Những điều cần biết khi xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp bắt đầu cân nhắc việc tự xây dựng phần mềm quản lý nhân sự để đáp ứng những nhu cầu đặc thù riêng. Tuy nhiên, quá trình này cũng đặt ra không ít thách thức về chi phí, nguồn lực và chuyên môn kỹ thuật.

Vậy doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quyết định tự xây dựng phần mềm quản lý nhân sự? MISA AMIS sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho tổ chức của mình.

1. Vì sao nên xây dựng phần mềm quản lý nhân sự?

Việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự riêng mang lại nhiều lợi ích vượt trội, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhu cầu khác biệt. 

• Tùy biến theo nhu cầu đặc thù: Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình, chính sách và văn hóa riêng. Phần mềm tự xây dựng cho phép thiết kế các tính năng, giao diện và luồng xử lý phù hợp với thực tế vận hành, không bị bó buộc bởi các giải pháp đóng gói sẵn.
• Tối ưu hiệu quả công việc: Các nghiệp vụ như chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, phê duyệt đơn từ, đánh giá hiệu suất… được tự động hóa, giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót cho bộ phận nhân sự.
• Đồng bộ và bảo mật dữ liệu: Toàn bộ thông tin nhân sự được lưu trữ tập trung trên hệ thống riêng của doanh nghiệp, giúp kiểm soát quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu cá nhân và giảm nguy cơ rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
• Tiết kiệm chi phí dài hạn: Dù chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, nhưng về lâu dài, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí bản quyền, phí duy trì hàng năm và chủ động trong việc nâng cấp, mở rộng phần mềm theo nhu cầu.
• Chủ động cập nhật, mở rộng tính năng: Doanh nghiệp có thể linh hoạt bổ sung, chỉnh sửa hoặc phát triển thêm các module mới khi có nhu cầu mà không phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài.
• Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Phần mềm quản lý nhân sự tự xây dựng có thể tích hợp các tính năng thúc đẩy giao tiếp nội bộ, ghi nhận thành tích, tổ chức sự kiện… góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết.
• Đáp ứng các yêu cầu pháp lý, tuân thủ riêng biệt: Doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật các quy định pháp luật, chính sách nội bộ vào phần mềm để đảm bảo tuân thủ và giảm rủi ro pháp lý.
  

2. Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và quyết định dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp nên thực hiện khi bắt đầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự:

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục đích sử dụng

Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu thực tế và mục đích mà phần mềm cần đáp ứng. Việc này giúp tránh lãng phí nguồn lực vào những tính năng không cần thiết và đảm bảo phần mềm thực sự phục vụ cho hoạt động quản trị nhân sự. Các công việc cụ thể ở bước này bao gồm:

• Khảo sát, thu thập ý kiến từ các phòng ban về những khó khăn, mong muốn khi quản lý nhân sự.
• Liệt kê các nghiệp vụ nhân sự cần quản lý như: chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất…
• Xác định các mục tiêu cụ thể: tăng hiệu quả quản lý, giảm thời gian xử lý công việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên, đảm bảo bảo mật dữ liệu…
• Ưu tiên các tính năng quan trọng, phù hợp với quy mô và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Bước 2: Lập kế hoạch và xây dựng đội ngũ phát triển

Lập kế hoạch và xây dựng đội ngũ phát triển bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ, chi phí và chất lượng phần mềm trong suốt quá trình thực hiện. Ở bước này, việc lựa chọn đội ngũ thực hiện là yếu tố then chốt quyết định chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Các công việc cụ thể ở bước này bao gồm:

• Xác định phạm vi dự án, thời gian thực hiện và ngân sách dự kiến.
• Quyết định lựa chọn phát triển phần mềm bằng nguồn lực nội bộ, thuê ngoài hoặc kết hợp cả hai.
• Thành lập đội ngũ dự án gồm các vị trí: quản lý dự án, lập trình viên, chuyên viên phân tích nghiệp vụ, kiểm thử phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật…
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
• Xây dựng lộ trình triển khai, các mốc kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh phù hợp với thực tế.

Bước 3: Thiết kế giao diện và trải nghiệm người dùng

Đây là yếu tố quan trọng giúp phần mềm dễ sử dụng, thân thiện và phù hợp với thói quen làm việc của nhân viên. Thiết kế giao diện và trải nghiệm người dùng tốt sẽ giúp giảm thời gian thao tác, nâng cao tính thuận tiện và hiệu quả. Các công việc cụ thể ở bước này bao gồm:

• Phác thảo sơ bộ giao diện các màn hình chức năng chính như: quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, phê duyệt đơn từ…
• Tham khảo ý kiến của các phòng ban, đặc biệt là bộ phận nhân sự và người dùng trực tiếp, để đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.
• Thiết kế giao diện trực quan, dễ thao tác, tối ưu cho cả máy tính và thiết bị di động.
• Đảm bảo các yếu tố về màu sắc, bố cục, biểu tượng rõ ràng, nhất quán.
• Xây dựng các luồng xử lý nghiệp vụ mạch lạc, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác hàng ngày.

Bước 4: Xây dựng các tính năng cốt lõi

Bước này tập trung phát triển các chức năng quan trọng nhất, đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Một số tính năng cần ưu tiên gồm: quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, quản lý tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và báo cáo tổng hợp.

Bộ phận phát triển cần đảm bảo các tính năng này hoạt động ổn định, dễ sử dụng và có thể mở rộng hoặc tích hợp thêm khi doanh nghiệp muốn mở rộng. Việc xây dựng tính năng cốt lõi vững chắc sẽ tạo nền tảng cho phần mềm vận hành bền vững, tránh mất thời gian phát triển lại từ đầu.

Bước 5: Đảm bảo bảo mật và tuân thủ pháp lý

Doanh nghiệp cần thiết lập các giải pháp bảo mật dữ liệu chặt chẽ khi xây dựng phần mềm quản lý nhân sự. Việc phân quyền truy cập, mã hóa thông tin và kiểm soát đăng nhập sẽ giúp bảo vệ dữ liệu nhân sự khỏi nguy cơ rò rỉ hoặc truy cập trái phép.

Bên cạnh đó, phần mềm phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đồng thời xây dựng niềm tin với nhân viên về sự an toàn của thông tin cá nhân.

Bước 6: Kiểm thử, triển khai và đào tạo sử dụng

Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, đáp ứng đúng nhu cầu thực tế trước khi áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Kiểm thử và đào tạo kỹ lưỡng sẽ giúp hạn chế lỗi phát sinh và nâng cao hiệu quả sử dụng. Các công việc cụ thể ở bước này bao gồm:

• Tiến hành kiểm thử phần mềm trên nhiều tình huống thực tế để phát hiện và khắc phục lỗi.
• Triển khai thử nghiệm với một nhóm người dùng nhỏ, lấy ý kiến phản hồi để điều chỉnh các tính năng chưa phù hợp.
• Tổ chức đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm, giải đáp thắc mắc và hướng dẫn thao tác cơ bản.
• Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết và xây dựng kênh hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

Bước 7: Bảo trì, cập nhật và mở rộng tính năng

Sau khi phần mềm đi vào vận hành, doanh nghiệp cần duy trì hoạt động ổn định và liên tục cải tiến để đáp ứng nhu cầu phát triển. Việc bảo trì và cập nhật thường xuyên sẽ giúp phần mềm luôn phù hợp với thực tế và công nghệ mới. Các công việc cụ thể ở bước này bao gồm:

• Thực hiện bảo trì định kỳ để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, an toàn.
• Tiếp nhận phản hồi từ người dùng để cập nhật, nâng cấp hoặc bổ sung các tính năng mới.
• Mở rộng hoặc tích hợp thêm các hệ thống khác khi doanh nghiệp phát triển hoặc thay đổi quy mô.
• Theo dõi các thay đổi về công nghệ, pháp lý để kịp thời điều chỉnh phần mềm, duy trì hiệu quả lâu dài.

3. Tiêu chí khi xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Khi xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp nên chú ý đến một số tiêu chí quan trọng để phần mềm thực sự phát huy hiệu quả và phù hợp với nhu cầu sử dụng lâu dài:

• Tính dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản giúp mọi nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng, kể cả những người không rành về công nghệ.
• Khả năng tùy biến: Phần mềm cần linh hoạt trong việc thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các tính năng để phù hợp với quy trình và đặc thù của từng doanh nghiệp.
• Tính bảo mật cao: Dữ liệu nhân sự luôn là thông tin nhạy cảm, vì vậy hệ thống cần có các lớp bảo vệ, phân quyền truy cập rõ ràng và mã hóa dữ liệu.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm nên hỗ trợ kết nối với các hệ thống khác như kế toán, quản lý tài sản, chấm công… để tạo thành một hệ sinh thái quản trị đồng bộ.
• Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm cần đáp ứng tốt việc tăng số lượng người dùng, mở rộng tính năng hoặc tích hợp thêm module mới.

4. Nên dùng phần mềm có sẵn hay tự xây dựng phần mềm quản lý nhân sự?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ điều kiện, nguồn lực và năng lực kỹ thuật để tự xây dựng phần mềm quản lý nhân sự. Thông thường chỉ có các tập đoàn, công ty lớn có khả năng thực hiện. 

Việc phát triển một hệ thống riêng đòi hỏi chi phí đầu tư lớn, đội ngũ IT chuyên sâu và thời gian triển khai kéo dài. Trong khi đó, các phần mềm có sẵn trên thị trường ngày càng đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu quản trị hiện đại với chi phí hợp lý và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp.

Từ thực tế này, phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các công ty chưa có đội ngũ IT mạnh thường lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự do các đơn vị chuyên nghiệp cung cấp. Giải pháp này giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật tận tình.

MISA AMIS HRM là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện do MISA cung cấp. Đây là đơn vị công nghệ uy tín với hơn 30 năm kinh nghiệm phát triển các giải pháp quản trị doanh nghiệp. Sản phẩm này đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự như quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất. Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng, hỗ trợ kết nối với nhiều hệ thống khác và liên tục cập nhật các tính năng mới theo xu hướng quản trị hiện đại.

Nhận tư vấn triển khai ngay

Khi sử dụng MISA AMIS HRM, doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung vào các mục tiêu kinh doanh cốt lõi, còn các vấn đề về quản lý nhân sự đã có nhà cung cấp chuyên nghiệp đồng hành và hỗ trợ. Đội ngũ hỗ trợ của MISA luôn sẵn sàng giải đáp, xử lý mọi vướng mắc trong quá trình sử dụng, giúp doanh nghiệp phát triển nguồn nhân lực bền vững. Để trải nghiệm miễn phí, bạn đọc hãy để lại thông tin dưới đây:

5. Kết luận

Hy vọng với những chia sẻ từ MISA AMIS, doanh nghiệp sẽ có lựa chọn phù hợp về việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho riêng mình. Quá trình này đòi hỏi năng lực cao về công nghệ, ngân sách ban đầu lớn. Do đó doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch rõ ràng. Ngoài ra sử dụng các phần mềm nhân sự có sẵn trên thị trường cũng là một giải pháp phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, giúp tiết kiệm đáng kể và có thể triển khai ngay.