản lý công việc

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ về tầm quan trọng cùng các kiến thức hữu ích về quản lý công việc giúp doanh nghiệp áp dụng một cách tối ưu và hiệu quả nhất.

Mục lục Hiện

I. Quản lý công việc là gì? 

Quản lý công việc là việc tổ chức hiệu quả quy trình làm việc và sắp xếp khối lượng công việc giữa các nhóm hay tổ chức để đảm bảo các thành viên hiểu rõ nhiệm vụ và đạt được mục tiêu trong thời gian sớm nhất. Đây là công cụ giúp các thành viên cải thiện sự cộng tác và phối hợp ăn ý, đồng thời giảm thiểu sự chậm trễ và ngăn chặn những sai sót trong công việc nhằm đạt được năng suất và hiệu quả làm việc tối đa.

Nhân viên được hiểu cụ thể hơn chính là việc người quản lý giám sát, theo dõi, dẫn dắt đội nhóm của họ làm việc. Mặc dù có nhiều điểm tương đồng với quản lý dự án, nhưng quản lý công việc tập trung vào các hoạt động không có các mốc thời gian quan trọng được xác định rõ ràng, không có điểm đầu và điểm cuối, mà công việc mang tính chất định kỳ, lặp lại thường xuyên. 

Lập kế hoạch, quản lý nguồn lực, đánh giá hiệu suất và tiến độ là những hoạt động cơ bản mà nhà quản lý cần thực hiện.

II. Tầm quan trọng của quản lý công việc

1. Cải thiện lịch trình và kế hoạch công việc

Tích hợp các quy trình và hoạt động giúp tổ chức cải thiện lịch trình cũng như kế hoạch làm việc. Bằng cách cung cấp các công cụ hỗ trợ xác định nhiệm vụ thường xuyên cho các nhân viên, các quản lý, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể sắp xếp phù hợp công việc cho từng bộ phận, cá nhân, giúp tối ưu năng suất và hiệu quả công việc. 

2. Tối đa hóa việc sử dụng và phân bổ tài nguyên

Giúp tổ chức phân bổ nguồn lực và các tài nguyên sao cho hiệu quả nhất với từng nhiệm vụ, dự án. Cải thiện quy trình làm việc và khối lượng công việc, nhân viên có thể dành thời gian và nỗ lực của họ cho các hạng mục quan trọng nhất của dự án để đáp ứng thời hạn và giảm thiểu chi phí không cần thiết. 

3. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Các hoạt động, công cụ sử dụng hiệu quả trong quá trình quản lý giúp cho dự án, công việc được triển khai ít chậm trễ, cập nhật thông tin tới khách hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Việc có thể cung cấp thông tin dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách giúp các công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thúc đẩy các cơ hội kinh doanh, tăng trưởng doanh thu nhanh chóng. 

4. Nâng cao hiệu suất và kết quả công việc

Các nhà quản lý sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc thúc đẩy hiệu suất công việc của nhân viên và tăng tỷ lệ thành công của dự án, thông qua việc quản lý hàng ngày để nắm được tiến độ, “điểm nóng”, kết quả công việc và đốc thúc nhân viên cải thiện chất lượng, tăng năng suất công việc, đạt mục tiêu nhanh chóng.

5. Cải thiện sự nhanh nhạy trong kinh doanh

Người quản lý có thể ra quyết định nhanh chóng hơn, đạt được kết quả tốt trong công việc. Điều này giúp họ thiết lập các chiến lược, quy trình làm việc và khối lượng công việc một cách linh hoạt dựa trên nhu cầu, yêu cầu của dự án và hoàn thành mục tiêu ngắn hoặc dài hạn.

6. Giảm thiểu sự lãng phí

Việc lập kế hoạch, lên lịch trình và thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả là cách giúp doanh nghiệp loại bỏ các yếu tố gây ra sự chậm trễ, cải thiện sự phối hợp và giảm bớt dư thừa trong từng hoạt động của mình. Đặc biệt nếu doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý công việc vào hoạt động vận hành, đây sẽ là một trong những yếu tố tiên quyết giúp cho nhà quản lý dễ dàng kiểm soát công việc, cung cấp thông tin nhanh chóng và sử dụng nguồn lực tốt hơn, từ đó giảm thiểu lãng phí về tài chính. 

7. Tăng cường hợp tác

Khi mỗi cá nhân hiểu rõ được vai trò, trách nhiệm của mình trong việc hướng tới mục tiêu chung, tạo dựng được mối liên kết với các thành viên khác và với tổ chức, đồng nghĩa với việc quản lý đã giúp tăng cường hiệu quả hợp tác trong đội nhóm và doanh nghiệp.

8. Đo lường năng suất hiệu quả

Đo lường năng suất công việc là một trong những nhiệm vụ quan trọng giúp nhà quản lý nắm được hiệu quả của quá trình làm việc và từng nhân viên. Người quản lý khi truy cập và kiểm soát các nguồn lực, tài nguyên của công việc, dự án sẽ có thể đo lường năng suất một cách chính xác, nhanh chóng, xác định nguy cơ tiềm ẩn và tiến hành thiết lập các bước dự phòng đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ, chi phí nằm trong ngân sách đã định. 

Tặng bạn: Form đăng ký Mẫu excel quản lý công việc

III. Các yếu tố của quản lý công việc 

1. Quản lý tài nguyên

Trong doanh nghiệp, tài nguyên được hiểu là tất cả các dữ liệu quan trọng và nguồn lực được lưu trữ và sử dụng cho việc vận hành và phát triển. Về cốt lõi, quản lý công việc chính là việc doanh nghiệp phân bổ và sử dụng nguồn lực hiệu quả.

2. Quản lý dự án

Quản lý dự án và công việc có mối quan hệ mật thiết với nhau, hai thuật ngữ này liên quan trực tiếp đến việc thiết lập tiến trình, khối lượng công việc, quy trình làm việc cũng như phạm vi, ngân sách và các hoạt động điều phối, cộng tác. 

3. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian chính là việc phân công công việc một cách hợp lý, cân bằng giữa các đầu việc và các thành viên, để tất cả đều có thể hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc và đúng thời hạn. 

4. Quản lý quy trình

Xây dựng quy trình làm việc khoa học, hợp lý, đầy đủ nhưng không cồng kềnh chính là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. Các nhà quản lý cần đảm bảo kiểm soát được việc các thành viên tuân thủ theo đúng luồng đã thiết lập để công việc được tự động hóa, đúng trình tự và gia tăng hiệu suất.  

5. Quản lý quan hệ khách hàng

Quản lý quan hệ khách hàng bao gồm các hoạt động giao tiếp với khách hàng để đánh giá chất lượng sản phẩm, sửa đổi yêu cầu, đàm phán về chính sách hay giá cả… nhằm đảm bảo dự án đáp ứng được mong muốn của khách hàng cũng như lợi ích của doanh nghiệp. 

IV. Các mẹo quản lý công việc hiệu quả 

1. Minh bạch, rõ ràng

Cần minh bạch và rõ ràng trong mọi hoạt động của quản lý nhóm với các thành viên, từ việc truyền đạt, tương tác đến hướng dẫn các mục tiêu, nhiệm vụ, yêu cầu. Nhà quản lý cùng nhân viên và các bên liên quan cần có những buổi trao đổi về dự án, công việc để cung cấp tài liệu và hướng dẫn cụ thể những việc cần làm, giúp mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò của mình trong hoạt động chung, tăng năng suất làm việc và thúc đẩy sự hợp tác.

2. Phản hồi nhanh chóng, kịp thời

Nhà quản lý hãy tích cực trao đổi và đưa ra các phản hồi kịp thời, tận tình với các thành viên trong nhóm về công việc mà họ phụ trách. Việc ghi nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng giúp cả nhóm phát hiện kịp thời những “điểm nóng” và đưa ra giải pháp để cải thiện kết quả. 

3. Tin tưởng vào nhân viên

Điều quan trọng là nhà quản lý cần tin tưởng và dành sự tín nhiệm cho cấp dưới của mình. Việc nhận được sự tin tưởng từ cấp trên sẽ giúp nhân viên tự tin, chủ động hơn và không ngừng nỗ lực vận dụng nhiều nhất có thể những kỹ năng, kinh nghiệm của mình để chinh phục mục tiêu trong công việc.

4. Thúc đẩy sự hợp tác

Quản lý công việc đòi hỏi sự hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong đội nhóm. Nhà quản lý nên tạo bầu không khí thoải mái, đưa ra những lời khuyên và sự khích lệ cho các thành viên thực hiện công việc, khuyến khích mọi người trong tổ chức làm việc và hỗ trợ nhau để đạt được năng suất và hiệu quả cao hơn.

Đọc thêm: Kỹ năng quản lý công việc và lập kế hoạch theo SMART

V. Các mô hình quản lý công việc

1. Mô hình quản lý đơn tuyến

Quản lý đơn tuyến là mô hình quản lý đơn giản, giúp hệ thống các đầu việc trong một dự án độc lập. Dự án này thường là những công việc có tính chất giống nhau, không phát sinh nhiều đầu việc lớn với tính chất phức tạp. Thời gian thực hiện dự án thường ngắn.

Ưu điểm:

  • Dễ phân luồng công việc, quản lý đơn giản, nhanh chóng, dễ tra cứu thông tin dự án
  • Dễ dàng trong việc chỉ đạo điều hành công việc và phân bổ nguồn lực

Hạn chế:

  • Khó để đáp ứng yêu cầu quản lý dự án phức tạp, cần nhiều nguồn lực và thời gian thực hạn dài hạn.

2. Mô hình quản lý đa tuyến

Mô hình quản lý đa tuyến là mô hình quản trị nhiều tuyến công việc cùng lúc nằm trong nhiều dự án. Các tuyến công việc thường có mối liên hệ chặt chẽ, thiết lập quy trình làm việc theo thứ tự và phân luồng, mức độ ưu tiên cụ thể. Phổ biến nhất là các dự án xây dựng, dự án công nghệ hay các dự án nghiên cứu, sản xuất…

Ưu điểm:

  • Đáp ứng công việc, dự án có tính chất phức tạp
  • Phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp
  • Quản lý chặt chẽ mối liên hệ và quy trình giữa các tuyến công việc

Nhược điểm:

  • Yêu cầu nhân sự có trình độ cao khi lên kế hoạch và triển khai dự án theo mô hình đa tuyến
  • Phức tạp trong việc quản lý nhân sự, phân bổ nguồn lực, chi phí, điều động nhân sự trong quá trình triển khai
Đọc thêm: Các mô hình quản lý công việc hiệu quả, tăng năng suất lao động

VI. Quản lý tiến độ công việc gồm những bước nào?

1. Xác định công việc cần quản lý tiến độ

Xác định tất cả công việc cần làm cùng thứ tự thực hiện công việc theo mức độ quan trọng và cấp thiết, thông qua việc trả lời các câu hỏi: 

  • Mong muốn của khách hàng, đối tác, các bên liên quan là gì? (Khai thác sâu nhu cầu tiềm ẩn của họ để thiết lập được một kế hoạch công việc ăn khớp nhất, liệt kê các đầu việc cần thực hiện đầy đủ nhất)
  • Vấn đề, mong muốn và mục tiêu, kết quả nhà quản trị hướng đến là gì? Từ đó hiểu sâu vấn đề, phân tích các nghiệp vụ và công việc cần thực hiện để có thể đạt được mục tiêu đó.
  • Công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào thực hiện sau, công việc nào có thể kết hợp làm song song.

2. Chuẩn bị và đánh giá nguồn lực để triển khai

Các nguồn lực để triển khai công việc, dự án bao gồm:

  • Số lượng nhân sự thực hiện và nhiệm vụ được phân chia cho từng nhân sự
  • Ngân sách để thực hiện công việc, chi tiết cho từng hạng mục
  • Các thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu… cần có để thực hiện công việc

Khi liệt kê và xác định được nguồn lực triển khai, nhà quản lý có nhiệm vụ đánh giá nguồn lực có đủ về số lượng và chất lượng (hoặc đạt mức cần thiết) để thực thi chưa? Nếu chưa, người quản lý cần nhanh chóng cân đối lại ngân sách, nguồn lực hoặc bổ sung trước khi bắt tay vào thực hiện công việc.

3. Xác định kết quả chuyển giao, kết quả đầu ra giữa các giai đoạn

Việc xác định kết quả của các đầu việc và kết quả ở từng mốc thời gian là cơ sở quan trọng để đánh giá công việc có hoàn thành mục tiêu, chuyển sang giai đoạn kế tiếp được hay không. Đây cũng là cơ sở để tính toán tiến độ công việc, dự án tổng thể từ những đầu việc con được hoàn thiện.

4. Xác định thời gian để thực hiện và lộ trình

Khi đã có đủ danh sách đầu việc, kết quả đầu vào, đầu ra cần đạt của mỗi giai đoạn và nguồn lực cần chuẩn bị, người quản lý cần xây dựng lộ trình thực hiện dự án một cách tuần tự, rõ ràng. Trong đó:

  • Thời gian thực hiện từng đầu việc kéo dài từ thời gian nào đến thời gian nào
  • Lộ trình công việc: thứ tự thực hiện công việc, mức độ ưu tiên (việc quan trọng, việc khẩn cấp,…)
  • Tổng thời gian thực hiện mỗi giai đoạn và toàn dự án.
Để thiết lập lộ trình công việc, doanh nghiệp thường sử dụng biểu đồ Gantt

5. Triển khai, theo dõi và quản lý tiến độ dự án

Trong quá trình triển khai, nhà quản lý cần theo sát tiến độ thực thi công việc. Quá trình này bắt đầu từ khi triển khai công việc đến khi kết thúc dự án, nhằm hỗ trợ kịp thời các công việc của nhân viên, đồng thời điều chỉnh những sai lệch, phát sinh trong quá trình thực hiện.

Nguyên tắc để tiến độ công việc là luôn được cập nhật theo thời gian thực (real-time), và để tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý thì:

  • Người trong dự án cần cập nhật tiến độ thường xuyên khi mỗi công việc mới được thực hiện.
  • Công việc cần được giao – nhận, đệ trình kết quả, phê duyệt đúng thời hạn.
  • Quản lý các đầu việc trên một hệ thống nhất quán để dễ đánh giá tổng quan và chi tiết các đầu việc.
  • Tự động tính toán công việc cha từ các công việc con. Bạn có thể sử dụng hàm tính trên Excel hoặc phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn tự động tính toán.

Các tính năng thông minh và tự động trên đều được tích hợp trong phần mềm quản lý AMIS Công Việc. Tìm hiểu thêm tại đây.

Đọc thêm: Quy trình quản lý tiến độ công việc khoa học, toàn diện

VII. Các công cụ quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

1. Quản lý bằng Excel

Quản lý hiệu quả bằng Excel là việc sử dụng bảng tính, các hàm trong Excel để lưu trữ thông tin và tính toán tiến độ, nguồn lực, danh sách công việc. Ngoài công cụ là Microsoft Excel offline, bạn có thể dụng Excel online (Google Sheet) để linh động hơn về không gian và thiết bị truy cập.

Tặng bạn: Form đăng ký Mẫu excel quản lý công việc

Ưu điểm:

  • Chi phí thấp, thích hợp với quản lý cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
  • Đáp ứng được những công việc đơn giản, không cần không gian lưu trữ dữ liệu lớn. 
  • Excel online (Google Sheet): tính linh hoạt cao, có thể truy cập trên điện thoại hoặc máy tính ở bất cứ đâu khi có kết nối mạng.

Nhược điểm:

  • Không phù hợp với doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn, công việc phức tạp
  • Bản mobile sử dụng bất tiện, giao diện khó sử dụng
  • Khó khăn trong phân quyền nhân viên trên cùng một file dữ liệu, thông tin bảo mật với người này nhưng không bảo mật với người khác

2. Quản lý bằng phần mềm

Ra đời sau Excel nhưng các phần mềm quản lý công việc lại được nhiều doanh nghiệp chú ý và sử dụng hơn. Đây là phương pháp quản lý hiện đại, thông minh, mang đến nhiều lợi ích lâu dài cho cho người sử dụng.

Ưu điểm: 

  • Giao diện đẹp, dễ sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô, đáp ứng được các công việc, dự án nhiều nghiệp vụ phức tạp.
  • Có template được lập trình, thiết kế riêng cho từng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.
  • Tự động luân chuyển thông tin, dữ liệu công việc theo luồng được thiết lập sẵn tới cá nhân/bộ phận liên quan, dựa vào tính năng thông báo đẩy tức thì trên mọi thiết bị.
  • Phân quyền chi tiết cho nhân viên thực hiện công việc. Các thông tin minh bạch, rõ ràng, chỉ người liên quan mới có quyền truy cập và nhìn thấy thông tin.
  • Tự động tổng hợp báo cáo tổng quan và chi tiết đến công việc như: tiến độ hoàn thành, chi phí, năng suất làm việc của từng nhân viên mà không phải tính toán các hàm thủ công như Excel.
  • Linh hoạt, sử dụng được trên mọi thiết bị (PC, laptop, mobile, …)
  • Quản lý dựa trên đa dạng phương thức: dạng danh sách (List), dạng Bảng (Kanban), dạng Lịch (Calendar), dạng sơ đồ Gantt…
Giao diện công việc theo dạng bảng Kanban trên AMIS Công Việc
Giao diện công việc theo dạng bảng Kanban trên AMIS Công Việc

Các tính năng thông minh và tự động trên đều được tích hợp trong phần mềm quản lý AMIS Công Việc. Tìm hiểu thêm tại đây.

3. So sánh hiệu quả quản lý công việc bằng Excel và bằng phần mềm

Tiêu chí Công cụ quản lý dự án Excel 
Tính tự động hóa
  • Tự động gửi email cho người liên quan/được giao việc/phê duyệt dự án
  • Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính tiến độ công việc cha từ công việc con
  • Không đáp ứng, mọi người phải chủ động vào bảng excel để xem hoặc viết email bằng tay
Quy mô doanh nghiệp
  • Thích hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa và lớn
  • Chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ (dưới 10 người)
Chi phí
  • Phụ thuộc vào số lượng user sử dụng
  • Miễn phí
Quy trình công việc
  • Được xây dựng bài bản, có hệ thống, chuyên nghiệp
  • Tự động hóa quy trình tác nghiệp giữa các cá nhân, bộ phận
  • Có thể lập quy trình nhưng khó kiểm soát quy trình, tiến độ, đặc biệt là khi có nhiều dự án/ phòng ban
  • Không tự động tác nghiệp giữa các bộ phận
Hiệu quả về mặt thời gian
  • Nắm bắt tiến độ nhanh
  • Giao việc, nhận việc, đệ trình hay phê duyệt công việc nhanh chóng, tức thời
  • Excel offline: mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin từ các bộ phận để tính toán tiến độ, giao- nhận việc và đệ trình- phê duyệt mất nhiều thời gian
  • Excel online: cập nhật tiến độ nhanh hơn phiên bản offline nhưng mất thời gian tổng hợp dữ liệu do lưu trữ rời rạc
Báo cáo, đánh giá
  • Nhiều báo cáo sinh động, trực quan để đánh giá đúng hiệu quả dự án, bao gồm:
  • Phân bổ nguồn lực
  • Số lượng công việc theo nhân viên
  • Số lượng công việc theo thời gian
  • Phân loại theo Eisenhower
  • Tiến độ công việc theo sơ đồ Gantt, Calendar
  • Danh sách công việc theo dạng bảng Kanban, List…
  • Chủ yếu là báo cáo tiến độ theo sơ đồ Gantt, Time Sheet
Giao diện
  • Giao diện đẹp, bắt mắt, dễ sử dụng
  • Giao diện đơn giản

Kết luận

Khi đã hiểu rõ tầm quan trọng của quản lý công việc trong việc thực thi, vận hành và phát triển doanh nghiệp, các lãnh đạo và nhà quản lý sẽ có thêm động lực để xây dựng chiến lược, quy trình, cách thức sao cho công việc được thực hiện hiệu quả nhất có thể. Với tất cả những thông tin hữu ích được cung cấp trong bài, MISA AMIS hy vọng các doanh nghiệp và nhà quản lý sẽ ngày một thành công để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai. 


Bài viết liên quan:

Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm online thịnh hành nhất 2022

Top 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này