Mã SKU là gì? Cách tạo mã SKU trong bán hàng và quản trị kho hàng

Trong kinh doanh hiện đại, SKU là một trong những khái niệm quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng và vận hành kinh doanh hiệu quả. Nếu thiếu đi yếu tố này, toàn bộ chuỗi cung ứng hàng hóa có thể trở nên xáo trộn và tiêu tốn nhiều chi phí, thời gian hơn để kiểm soát. Vậy SKU là gì, tại sao nó lại cần thiết đến thế và thiết lập mã như thế nào để dễ dàng quản lý? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

I. Tổng quan về SKU trong bán hàng

Mã SKU là gì? SKU sản phẩm là gì?

SKU được viết tắt từ Stock Keeping Unit, là mã định danh duy nhất được sử dụng để phân loại và theo dõi các sản phẩm trong kho. SKU sản phẩm là một chuỗi ký tự bao gồm chữ cái và số, được thiết kế để cung cấp thông tin về sản phẩm như:

• Danh mục sản phẩm
• Kích thước
• Màu sắc
• Thương hiệu
• Các thuộc tính khác

Khái niệm SKU được sử dụng phổ biến từ những năm 1970 khi các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng công nghệ vào quản lý hàng hóa. SKU không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa kho hàng mà còn hỗ trợ quản lý đơn hàng, đặt hàng và phân phối.

SKU người bán là gì?

• SKU người bán là mã SKU được người bán hàng tự tạo để quản lý sản phẩm trong hệ thống của mình.
• Đây là một mã tùy chỉnh, thường khác biệt so với mã từ nhà sản xuất, để phù hợp với chiến lược quản lý của người bán.

SKU nhà bán hàng là gì?

• SKU nhà bán hàng tương tự SKU người bán nhưng thường được sử dụng trên các nền tảng thương mại điện tử.
• Đây là mã riêng của nhà bán hàng để phân biệt sản phẩm của mình với sản phẩm của các nhà bán hàng khác trên cùng nền tảng.

Ví dụ, nhiều người thắc mắc SKU người bán TikTok là gì hay SKU sản phẩm Shopee là gì. Đây chính là mã SKU mà người bán trên TikTok Shop hay Shopee tự tạo để quản lý sản phẩm của mình trong hệ thống, phục vụ quy trình vận hành như kiểm kho, xử lý đơn hàng.

Dùng thử miễn phí

II. Tại sao doanh nghiệp cần thiết lập mã SKU?

SKU là công cụ không thể thiếu trong việc quản lý hàng hóa, đặc biệt trong các doanh nghiệp có nhiều sản phẩm. Sự cần thiết của SKU đến từ khả năng tối ưu hóa hoạt động vận hành, kiểm soát hàng hóa, và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Vai trò của SKU trong kinh doanh là gì?

Trong kinh doanh, SKU giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa và tối ưu hóa hoạt động bán hàng. SKU không chỉ là mã định danh mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp đưa ra quyết định.

• Tối ưu hóa quy trình vận hành: SKU giúp chuẩn hóa hệ thống quản lý kho và đơn hàng, giảm thiểu sai sót trong việc nhập, xuất kho, và kiểm kê. Hệ thống có thể nhanh chóng định vị và kiểm tra tình trạng sản phẩm, từ đó giảm thời gian xử lý đơn hàng.
• Hỗ trợ phân tích tài chính: SKU giúp doanh nghiệp tính toán chính xác giá trị tồn kho, chi phí lưu kho và lợi nhuận của từng sản phẩm.
• Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng, trải nghiệm khách hàng: Nhờ SKU, các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến khách hàng.
• Hỗ trợ mở rộng kinh doanh: Khi doanh nghiệp mở rộng danh mục sản phẩm, SKU giúp đảm bảo việc quản lý vẫn được duy trì nhất quán và hiệu quả.

SKU là gì trong Marketing?

Trong lĩnh vực marketing, SKU là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động của từng sản phẩm.

• Đánh giá hiệu quả chiến dịch: SKU giúp phân tích doanh số theo từng sản phẩm cụ thể để đo lường hiệu quả của các chiến dịch marketing.
• Phân tích hành vi khách hàng: Từ dữ liệu SKU, doanh nghiệp có thể hiểu được khách hàng ưa chuộng sản phẩm nào, từ đó tối ưu hóa các chiến lược quảng cáo.
• Quản lý danh mục sản phẩm: SKU hỗ trợ phân loại sản phẩm để dễ dàng triển khai các chiến dịch marketing theo nhóm hàng hóa.
• Cá nhân hóa trải nghiệm: Dựa trên SKU, doanh nghiệp có thể đề xuất sản phẩm tương tự hoặc bổ sung, nâng cao hiệu quả bán chéo (cross-sell) và bán thêm (up-sell).

III. Cách tạo mã SKU trong bán hàng hiệu quả

Để quản lý tồn kho hiệu quả, phân loại sản phẩm, và theo dõi quá trình vận hành, tất cả các doanh nghiệp đều cần tạo mã SKU dựa trên tiêu chí đơn giản, dễ quản lý, và nhất quán. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp phân phối thì sẽ có một vài điểm khác biệt như:

Tiêu chí tạo mã SKU trong bán hàng dễ quản lý hiệu quả

Một số tiêu chí giúp doanh nghiệp có cách tạo mã SKU quản lý hiệu quả là:

• Đơn giản và dễ hiểu: Mã SKU nên ngắn gọn, dễ đọc và dễ ghi nhớ, tránh dùng ký tự đặc biệt hoặc ký tự phức tạp.

• Không trùng lặp: Mỗi mã SKU phải là duy nhất, đảm bảo không trùng lặp trong hệ thống để tránh nhầm lẫn trong quản lý sản phẩm.
• Mang thông tin quan trọng: SKU nên chứa các thông tin cần thiết như danh mục sản phẩm, kích thước, màu sắc, phiên bản hoặc đặc tính sản phẩm để dễ dàng nhận biết.
• Có tính nhất quán: Đảm bảo các mã SKU được tạo theo một quy tắc cố định để dễ quản lý và mở rộng khi thêm sản phẩm mới.

• Phù hợp với hệ thống quản lý: Thiết kế SKU phù hợp với phần mềm quản lý kho hàng hoặc thương mại điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng (như MISA AMIS CRM, Shopee, TikTok Shop).

Lưu ý khi tạo mã SKU trong bán hàng

1. Tránh ký tự đặc biệt và khoảng trắng: Không sử dụng các ký tự như !, @, #, $, hoặc khoảng trắng, vì một số hệ thống không hỗ trợ ký tự đặc biệt.

2. Tránh mã SKU quá dài: Mã SKU nên được giữ ngắn gọn để tránh khó đọc và mất thời gian xử lý.
3. Không dùng số 0 ở đầu hoặc ký tự dễ nhầm lẫn: Các ký tự như O (chữ O) và 0 (số 0) dễ gây nhầm lẫn và nên tránh.
4. Không gắn mã SKU theo thời gian: Tránh dùng các thông tin ngắn hạn như ngày tháng năm trong mã SKU vì điều này có thể khiến mã lỗi thời.
5. Kiểm tra khả năng mở rộng: Đảm bảo mã SKU có thể được mở rộng dễ dàng khi bổ sung thêm sản phẩm mới.

6. Kiểm tra trên hệ thống: Thử nghiệm mã SKU trong phần mềm quản lý để đảm bảo tính tương thích và không phát sinh lỗi.

Quy trình tạo mã SKU trong bán hàng

Việc tạo mã SKU cần phải được thiết kế sao cho dễ quản lý, truy xuất và phù hợp với đặc thù sản phẩm. Dưới đây là các bước để tạo mã SKU hiệu quả:

Bước 1: Xác định các tiêu chí cần mã hóa

Tùy mỗi công ty, thương hiệu mà các yếu tố trên mã SKU khác nhau, và thậm chí thứ tự các yếu tố trên có thể thay đổi linh hoạt:

• Tên nhà sản xuất (hay tên thương hiệu)
• Danh mục sản phẩm: Loại hàng hóa, nhóm hàng.
• Thuộc tính sản phẩm: Kích thước, màu sắc, chất liệu.
• Tình trạng sản phẩm: Còn mới hay đã qua sử dụng.
• Vị trí lưu trữ: Kho hàng hoặc kệ.

Bước 2: Quy ước mã hóa

• Sử dụng các ký tự ngắn gọn, dễ hiểu: “Laptop-DELL-256GB”.
• Không nên dùng ký tự đặc biệt để tránh lỗi hệ thống.

Ví dụ mã SKU theo ngành hàng:

• Bán lẻ: Theo dõi kích thước, màu sắc, dòng sản phẩm (ví dụ: “TShirt-Red-M”).
• Thương mại điện tử: Phân biệt từng biến thể sản phẩm (ví dụ: “Laptop-HP-14inch-256GB”).
• Sản xuất: Theo dõi từng lô hàng hoặc nguyên liệu thô (ví dụ: “Steel-Roll-20mm”).
• Thực phẩm: Theo dõi ngày hết hạn và lô hàng (ví dụ: “Milk-1L-20240101”).

Ví dụ mã SKU theo đặc điểm sản phẩm:

• Theo danh mục: “Couch-LivingRoom-Leather”.
• Theo nhà cung cấp: “SupplierX-Product1234”.
• Theo vị trí lưu trữ trong kho: “A1-Shelf5-Product567”.

Bước 3: Kiểm tra mã SKU

• Đảm bảo mã SKU không bị trùng lặp.
• Kiểm tra tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống.

Bước 4: Áp dụng phần mềm quản lý

• Sử dụng công cụ như MISA AMIS CRM để tự động tạo mã SKU và quản lý kho hàng hiệu quả.

MISA AMIS CRM – Giải pháp quản lý đơn hàng, tồn kho toàn diện

Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng những cách thức truyền thống như nhập liệu thủ công lên Excel, Google Sheet hay những phần mềm miễn phí thiếu tính toàn diện để quản lý mã SKU sản phẩm thì sẽ gặp nhiều khó khăn khi muốn mở rộng kinh doanh, đa dạng thêm nhiều chủng loại, mẫu mã.

Cách làm này cũng khiến đội ngũ nhân sự phải mất nhiều thời gian để thao tác hơn, làm giảm tốc độ xử lý đơn hàng, phản hồi khách hàng, từ đó làm suy yếu cơ hội cạnh tranh của doanh nghiệp.

Anh/chị có thể tham khảo phần mềm MISA AMIS CRM được phát triển bởi MISA, đơn vị có 30 năm kịnh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp công nghệ chuyển đổi số cho doanh nghiệp và cơ quan hành chính.

Nhờ tính năng liên thông dữ liệu, doanh nghiệp sử dụng AMIS CRM có thể quản lý số lượng khổng lồ các mã hàng SKU một cách hiệu quả. Nhân sự kế toán và kinh doanh có thể truy cập cùng lúc để tra cứu, theo dõi tình hình hàng hóa, tồn kho.

Các doanh nghiệp B2B cũng dễ dàng theo dõi hoạt động sell in/sell out của nhà phân phối. Việc quản lý, cải thiện hiệu suất đội ngũ nhân viên thị trường được tối ưu nhờ tính năng theo dõi lộ trình đi tuyến, tra cứu tồn kho, lên đơn trực tiếp tại điểm bán qua app-mobile. Phía bên đại lý có thể chủ động truy cập cổng thông tin NPP để tự đặt hàng, thay vì phụ thuộc vào nhân viên kinh doanh khu vực.

Phần mềm MISA AMIS CRM đã được hơn 12.000 doanh nghiệp khắp cả nước tin dùng và đạt nhiều giải thưởng quý giá như giải quốc tế ASOCIO, giải Sao Khuê, giải Đổi mới sáng tạo do Thủ tướng trao tặng.

Mời anh/chị bấm vào ảnh dưới để đăng ký nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí 

Tổng kết về chủ đề mã SKU là gì