Phần mềm ký hợp đồng thương mại – Giải pháp số AMIS WeSign

Trong những năm qua, hàng loạt các hiệp định thương mại được ký kết đã mở ra rất nhiều cơ hội cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, cơ hội này cũng mang đến không ít thách thức trong việc quản lý số lượng hợp đồng thương mại phát sinh.

Vì lý do này, nhiều giải pháp phần mềm ký hợp đồng thương mại trực tuyến đã xuất hiện và trở thành công cụ không thể thiếu, giúp đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy cụ thể những phần mềm này hỗ trợ quá trình ký kết hợp đồng thương mại như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.

I. Quy định về hợp đồng thương mại theo pháp luật Việt Nam

Trong bộ luật thương mại năm 2005 không định nghĩa rõ hợp đồng thương mại là gì, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu định nghĩa của hợp đồng thương mại như sau:

“Hợp đồng thương mại là thoả thuận giữa thương nhân với thương nhân, thương nhân với các bên có liên quan nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ giữa các bên trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại.”

Một số đặc điểm về tính pháp lý của hợp đồng thương mại

1. Chủ thể của hợp đồng thương mại:

Khác với các loại hợp đồng dân sự, hợp đồng thương mại có các chủ thể tham gia giao kết là thương nhân, hoặc trong một số trường hợp có thể một bên không phải là thương nhân. Theo như Luật thương mại 2005, Khoản 1, điều 6 quy định thì thương nhân bao gồm:

• Các tổ chức kinh tế được thành lập và hoạt động một cách hợp pháp.
• Các cá nhân hoạt động thương mại độc lập và có đăng ký kinh doanh

2. Hình thức của hợp đồng thương mại

Theo điều 24 của Luật thương mại 2005 quy định, hợp đồng thương mại có những hình thức giao kết sau:

• Giao kết bằng lời nói, văn bản hoặc xác lập bằng hành vi cụ thể. Tuy nhiên, có một số loại hợp đồng thương mại bắt buộc phải được xác lập bằng văn bản.
• Ngoài những hình thức trên, luật cũng cho phép một số hình thức giao kết khác có giá trị pháp lý tương đương bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu điện tử và các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

3. Lưu ý về đối tượng hợp đồng

Giống như hợp đồng dân sự, đối tượng của hợp đồng thương mại là hàng hóa hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại cũng có đối tượng chưa được biết đến trong hợp đồng truyền thống như hợp đồng thành lập công ty, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng đầu tư theo hình thức đối tác công tư …

Đối tượng của những loại hợp đồng này là một hoạt động mang tính tổ chức để hình thành nên các doanh nghiệp hoặc thực hiện một hoạt động thương mại.

Thực tế, do giá trị của hợp đồng thương mại thường rất lớn so với hợp đồng dân sự nên trong nhiều trường hợp, các loại hợp đồng mới như hợp đồng bốc xếp hàng hóa có thể phát sinh để đảm bảo thực hiện được hợp đồng thương mại.

II. Quy trình ký kết hợp đồng thương mại

Thông thường, đa số các doanh nghiệp đều phải trải qua quy trình sau để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng thương mại:

Bước 1: Soạn thảo hợp đồng

• Soạn thảo nội dung hợp đồng thương mại gồm đầy đủ nội dung trong Điều 398 của Bộ luật Dân sự năm 2015.
• Đảm bảo hợp đồng phải có đủ những điều khoản như: giá cả, thanh toán, phạt vi phạm, giải quyết tranh chấp, biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng

Bước 2: Bên cung cấp ký kết hợp đồng

• Trình ký cho trưởng phòng kiểm tra và ký nháy
• Trình ký cho giám đốc ký chính thức
• Văn thư đóng dấu mộc

Bước 3: Khách hàng/đối tác ký kết hợp đồng

• Đại diện khách hàng/đối tác nhận hợp đồng được chuyển phát
• Giám đốc ký chính thức
• Văn thư đóng mộc

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng

• Văn thư nhận hợp đồng đã hoàn thành ký kết từ khách hàng/đối tác và tiến hành lưu trữ

Với bên cung cấp/bên bán trong hợp đồng thương mại, việc đảm bảo ký kết hợp đồng đúng thời hạn đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Thời gian chờ ký càng chậm trễ, hàng hóa càng khó có thể xuất được khiến chi phí lưu kho, chi phí bảo quản phát sinh càng nhiều.

Đối với những bên cần ký kết hợp đồng thương mại quốc tế với khách hàng nước ngoài, những rủi ro như chậm trễ trong quá trình vận chuyển, thậm chí thất lạc hợp đồng có khả năng xảy ra rất cao và gây ảnh hưởng đặc biệt nghiêm trọng tới quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp.

Ngoài ra, chi phí cho những lần chuyển phát hợp đồng sang nước ngoài cũng cực kỳ lớn và chiếm một phần đáng kể trong ngân sách của mỗi doanh nghiệp.

III. Phần mềm ký hợp đồng thương mại hỗ trợ quy trình ký kết thế nào?

Phần mềm ký hợp đồng thương mại là một nền tảng tự động hóa quy trình ký kết hợp đồng thương mại cho phép trình ký tài liệu trực tuyến, đồng thời cung cấp nhiều tiện ích cho người dùng trong việc quản lý số lượng lớn hợp đồng. Khi sử dụng giải pháp phần mềm, doanh nghiệp có thể ký kết tại bất cứ đâu, miễn là có internet và laptop (hoặc điện thoại thông minh).

Một số lợi ích mà giải pháp phần mềm đem lại:

• Đẩy nhanh tiến độ kinh doanh cho doanh nghiệp (Ký kết chỉ trong vài giây)
• Tiết kiệm chi phí (in ấn, vận chuyển …)
• Tiện lợi trong quá trình ký (ký nhiều hợp đồng 1 lúc, tạo luồng ký …)

Có lẽ lợi ích lớn nhất mà nền tảng ký hợp đồng thương mại đem lại là đẩy nhanh thời gian kinh doanh cho doanh nghiệp bằng cách hóa giải những rủi ro về sự chậm trễ trong quá trình ký kết (sếp đi công tác, sếp bận đột xuất), rủi ro về việc thất lạc hợp đồng trong quá trình vận chuyển tới khách hàng. Từ đó, những chi phí như lưu kho, bảo quản hàng hóa sẽ không phát sinh nữa.

Bên cạnh đó, nếu khách hàng có ký nhầm vị trí hay ký sót thì chỉ cần vài giây đồng hồ là đã có thể gửi lại hợp đồng cho khách hàng thay vì phải soạn, in và chuyển phát lại từ đầu, tiết kiệm một phần đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong thời gian gần đây, dịch covid 19 liên tục bùng phát nhiều đợt cùng các biện pháp giãn cách xã hội đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động giao kết hợp đồng của doanh nghiệp.

Theo một cuộc khảo sát với sự tham gia của 500 doanh nghiệp tại Việt Nam đã được công bố, 94% cho biết họ đang gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng với đối tác và 92% đồng ý rằng giải pháp ký kết hợp đồng thương mại điện tử là xu hướng tất yếu.

Hợp đồng thương mại ký bằng phần mềm có đảm bảo tính pháp lý không?

Theo điều 34 của Luật giao dịch điện tử năm 2005

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Theo điều luật trên quy định, các loại hợp đồng điện tử ký kết bằng phần mềm hoàn toàn có đủ giá trị pháp lý tương đương với những loại hợp đồng truyền thống.

III. Nên chọn giải pháp phần mềm hỗ trợ ký kết nào?

Có rất nhiều phần mềm ký hợp đồng thương mại trên thị trường hiện nay với chi phí, báo giá khác nhau. Tuy nhiên, những thông tin về chính sách hỗ trợ khi sử dụng lại không rõ ràng nên các doanh nghiệp chưa tin tưởng sử dụng. Nếu muốn tham khảo sản phẩm của công ty lớn đã có nhiều năm kinh nghiệm phát triển và hỗ trợ khách hàng, bạn có thể tìm hiểu AMIS WeSign.

AMIS WeSign là một giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp ký kết hợp đồng thương mại. Sản phẩm được phát triển và ra đời trong bối cảnh MISA dần mở rộng quy mô lên đến 2400 nhân sự và có tới hàng chục nghìn bộ hợp đồng cần ký kết mỗi năm.

Bằng cách ứng dụng nền tảng AMIS WeSign vào hệ thống vận hành, MISA đã đảm bảo được tiến trình kinh doanh thông suốt ngay cả khi các biện pháp phong tỏa dịch bệnh ở mức cao nhất.

Dưới đây là một số tiện ích mà AMIS WeSign đem lại cho doanh nghiệp:

• Tự động hóa toàn bộ các khâu tạo lập – trình ký – lưu trữ.
• Tiết kiệm 90% thời gian ký kết hợp đồng thương mại so với phương thức ký kết truyền thống.
• Chi phí ký kết giảm tới 85%.
• Đã có phiên bản ứng dụng trên Google Play, App Store cho điện thoại thông minh, Ipad với các hệ điều hành IOS, Android, Windows Phone.
• Có thể ký kết với chữ ký điện tử, chữ ký số với USB Token, HSM… ngay trên máy tính hoặc tích hợp cùng 1 số ứng dụng ký số trên điện thoại.
• Tích hợp được với các phần mềm ERP của doanh nghiệp.
• Đạt tiêu chuẩn bảo mật an toàn thông tin chuẩn quốc tế.

Để được biết thêm thông tin chi tiết về báo giá sản phẩm, bạn có thể truy cập vào: báo giá phần mềm ký hợp đồng thương mại AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong form dưới đây. MISA sẽ liên lạc tư vấn trong thời gian sớm nhất.