CMS là gì? Các hệ thống CMS phổ biến nhất hiện nay

CMS là một trong những hệ thống được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy CMS là gì? Nó đóng vai trò và chức năng gì trong doanh nghiệp? Hãy cùng AMIS tìm hiểu ngay!

I. CMS là gì? 

CMS là gì viết tắt từ thuật ngữ tiếng Anh: Content Management System. Dịch ra tiếng Việt nó có nghĩa là hệ quản trị nội dung. Cụ thể, CMS là một phần mềm máy tính được dùng để quản lý và sáng tạo nội dung. Tất cả nội dung bao gồm văn bản, video, hình ảnh, âm thanh…

Hiện nay, có nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng CMS để tổng hợp các thông tin trong quản trị doanh nghiệp. Hệ thống này giúp tiết kiệm thời gian quản lý, chi phí vận hành và bảo trì.

Đặc biệt, sử dụng CMS có thể giúp doanh nghiệp vận hành, xây dựng website một cách thuận lợi mà không cần yêu cầu kiến thức quá sâu về IT. Đây cũng là lý do mà rất nhiều doanh nghiệp đang mong muốn sở hữu và phát triển sử dụng hệ thống CMS trong quản lý. 

Sự phát triển của hệ thống CMS là nhu cầu tất yếu khi công nghệ kỹ thuật hiện đại đem đến nhiều cơ hội đổi mới. Giờ đây, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu, phát triển nội dung đa kênh để cung cấp nhiều thông tin hơn nhằm thu hút khách hàng tiềm năng. Trong thời đại công nghệ thông tin, bất kỳ ai cũng cần sẵn sàng những tri thức và nguồn lực để tiếp tục bứt phá cùng xu hướng chuyển đổi số của tương lai. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

II. Chức năng cơ bản của phần mềm CMS trong doanh nghiệp

Chức năng của CMS là gì được nhiều tổ chức quan tâm. CMS có chức năng chính là cung cấp những tính năng, tiện ích cho một hay nhiều người dùng. Như vậy, việc quản lý và vận hành website trở nên đơn giản hơn. 

1. Tạo và lưu trữ các nội dung

Trên hệ thống CMS, người dùng có thể dễ dàng tạo các dạng nội dung bài viết từ các dạng văn bản, hình ảnh, video, âm thanh… Khi xuất bản lên website bạn không cần sự can thiệp bằng việc viết code hay server. Bên cạnh đó, CMS còn có chức năng lưu ở chế độ nháp cho phép người dùng có thể chỉnh sửa thêm. 

2. Chỉnh sửa nội dung

CMS cung cấp chức năng chỉnh sửa nội dung với cả những bài viết đã xuất bản. Việc này vô cùng hữu ích trong các trường hợp như phát hiện ra các lỗi sai chính tả, thiếu thông tin trong bài đăng hay nhân viên cần cập nhật thêm những thông tin mới…

3. Hỗ trợ chia sẻ nội dung

Việc chia sẻ nội dung bài đăng lên các trang mạng xã hội cũng là một trong những hoạt động truyền thông đáng lưu tâm. Do đó, các hệ thống CMS hiện nay có chức năng hỗ trợ chia sẻ nội dung lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter. Như vậy, nó sẽ đưa nội dung tiếp cận được với nhiều khách hàng mục tiêu hơn.

4. Phân quyền và quản lý

Đối với một doanh nghiệp chú trọng vào mảng nội dung cũng như Marketing, chức năng phân quyền và quản lý đóng vai trò quan trọng. Các hệ thống CMS cho phép người quản lý phân quyền quản lý cho nhân viên nhưng đồng thời cũng giới hạn các quyền của họ.

Đồng thời, nó có thể giám sát và theo dõi lịch sử làm việc, truy cập. Tính năng này giúp các nhân viên trong công ty có thể cùng chỉnh sửa 1 nội dung văn bản hoặc phân công thời gian lên lịch bài viết hợp lý.  

III. Ưu – nhược điểm của hệ thống CMS

Tuy ngày càng trở nên phổ biến nhờ những tiện ích nổi bật, thế nhưng doanh nghiệp vẫn cần cân nhắc và xem xét những ưu – nhược điểm của CMS là gì.

1. Ưu điểm

Ưu điểm của hệ thống CMS là không đòi hỏi người dùng cần phải biết lập trình. Vì thế doanh nghiệp không cần đầu tư cho đội ngũ chuyên gia về lĩnh vực kỹ thuật – máy tính.

Chỉ cần được phổ biến về các tính năng, nhân viên phụ trách hoàn toàn có khả năng cài đặt, cập nhật mã nguồn của CMS và plugin, theme, extension cho website. Thêm vào đó, bạn còn có thể lựa chọn theme ưng ý trong kho lưu trữ hàng ngàn theme website có sẵn để áp dụng cho bài đăng của mình. 

Nếu có bất kỳ khó khăn nào, các hệ thống CMS hiện nay cũng chuẩn bị đầy đủ những tài liệu hướng dẫn chi tiết về cách hoạt động và vận hành. Người dùng không chỉ học được cách thao tác nhanh chóng và còn có thể tối ưu công việc hiệu quả. 

Điều đáng nói, CMS được cung cấp miễn phí, người dùng chỉ cần chọn mua tên miền và hosting, tuy nhiên cũng có một số website miễn phí chúng. 

2. Nhược điểm

Theme trên hệ thống CMS không phải là thiết kế độc nhất. Vậy nên khi so sánh với các website hoạt động dựa trên hệ thống CMS, đôi khi bạn sẽ bắt gặp sự trùng lặp. Bên cạnh đó, nếu so sánh với các website chạy bằng các mã code thì độ linh hoạt của CMS có phần thua kém hơn. 

Một nhược điểm đáng lưu ý khác là đối với các website sử dụng hệ thống CMS có nguy cơ trở thành đối tượng của các hacker. Tuy nhiên, nhược điểm này có thể được khắc phục bằng cách cài đặt plugin bảo mật cho website. 

IV. Cách hoạt động của hệ thống CMS

Đối với một website thông thường sẽ gồm có 2 phần là: FrontEnd – giao diện bên ngoài) và BackEnd – quản lý bên trong. Khi xây dựng và thiết lập cho website, doanh nghiệp phải viết mã, làm việc với các ngôn ngữ lập trình website như HTML, CSS, JavaScript… ở FrontEnd và PHP, Python, JavaScript,… ở BackEnd.

Đối với hệ thống CMS, người dùng không cần phải xử lý các phần có độ khó như trên. Hệ thống CMS là gì được tạo ra để chạy trực tiếp trên trình duyệt cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung.

Các thao tác nhằm xuất bản nội dung được chuyển thể tương đối đơn giản, chỉ cần biên tập, chỉnh sửa và click “xuất bản”. Các công việc còn lại đều sẽ do server và hệ thống xử lý. 

XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ CHO DOANH NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

V. Tại sao nên sử dụng phần mềm CMS trong doanh nghiệp?

1. Dễ dàng trong việc quản lý nội dung website

Với một website lớn, lượng dữ liệu tăng lên từng ngày và khó tránh khỏi những rắc rối trong quản lý nội dung. Với khả năng phân quyền, chia sẻ quyền truy cập nội dung với những nhân viên liên quan CMS sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

2. Không đòi hỏi kiến thức lập trình

Ngày nay, có rất nhiều trang web kinh doanh, thương mại điện tử được mở ra. Trong số đó có những website xây dựng trên hệ thống CMS bởi đây là một hệ thống lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người dùng không cần tìm hiểu quá sâu về lập trình mà vẫn có thể xây dựng, quản lý website hiệu quả. 

3. Tối ưu chi phí nhân sự cho bộ phận quản trị

Quản trị nội dung của một website thủ công thường tốn nhiều thời gian. Đi kèm với đó là các khoản chi phí thuê nhân sự, kiểm tra lỗi, bảo trì định kỳ… Thay vì đầu tư nhiều ngân sách vào các hạng mục đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hơn khi sử dụng các tính năng miễn phí của hệ thống CMS. 

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

4. Hỗ trợ marketing

Thông qua CMS, doanh nghiệp cũng tận dụng website của mình để thực hiện các chiến dịch marketing online. Bạn có thể thiết lập mẫu thu thập email từ khách hàng, sử dụng các tính năng chia sẻ trên mạng xã hội, chatbot tự động…

VI. Phân loại hệ thống CMS phổ biến nhất hiện nay

1. CMS mã nguồn mở (Open Source – CSS)

Hệ thống CMS mã nguồn đang được sử dụng phổ biến nhất ở thời điểm hiện tại bởi nó thường được cung cấp miễn phí từ các công ty lớn. CSS có ưu điểm là dễ dàng sử dụng vì ngay khi cài đặt lên server, các tính năng cơ bản cho website như quản lý trang, trình biên soạn, quản lý bài viết… đều đã được thiết lập sẵn.

Các tính năng có sẵn của CSS cung cấp đủ tài nguyên để bạn xây dựng một website cơ bản hoàn chỉnh. Nếu muốn có thêm những tính năng nâng cao hơn, doanh nghiệp sẽ mua các gói premium của nhà sản xuất hoặc bên thứ 3. Các CMS mã nguồn phổ biến hiện nay có thể kể đến WordPress, Opencart, Prestashop, Magento…

2. CMS tự xây dựng, tự code

Hệ thống CMS này được xây dựng từ các bước cơ bản và phải làm việc với các ngôn ngữ lập trình để xây dựng front end, back end của hệ thống website. Sử dụng website xây dựng bằng hệ thống tự xây dựng, bạn có thể có một trang web độc đáo, riêng biệt.

Nó đem đến khả năng đáp ứng được những nhu cầu cụ thể mà đối tượng website hướng đến. Tuy nhiên, hệ thống CMS này tốn rất nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí thuê lập trình viên, bảo trì hệ thống…

3. CMS được build sẵn (mất phí)

Hệ thống CMS build sẵn được xây dựng và cung cấp bởi các đơn vị chuyên sản xuất, kinh doanh CMS tới các khách hàng. Nó sở hữu nhiều ưu điểm như có thao tác sử dụng đơn giản, các tính năng từ cơ bản đến nâng cao đã được thiết lập sẵn.

Quan trọng hơn, dạng hệ thống rất ít khi gặp lỗi. Trong trường hợp hệ thống gặp trục trặc, bên phía nhà sản xuất cũng sẽ nhanh chóng khắc phục. 

Nhược điểm của hệ thống này là bạn sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí thì mới có thể sử dụng được. Nhà cung cấp CMS được build sẵn càng lớn thì chi phí phải trả càng cao. 

CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG DOANH NGHIỆP – TIẾT KIỆM THỜI GIAN, TĂNG NĂNG SUẤT VÀ HIỆU QUẢ KINH DOANH

VII. Doanh nghiệp nên lựa chọn CMS dựa trên yếu tố nào?

1. Dễ sử dụng

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn những hệ thống CMS có bố cục đơn giản, dễ sử dụng. Như vậy người quản lý có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng, góp phần thúc đẩy quá trình quản lý website hiệu quả. 

2. Phù hợp với loại website

Mỗi một website đều có mục đích sử dụng riêng. Ví dụ, website của một cá nhân thường là về chủ đề review, blog… Trong khi đó, website của các doanh nghiệp thường được lập ra với mục đích giới thiệu, mua bán sản phẩm. Dựa trên mục tiêu, các doanh nghiệp cần lưu ý để chọn hệ thống CMS phù hợp. 

3. Chi phí phù hợp

Khoản ngân sách cho website sẽ phụ thuộc vào tiềm lực tài chính của mỗi công ty. Bạn cần lưu ý rằng có hệ thống CMS được cung cấp cả hai phiên bản miễn phí và trả phí. Đôi khi mức phí cần chi trả tương đối cao. Vì thế doanh nghiệp cần tìm hiểu và cân nhắc trước khi ra quyết định. 

4. Thiết kế của website

Giao diện của website cũng là một điểm cộng trong mắt khách hàng. Doanh nghiệp có thể cân nhắc đến tiêu chí này để lựa chọn hệ thống CMS phù hợp.

5. Các chức năng của website

CMS nào cũng có chức năng cơ bản như soạn thảo nội dung, quản lý bài viết, quản lý hoạt động,.. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể căn cứ dựa trên chức năng cần thiết khác để lựa chọn hệ thống CMS.

6. Khả năng di chuyển dữ liệu

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường sẽ phát sinh có nhu cầu di chuyển dữ liệu. Do đó, một hệ thống CMS có sẵn chức năng này sẽ thuận tiện hơn cho doanh nghiệp lựa chọn.

7. Tiện ích mở rộng và bổ trợ 

Để tăng thêm sự độc đáo cho website, phần tiện ích mở rộng và bổ trợ cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần cân nhắc về nhu cầu thực tế xây dựng và phát triển website. Nếu bạn mong muốn theo đuổi một phong cách “riêng” thì hãy lưu ý đến phần này. 

8. Trợ giúp và các tùy chọn hỗ trợ

Việc học cách sử dụng hệ thống chắc chắn sẽ nảy sinh những thắc mắc về kỹ thuật. Đây là lúc bạn cần tìm sự trợ giúp từ phía nhà sản xuất. Một phương án khác là tham gia các diễn đàn, hội nhóm của hệ thống để nhận được sự hỗ trợ.

VIII. Kết luận

Trên đây là những thông tin về hệ thống CMS là gì. Hy vọng qua bài viết mà AMIS mang đến có thể giúp bạn hiểu được tổng quan chức năng và vai trò của hệ thống quản trị nội dung. Từ đó, hãy lựa chọn hệ thống CMS phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

MISA AMIS – giải pháp điều hành doanh nghiệp trong thời đại số Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.  ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC