Những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án và giải pháp tối ưu cho nhà quản lý

Đối với những người làm dự án, việc vấp phải những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án là điều khó tránh khỏi. Việc nhận thức để giảm thiểu được những rủi ro này là một yếu tố quan trọng giúp định hướng dự án trở lại quỹ đạo ban đầu và đi đúng hướng.

I. Quản lý dự án là gì?

Theo định nghĩa của PMI, dự án là “một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ hoặc một kết quả duy nhất.”

Quản lý dự án là “hoạt động áp dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật để lên kế hoạch hành động nhằm đạt được các yêu cầu của dự án”.

Quản lý dự án là công việc quan trọng, cần sử dụng các kiến thức, kỹ năng và công cụ thích hợp để đáp ứng những yêu cầu cụ thể của các dự án. Nhà quản lý dự án đòi hỏi phải có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và giám sát toàn bộ quá trình thực thi nhằm đảm bảo tiến độ dự án, sử dụng ngân sách hợp lý với từng hạng mục và đạt được mục tiêu đã đặt ra. 

II. Thống kê tỉ lệ dự án thất bại tại các nước phương Tây

Theo trang Project Management Report, các nguyên nhân thường gặp dẫn đến thất bại của dự án bao gồm:

Cụ thể hơn với ví dụ về các dự án phần mềm, kết quả điều tra thực tế của hãng nghiên cứu và tư vấn thị trường Standish Group đã chỉ ra rằng chỉ có khoảng 17% các dự án phần mềm được triển khai ở Mỹ đáp ứng các mục tiêu PCTS ban đầu và 50% đã phải thay đổi các mục tiêu đó.

Điều này có nghĩa là các dự án thường rơi vào tình trạng chậm tiến độ, phát sinh chi phí hoặc buộc phải giảm các yêu cầu về chất lượng thực hiện. Tồi tệ hơn, 33% số dự án còn lại đã buộc phải hủy bỏ. Có năm, các công ty Mỹ đã dành đến hơn 250 tỷ đô-la cho công tác phát triển phần mềm trên toàn nước Mỹ, có nghĩa là có đến 80 tỷ đô bị thất thoát do các dự án thất bại. Nếu tính theo cách khác, bạn còn thấy một con số gây kinh ngạc nữa, đó là có đến 83% các dự án phần mềm gặp vấn đề!

Các chuyên gia về phát triển sản phẩm đánh giá, có đến khoảng 30% chi phí dành để phát triển một sản phẩm mới được sử dụng để sửa sai. Điều đó có nghĩa là cứ 3 kỹ sư tham gia một dự án thì có 1 kỹ sư phải dành toàn bộ thời gian làm việc của mình chỉ để chỉnh sửa những việc mà 2 kỹ sư kia đã làm sai trước đó.

Nguyên nhân của tất cả những thất bại này trong khâu lập kế hoạch dự án. Mọi người thường sử dụng cách tiếp cận “ready-fire-aim” (sẵn sàng-khai hỏa-nhắm bắn, có nghĩa là xác định mục đích, hành động và sau đó mới vạch ra hoặc điều chỉnh kế hoạch) với hy vọng có thể hoàn tất công việc nhanh chóng. Tuy nhiên, chính điều đó đã khiến họ phải mất thêm rất nhiều thời gian so với mức cần thiết cho các hoạt động sửa sai, chuyển hướng khi bế tắc và nhiều việc khác nữa.

>> Xem thêm: Chứng chỉ PMP – Những điều người quản lý dự án phải biết [cập nhật 2024]

III. Những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án 

Thông thường sẽ tồn tại những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án mà hầu hết các nhà quản lý dễ dàng mắc phải. Dưới đây là 12 nguyên nhân dẫn tới những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án.

1. Thiếu kinh nghiệm quản lý 

Quản lý dự án vốn dĩ không phải công việc dễ dàng bởi nó cần sự chỉn chu, cẩn thận, tầm nhìn tốt và kỹ năng quản lý xuất sắc để tạo ra những dự án chất lượng. Việc quản lý sẽ gặp nhiều thách thức hơn nữa nếu người lãnh đạo dự án thiếu các kỹ năng quản lý và kinh nghiệm thực chiến.

Mọi kinh nghiệm trong việc điều hành các cuộc họp, phát triển kế hoạch, quản lý rủi ro cũng như tương tác, đàm phán với các bên liên quan là vô cùng quan trọng để đi đến kết quả thành công của dự án.

Tham khảo: Phương pháp & quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin tối ưu nhất

2. Kỹ năng lập kế hoạch – khởi động dự án còn hạn chế

Các nhà quản lý dự án không có kinh nghiệm thường bỏ quên giai đoạn khởi động và điều này khiến những người tham gia cảm thấy hoang mang về chính những gì họ cần thực hiện. Một dự án không có giai đoạn khởi động hay buổi họp kick-off để trao đổi chi tiết về công việc cần triển khai rất dễ dẫn tới sự lệch nhịp.

Nhóm thực hiện dự án cần nắm rõ mục tiêu, các mốc thời gian thực hiện, các nguồn lực và những nội dung công việc liên quan cần chuẩn bị trước khi dự án chính thức bắt đầu. Nhiệm vụ này cần được lập kế hoạch và phổ biến một cách rõ ràng, nhất quán từ chính người quản lý dự án.

3. Tập hợp thông tin, thu thập dữ liệu không đầy đủ 

Có nhiều dự án bắt đầu với danh sách các hạng mục sơ sài, thu thập thông tin về khách hàng, nhà cung ứng, các bên liên quan… chưa đầy đủ, rõ ràng. Ví dụ như khi thu thập yêu cầu từ phía khách hàng, chúng ta có thể quên mất việc đề cập tới mục tiêu khách hàng hướng đến cho yêu cầu này là gì? Họ sẵn sàng chi trả cho dự này bao nhiêu? Họ có lưu ý gì đặc biệt đối với dự án trong quá trình triển khai không? Nếu có, hãy ghi chú và lưu trữ toàn bộ các thông tin này chi tiết nhất có thể, tránh bỏ sót dù là thông tin nhỏ nhất. 

Bạn biết đấy, một dự án có thể có nhiều hơn một người quản lý, và có rất nhiều người thực thi. Đầu ra của một dự án có thành công hay không, phụ thuộc rất nhiều ở yếu tố đầu vào. 

4. Thiết lập mục tiêu và công cụ đo lường không rõ ràng

Thực tế, một dự án thất bại đến từ nhiều nguyên nhân, hai trong số đó là sự thiếu sót các mục tiêu được thiết lập rõ ràng và thiếu các công cụ đo lường cụ thể. Chúng tôi nhận thấy sai lầm này rất nhiều nhà quản lý dự án đã gặp phải trên thực tế khi bắt đầu triển khai dự án.. 

Khi thiết lập mục tiêu dự án, bạn có thể tham khảo sử dụng mô hình DUMB – với 4 tiêu chí: Doable – Khả Thi, Understandable – Dễ Hiểu, Manageable – Có Thể Quản Lý và Beneficial – Sinh lời. Đáp ứng được 4 tiêu chỉ trên, nhà quản lý đã thành công trong việc xây dựng được các mục tiêu khoa học, rõ ràng, khả thi làm “kim chỉ nam” cho đội nhóm thuận lợi hơn trong quá trình thực thi dự án.   

Về đo lường, các chỉ số đo lường cần được thiết lập dựa trên các tiêu chí về quản lý dự án (ngân sách, tiến độ, chất lượng, mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận..) cùng tiêu chỉ sản phẩm/ dịch vụ (yêu cầu của khách hàng và mức độ hài lòng của họ). 

>> Xem thêm: Thiết lập mục tiêu theo SMART: 5 bước xây dựng mô hình SMART hiệu quả

5. Dự toán thời gian và ngân sách không chính xác 

Thời gian và ngân sách là hai yếu tố cốt lõi của mọi dự án. Nhưng làm sao để dự toán chính xác, ít chênh lệch nhất thì không phải nhà quản lý dự án nào cũng có thể “tròn vai”. Khi bắt đầu một dự án, việc xác định thời gian và ngân sách sẽ là nền móng để quyết định hiệu quả về tiến độ, chất lượng và lợi nhuận của dự án. Đồng thời, dự trù tốt giúp giảm nhiều rủi ro và phát sinh. 

Nếu như gặp khó khăn trong việc dự trù thời gian và ngân sách, các nhà quản lý nên tham khảo từ các chuyên gia hoặc từ những người đã triển khai các dự án tương tự. Hãy đảm bảo rằng việc dự toán thời gian là hợp lý, không kéo dài gây tốn kém thêm chi phí cho doanh nghiệp. 

6. Giao tiếp không hiệu quả 

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng tối cần thiết đối với nhà quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng. Họ cần cộng tác với nhiều nhóm khác nhau, từ các thành viên trong đội, tới khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và các bên liên quan của dự án.

Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh nhiều cuộc họp, trao đổi, cộng tác giữa các thành viên. Nhà quản lý dự án không sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ gặp khó khăn trong việc truyền đạt ý tưởng, thông tin và các vấn đề khác một cách hiệu quả với mọi người. Trong hoàn cảnh này, nếu họ không sẵn sàng nhận trách nhiệm và khắc phục, rất dễ dẫn tới việc đổ lỗi cho nhân viên hoặc nhân viên đổ lỗi cho nhau vì hiểu sai thông tin do giao tiếp không hiệu quả, dẫn đến trì hoãn tiến độ và có thể gây mâu thuẫn nội bộ.

Xem thêm: App quản lý dự án là gì? Review 11 app quản lý dự án tốt nhất 2024

7. Không tuân thủ quy trình dự án

Một trong những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án chính là nhà quản lý không tạo ra một quy trình dự án hoàn chỉnh để mọi người tuân thủ. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng nhiều hơn với các dự án đặc thù về sản xuất, thi công, xây dựng.

Nhà quản lý cần nắm rõ trình tự thực hiện công việc và đánh dấu các mốc quan trọng trong suốt chặng đường triển khai dự án. Một quy trình phát huy hiệu quả tốt nhất là những quy trình đơn giản, dễ hiểu về các bước thực hiện và rõ ràng kết quả cần thu được. Nhà quản lý cần phải tạo quy trình rõ ràng và phổ biến cho các thành viên để đảm bảo mọi thứ không bị xáo trộn khi triển khai thực tế.

>> Cộng tác hiệu quả nhờ AMIS Công Việc – phần mềm quản lý dự án với thế mạnh về tính năng quản lý quy trình công việc trong dự án nhiều cấp xuyên suốt. Người quản lý và các thành viên trong đội hoặc liên quan tới dự án có thể bình luận, trao đổi về hàng nghìn đầu việc lớn nhỏ tập trung trên phần mềm.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có các đơn vị chuyên dự án thiết kế lắp đặt, thi công xây dựng và quản lý dự án công trình như Công ty Cổ phần Landco, Công ty Cổ phần Công nghệ FUTECH, Minh Đức Group,… và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh quản lý HÀNG TRĂM dự án, nhà thầu của MISA AMIS Công việc tại đây:

8. Thiếu linh hoạt khi thay đổi phạm vi dự án

Nguyên nhân phổ biến của sự thất bại và gây xung đột cho dự án chính là việc thay đổi phạm vi của dự án. Theo số liệu thu thập được từ các cuộc khảo sát, rất nhiều người điều hành dự án không tuyên bố phạm vi dự án tới tất cả nhóm thực hiện và các bên liên quan. Điều này đã gây ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình triển khai những dự án chưa được công bố phạm vi. 

Khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, người quản lý dự án cần nhấn mạnh và tuyên bố rằng phạm vi dự án đã được thống nhất và có cơ sở. Người điều hành cần phải đưa ra quy trình để xử lý các yêu cầu khi có sự thay đổi về phạm vi. Quy trình này cần tuân theo một số tiêu chí đã định để dễ dàng đánh giá sự tác động đến ngân sách và lịch trình triển khai dự án. Mọi điều gây tác động đến sự thay đổi dự án phải báo cáo lên Ban điều hành phê duyệt. Trong một số trường hợp, khi sự thay đổi có ít tác động, người quản lý dự án sẽ được quyền phê duyệt.

9. Đề cao ý kiến cá nhân hơn đội nhóm 

Sẽ không tốt khi các nhà quản lý dự án luôn có xu hướng đề cao ý kiến cá nhân của mình hơn và ngăn cản các ý tưởng đưa ra từ thành viên trong ​​nhóm. Việc phớt lờ những đóng góp của nhân viên nhiều lần khiến họ cảm thấy không được tôn trọng, dần dà dẫn đến ngại chia sẻ và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả chung của dự án. Các buổi trao đổi nhóm là một cách tuyệt vời để lên dây cót cho nhóm của bạn và giúp họ không ngần ngại đóng góp những ý tưởng, sáng kiến góp phần tạo nên thành công cho dự án trong tương lai.

Vậy nên, ở vai trò một người lãnh đạo, hãy chủ động lắng nghe và khuyến khích nhân viên của mình đóng góp ý tưởng, đồng thời đưa ra những phản hồi chân thành và kịp thời về ý kiến mà họ đóng góp. Đó mới thực sự là teamwork. Teamwork tốt – hiệu quả cao.

10. Quá chú trọng quản lý vi mô 

Một nguyên nhân phổ biến khác dẫn đến xung đột trong các dự án là người quản lý quá chú trọng tới quản lý vi mô thay vì vĩ mô. Mỗi nhân sự trong dự án đều có vai trò, chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Quản lý từ vĩ mô đến vi mô được phân hóa từ cao tới thấp, cụ thể từ người quản lý cao nhất của dự án đến các quản lý cấp trung và tới các thành viên trong nhóm.

Việc nhà quản lý chú trọng quá mức tới quản lý vi mô dẫn đến hai ảnh hưởng tiêu cực rõ thấy nhất, đó là bào mòn sự tự tin, chủ động của nhân viên trong công việc và không tối ưu thời gian quản trị cho chính nhà quản lý. 

Nếu bạn đang là một “người sếp” tập trung quá nhiều vào vi mô, vào những chi tiết nhỏ nhặt, những đầu việc con, thì bạn hãy thay đổi, buông bỏ dần những áp đặt trong quản lý vi mô đối với nhóm của mình. Điều này sẽ giải phóng rất nhiều thời gian lãng phí cho bạn và sự tự do cho nhân viên để họ thoải mái sáng tạo và cống hiến.

11. Ỷ lại tuyệt đối vào công nghệ 

Thời đại công nghệ số 4.0 cho phép các phần mềm quản lý dự án ra đời và trở thành những ứng dụng tuyệt vời giúp giải quyết bài toán năng suất công việc, hiệu quả cộng tác và lưu trữ dữ liệu cho đội nhóm, doanh nghiệp. Các công cụ này ngày càng được sử dụng phổ biến và ngày một tối ưu hơn với các tính năng tiện lợi, hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đáng kể.

Tuy nhiên, công nghệ không thể thay thế 100% con người. Nhiều nhà quản lý dự án đang quá phụ thuộc vào các phần mềm quản lý và quên mất rằng đây là một công cụ hỗ trợ và tự nó  không thể giải quyết được hoàn toàn các vấn đề xảy ra trong dự án, đặc biệt là việc lập kế hoạch ban đầu, sự điều chỉnh về chi phí dự án và các vấn đề về nhân sự.

12. Người quản lý không thực sự phù hợp với dự án 

Bạn có đang lựa chọn nhân sự quản lý cho dự án của mình dựa trên năng lực, kiến thức chuyên môn hay thái độ làm việc của họ không? Nếu người được lựa chọn giữ vai trò quản lý dự án chỉ đơn giản dựa trên kỹ năng nào đó sẵn có liên quan tới ngành nghề, lĩnh vực của dự án, sự lựa chọn này có thể dẫn đến nhiều rủi ro.

Không chỉ chuyên môn, nghiệp vụ tốt, doanh nghiệp cần tìm kiếm được người quản lý dự án phù hợp, phối hợp tốt với các thành viên trong nhóm. Như vậy, chúng ta mới có thể tạo dựng tập thể đoàn kết để cùng thực hiện một dự án thành công, đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Tạm kết

Bài viết trên đã chia sẻ về những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án. Hy vọng bài viết giúp cho các nhà quản lý dự án có cái nhìn trực quan về những sai lầm dễ mắc phải trong quá trình vận hành dự án từ các “tiền bối” và tìm ra cách làm phù hợp, hạn chế rủi ro không đáng có. MISA AMIS chúc bạn áp dụng hiệu quả, tạo nên nhiều dự án thành công ở hiện tại và tương lai!