15 phần mềm tính lương nhân viên miễn phí tốt nhất hiện nay

Sử dụng phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp giảm tình trạng tính toán thủ công không chính xác, không còn chậm trễ trả lương. Nhằm giúp công ty bạn nâng cao hiệu quả công việc, MISA AMIS HRM gợi ý Top 15 phần mềm tính lương nhân viên hiệu quả nhất hiện nay. Đây là các phần mềm quản lý tiền lương, app tính lương đang được đánh giá cao trên thị trường.

1. Top 15 phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay

Nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp, MISA AMIS HRM mời bạn tham khảo top các phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất trong nước và quốc tế ngay dưới đây.

1.1 Phần mềm tính lương MISA AMIS

AMIS Tiền Lương là một phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM, được phát triển bởi Công ty Cổ Phần MISA – đơn vị với hơn 30 năm kinh nghiệp trên thị trường. Phần mềm tính lương MISA đáp ứng đầy đủ nghiệp về tính lương trong doanh nghiệp, với các tính năng có độ chuyên sâu cao, phục vụ các quy trình tính lương từ đơn giản cho tới phức tạp. Phần mềm có độ chính xác cao về số liệu, đáng tin cậy về bảo mật và tương thích cao với các phần mềm kế toán. Sản phẩm giúp giảm 80% thời gian thao tác thủ công công việc thường ngày và chuyển thông tin giữa hai bộ phận HR và kế toán.

Dùng thử đầy đủ tính năng

Tính năng nổi bật:

• Thiết lập bảng lương: Có thể thiết lập các chính sách lương khác nhau đối với từng phòng ban.
• Tự động cập nhật dữ liệu tính lương: Tự động tính lương với các mức độ phức tạp cao như tính lương theo ca kíp, theo doanh thu, KPI,… của nhân viên, đồng thời tự động tính các khoản khấu trừ như thuế TNCN, BHXH.
• Xác nhận lương: Nhân viên có thể kiểm tra và xác nhận bảng lương của chính mình trên ứng dụng và trao đổi HR nếu có sai sót.
• Báo cáo và phân tích chuyên sâu: Báo cáo tổng thu nhập nhân viên, phân tích chi phí lương, tổng hợp công nợ,…

Chi phí:

Phần mềm Tiền Lương AMIS cung cấp tài khoản sử dụng miễn phí đầy đủ tính năng trong 14 ngày. Khách hàng có thể chọn gói phù hợp với quy mô và ngân sách công ty.

Hơn 17.000+ Doanh nghiệp đã tin dùng MISA: IvyModa, Trống đồng Palace,…, còn DN bạn thì sao?

1.2 Phần mềm tính lương CorePayroll

CorePayroll là phần mềm tính lương nhân viên nằm trong hệ sinh thái CoreHRM với khả năng thực hiện các bảng tính về lương, thu nhập, trích xuất dữ liệu bảng tính lương ra mẫu lương cá nhân gửi đến từng nhân viên. Nhìn chung, CorePayroll có những tính năng khá cơ bản, đáp ứng nhu cầu tính lương đơn giản của các doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn muốn tính toán lương, thưởng ở mức độ phức tạp cao thì phần mềm này chưa phù hợp.

Ưu điểm của CorePayroll là có password cho phiếu lương nhân viên, giữ bảo mật thông tin tốt. Ngoài ra nhược điểm của phần mềm là một số tính năng còn sơ khai, chưa chuyên sâu.

Tính năng nổi bật:

• Lập các khoản trợ cấp, giảm trừ, các khoản liên quan đến chế độ bảo hiểm,…
• Lấy dữ liệu đánh giá từ bảng tính Excel, sau đó tự động xử lý lương cho nhân viên nhanh chóng và dễ dàng.
• Tự động tính toán tiền lương dựa trên số lượng sản phẩm, doanh số bán hàng, thưởng hiệu suất,…
• Tự động tạo công thức tính toán dựa trên các khoản mục, thông số, quy chế lương của doanh nghiệp.
• Cho phép tạo ra nhiều cách tính và áp dụng công thức tính linh hoạt cho nhiều nhóm nhân viên khác nhau.
• Có các tính năng liên quan đến báo cáo, thống kê,… giúp doanh nghiệp kiểm soát được tổng thể tình hình biến động lương.

Chi phí:

Phần mềm CorePayroll hiện không công bố giá cụ thể. Khách hàng có nhu cầu sử dụng cần liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ để biết thêm chi tiết.

1.3 Phần mềm tính lương FastWork Payroll

FastWork Payroll là phần mềm tính lương nằm trong hệ sinh thái quản trị nội bộ FastWork Office+. Phần mềm này được thiết kế trên nền tảng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP nên không những hỗ trợ các tính năng liên quan đến tính lương mà còn hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

FastWork Payroll là có sự đồng bộ về mặt dữ liệu với các phần mềm khác cùng nền tảng, thuận tiện cho người sử dụng. Phần mềm cũng có sự linh hoạt về khả năng thay đổi công thức tính lương, dễ dàng thêm công thức mới phù hợp với doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Đồng bộ dữ liệu từ bảng chấm công, dữ liệu KPI với bảng lương.
• Tự động tính lương theo sản lượng, theo lương 3P…
• Dễ dàng tùy chỉnh thêm bớt các cột dữ liệu trong phiếu lương cho từng vị trí khác nhau.
• Theo dõi bảng lương theo nhân viên, bộ phận trên một màn hình.
• Phân quyền chuyên sâu cho người tạo, người duyệt, người chốt phiếu lương.
• Có thể xuất phiếu lương Excel hoặc nhập dữ liệu từ Excel lên phần mềm.

Chi phí:

Mức giá để sử dụng FastWork HRM+, trong đó có Payroll là 60.000đ/user/tháng. Đây là giá theo combo, user được sử dụng đầy đủ các phân hệ của HRM+ bao gồm cả tính lương.

• Basic 12 tháng 20.000đ/user/tháng.
• Basic 6 tháng 28.000đ/user/tháng.
• Standard 12 tháng 60.000đ/user/tháng.
• Standard 6 tháng 85.000đ/user/tháng.
• Pro 6 tháng 90.000đ/user/tháng.
• Pro 12 tháng 128.000đ/user/tháng.
• Enterprise 12 tháng 100.000đ/user/tháng.

1.4 Phần mềm tính lương DigiiC&B

Phần mềm tính lương DigiiC&B giúp bạn thiết lập các hình thức trả lương, chế độ đãi ngộ theo đặc thù công ty. Nhờ sự linh hoạt này mà phần mềm có tính ứng dụng cao trong nhiều mô hình, loại hình doanh nghiệp khác nhau. Phần mềm có thể lấy dữ liệu công để tổng hợp bảng lương một cách nhanh chóng.

DigiiC&B hiệu quả trong việc áp dụng các chính sách lương đặc thù như lương kinh doanh, lương KPI, lương theo sản phẩm, lương 3P… Các tính năng phục vụ tốt cho HR, kế toán và thuận tiện cho nhân viên trong việc kiểm tra lương của chính mình.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công tự động, tích hợp với máy chấm công vân tay, máy đọc thẻ, camera nhận diện khuôn mặt,…
• Tổng hợp bảng công và kết nối sang bảng tính lương.
• Thiết kế hệ thống khung, bậc lương đa dạng.
• Kết nối KPI và kết quả đánh giá năng lực.
• Lập phiếu lương nhân viên.

Chi phí:

Phần mềm có tính phí. Để nhận báo giá chi tiết cho công ty mình, khách hàng cần liên hệ với đơn vị cung cấp digiiC&B.

1.5 Phần mềm tính lương Tanca

Tanca vừa là phần mềm tính lương được trang bị nhiều tính năng quản lý nhân viên trực tuyến thông minh, hỗ trợ cho doanh nghiệp về việc tính lương cho nhân viên một cách linh hoạt. Tanca có cả phiên bản online và offline, phần mềm tập trung vào tự động hóa bảng lương và quản lý quy trình tăng lương cho nhân viên. Ngoài ra, phần mềm còn có các tính năng hỗ trợ tuyển dụng, quản lý tài sản và công việc của doanh nghiệp.

Tanca được nhiều doanh nghiệp đánh giá tốt bởi giao diện trực quan, dễ sử dụng. Phần mềm cũng sở hữu tính tiện ích và tính bảo mật cao khi nhân viên có thể tự kiểm tra phiếu lương của mình ngay trên điện thoại, có mật khẩu riêng để truy cập.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công online bằng điện thoại, đồng bộ với máy chấm công vân tay hoặc chấm công qua camera AI.
• Hỗ trợ quản lý ca làm việc linh hoạt.
• Quản lý nhân viên đi làm full, làm theo ca, nghỉ phép…
• Thay thế tính lương bằng Excel bằng hệ thống tính lương tự động.
• Hỗ trợ xây dựng hệ thống lương và các ngạch lương đề xuất theo các cấp độ tăng của nhà nước.
• Cổng API mở cho phép kết nối dữ liệu với bên ngoài.
• Đăng bảng lương và xem trên điện thoại.
• Phân quyền để giữ bảo mật cho dữ liệu lương.

Chi phí:

Giá chính xác của từng gói sẽ được Tanca tư vấn riêng. Tanca Tính Lương cho phép khách hàng dùng thử miễn phí 14 ngày đầy đủ tính năng. Sau thời gian này, khách hàng cần đăng ký một trong các gói Cơ bản, Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp hoặc Chuyển đổi số để sử dụng.

1.6 Phần mềm tính lương FTSHRM

FTSHRM là phần mềm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp về quản lý tiền lương, trong đó phân hệ về lương sẽ hỗ trợ toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến tính lương, chi trả lương. Bên cạnh đó, phần mềm còn có các phân hệ nổi bật khác như quản lý hồ sơ, cổng thông tin nhân sự, tuyển dụng, đào tạo đánh giá, quản lý thiết bị tài sản, quản lý công việc, quản lý suất ăn, quản lý tạm ứng lương,…

FTSHRM cung cấp tính năng đa dạng nhưng chưa quá chuyên sâu, tuy nhiên vẫn đáp ứng được các nhu cầu làm lương hàng tháng cơ bản của doanh nghiệp. Phần mềm hoạt động theo hình thức kết nối đa điểm online và offline, thích hợp với doanh nghiệp có mô hình nhiều chi nhánh, đơn vị.

Tính năng nổi bật:

• Tự động tính lương theo dữ liệu chấm công, tách theo ca ngày đêm, tính thời gian tăng ca, đi muộn về sớm, tính toán làm tròn…
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự, các vấn đề quá trình nâng lương, thông tin chế độ, phép năm cho mỗi nhân viên.
• Tạo các bảng lương theo yêu cầu đặc thù cho từng doanh nghiệp.
• Khai báo và tính phụ cấp, giảm trừ, bảo hiểm, thuế TNCN.
• Có hệ thống báo cáo chi tiết.
• Tích hợp cả quản lý chấm công, hồ sơ người lao động, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên, quản lý thiết bị tài sản.

Chi phí:

FTSHRM có phiên bản dùng thử miễn phí. Khách hàng đăng ký tại trang web của FTS. Sau thời gian trải nghiệm bạn có thể liên hệ với FTS để nhận báo giá mới nhất.

1.7 Phần mềm tính lương Paradise HRM

Paradise HRM là một phần mềm tính lương nổi bật trên thị trường hiện nay. Phần mềm cung cấp đầy đủ công cụ quản lý nhân sự bao gồm quản lý thông tin nhân viên, chấm công, quản lý giờ làm, nghỉ phép, tính lương… Đối với tính lương, Paradise HRM hỗ trợ các nghiệp vụ liên quan đến khoản lương, khấu trừ thuế, các khoản trợ cấp, xuất báo cao tiền lương. Những tác vụ này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và độ chính xác, tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự.

Tính năng nổi bật:

• Tự động tính lương hàng tháng.
• Đáp ứng được tính lương cứng, lương theo sản phẩm, lương theo thời gian.
• Có thể tùy chỉnh công thức tính lương cho nhiều đối tượng nhân viên khác nhau.
• Quản lý danh sách tăng, giảm và mức đóng bảo hiểm xã hội.
• Quản lý thông tin nhân viên nghỉ việc, quyết toán lương.

Chi phí:

Paradise HRM cung cấp các phần mềm cho máy chủ miễn phí trên website.

1.8 Phần mềm tính lương Ecount ERP

Ecount ERP là một phần mềm áp dụng công nghệ điện toán đám mây để quản lý doanh nghiệp. Phần mềm này được đánh giá là phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Với Ecount ERP, người dùng có thể theo dõi chấm công và tính lương cho nhân viên, theo dõi chứng từ, quản lý chi phí phát sinh, theo dõi chi phí của các chi nhánh. Các nghiệp vụ này được đáp ứng nhanh chóng, chính xác, giảm đáng kể rủi ro và sai sót trong quy trình quản lý nhân sự.

Tính năng nổi bật:

• Liên kết với bảng chấm công, tự động tính toán lương cho nhân viên.
• Thiết lập, quản lý các khoản thu nhập, khoản khấu trừ vào lương.
• Kiểm tra nội dung chi trả lương qua báo cáo, phiếu lương, bảng cập nhật lương.
• Gửi phiếu lương hàng loạt cho nhân viên qua email.

Chi phí:

Bạn có thể dùng thử Ecount ERP miễn phí trong thời gian nhất định. Sau đó phí thuê bao sử dụng phần mềm không giới hạn người dùng như sau:

• Gói 3 tháng: 3.000.000đ.
• Gói 6 tháng: 6.000.000đ.
• Gói 1 năm: 11.000.000đ

1.9 Phần mềm tính lương 1Office

1Office đáp ứng linh hoạt nhu cầu tính lương và xây dựng chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu tính năng tự động tính lương và chuyển khoản nhanh chóng qua hệ thống dữ liệu được liên kết chặt chẽ. Các quá trình tổng hợp đơn từ, làm bảng công, bảng lương, tính toán thủ công được rút gọn và giúp doanh nghiệp có trải nghiệm thuận tiện hơn.

Tính năng nổi bật: 

• Tự động tính lương theo công thức do doanh nghiệp thiết lập, tự động đồng bộ theo bảng công và KPI.
• Khai báo các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế TNCN.
• Xác nhận lương, phê duyệt online nhanh chóng.
• Cung cấp báo cáo quỹ lương, báo cáo tình hình tiền lương theo nhiều tiêu chí.
• Quản lý lương dễ dàng theo từng nhân viên, phòng ban.

Chi phí:

Phần mềm 1Office HRM gồm phân hệ tính lương và nhiều phân hệ quản trị nhân sự khác có giá từ 40.000đ/người dùng/tháng.

• Gói Standard HRM: 40.000đ/người dùng/tháng.
• Gói Pro HRM: 60.000đ/người dùng/tháng.
• Gói 1Office: 150.000đ/người dùng/tháng.

1.10 Phần mềm tính lương Base Payroll

Base Payroll là phần mềm được phát triển bởi Base, với khả năng đáp ứng nhu cầu của hầu hết doanh nghiệp và có thể tùy chỉnh theo đặc thù riêng. Qua Base Payroll, người dùng dễ dàng thiết lập công thức tính lương theo các biến có sẵn trên hệ thống hoặc tạo thêm biến mới không giới hạn, cài đặt chu kỳ trả lương. Base Payroll có nhiều điểm tương đồng với Excel nên dễ sử dụng, thuận tiện cho việc làm lương, xuất bảng lương ra file Excel, đảm bảo tính chính xác.

Tính năng nổi bật:

• Thiết lập công thức, tự động tính lương.
• Tạo chu kỳ tính lương, chu kỳ thanh toán nhanh chóng.
• Tích hợp với Base HRM, kết nối dữ liệu nhân sự với dữ liệu lương.
• Bảng lương sau khi được duyệt sẽ gửi về cho từng nhân viên.
• Cho phép điều chỉnh bảng lương thủ công, lưu lại lịch sử chỉnh sửa.
• Tạo báo cáo lương chuyên sâu như tổng số tiền lương đã chi trả, tổng thuế và BHXH, so sánh giữa các phòng ban, bộ phận.

Chi phí:

• Gói Starter: 450.000đ/tháng, tối đa 30 tài khoản.
• Gói Growth: 900.000đ/tháng, tối đa 60 tài khoản.
• Gói Business: 900.000đ/tháng, từ tài khoản thứ 60 trở lên +15.000đ/1 tài khoản.
• Gói Enterprise: liên hệ để nhận báo giá.

1.11 Phần mềm tính lương Xero

Xero là một lựa chọn hữu ích để doanh nghiệp xử lý dữ liệu từ máy chấm công, quản lý tiền lương nhân viên, lương hưu… Bảng lương được cập nhật chính xác và liền mạch, giúp người dùng có được góc nhìn tổng quan về dòng tiền lương trong doanh nghiệp. Phần mềm này được phát triển từ năm 2006, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ về nghiệp vụ tính lương và kế toán.

Tính năng nổi bật:

• Tích hợp dữ liệu chấm công, quản lý nghỉ phép.
• Tính lương tự động theo quy định, dễ quản lý thời gian nghỉ ốm, thai sản.
• Mã hóa phiếu lương điện tử cho nhân viên xem trên điện thoại hoặc máy tính.
• Thiết lập được lịch trả lương linh hoạt, lương theo ca kíp.
• Tạo báo cáo lương, giao dịch ngân hàng, thanh toán lương, nghỉ phép…
• Có ứng dụng trên thiết bị di động để xem, duyệt yêu cầu mọi lúc mọi nơi.

Chi phí: 

Xero cho phép dùng thử 30 ngày miễn phí. Giá phần mềm còn tùy thuộc vào khu vực. Dưới đây là bảng giá global:

• Starter: $29/tháng.
• Standard: $46/tháng.
• Premium: $62/tháng.

1.12 Phần mềm tính lương Paycor 

Paycor là giải pháp quản trị nhân sự dựa trên nền tảng đám mây, với các nghiệp vụ đa dạng từ tuyển dụng, quản lý giờ làm, chấm công và không thể không kể đến nghiệp vụ tính lương. Kể từ năm 2005, Paycor là đối tác chính của hơn 30.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn cầu.

Tính năng nổi bật: 

• Chạy bảng lương từ cả máy tính và điện thoại, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Có thể xuất báo cáo chi phí trả lương nhanh trước khi chốt bảng lương, để nắm được số tiền được khấu trừ cho bảng lương. Paycor sẽ cảnh báo về các chi tiết chưa chính xác hoặc các vấn đề khác trước khi xử lý bảng lương.
• Lưu trữ lịch sử bảng lương tới 3 năm.
• Giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế của liên bang, tiểu bang, địa phương. Các chuyên gia về thuế của Paycor sẽ hỗ trợ khách hàng giải đáp vấn đề liên quan đến thuế.
• Tính thuế chính xác theo nơi làm việc của nhân viên. Nếu một nhân viên làm việc tại nhiều khu vực có quy định về thuế khác nhau thì bảng lương vẫn có thể xử lý được, đảm bảo tính thuế chính xác.

Chi phí:

Paycor chưa công khai giá các gói dịch vụ, bạn cần liên hệ nhà cung cấp để nhận báo giá chính xác nhất.

1.13 Phần mềm tính lương TRAXpayroll

Trước đây, TRAXPayroll được phát triển như một ứng dụng tính lương đơn giản, dễ sử dụng. Hiện nay TRAXPayroll đã được mua lại bởi BambooHR và chỉ phục vụ cho các khách hàng sử dụng BambooHR. Cần lưu ý thêm là TRAXPayroll hiện không hỗ trợ ứng dụng di động.

Tính năng nổi bật: 

• Tự động lấy dữ liệu từ bảng chấm công sang tính lương.
• Có thể thêm nhóm thanh toán, phục vụ người dùng có nhu cầu chạy nhiều bảng lương cho các nhóm khác nhau.
• Quản lý PTO (thời gian nghỉ có lương), thanh toán lương.
• Cung cấp hơn 100 báo cáo lương tiêu chuẩn, có thể tùy chỉnh, tích hợp theo nhu cầu.
• Tích hợp với BambooHR, cung cấp thêm nhiều tính năng như quản lý phúc lợi, lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ nhân viên, chữ ký điện tử, quản lý đào tạo…
• Tính thuế và xuất báo cáo thuế hoàn chỉnh.

Chi phí:

TRAXpayroll không công bố bảng giá công khai, thay vào đó phần mềm này sẽ tùy chỉnh báo giá theo nhu cầu của khách hàng. Cần liên hệ với đơn vị cung cấp để nhận báo giá chi tiết.

1.14 Phần mềm tính lương Dsoft HRM

Dsoft HRM là một giải pháp tính lương tự động, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và công sức trong quản lý và tính toán lương. Với khả năng tích hợp linh hoạt và giao diện đơn giản, Dsoft HRM không chỉ giải quyết các vấn đề của bộ phận kế toán mà còn cung cấp các tính năng quản lý nhân sự hiệu quả. Phần mềm này đem lại sự chính xác và tiện ích cho quá trình quản lý tài chính và nhân sự của doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Thống kê giờ chấm công, ngày nghỉ, đi muộn tăng ca chi tiết và chính xác.
• Thiết lập được các công thức tính lương đa hình thức: lương khoán, lương tạm ứng, lương gián tiếp.
• Dễ dàng tra cứu lịch sử lương, phụ cấp của từng nhân viên.
• Hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, phòng ban, biến động nhân sự.
• Cung cấp báo cáo quản lý nhân sự, báo cáo theo quy định nhà nước, dễ dàng theo dõi chính sách phúc lợi với người lao động.

Chi phí: 

Dsoft HRM có bản trải nghiệm miễn phí. Sau đó các gói phần mềm được tính như sau:

• Quản lý tiền lương: 26.000.000đ/phiên bản.
• Quản lý khối hải quan: 80.000.000đ/phiên bản.

1.15 Phần mềm tính lương Bamboo Payroll

Bamboo Payroll là một giải pháp tính lương và quản trị nhân sự đa tiện ích, hiện diện tại tất cả 50 tiểu bang của Hoa Kỳ. Được tích hợp với BambooHR và ứng dụng di động Bamboo, phần mềm này mang lại trải nghiệm hợp nhất cho người quản lý và nhân viên, kết hợp chức năng bảng lương và hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) một cách trực quan và hiệu quả. Bamboo Payroll được thiết kế đơn giản, giúp tối ưu hóa quá trình quản trị nhân sự và tính toán lương.

Tính năng nổi bật:

• Đồng bộ thông tin nhân sự với hệ thống tính lương nhân viên tự động.
• Quản lý công tác khai báo và quyết toán thuế một cách hiệu quả cho doanh nghiệp.
• Theo dõi lịch sử thanh toán lương và tổng hợp các báo cáo nhân sự – tiền lương.
• Xử lý bảng lương một cách đơn giản và hiệu quả với biểu đồ màu sắc và ngôn ngữ dễ hiểu.
• Cho phép nhân viên xác nhận thanh toán ngay lập tức, quản lý khấu trừ và hiển thị lịch sử thanh toán dễ đọc.
• Xử lý tự động và quản lý thanh toán và nộp thuế liên tục và cuối năm.
• Hỗ trợ chạy các báo cáo về nhân viên và tổng hợp bảng lương một cách thuận tiện.

Chi phí: 

Liên hệ với nhà cung cấp Bamboo Payroll để nhận báo giá theo quy mô nhân sự và nhu cầu sử dụng thực tế.

2. Phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính lương là công cụ hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự giải quyết các nghiệp vụ tính lương và trả lương cho nhân viên. Chẳng hạn như: xây dựng công thức tính lương, tự động tính lương từ bảng công, tính toán các khoản khấu trừ, phụ cấp, trợ cấp, khoản thưởng, gửi phiếu lương cho nhân viên…

Có 2 hình thức phần mềm tính lương phổ biến là phần mềm desktop dùng offline và phần mềm trực tuyến sử dụng online trên web app. Ngoài ra, nhiều phần mềm tính lương chuyên nghiệp với công nghệ hiện đại còn có khả năng liên kết với phần mềm kế toán và ngân hàng điện tử để thanh toán lương đúng kỳ hạn, giảm thiểu các tác vụ thủ công tốn thời gian.

Nhờ có phần mềm tính lương nhân viên, quá trình tính lương được đơn giản hóa, bộ phận nhân sự được giảm bớt áp lực công việc. Họ sẽ có thời gian cho các nghiệp vụ quan trọng khác như quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân tài.

3. Lợi ích của phần mềm tính lương nhân viên

Tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp

Chi phí vận hành doanh nghiệp có thể được chia làm 2 loại là chi phí hiện và chi phí ẩn. Trong đó chi phỉ ẩn là những chi phí tài nguyên nhàn rỗi, các khoản hao hụt quỹ lương do chi trả sai, kế hoạch lương thưởng sai lệch…

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tăng chi phí ẩn là tỉ lệ tự động hóa thấp, người lao động dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động thủ công lặp đi lặp lại gây lãng phí – đây chính là chi phí tài nguyên nhàn rỗi.

Nếu sử dụng phần mềm, các hoạt động tính lương sẽ được tự động hóa, giảm thao tác thủ công, từ đó giảm chi phí ẩn và tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian làm việc cho bộ phận C&B

Nghiệp vụ tính lương thường đòi hỏi thời gian gấp rút để không ảnh hưởng đến thời gian chi trả cho nhân viên. Tuy nhiên nhiều HR C&B và kế toán mất 5-10 ngày để tính lương nếu không có phần mềm hỗ trợ.

Công việc mất thời gian nhất là đợi nhân viên đối chiếu, xác nhận bảng lương cá nhân rồi chỉnh sửa trong bảng lương tổng hợp, thậm chí phải tính toán lại. Với phần mềm tính lương thì các nghiệp vụ trên chỉ diễn ra trong 1-3 ngày, thậm chí chỉ cần vài giờ.

Giảm thiểu sai sót trong tính toán bảng lương

Dữ liệu khi tính lương không chỉ gồm bảng công mà còn có thông tin về hệ số lương, mức tính KPI, mức tính theo doanh số với một số vị trí, các khoản khấu trừ, thuế TNCN, BHXH, tiền công đoàn, các khoản thưởng phạt…

Với khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp thì việc tính lương thủ công bằng Excel có thể dẫn đến sai sót. Phần mềm tính lương sẽ giải quyết được vấn đề này bằng cách tự động tổng hợp các dữ liệu đầu vào và kết xuất thành bảng lương chính xác.

Theo dõi chi phí trả lương toàn diện

Chi phí trả lương là một khoản chi cần được doanh nghiệp theo dõi thường xuyên để đánh giá tình hình tài chính hoặc đưa ra các điều chỉnh phù hợp hơn cho nhân sự. Tuy nhiên chi phí này thường bị phân tán trên nhiều nguồn, mất thời gian để tổng hợp toàn bộ, khó tra cứu thông tin các năm trước.

Phần mềm quản lý tiền lương là nơi lưu trữ, tổng hợp toàn bộ chi phí trả lương, cho phép HR và cấp quản lý dễ dàng tra cứu khi cần. Hiện nay hầu hết các phần mềm tính lương đều có khả năng xuất báo cáo tháng hoặc báo cáo nhiều năm một cách nhanh chóng, chỉ trong vài phút.

Nhân viên chủ động theo dõi và quản lý bảng lương cá nhân

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc tương tác 2 chiều giữa doanh nghiệp hoặc quản lý và người lao động là vô cùng quan trọng. Trong đó bao gồm cung cấp công cụ hỗ trợ chủ động cho nhân viên, giúp họ dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và khiếu nại về các thông tin liên quan đến công lương. Điều này không chỉ tăng cường tính chủ động, đảm bảo quyền lợi của nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, góp phần duy trì và phát triển đội ngũ nhân sự trong dài hạn.

4. 7 Tiêu chí lựa chọn phần mềm lương cho doanh nghiệp

Nghiệp vụ tính lương thường biến đổi tùy theo tính chất, nhu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên quy trình đều có các bước tương tự nhau. Các phần mềm tính lương cũng được xây dựng bằng cách nghiên cứu các bước này. Do đó khi lựa chọn phần mềm cho công ty, bạn có thể dựa vào một số tiêu chí sau đây để căn cứ và đánh giá.

Nghiệp vụ tính lương tự động, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

Một phần mềm tính lương hiệu quả đầu tiên phải có đầy đủ những tính năng về lương cơ bản nhất. Cụ thể như làm bảng lương, tính lương theo công thức, tính khấu trừ thuế, BHXH, tính phụ cấp, quản lý thời gian nghỉ phép, tăng ca, chấm công… Những công việc này tốn khá nhiều thời gian của HR, nhưng phần mềm sẽ giải quyết dễ dàng và nhanh chóng.

Hiện nay trên thị trường có các phần mềm tính lương riêng biệt hoàn toàn và phần mềm tính lương như một phân hệ của phần mềm HRM. Nếu chọn phần mềm riêng biệt, bạn nên chọn phần mềm có thể kết nối, tích hợp được với các hệ thống chấm công, quản lý nhân viên, CRM, KPI mà doanh nghiệp đang dùng. Như vậy các dữ liệu để tính lương sẽ được đồng bộ tốt hơn. Phần mềm phải tự động hóa được việc lấy dữ liệu chấm công và thông tin các phòng bạn, phục vụ tính lương thưởng chính xác.

Thân thiện, dễ sử dụng đối với người dùng

Giao diện phần mềm có tính trực quan cao, các tính năng được bố trí hợp lý, dễ nhìn thấy và dễ sử dụng. Điều này sẽ giúp HR và kế toán thao tác nhanh gọn và công việc trở nên thuận lợi hơn. Để xem giao diện bạn cần đăng ký dùng thử phần mềm tính lương hoặc xem review từ những người dùng trước đó.

Bên cạnh đó phần mềm tính lương tốt được phát triển theo một hệ thống mạch lạc, trực quan và có các bộ lọc thông tin mạnh mẽ. Điều này giúp đội ngũ nhân sự thao tác dễ dàng khi làm việc. Ngoài ra trước khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp nên tham khảo kỹ hướng dẫn sử dụng và tham gia các khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp phần mềm.

Linh hoạt với quy tắc tính lương của doanh nghiệp

Đây là một tiêu chí cần lưu ý hàng đầu khi chọn phần mềm tính lương. Bởi mỗi công ty có cơ chế chấm công và lương riêng, nếu phần mềm không linh hoạt thì rất khó đưa ra kết quả như mong muốn. Khi công ty mở rộng quy mô và phát triển, những quy tắc trên có thể thay đổi, yêu cầu phần mềm phải linh hoạt theo. Hiện nay trên thị trường các phần mềm có thể đáp ứng khá tốt tiêu chí này, cho phép HR sử dụng công thức sẵn có hoặc tùy chỉnh các trường thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Hệ thống báo cáo truy cập được mọi lúc mọi nơi

Khả năng truy cập dễ dàng, không giới hạn thời gian, thiết bị sẽ giúp HR và quản lý nắm bắt thông tin hiệu quả hơn. Bạn nên chọn các phần mềm có cả phiên bản hoạt động trên nền tảng web, cập nhật real-time. Nếu phần mềm có cả app xem bảng lương trên thiết bị di động thì càng tốt.

Một phần mềm tính lương tốt là phần mềm có hệ thống báo cáo lương chi tiết, xuất được báo cáo được theo nhiều cấp độ và tiêu chí. Cụ thể như báo cáo theo từng nhân viên, bộ phận, phòng ban, công ty, báo cáo theo kỳ, báo cáo tỷ lệ lương cố định – biến đổi, báo cáo quỹ lương… Nên chọn phần mềm có báo cáo trực quan theo thời gian thực, khả năng hiển thị chi tiết và chú thích màu sắc dễ hiểu, dễ dàng xuất file để nghiên cứu, lưu trữ, in ấn.

Mức độ bảo mật cao, khả năng phân quyền tốt

Quỹ lương, tiền lương là thông tin nhạy cảm cần được bảo mật. Bởi vậy công ty nên chọn phần mềm tính lương đạt chứng chỉ chất lượng cao như Tier 3, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, CMMi DEV 2.0 Level 3… Ngoài ra chức năng phân quyền cũng là một điểm nên ưu tiên sử dụng, giúp quản lý giới hạn khả năng truy cập của nhân viên HR hoặc nhân viên trong công ty, chỉ được xem các thông tin lương nhất định.

Đội ngũ tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình

Trong quá trình sử dụng phần mềm tất nhiên không thể tránh khỏi các vướng mắc cần trợ giúp. Lúc đó bạn sẽ phải liên hệ với đội ngũ nhân viên của nhà cung cấp phần mềm để nhận hướng dẫn thêm. Vì thế bạn hãy lưu ý thái độ của nhân viên bán hàng, nhân viên kỹ thuật, đọc kỹ các cam kết hỗ trợ trong quá trình tìm mua phần mềm cho doanh nghiệp.

Chi phí sử dụng phần mềm

Chi phí phần mềm cũng là một tiêu chí đáng lưu tâm, nhất là khi doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu ngân sách. Thông thường tùy vào ngân sách của công ty, nhân viên tư vấn sẽ đưa ra báo giá phù hợp. Công ty có thể đăng ký dùng miễn phí hoặc đóng phí từ vài tháng để thử nghiệm và 1 năm trở lên nếu thực sự muốn dùng lâu dài. Sản phẩm có phí thường đầy đủ tính năng hơn, phục vụ số lượng nhân viên nhiều hơn và cung cấp các nghiệp vụ chuyên sâu hơn.

5. Câu hỏi thường gặp về phần mềm tính lương

Có nên sử dụng phần mềm tính lương miễn phí không?

Về chi phí, trên thị trường có 2 dạng phần mềm tính lương: miễn phí và có phí. Phần mềm miễn phí thường đơn giản, dễ dùng nhưng chỉ đáp ứng được nhu cầu tính lương của doanh nghiệp nhỏ, các tính năng hạn chế, mức độ bảo mật chưa cao. Khi dùng miễn phí bạn sẽ ít được hỗ trợ bởi đội ngũ tư vấn từ công ty cung cấp.

Vẫn có phần mềm tính lương miễn phí đầy đủ tính năng và cao cấp hơn. Đây là phiên bản dùng thử có giới hạn thời gian, nhưng vẫn đủ để công ty trải nghiệm đúng thực tế. Sau thời gian dùng thử bạn cần đóng phí theo tháng hoặc theo năm.

Với câu hỏi “Có nên dùng phần mềm tính lương miễn phí không?”, câu trả lời là nên trong trường hợp doanh nghiệp nhỏ, quy mô nhân sự nhỏ, ngân sách hạn hẹp, không yêu cầu nhiều tính năng. Các doanh nghiệp khác cũng nên đăng ký dùng thử miễn phí vì đây là cơ hội để tham khảo, so sánh các phần mềm trước khi quyết định mua.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tính lương?

Khi doanh nghiệp đạt đến một quy mô nhất định, từ 30 nhân sự trở lên, thì phần mềm tính lương sẽ là một công cụ đắc lực cho kế toán và HR. Với số lượng hàng trăm, hàng ngàn nhân viên thì phần mềm tính lương là không thể thiếu, bởi làm tính lương thủ công lúc này hoàn toàn không còn phù hợp, rất tốn thời gian và dễ sai sót.

Bên cạnh đó phần mềm tính lương nên được áp dụng trong các công ty có mục tiêu chuyển đổi số, tự động hóa công việc, bất kể quy mô và lĩnh vực hoạt động. Ứng dụng công nghệ trong tính lương và quản trị nhân sự sẽ giúp tăng năng suất, nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Các phần mềm tính lương có dễ sử dụng không?

Hầu hết phần mềm tính lương hiện này đã được phát triển hướng đến trải nghiệm tốt cho người dùng, vì thế việc tối ưu các thao tác, triển khai trong doanh nghiệp không hề khó khăn. Thông thường, các dữ liệu sẽ được tự động tính toán và tổng hợp thành báo cáo, có thể tải được về máy tính, xuất ra file Excel nếu cần.

Chỉ cần 1-2 buổi tham gia đào tạo, học cách thiết lập là HR và quản lý có thể sử dụng được phần mềm. Đặc biệt với phần mềm dạng webapp thì bạn chỉ cần đăng nhập, không cần cài đặt, không cần máy chủ, không cần IT hỗ trợ, và cũng không cần làm việc trên hàng chục file Excel như trước đây.

Phần mềm tính lương có linh hoạt không?

Các phần mềm quản lý tiền lương thường có sẵn cách thức chuyển chính sách lương thành công thức cụ thể, áp dụng cho đối tượng và thời gian tùy chọn. Doanh nghiệp áp dụng trả lương theo phương thức nào thì hoàn toàn có thể thiết lập trên phần mềm. Nếu doanh nghiệp áp dụng nhiều phương thức hoặc thay đổi phương thức thì phần mềm cũng có chỗ cài đặt, điều chỉnh dễ dàng, vì thế bạn không phải lo lắng về tính linh hoạt.

Sử dụng phần mềm có dễ bị lộ thông tin không?

Tính bảo mật là vấn đề mà các quản lý và người làm công tác nhân sự quan tâm hàng đầu. Các phần mềm tính lương hiện nay có thể xác thực được người truy cập có phải người dùng hợp lệ không, được ủy quyền thực hiện những hoạt động nào trên phầm mềm. Nhiều phần mềm cũng có tính năng phân quyền, giới hạn quyền của các đối tượng nhất định.

Để tránh trường hợp bảng lương doanh nghiệp bị lộ, gây ra những hậu quả khó lường, nhà quản lý cần xem xét độ uy tín của phần mềm và các chứng chỉ bảo mật, cam kết an toàn thông tin của phần mềm đó trước khi sử dụng.

Nên kết hợp sử dụng phần mềm công – lương không?

Nghiệp vụ chấm công và tính lương là không thể tách rời. Dữ liệu chấm công chính là dữ liệu cốt lõi để tính lương cho nhân viên. Các phần mềm chấm công và tính lương nên được tích hợp trên một nền tảng. Điều này giúp dữ liệu được tự động liên thông, đưa ra bảng công lương chính xác vào cuối tháng.

Để tối ưu quản trị nhân sự, bạn hãy ưu tiên các phần mềm đáp ứng được cả chấm công, tính lương, hoặc phần mềm tính lương có thể kết nối được với phần mềm chấm công khác.

Chi phí phần mềm chấm công tính lương có đắt không?

Thay vì phần mềm offline cài đặt trên máy, hiện nay hầu hết phần mềm tính lương đã chuyển sang hoạt động trên đám mây và được cung cấp bởi các đơn vị SaaS (Software as a service – phần mềm dưới dạng dịch vụ). Chi phí cho phần mềm thường tính theo tháng, quý, năm, tương tự như mua tài khoản đăng ký sử dụng.

So với thuê nhân sự phát triển phần mềm quản lý lương riêng thì sử dụng dịch vụ bên ngoài sẽ tiết kiệm hơn, cả về thời gian, chi phí, công sức. Ngoài ra giá các phần mềm tính lương hiện nay cũng có nhiều mức giá khác nhau để doanh nghiệp tự do lựa chọn.

Xem báo giá AMIS Tiền Lương

7. Kết luận

Thông qua bài viết Top 15 phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất ở trên, hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ lựa chọn được phương án phù hợp. Hãy cân nhắc mức độ dễ sử dụng, sự linh hoạt trong thiết lập, cấp độ bảo mật, chi phí sử dụng và nhu cầu của công ty mình để có quyết định sáng suốt nhất.