Kiến thức Quản lý - điều hành Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện...

Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

Doanh nghiệp thời đại số 4.0 trong mô hình làm việc từ xa không thể vận hành tốt bộ máy nếu không có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ. Trong đó, phần mềm quản lý công việc là công cụ không thể thiếu cho công tác quản trị – điều hành của nhà lãnh đạo.

Tất tần tật mọi tri thức về phần mềm quản lý công việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp sẽ được chia sẻ trong bài viết dưới đây. Chúc các doanh nghiệp lĩnh hội nhiều kiến thức giá trị giúp doanh nghiệp chuyển mình thành công và phát triển không ngừng trong tương lai.

 

I. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là công cụ được sử dụng để lập kế hoạch, phân bổ công việc, giao việc, theo dõi, đánh giá tiến độ và hiệu suất làm việc đối với mọi công việc, dự án lớn nhỏ. 

Phần mềm này cho phép các doanh nghiệp, chủ đầu tư, nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng khởi tạo, điều chỉnh, phân loại, quản lý công việc và dự án một cách khoa học. 

Phần mềm quản lý công việc là công cụ không thể thiếu trong cho nhà lãnh đạo trong mô hình làm việc mới
Phần mềm quản lý công việc là công cụ không thể thiếu trong cho nhà lãnh đạo trong mô hình làm việc mới

Một điểm cộng lớn là trong mô hình làm việc từ xa, phần mềm quản lý công việc là sợi dây kết nối liên lạc giữa các thành viên trong doanh nghiệp cũng như các bên liên quan nhờ tính năng bình luận, trao đổi trên giao diện đồng nhất.

II. Tính năng của phần mềm quản lý công việc đáp ứng nhu cầu quản lý – điều hành trong doanh nghiệp như thế nào?

1. Nhu cầu quản lý, nắm bắt công việc

Nhà lãnh đạo, quản lý, CEO luôn có nhu cầu quản lý sát sao, chặt chẽ, nắm bắt mọi quá trình của các công việc, dự án trong lịch sử lẫn đang triển khai. Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, toàn bộ thông tin, dữ liệu về công việc được lưu trữ, hiển thị dưới dạng thẻ, ghi chú, lịch, bảng biểu,… rất dễ quan sát và phân loại. 

Phần mềm quản lý công việc là một nền tảng tập trung, dung lượng lưu trữ lớn (phụ thuộc vào chi phí gói phần mềm), tích hợp dữ liệu cả về mặt phạm vi và thời gian. Bất kể bao nhiêu dự án được triển khai cùng lúc, và ở bất cứ thời điểm nào kể cả những dự án đã đóng trong lịch sử, phần mềm quản lý công việc đều có thể lưu trữ nguyên vẹn thông tin. 

Điều này giúp nhà quản lý theo dõi, nắm bắt công việc dễ dàng, nhanh chóng, đầy đủ để ra quyết định chính xác, kịp thời. Sẽ không một ai trong công ty, bất kể là sếp hay nhân viên phải ghi chép công việc thủ công ra sổ, hay phải tự ghi nhớ mọi thứ khi đã sử dụng phần mềm quản lý tiến độ công việc.

2. Nhu cầu sắp xếp, phân loại công việc

Phân loại theo mức độ gấp – chưa gấp, quan trọng – không quan trọng để tạo ra luồng thứ tự ưu tiên công việc là yếu tố cốt lõi giúp tránh tình trạng chồng chéo deadline, việc không gấp làm trước mà việc gấp lại làm sau. Đặc biệt ở vai trò lãnh đạo, các cấp quản lý cần sắp xếp công việc khoa học để giao việc, chỉ đạo cấp dưới thực hiện đúng việc đúng thời điểm. 

Phân loại & sắp xếp công việc khoa học nhờ ma trận Eisenhower
Phân loại & sắp xếp công việc khoa học nhờ ma trận Eisenhower

Hay đối với nhân viên, nếu bạn chỉ lo làm các công việc theo thứ tự, việc nào đến trước làm trước, thì trễ deadline hay không hoàn thành công việc chắc chắn là điều khó tránh. 

Phần mềm giao việc chính là công cụ đắc lực giúp tạo ra luồng công việc ưu tiên quan trọng trong từng nhiệm vụ, dự án. Người sử dụng sẽ được nhắc nhở mọi lúc mọi nơi và có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.

3. Nhu cầu theo dõi tiến độ công việc

Mỗi dự án được lập ra luôn có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc rõ ràng. Trong một dự án có thể phát sinh nhiều công việc con và luôn đi kèm từng deadline cụ thể tương ứng. Công việc sau có thể hoàn thành đúng hạn hay không phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ của công việc trước. Do vậy việc kiểm soát thời gian, bám sát tiến độ là điều bắt buộc đối với người lãnh đạo cũng như từng nhân viên thực hiện công việc.

Sử dụng phần mềm giúp lãnh đạo theo dõi, đánh giá tiến độ trên từng công việc con và tổng thể toàn dự án rất dễ dàng. Chỉ cần vài giây thiết lập deadline khi khởi tạo công việc, phần mềm quản lý tiến độ công việc sẽ tự động thông báo khi gần đến hạn hoặc có công việc nào quá hạn. Không cần phải tự ghi nhớ việc nào đến hạn ngày nào, giờ đây đã có phần mềm giúp các lãnh đạo, quản lý làm việc đó. 

4. Nhu cầu đánh giá kết quả và năng suất nhân viên

Một người lãnh đạo tốt nhất định phải có khả năng quan sát, nhìn nhận, đánh giá hiệu suất làm việc cũng như năng lực của nhân viên một cách đúng đắn, khách quan. Không chỉ để có những sự phân bổ, điều chuyển công việc hợp lý, quan trọng hơn nữa, lãnh đạo chính là người nắm quyền xét duyệt lương thưởng cũng như lộ trình thăng tiến sự nghiệp cho các nhân viên của mình.

Thay vì gọi hỏi trực tiếp từng nhân viên xem công việc họ đã làm tới đâu, có vướng mắc hay đề xuất gì không, nhà quản lý hoàn toàn có thể tiết kiệm cơ số thời gian nhờ sử dụng phần mềm. Mọi hoạt động, trao đổi, đề xuất, cập nhật các công việc, dự án đều có thể thao tác trên phần mềm và tất cả các thành viên có trong dự án đều quan sát được. Các báo cáo trực quan về kết quả công việc, năng suất của nhân viên cũng nhanh chóng được tổng hợp và trình bày đẹp mắt trên giao diện phần mềm, đây chính là tính năng mà nhà quản lý thường quan tâm nhất. 

Đánh giá năng suất làm việc của nhân viên
Thiết lập phòng ban, dự án, thành viên tham gia trên AMIS Công Việc

Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng theo dõi, nắm bắt mức độ hoàn thành và thời gian hoàn thành công việc của toàn team. Bất cứ thao tác nào trên phần mềm đều chỉ định rõ tên từng nhân sự thực hiện. Bức tranh rõ nét nhất về năng lực và hiệu suất làm việc của từng cá nhân cũng đã được phác họa. Không còn khó khăn gì cho các nhà quản lý trong việc nhìn nhận và đánh giá nhân viên của mình.

Tất nhiên, công cụ đôi khi không thể giúp con người giải quyết 100% vấn đề. Lãnh đạo hay quản lý vẫn nên có những tương tác trực tiếp như trò chuyện, gặp gỡ, trao đổi, lắng nghe để có thể hiểu nhân viên sâu sắc hơn. Nhưng phải khẳng định, nếu đơn cử xét về khía cạnh công việc, một phần mềm quản lý tốt đã giúp lãnh đạo có căn cứ đánh giá năng lực của nhân viên tới 90% rồi. 

>> Đọc thêm: Theo dõi, quản lý và đánh giá công việc giao cho nhân viên trên AMIS Công Việc

5. Nhu cầu giám sát vị trí nhân viên từ xa

Trong mô hình làm việc từ xa, hay với một số lĩnh vực có đặc thù vị trí làm việc không cố định và cách xa văn phòng như kỹ sư, kiến trúc sư, nhân viên kinh doanh, kiểm toán viên,… nhu cầu giám sát vị trí làm việc từ xa của nhân viên cũng được nhiều lãnh đạo quan tâm. Liệu nhân viên có đi làm đúng giờ không, liệu họ có thực sự làm việc hay tranh thủ xử lý công việc cá nhân….? Những mối nghi ngại sẽ đau đáu thường trực khiến nhà quản lý khó tập trung làm việc và ảnh hưởng hiệu suất.

Nắm bắt tâm lý này, một số phần mềm quản lý công việc trang bị thêm tính năng check-in vị trí làm việc của nhân viên, giúp nhà quản lý theo dõi nhân viên dễ dàng hơn khi làm việc từ xa.

6. Nhu cầu truy cập dữ liệu nhanh chóng

Sử dụng các công cụ làm việc truyền thống như: Excel, Word, Xmind, Google Calendar… khá đầy đủ, toàn diện về chức năng, tuy nhiên sẽ “ngốn” kha khá thời gian của cả lãnh đạo và nhân viên khi phải thường xuyên truy cập vào, thoát ra, di chuyển giữa các ứng dụng. Đây hoàn toàn là các công cụ riêng biệt và không có sự liên kết dữ liệu giữa chúng.

Phần mềm quản lý công việc được thiết kế nhiều phiên bản sử dụng trên các thiết bị giúp người dùng linh hoạt xử lý công việc mọi lúc mọi nơi, đồng thời dễ dàng truy cập dữ liệu nhanh chóng nhờ tính năng tích hợp thông tin trên chung một giao diện. Tuy nhiên lưu ý thêm rằng, tốc độ xử lý và đồng bộ dữ liệu của mỗi phần mềm mỗi khác, phần này phụ thuộc vào hãng phần mềm mà các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Phía dưới bài viết có chia sẻ top các phần mềm tốt và có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh được nhiều doanh nghiệp tin dùng. 

7. Nhu cầu bảo mật thông tin

Tình trạng rò rỉ hay đánh cắp dữ liệu ngày nay là vấn đề rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp gặp phải do nhiều nguyên nhân. Nếu sử dụng các công cụ giao tiếp và mạng xã hội truyền thống, nguy cơ rò rỉ thông tin là khá lớn. 

Các nội dung liên quan tới công việc như: kế hoạch, chiến lược, giá cả, nhân sự… hay các thông tin nhạy cảm khác nên được trao đổi trên phần mềm quản lý công việc để thông tin được bảo mật an toàn hơn, hạn chế rủi ro rò rỉ so với các công cụ truyền thống. 

III. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc tốt cho doanh nghiệp

“Theo một số khảo sát từ khách hàng của AMIS Công Việc, có 4 tiêu chí lớn nhất chi phối việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc của họ, lần lượt theo thứ tự: tính năng, giá cả, mức độ dễ sử dụng, uy tín và sự hỗ trợ của nhà cung cấp.”

Lần lượt theo thứ tự, cùng đi sâu vào từng tiêu chí để phân tích rõ hơn chúng ảnh hưởng tới hành vi của khách hàng như thế nào.

1. Tính năng

Để đánh giá các tính năng của phần mềm có phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp không, cần xét đến 5 tiêu chí con sau:

  • Tính năng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ: Phần mềm cần phục vụ cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù từng lĩnh vực, đối tượng người dùng, từng dự án; đồng thời có thể khởi tạo công việc kèm deadline và tính năng nhắc nhở để theo dõi trạng thái, tiến độ công việc theo thời gian thực.
  • Tính năng lập báo cáo: Các loại báo cáo về mức độ hoàn thành công việc, hiệu suất làm việc của nhân viên, phòng ban cần được tạo lập nhanh chóng, chi tiết, trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu của các nguồn lực, từ đó phân bổ chính xác, hiệu quả.
tính năng của phần mềm
AMIS Công Việc tổng hợp và lập báo cáo công việc chi tiết theo từng phòng ban giúp quản lý toàn diện hơn
  • Tính năng phân quyền người dùng: Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng chức năng và đúng quyền hành trong tổ chức. Tính năng quan trọng này nhằm phân chia cấp bậc và vai trò khác nhau trong dự án, đảm bảo không xảy ra tình trạng “vượt cấp” hoặc tham gia không đúng công việc được giao.
  • Tính năng phân loại và sắp xếp: Với khối lượng công việc lớn mà một nhân viên hay bộ phận phải đảm nhiệm, phần mềm cần có tính năng cho phép phân loại, sắp xếp tạo thành các workflow rõ ràng giúp người dùng hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên. Nếu không có tính năng này, tình trạng chồng chéo deadline, giải quyết công việc không hiệu quả rất dễ xảy ra. 
  • Tính năng trao đổi và kết nối: Trong công việc nhóm hoặc dự án chung, nhà quản lý cùng các thành viên có nhu cầu giao tiếp, tương tác, trao đổi với nhau để thông suốt thông tin và phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần sở hữu các tính năng cần thiết như: chat, bình luận, tag tên thành viên trong dự án…

2. Giá cả

Mỗi loại phần mềm khác nhau đến từ các nhà cung cấp khác nhau sẽ có các mức giá và chi phí sử dụng phân loại theo nhiều yếu tố như: tính năng (đầy đủ và chuyên sâu), số lượng người sử dụng, dung lượng lưu trữ, thương hiệu của nhà cung cấp… 

Để lựa chọn được phần mềm có giá thành phù hợp với nhu cầu sử dụng, quy mô, khả năng tài chính…, các doanh nghiệp nên trải nghiệm bản dùng thử của một số nhà cung cấp, tham khảo thông tin thị trường cũng như người quen để có cái nhìn thực tế nhất.

>> Trải nghiệm ngay 15 ngày hoàn toàn miễn phí bản dùng thử full tính năng AMIS Công Việc tại đây:

3. Mức độ dễ sử dụng

“Chuyển đổi số” trong doanh nghiệp diễn ra trên quy mô rộng và thường là đồng bộ tới toàn nhân viên. Phần mềm quản lý công việc được xem như công cụ sử dụng hàng ngày thay thế các công cụ làm việc và giao tiếp truyền thống của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Do vậy, tính tiện lợi, dễ sử dụng là yếu tố quan trọng nhất và được người sử dụng quan tâm nhiều nhất. 

dễ dàng trong việc sử dụng
Phần mềm AMIS Công Việc bản mobile với giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Nếu phần mềm có giao diện khó nhìn, sử dụng phức tạp, nhiều thao tác “thừa”, sẽ gây tốn thời gian, ảnh hưởng tiêu cực tới cảm xúc khi làm việc của nhân viên, giảm hiệu quả công việc. Điều này vô hình chung đi ngược lại với mục đích và ý nghĩa của việc “chuyển đổi số” trong doanh nghiệp. 

4. Uy tín và sự hỗ trợ của nhà cung cấp

Phần mềm bản chất là một công cụ sử dụng trên các thiết bị điện tử, không thể đảm bảo rằng không bao giờ gặp phải trục trặc, sự cố kỹ thuật, lỗi đường truyền… Một phần mềm tốt sẽ được doanh nghiệp lựa chọn sử dụng lâu dài, gắn bó với doanh nghiệp qua nhiều chặng đường trong quá trình hoạt động, phát triển. Đồng thời, phần mềm cũng là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu, từ các thông tin cơ bản tới thông tin quan trọng, nhạy cảm và cần độ bảo mật cao của doanh nghiệp. 

Xuất phát từ ba nguyên nhân thực tiễn trên, mức độ uy tín và sự hỗ trợ của nhà cung cấp luôn là một trong những tiêu chí quan trọng nhất được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi lựa chọn phần mềm. Những nhà cung cấp lâu năm, có uy tín trên thị trường, bảo mật dữ liệu tốt, tổ chức đào tạo hướng dẫn chu đáo, dịch vụ hậu mãi tốt như bảo hành, sửa chữa, chăm sóc khách hàng… sẽ có lợi thế rất lớn trong hành trình tìm hiểu, cân nhắc, ra quyết định lựa chọn sản phẩm của khách hàng. 

Công ty cổ phần MISA được thành lập từ năm 1994, là công ty phát triển các phần mềm, nền tảng và dịch vụ công nghệ thông tin uy tín trên thị trường Việt Nam. Giá trị cốt lõi của MISA là mang đến cho khách hàng sự: Tin cậy – Tiện ích – Tận tình. 

Công ty CP MISA vinh dự nhận bằng khen Doanh nghiệp có thành tích xuất sắc của Thủ Đô
Công ty CP MISA vinh dự nhận bằng khen Doanh nghiệp có thành tích xuất sắc của Thủ Đô

IV. So sánh quản lý công việc bằng công cụ truyền thống và bằng phần mềm

Một số công cụ quản lý truyền thống như Excel, G Suite, Xmind,… hiện nay vẫn được sử dụng khá phổ biến bởi mỗi công cụ có khả năng đáp ứng được những tính năng riêng biệt và đều cần thiết cho công việc. Tuy nhiên xét đến tính toàn diện cũng như phổ biến nhất có lẽ là công cụ tính Excel. 

Dưới đây, bài viết sẽ so sánh điểm khác biệt nổi bật giữa Excel và phần mềm quản lý công việc. Qua đó các nhà lãnh đạo có thêm cơ sở để đánh giá và lựa chọn được công cụ tối ưu hơn cho sự vận hành lâu dài của doanh nghiệp mình.

Tiêu chí Phần mềm quản lý công việc Excel 
Tính tự động hóa
  • Tự động gửi email cho người liên quan/được giao việc/phê duyệt dự án
  • Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính tiến độ công việc cha từ công việc con
  • Không đáp ứng, người dùng phải chủ động vào bảng excel để truy cập dữ liệu hoặc viết email thủ công.
Quy mô doanh nghiệp
  • Thích hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ siêu nhỏ, nhỏ, vừa và lớn
  • Chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ nhỏ (dưới 10 người)
Chi phí
  • Có trả phí, phụ thuộc vào số lượng người sử dụng
  • Miễn phí
Quy trình công việc
  • Được xây dựng bài bản, có hệ thống
  • Tự động hóa quy trình tác nghiệp giữa các cá nhân, bộ phận
  • Có thể lập quy trình nhưng khó kiểm soát quy trình, tiến độ, đặc biệt là khi có nhiều dự án/ phòng ban
  • Không tự động tác nghiệp giữa các bộ phận
Hiệu quả về thời gian
  • Nắm bắt tiến độ nhanh
  • Giao việc, nhận việc, đệ trình hay phê duyệt công việc nhanh chóng, tức thời
  • Excel offline: mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin từ các bộ phận để giao nhận việc, đệ trình – phê duyệt
  • Excel online: cập nhật tiến độ nhanh hơn phiên bản offline nhưng mất thời gian tổng hợp dữ liệu do lưu trữ rời rạc
Báo cáo, đánh giá Báo cáo sinh động, trực quan để đánh giá đúng hiệu quả công việc, gồm:
  • Phân bổ nguồn lực
  • Số lượng công việc theo nhân viên
  • Số lượng công việc theo thời gian
  • Phân loại công việc theo Eisenhower
  • Tiến độ công việc theo sơ đồ Gantt, Calendar
  • Danh sách công việc theo dạng bảng Kanban, List…
  • Chủ yếu là báo cáo tiến độ theo sơ đồ Gantt, Time Sheet
Giao diện
  • Giao diện đẹp, bắt mắt, dễ sử dụng
  • Giao diện đơn giản

Qua bảng so sánh trên, kết hợp với các tiêu chí được đưa ra ở mục III, các doanh nghiệp có thêm cơ sở để cân nhắc đưa ra quyết định việc có nên “chuyển đổi số” cho doanh nghiệp không và thời điểm nào chuyển đổi là thích hợp.

V. Top 7 phần mềm quản lý công việc nên sử dụng nhất

1. AMIS Công Việc

Đây là ứng dụng quản lý công việc, dự án do Công ty cổ phần MISA phát hành. Với thế mạnh về kế toán tài chính và nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể của MISA AMIS Platform, AMIS Công Việc kế thừa được nhiều ưu điểm từ đội ngũ nhân sự phát triển phần mềm giàu kinh nghiệm. Từ đó, sản phẩm cũng được đánh giá nằm trong top phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. 

amis công việc
AMIS Công Việc – quản lý công việc mọi lúc mọi nơi

AMIS Công Việc đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý – điều hành công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực như: thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp, giáo dục, …. và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Ưu điểm nổi trội – nâng cao của AMIS Công Việc:

  • Đầy đủ tính năng từ khởi tạo công việc, dự án mới, lên kế hoạch, giao việc, giám sát và theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả thực hiện công việc, dự án. Tất cả mọi phân đoạn trong quy trình điều hành, quản lý của doanh nghiệp đều được thiết kế ở AMIS Công Việc.
  • Gợi ý công việc theo tính cấp thiết, quan trọng do người dùng thiết lập từ đầu khi khởi tạo, giúp dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp thứ tự công việc hợp lý, khoa học, tối ưu thời gian làm việc.
  • Template giải pháp quản lý thời gian & công việc được thiết kế riêng cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, giúp người mới bắt đầu sử dụng dễ dàng tiếp cận các cách quản lý công việc khác nhau; tùy chỉnh được giao diện tổng quan theo ý thích; giao diện đẹp và dễ dùng trên mọi thiết bị.
  • Kiểm soát từ xa vị trí làm viên của nhân viên nhờ tính năng Check-in vị trí.
  • Sử dụng được trên hầu hết các thiết bị phổ biến nhất hiện nay (mobile, PC, laptop, tablet…) và thích hợp với mọi hệ điều hành (Android, iOS, trình duyệt Web…)
  • Chi phí triển khai và sử dụng phần mềm hợp lý. Doanh nghiệp nhỏ cũng có gói phần mềm phù hợp với quy mô và không giới hạn tính năng. Phần mềm tính phí theo số lượng người đăng ký sử dụng và dung lượng lưu trữ.
  • Nhiều kênh hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng giúp khách hàng an tâm, tin tưởng (tổng đài hỗ trợ MISA Support, Website help.amis.vn, group cộng đồng trên Facebook…)
  • Có khả năng kết nối với các phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, mọi dữ liệu hoàn toàn được liên thông, kết nối, bảo mật. Đây là ưu điểm được xem là vượt trội nhất khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và gia tăng nghiệp vụ quản lý.

>> Tham khảo trực quan các tiện ích nổi bật của AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc được hơn 12.000 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng:

2. Trello

Trello

Trello là công cụ quản lý công việc khá phổ biến với phiên bản tính phí và miễn phí.  Với thiết kế tối giản, cách sử dụng đơn giản, cá nhân và đội nhóm có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello. Ưu điểm của công cụ này có thể kể đến như:

  • Đáp ứng những tính năng cơ bản như giao việc và theo dõi tiến độ dự án.
  • Chi phí sử dụng hợp lý, có cả miễn phí trọn đời cho dự án nhỏ hay cá nhân quản lý công việc, tuy nhiên rất giới hạn về tính năng.
  • Có thể sử dụng trên đầy đủ thiết bị phổ biến như di động, PC, laptop…

3. Asana

Asana

Asana là phần mềm quản lý cơ bản giúp theo dõi công việc, thời gian, nguồn lực, … trên một giao diện đơn giản. Người dùng có thể xem tổng quan hoặc chi tiết công việc, dự án linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list… Cụ thể hơn, một số ưu điểm của Asana:

  • Đầy đủ tính năng khởi tạo, giao việc, lên lịch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận bằng thẻ @ để đề cập tên thành viên…
  • Tính năng Timeline giúp thấy được tổng quan mức độ hoàn thành công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.
  • Khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần sao chép, rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc được lặp đi lặp lại cho nhiều dự án.

4. Jira Software

Jira là một giải pháp quản lý công việc, dự án hiệu quả và được đánh giá cao bởi các tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp mạnh mẽ, tuy nhiên chi phí sử dụng khá cao. Phần mềm này được thiết kế đặc biệt tập trung về quản lý và xử lý lỗi hoặc vấn đề trong dự án, phù hợp nhất với các công ty công nghệ. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của Jira:

  • Chức năng phân quyền vô cùng chi tiết, phù hợp với các dự án chuyên sâu, phát sinh nhiều nghiệp vụ con, nhiều nguồn lực tham gia.
  • Tích hợp được trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
  • Cung cấp nhiều loại báo cáo với các loại biểu đồ khác nhau phù hợp mọi loại hình dự án và người dùng.

5. Wrike

Wrike cũng là một ứng dụng quản lý công việc, dự án với nhiều tính năng cao cấp, giúp thay thế email và hầu hết công cụ làm việc truyền thống. Một điểm đặc biệt là phiên bản miễn phí của Wrike cũng là lựa chọn hàng đầu cho các công ty startup hoặc team nhỏ không có nhiều kinh phí. 

Ưu điểm của Wrike được chú ý nhiều nhất ở ba điểm:

  • Quản lý thời gian rất sát sao, có nhiều tùy chọn khi đặt thời hạn cho công việc. Ví dụ như đặt thời hạn công việc theo ngày cụ thể (deadline), theo khoảng thời gian, theo thời gian dự kiến hoàn thành bao nhiêu % công việc.
  • Cộng tác nhanh nhờ tính năng chỉnh sửa trực tuyến với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột…
  • Biểu đồ báo cáo thời gian thực, theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên…  tùy chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý.

6. Microsoft Project

Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project được phát hành bởi Microsoft, cung cấp ứng dụng quản lý công việc cá nhân, đội nhóm chuyên nghiệp. Nổi tiếng với những ứng dụng soạn thảo, bảng tính, Microsoft Project kế thừa được những ưu điểm như hình ảnh trực quan, thông tin khá chi tiết và mức độ thuận tiện khi sử dụng.

Các tính năng mà ứng dụng quản lý dự án Microsoft project cung cấp có thể kể đến như:

  • Lập kế hoạch công việc
  • Lên lịch cho dự án, Xây dựng lộ trình trực quan
  • Lập dự án mới và theo dõi tiến độ theo dạng bảng, lưới hay dạng sơ đồ Gantt
  • Xem báo cáo công việc theo tiến độ, thời hạn hoàn thành, năng suất nhân viên
  • Quản lý tài nguyên dự án…

Khác với phần mềm quản lý công việc khác, Microsoft Project cung cấp cả giải pháp trên nền Cloud (tảng điện toán đám mây) và giải pháp quản lý công việc offline (tại chỗ) với chi phí triển khai khác nhau, từ 10 usd/người dùng/tháng (gói thấp nhất).

7. LiquidPlanner

LiquidPlaner là top phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho nhóm làm việc lớn, có nhiều thành viên hay nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn.

Phần mềm này cung cấp những tính năng chuyên nghiệp cho việc hoạch định và lên kế hoạch dự án, đo lường, theo dõi và giám sát tiến độ, phân tích chi tiết những điểm mạnh điểm yếu của dự án và tổng hợp chi phí trong dự án đó.

Đây là phần mềm quản lý công việc có chi phí triển khai khá cao đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Bù lại, nó lại cung cấp những phân tích tỉ mỉ, kỹ càng giúp doanh nghiệp có những hoạch định tốt hơn trong những dự án kế tiếp.

phần mềm quản lý công việc liquid

Tổng kết

Trên đây là tất tần tật thông tin hữu ích xoay quanh phần mềm quản lý công việc, cung cấp tri thức giá trị, góc nhìn đa chiều, cơ sở tin cậy giúp nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định phù hợp và đúng đắn cho quá trình “chuyển đổi số” của doanh nghiệp mình. 

AMIS Công Việc chúc các doanh nghiệp áp dụng hiệu quả và thành công!

Chia sẻ bài viết hữu ích này