Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Giải pháp quản lý tối ưu nhất

Các dự án công nghệ thông tin mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Nhưng làm sao để quản lý dự án công nghệ thông tin một cách hiệu quả nhất thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Nếu bạn và doanh nghiệp của mình cũng đang đi tìm lời giải cho bài toán trên thì hãy đọc ngay bai viết dưới đây để có được câu trả lời nhé!

I. Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì?

Dự án công nghệ thông tin là dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, có sự rõ dàng độc lập, có điểm đầu điểm cuối rõ ràng và tất cả hướng đến một kết quả nhất định. Dự án công nghệ thông tin đưa ra các đề xuất liên quan đến đầu tư vốn để xây dựng, phát triển, mở rộng, nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ, phần mềm hay cơ sở dữ liệu.

Quản lý dự án công nghệ thông tin là tổng hợp các công việc được thực hiện trong toàn bộ dự án. Với mục tiêu làm sao để dự án đó có thể hoàn thành đúng hạn, đảm bảo đúng chi phí đề ra ban đầu. Sản phẩm ra chất lượng đám ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp, khách hàng, hay nhà đầu tư đề ra.

>> Xem thêm:

• Top 10 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2024 – MISA AMIS
• Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

II. Đặc điểm và phân loại dự án công nghệ thông tin

1. Đặc điểm của dự án công nghệ thông tin

Dự án công nghệ thông tin xuất hiện như một lẽ tất yếu do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, tự động hóa. Việc quản lý dự án này sẽ có những đặc điểm như sau:

• Vòng đời thực hiện ngắn

Không giống như các sản phẩm dự án xây dựng có tuổi thọ vài lên đến hàng chục năm, các sản phẩm dự án công nghệ thông tin thường có vòng đời ngắn. Bởi lẽ, khi gặp phải các yếu tố chậm trễ, lạc hậu về công nghệ hay các yêu cầu của người sử dụng thay đổi, các dự án này cũng sẽ phải cập nhật và chuyển đổi. Nhìn chung, công nghệ sẽ biến đổi liên tục theo sự phát triển của xã hội.

• Kết hợp đào tạo

Sau khi sản phẩm hoàn thành để xuất xưởng, người thực hiện dự án phần mềm hoặc ứng dụng công nghệ thông tin cũng phải lập kế hoạch, tạo tài liệu và đề ra phương pháp đào tạo người dùng. Sản phẩm sẽ rất khó đi vào thực tế nếu thiếu hướng dẫn vì mọi người cần thời gian để thấu hiểu và thao tác thành thạo.

• Tính tức thời

Mặc dù công nghệ đang thay đổi từng ngày, từng giờ mang lại những giá trị mới cho nhân loại, nhưng chúng cũng mang trong mình nhiều rủi ro. Điều này khiến các dự án công nghệ gặp khó khăn, cần chuyển hướng. Thậm chí, có những thay đổi nhỏ về phần mềm hay phần cứng cũng sẽ để lại các hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Chính vì vậy, yếu tố con người luôn là yếu tố ổn định nhất. Khả năng điều thông tin, phối giao tiếp liên phòng ban và xử lý tình  huống của nhà quản lý sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các rủi ro của dự án.

2. Phân loại dự án công nghệ thông tin

Các dự án công nghệ thông tin ngày nay vô cùng đa dạng và đáp ứng mọi nhu cầu của người tiêu dùng về việc sử dụng sản phẩm công nghệ. Trong đó, quản lý dự án công nghệ thông tin bao gồm hai loại:

• Dự án Phần cứng: Công việc thực hiện và cài đặt để vận hành tất cả các thiết bị kỹ thuật và phần cứng được yêu cầu.
• Dự án phần mềm: Hoạt động triển khai phần mềm trong quản lý để đảm bảo an ninh và hoạt động sản xuất.

QUẢN LÝ TỪ XA, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

III. Quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin

1. Khởi động dự án 

Bước đầu tiên trong việc quản lý là thu thập các yêu cầu của dự án, hiểu chi tiết của dự án, làm quen với các thủ tục liên quan và ước tính khối lượng công việc.

2. Đề ra kế hoạch dự án 

• Đặt mục tiêu dự án và phân công từng giai đoạn.
• Xác định các nguồn lực, công việc  phải thực hiện và phạm vi công việc.
• Giao việc cho nhân viên và phân bổ nguồn lực.
• Lập một kế hoạch để thực hiện đầy đủ các hạng mục trên với mục tiêu, thời gian thực hiện và yêu cầu cụ thể.
• Phê duyệt kế hoạch dự án.

Xem ngay: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay – MISA AMIS

3. Triển khai, giám sát và kiểm soát 

• Thực hiện theo kế hoạch của dự án, theo dõi kết quả của từng giai đoạn và điều chỉnh cho phù hợp.
• Quản lý hiệu quả công việc, năng suất nhóm, quản lý rủi ro.
• Sẵn sàng thích ứng với tác động của môi trường bên ngoài và nhu cầu của khách hàng.
• Theo dõi tình trạng dự án của bạn và báo cáo nó cho các bên liên quan như các phòng ban khác hoặc nhà cung ứng, đối tác.

4. Hoàn thiện dự án

• Kiểm tra dự án.
• Đánh giá kết quả tổng thể.
• Xuất sổ tay hướng dẫn sử dụng và các tài liệu liên quan.
• Chấp nhận và giao hàng cho nhà điều hành / khách hàng.

IV. Các yêu cầu cần có khi quản lý dự án công nghệ thông tin

Quản lý dự án công nghệ trong doanh nghiệp đòi hỏi các yêu cầu cụ thể để đảm bảo sự thành công của dự án. Dưới đây là một số yêu cầu quản lý dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp:

• Xác định mục tiêu dự án: Xác định rõ mục tiêu cụ thể của dự án bao gồm phạm vi, kỳ vọng và lợi ích kinh doanh mà các bên mong muốn đạt được.
• Lập kế hoạch dự án: Xây dựng kế hoạch chi tiết, xác định các hạng mục công việc, thời gian, nguồn lực và phân công trách nhiệm cho từng nhân sự. Kế hoạch cần được cập nhật, theo dõi thường xuyên để đảm bảo tiến độ và chất lượng.
• Quản lý rủi ro: Định danh để đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, từ đó dự phòng biện pháp đối phó.
• Quản lý nguồn lực: Đảm bảo sắp xếp và sử dụng hiệu quả các nguồn lực như con người, thiết bị, tài chính… Lập lịch và phân công công việc, phát triển kỹ năng và năng lực của nhân viên đáp ứng yêu cầu dự án.
• Quản lý chất lượng: Đảm bảo rằng dự án công nghệ thông tin đạt được chất lượng mong muốn. Điều này bao gồm việc xác định yêu cầu chất lượng, lập kế hoạch kiểm thử, kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Quản lý tiến độ: Theo dõi và điều chỉnh tiến độ của dự án công nghệ thông tin, xử lý các trở ngại và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
• Đánh giá và phản hồi: Thực hiện đánh giá định kỳ về tiến độ, chất lượng của dự án. Sử dụng kết quả đánh giá để cải thiện quy trình quản lý cũng như tăng cường hiệu suất nhân sự.

 MISA AMIS Công việc – Phần mềm quản lý dự án toàn diện nhất

Là một trong những công ty cung cấp giải pháp phần mềm quản lý có nền tảng lâu đời và phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay với hơn 250.000 khách hàng doanh nghiệp, MISA AMIS thấu hiểu vấn đề của các doanh nghiệp. Vì vậy, MISA AMIS đã không ngừng cải tiến để cung cấp phần mềm quản lý dự án công nghệ thông tin tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phần mềm MISA AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong công tác phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Đặc biệt, MISA AMIS Công việc hỗ trợ người quản lý dự án:

• Báo cáo cho cấp trên hoặc các bên liên quan về các công việc đã thực hiện trong dự án
• Tái sử dụng dự án nhiều lần
• Lưu lại mẫu dự án làm tài liệu tham chiếu khi cần (sau khi kết thúc nhu cầu theo dõi dự án)

Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

Các yêu cầu quản lý dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án, cũng như yêu cầu cụ thể của ngành công nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, các yêu cầu trên đây cung cấp một khung nhìn tổng quan về những khía cạnh quan trọng cần được quản lý trong quá trình triển khai dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

V. Phương pháp để quản lý dự án công nghệ thông tin đạt được hiệu quả

• Tích cực hỗ trợ trực tiếp cho dự án.
• Theo dõi hoạt động tài trợ, cổ đông, hỗ trợ nhà đầu tư…
• Tạo chiến lược truyền thông. Cung cấp một cái nhìn tổng quan về các phương pháp và chiến lược tiêu chuẩn.
• Thực hiện giám sát quy tắc.
• Thiết lập hệ thống thông tin để hỗ trợ việc giám sát thường xuyên.
• Nhận biết các dấu hiệu nguy hiểm tiềm ẩn.

VI. Lợi ích của việc quản lý dự án công nghệ thông tin

Việc xây dựng và quản lý dự án công nghệ thông tin sẽ mang lại cho doanh nghiệp những thành công và nhiều lợi ích sau:

•  Đảm bảo chất lượng công trình sau khi hoàn thành đạt được mục tiêu đề ra ban đầu.
•  Không vượt quá phạm vi và chi phí của dự án.
•  Nhận diện rủi ro sớm và đưa ra các giải pháp tối ưu một cách nhanh chóng.

VI. Kết luận

Trên đây là các thông tin về quản lý dự án công nghệ tin và các phương pháp triển khai hiệu quả. Hy vọng những kiến thức đó sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về dự án công nghệ thông tin và ứng dụng thành công cho doanh nghiệp của mình. Để biết thêm các kiến thức hữu ích khác về lĩnh vực quản lý điều hành, đừng bỏ lỡ các bài viết mới nhất tại MISA AMIS.