Chiến lược nhân sự Lãnh đạo & Điều hành 7 bí kíp giao tiếp công sở hiệu quả – Yếu tố...

7 bí kíp giao tiếp công sở hiệu quả – Yếu tố quyết định văn hoá doanh nghiệp

Giao tiếp hiệu quả với sếp, đồng nghiệp sẽ giúp cuộc sống công sở của bạn thoải mái và suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, để thực hiện được điều này, anh chị chủ doanh nghiệp cần phá vỡ một số rào cản trong đối thoại để giao tiếp công sở hiệu quả.

Nhân viên vui vẻ sẽ có năng suất làm việc tốt hơn, là điều mà không ai có thể phủ nhận! Tuy nhiên, với thời đại số 4.0, hầu hết tất cả các nhà quản lý nhân sự đều đã đang nhận ra rằng, không phải chỉ vui vẻ, nhân viên còn cần phải cảm thấy gắn bó với tổ chức, để có thể thực sự làm việc hiệu hiệu quả lâu dài.

Cải thiện sự tham gia của nhân viên có thể khó khăn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với những nhân viên được trả lương theo giờ hoặc theo thành phẩm, tạo sự gắn kết còn là nhiệm vụ có thể còn khó khăn hơn.

Vậy, nên làm gì để nhân viên làm việc theo giờ cảm thấy có trách nhiệm đóng góp vào sự phát triển và thành công của công ty bạn? Làm thế nào bạn có thể thúc đẩy các nhóm khi họ đã làm việc dưới áp lực cực kỳ cao từ thị trường?

Rào cản trong giao tiếp công sở

Về bản chất, nguyên nhân của việc rào cản giao tiếp công sở chính là do nhân viên đều có nguồn gốc gia đình với văn hóa ứng xử khác nhau, dẫn tới việc rào cản trong đối thoại và giao tiếp công sở. Chính điều này sẽ dẫn đến:

  • Hiểu lầm trong cách đối thoại hàng ngày, khiến không khí làm việc trở nên căng thẳng
  • Bất mãn trong công việc do giữa các phòng ban và bộ phận không thể giao tiếp với nhau
  • Ảnh hưởng xấu đến hiệu quả làm việc, gây mất đoàn kết nội bộ, khiến tỷ lệ biến động nhân sự cao

Nhân sự không có niềm tin và sự tôn trọng

Một số công ty có những người lãnh đạo cấp cao chuyên quyền và bảo thủ, coi nhân viên như người giúp việc của mình và không cần phải lắng nghe họ. Ngoài ra, có một số phòng ban trong công ty không quan tâm hoặc hiểu biết rất ít tới những phòng ban khác, thậm chí còn coi nhóm mình là nhất và xem thường các nhóm khác. 

Hoặc, nhân viên lại không tin tưởng hoặc nghi ngờ vào ban lãnh đạo vì rất nhiều lý do khác nhau. Một số công ty lại phản ánh tất cả những tình huống trên.

Tất cả những trường hợp trên đều dẫn tới sự hiểu lầm, thiếu ăn ý và hiệu quả trong giao tiếp giữa sếp với nhân viên, nhân viên với sếp và nhân viên với nhân viên. Rốt cuộc, hiệu quả làm việc ở những tổ chức như vậy sẽ không cao.

rào cản khi giao tiếp công sở
rào cản khi giao tiếp công sở

Lãnh đạo thiếu kỹ năng giao tiếp

Rất nhiều người, bao gồm cả lãnh đạo hàng đầu, là những người xuất sắc trong công việc. Họ giải quyết những vấn đề phức tạp và vượt qua trở ngại một cách dễ dàng. Họ mang tới những kết quả đáng khen ngợi và đóng góp đáng kể cho công ty. Tuy nhiên, kỹ năng giao tiếp của họ chỉ là con số 0, gây cảm giác mệt mỏi, bức bối cho người nghe.

Để loại bỏ rào cản này, mọi người cần luyện tập và tích lũy kỹ năng giao tiếp, cả nói và viết. Hãy nhớ bản thân những người giao tiếp hiệu quả sẽ là những người làm việc hiệu quả.

Nhân sự không có hứng thú trong giao tiếp

Ai cũng sẽ bận rộn với trăm công nghìn việc. Giờ làm việc kéo dài khiến mọi người ngại giao tiếp bởi giao tiếp làm họ mất nhiều thời gian hơn.

Hơn nữa, mọi người chỉ giao tiếp với người khác khi cần đạt mục đích nào đó. Nếu công ty không quan tâm, khuyến khích nhân viên giao lưu, gặp gỡ lẫn nhau cũng như tạo môi trường, điều kiện làm việc thích hợp hơn, năng suất và hiệu quả công việc giảm sút.

Nếu không phá vỡ những rào cản trên, doanh nghiệp sẽ khó đạt được thành công trong tăng trưởng, bởi bản thân mỗi người, từ nhân viên tới lãnh đạo phải nỗ lực hết mình để xây dựng một môi trường giao tiếp cởi mở, hiệu quả.

Lợi ích khi giao tiếp công sở hiệu quả

Lợi ích khi giao tiếp công sở hiệu quả

Báo cáo về Nơi làm việc Hoa Kỳ năm 2017 của Gallup tiết lộ, “Những nhân viên gắn bó có nhiều khả năng ở lại với tổ chức của họ hơn, giảm thiểu tỷ lệ nhân sự biến động đáng kể và các chi phí liên quan”, cho thấy rằng những nhân viên gắn bó có năng suất cao hơn 22% so với nhân sự thông thường.

Sự hài lòng của nhân viên trong môi trường giao tiếp công sở

Việt Nam từ lâu đã được biết đến với nguồn thị trường có tỉ lệ dân số vàng, với lực lượng lao động trẻ lớn, đặc biệt phù hợp với môi trường kinh doanh cực kỳ nhộn nhịp, sôi động, đa văn hóa & chủng tộc. Tỷ lệ thuận với xu thế lao động này, ‘chính trị’ & mâu thuẫn trong giao tiếp công sở do đó cũng tăng theo.

Một nghiên nghiên cứu tại DI Marketing cho thấy chỉ có khoảng 57% nhân sự cảm thấy thỏa mãn với môi trường làm việc của mình, qua đó phần lớn nhân viên sẽ ưa thích làm việc trong môi trường quốc tế hơn so với công ty Việt Nam, và từ 8-10% nhân sự trong khối doanh nghiệp tư nhân, dịch vụ & du lịch cảm thấy bất mãn về môi trường đang làm việc.

Cũng trong công trình nghiên cứu này, 47% nhân sự được phỏng vấn cảm thấy thỏa mãn với phúc lợi & đãi ngộ được hưởng từ doanh nghiệp, một lần nữa phần nhiều đến từ khối doanh nghiệp quốc tế và bất động sản, với tỷ lệ cảm thấy bất mãn nhất là ở nhân sự Quảng Cáo – marketing và doanh nghiệp tư nhân (nói chung).

Cuối cùng, điều đáng ngạc nhiên chính là, chỉ có 37% nhân sự yêu thích công việc của mình, với văn hóa Việt Nam sẽ lựa chọn công việc ổn định và cuộc sống lâu dài là tiêu chí hàng đầu, và có tới 43% người Việt chọn ngành học không phải vì đam mê hay thế mạnh.

Tiêu chí đánh giá ứng xử nơi công sở

Một số tiêu chí đánh giá văn hóa & ứng xử trong giao tiếp công sở phần lớn bộ phận nhân sự hiện đang sử dụng:

  • Sự chấp thuận về các quy chế làm việc và thực hiện quy định nơi công sở, dựa theo các quy định đã được phổ biến ngay khi mới vào làm tại công ty.
  • Bài trí công sở, vị trí làm việc sạch đẹp, thoáng mát, thân thiện
  • Trang phục, lễ phục lịch sự phù hợp với môi trường công sở
  • Tác phong công sở chuyên nghiệp, lịch thiệp
  • Thái độ ứng xử cầu tiến, luôn muốn học hỏi từ những đồng nghiệp khác
  • Quan hệ đồng nghiệp hòa nhã, vui vẻ, thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc
  • Tác phong làm việc nhanh nhẹn, khẩn trương, khoa học và thông minh, để xử lý công việc khách quan chu đáo

Đây là những tiêu chí khá lý thuyết, nhưng vẫn sẽ là những tiêu chuẩn chung bộ phận nhân sự sử dụng để có thể giao tiếp, đối thoại với nhân viên làm việc trong doanh nghiệp. Những điều kiện này có thể sẽ bị thay đổi phần nào để phù hợp với bối cảnh nhân viên trẻ và hiện đại, cũng như xu thế phát triển nhanh của thị trường nói chung.

Vậy, tại sao nhân viên chán việc?

Trả lương và phúc lợi thấp là những lý do số 1 khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng, với hàng loạt các vấn đề về quyền lợi & đại ngộ (xếp theo số thứ tự) như sau:

  • Không có hoạt động tập thể để gắn kết và đẩy mạnh tinh thần nhân viên
  • Không được đánh giá và tăng lương theo năm
  • Khối lượng công việc quá tải
  • Không có chương trình đào tạo cụ thể rõ ràng để cải thiện khả năng làm việc
  • Số lượng ngày nghỉ theo năm ít
  • Không có bảo hiểm giá trị tốt dành cho nhân viên
  • Không được trả lương khi làm việc quá thời gian 
  • Không có ngày nghỉ
  • Thường xuyên bị trễ lương

Một số lý do khác khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi, bức bối và chán nản khi làm việc:

  • Không có ‘đất diễn’ để phát triển và học hỏi trong môi trường doanh nghiệp
  • Kết quả làm việc không được thừa nhận
  • Có quá nhiều quy định không hợp lý trong doanh nghiệp
  • Không có cơ hội để gặp gỡ và trao đổi với đối tác, đồng nghiệp
  • Chiến lược, sứ mệnh & định hướng của doanh nghiệp không phù hopwk
  • Không có KPI/OKR, đánh giá kết quả lương thưởng rõ ràng
  • Công việc không phù hợp với đam mê, thế mạnh
  • Không yêu thích công việc
  • Không có chỉ dẫn định hướng nghề nghiệp từ phía công ty để hỗ trợ nhân viên
  • Không nhận được sự hỗ trợ từ đồng đội, doanh nghiệp.

Phòng chống dịch COVID-19 tại công sở

Nóng: Giao tiếp công sở online giữa mùa dịch COVID-19

Với sự ảnh hưởng xấu từ dịch bệnh COVID-19 khiến 100% nhân sự phải làm việc tại nhà cả tháng, ảnh hưởng trực tiếp đến bộ máy kinh doanh, tăng nguồn chi và giảm nguồn thu, khiến doanh nghiệp bắt buộc phải sa thải một lượng lớn nhân viên để có thể duy trì bộ máy. 

Vậy, với những người ‘ở lại’, nên làm gì để thúc đẩy tinh thần làm việc, đảm bảo giao tiếp công sở hiệu quả giữa mùa dịch?

Tìm hiểu thêm: COVID-19 & Các loại giấy tờ, thủ tục hành chính nhân sự quan trọng

  • Tạo thói quen làm việc hàng ngày cho nhân viên: Chấm công và điểm danh 8h – 5h chiều, nghỉ trưa đúng theo lịch trình khi làm việc tại công ty. Có thể bật camera liên tục trong giờ làm việc để đảm bảo sự có mặt của nhân sự
  • Làm việc & bàn giao kết quả như bình thường, duy trì luồng công việc online, không có gì thay đổi trong KPI và phương pháp làm việc giữa các phòng ban, bộ phận
  • Họp online thường xuyên để cập nhật tiến độ hiệu quả công việc, tăng thêm số lượng các buổi ‘brainstorm’ – tìm kiếm ý tưởng để cải thiện chất lượng công việc
  • Nhân sự cần có kế hoạch duy trì chi trả lương đúng hẹn (có thể ít hơn), cho thấy tinh thần và sự tôn trọng lẫn nhau khi làm việc.

Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng tới giao tiếp công sở

Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, niềm tin,…  với cốt lõi là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp.. Là kim chỉ nam để mọi thành viên trong doanh nghiệp tin tưởng, suy nghĩ và hành động theo sứ mệnh của tổ chức. Yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp bao gồm văn hóa dân tộc, người lãnh đạo và tác động từ môi trường bên ngoài.

yếu tố ảnh hướng đến văn hóa doanh nghiệp

Những ảnh hưởng tích cực từ văn hóa dân tộc đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong việc hình thành, xây dựng văn hoá doanh nghiệp bao gồm:

  • Tinh thần đoàn kết là sức mạnh
  • Sự cầu tiến, chăm chỉ, sẵn sàng học hỏi cái mới
  • Ý chí phấn đấu, tự lực, tự cường
  • Giá trị nhân văn
  • Sự cẩn trọng
  • Chuộng sự hài hòa…

Bên cạnh những giá trị hay những đặc trưng văn hóa mang tính tích cực, một số yếu điểm trong văn hóa dân tộc cũng đang dần được thay thế, đó là:

  • Sự phân biệt nam quyền và nữ quyền, trọng nam khinh nữ
  • Sự gia trưởng, áp đặt
  • Chủ nghĩa cá nhân hóa

Văn hóa dân tộc đã thấm nhuần trong con người Việt từ khi sinh ra và trưởng thành, do vậy, khi doanh nghiệp là một tổ chức gồm nhiều cá nhân thì cũng mang văn hóa dân tộc. Việc cần làm của doanh nghiệp là tìm ra giá trị đặc trưng nhất, hài hòa giữa những cái tôi và tìm ra tinh thần doanh nghiệp được mọi thành viên, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên ủng hộ. Từ đó xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, gắn kết, phát triển toàn diện, lấy con người làm mục tiêu cuối cùng.

Nhà lãnh đạo là một yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp sinh ra và phát triển, khởi nguồn từ nhà lãnh đạo. Một doanh nghiệp có văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, chắc chắn có một nhà lãnh đạo đề cao giá trị tinh thần doanh nghiệp và có tầm nhìn xa trông rộng. Văn hóa doanh nghiệp cũng phản ánh cá tính và triết lý riêng của nhà lãnh đạo.

Dựa trên tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi đã được các nhà quản trị doanh nghiệp thống nhất, văn hóa doanh nghiệp sẽ được xây dựng theo chiến lược phát triển công ty trong dài hạn. Người thể hiện rõ nét và chân thực nhất tinh thần doanh nghiệp chính là người đi đầu, kế tiếp là các nhà quản trị cấp cao và nhà quản lý cấp trung, cuối cùng là nhân viên.

Để truyền tải, lan tỏa và phản chiếu tư tưởng của nhà lãnh đạo đến các cấp quản lý và nhân viên, doanh nghiệp thường đẩy mạnh các hoạt động kể sau:

  • Tăng cường tương tác nội bộ, sự tiếp xúc giữa lãnh đạo và nhân viên
  • Đẩy mạnh truyền thông nội bộ, lan tỏa những điều tích cực trong nội bộ và lan tỏa tới khách hàng, cộng đồng
  • Xây dựng những chương trình mang đậm nét văn hóa doanh nghiệp: kỷ niệm thành lập, gala cuối năm, các phong trào văn – thể – mỹ, các cuộc thi sáng tạo, nhân viên xuất sắc…
  • Xây dựng góc văn hóa doanh nghiệp: Tạp chí doanh nghiệp, mạng xã hội doanh nghiệp, câu chuyện doanh nghiệp, câu chuyện nhân viên tiêu biểu, …

Để duy trì nét văn hoá doanh nghiệp đậm sắc và giữ tinh thần doanh nghiệp đúng với giá trị cốt lõi, doanh nghiệp thường tuyển dụng những con người có nét tính cách, tư duy phù hợp với mình. Đặc biệt trong một số trường hợp, doanh nghiệp thay đổi lãnh đạo rất có thể hình thành nên một nét văn hóa mới. Chính vì vậy, khi quyết định thay thế người điều hành doanh nghiệp, tổ chức cần thích ứng với những phong cách làm việc mới, tư duy mới phải đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Văn hóa doanh nghiệp chịu tác động từ bên ngoài

Ngoài những yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp như văn hóa dân tộc, người lãnh đạo thì môi trường bên ngoài cũng tác động lớn tới doanh nghiệp. Có thể kể đến như xu hướng xã hội, sự thay đổi tâm lý của các thế hệ lao động, các cuộc cách mạng công nghiệp, sự thành công của các doanh nghiệp lớn,…

Từ môi trường bên ngoài, doanh nghiệp thu lượm những giá trị học hỏi được để áp dụng cho việc phát triển văn hóa doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ 4.0.

Xu hướng tập trung vào khách hàng

Yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm đang được diễn ra mạnh mẽ và phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Theo đó, khách hàng ngày càng có nhiều sự lựa chọn về sản phẩm, dịch vụ, được tiếp cận với thông tin nhanh chóng và đa dạng. Doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải lấy khách hàng làm trung tâm, cung cấp giá trị hữu ích cho khách hàng từ thông tin khách hàng tiếp cận được, sản phẩm mang lại lợi ích và dịch vụ cung cấp phải chu đáo, nhiệt tình. Có như vậy, doanh nghiệp mới tồn tại được.

Văn hóa từ doanh nghiệp khác

Học hỏi văn hóa từ doanh nghiệp khác là điều nên làm, đặc biệt từ những thành công và thất bại của doanh nghiệp đi trước. Tiếp thu giá trị từ văn hóa doanh nghiệp khác không phải sao chépß√ y nguyên giá trị tinh thần từ họ mà là học hỏi cách thức triển khai, đưa những quan điểm, niềm tin có giá trị, phù hợp với doanh nghiệp mình để áp dụng.

Chẳng hạn, tập đoàn Vingroup luôn làm việc và hành động theo 6 giá trị cốt lõi ” TÍN – TÂM – TRÍ – TỐC – TINH – NHÂN”. Văn hóa làm việc tốc độ cao, hiệu quả và tuân thủ kỷ luật đã thấm nhuần trong mọi hành động của Cán bộ nhân viên (CBNV), tạo nên sức mạnh tổng hợp đưa Vingroup phát triển vượt bậc trong mọi lĩnh vực họ tham gia.

Với sự thành công trên rất nhiều lĩnh vực, Vingroup trở thành doanh nghiệp tiêu biểu để nhiều doanh nghiệp khác học hỏi. Có doanh nghiệp bổ sung tính kỷ luật trong văn hóa làm việc, có nhiều công ty, tổ chức khác lại học hỏi theo quan điểm “Mãi mãi tinh thần khởi nghiệp”…

7 bí kíp kết nối với nhân viên hiệu quả

Quản lý cần phản hồi thường xuyên về công việc

Một nghiên cứu từ DI Marketing cho thấy, 52% nhân viên tìm kiếm sự giúp đỡ của ban lãnh đạo để có thể giải quyết được công việc tồn đọng, cho thấy tầm quan trọng đặc biệt của ban lãnh đạo và cấp quản lý khi xử lý công việc tại công ty.

Do vậy, một trong những công việc quan trọng nhất khi làm quản lý doanh nghiệp chính là việc phải đồng hành và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Đánh giá định kỳ truyền thống (hàng năm, hàng quý) không còn hiệu quả, để có thể cải thiện hiệu suất như mong muốn của các nhà quản lý và người sử dụng lao động, đặc biệt là với sự thay đổi lớn về bản chất. công việc hiện tại cũng như mong muốn của nhóm người lao động hiện tại.

Qua đó, cách tốt nhất để cải thiện sự kết nối giữa nhân viên và doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy hiệu quả công việc là thường xuyên trao đổi qua lại hàng ngày với các buổi họp và lấy ý kiến ngắn, thay vì các buổi họp định kỳ dài hơi, tốn rất nhiều thời gian.

Nhân sự là tài sản lớn nhất, và cũng chính là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, trong bối cảnh nền kinh tế đang ngày càng mở rộng, với hàng loạt các đối thủ có mô hình kinh doanh ‘na ná’ nhau, khiến thị trường ngày càng trở nên khốc liện. 

Do vậy, như Bill Gate từng nói “We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.” – “Tất cả chúng ta đều cần được phản hồi để có thể làm việc hiệu quả hơn”. 

Do vậy, hãy dành thời gian để không ngừng động viên, huấn luyện và đào tạo nhân viên của bạn.

Trong bối cảnh COVID-19 đang diễn ra đặc biệt phức tạp ở các thành phố lớn, hình thức làm việc và quản lý nhân sự từ xa lại ngày càng trở nên gần gũi.

Do vậy, doanh nghiệp nên sử dụng các nền tảng phần mềm quản trị để có thể trao đổi công việc thường xuyên, đảm bảo tính đồng nhất trong tương tác trong phòng ban, tránh ngắt kết nối với nhân viên, khiến họ cảm thấy lạc lõng và không còn được ai giúp đỡ khi làm việc tại nhà

HR cần tạo ra môi trường & văn hóa giao tiếp công sở vững mạnh

Hàng ngày, mỗi nhân viên dành ra khoảng ⅓ thời gian (tương đương với 8 tiếng) để làm việc, do vậy, chỉ nhận một khoản lương hàng tháng chắc chắn là không đủ để nhân sự cảm thấy thỏa mãn. Đặc biệt, với thế hệ trẻ gen Y-Z, nhóm nhân sự trẻ vô cùng năng động này sẽ muốn được đóng góp tới những công việc quan trọng hơn nhiều so với lợi nhuận.

Qua đó, văn hóa nơi làm việc chính là môi trường để người lao động được học hỏi các kỹ năng mới hoặc có thể lên tới vị trí cao hơn, chính là nơi để nhân viên có thể tự do, linh hoạt làm việc, và hiểu rằng công việc chính là một phần trong cuộc sống thường ngày của họ.

Một nghiên cứu gần đây cho thấy, nền tảng văn hóa & môi trường giao tiếp công sở mạnh chính là lợi thế cạnh tranh giữa doanh nghiệp non trẻ và đang phát triển mạnh.

Hãy bắt đầu từ việc phỏng vấn và khảo sát nhân viên để xem họ muốn có những hoạt động nào khi làm việc tại công ty, để củng cố tinh thần đồng đội, đoàn thể tại doanh nghiệp. Qua đó, từ các nhóm quản lý cấp cao, sẽ cổ vũ tinh thần làm việc hăng say và hỗ trợ lẫn nhau theo nhóm thay vì theo thứ bậc trong môi trường công sở. Bởi, một khi tinh thần đồng đội được nâng cao, giao tiếp công sở nhuần nhuyễn hơn và nhân viên sẽ ít coi trọng thứ bậc hơn chính là các yếu tố để đem lại những thành quả công việc tuyệt vời.

Có mục tiêu rõ ràng giúp giao tiếp công sở hiệu quả
Có mục tiêu rõ ràng giúp giao tiếp công sở hiệu quả

Có mục tiêu rõ ràng

Một trong những động lực chính để cổ vũ sự tham gia của nhân viên chính là đặt ra những kỳ vọng rõ ràng. Nếu nhân viên không biết yêu cầu công việc, họ sẽ không biết mình đã đạt được mục tiêu hay chưa. Cảm thấy hài lòng về những đóng và tầm quan trọng của công việc là một yếu tố quan trọng để hoàn thành công việc nói chung, bởi một khi nhân sự không biết mình có đạt mục tiêu hay không, sẽ chỉ khiến họ cảm thấy bối rối, nản lòng, khó hiểu và mệt mỏi khi làm việc.

Một báo cáo của Gallup cho thấy Sự tương tác chính là một phần quan trọng của cuộc thảo luận có giá trị cao, đem đến một kết quả tốt.

Do vậy, nếu nhân viên không có những người quản lý có kỹ năng và mục tiêu rõ ràng, bản thân nhân viên sẽ không biết rằng cần phải cố gắng hay phấn đấu vì điều gì, gây suy giảm năng suất trực tiếp tới thành quản công việc của cả nhóm.

Do vậy, các mục tiêu nên tuân thủ công thức SMART:

  • Specific – Mục tiêu đặc biệt cụ thể, chi tiết, rõ ràng
  • Measurable – Mục tiêu có thể đo lường minh bạch
  • Achievable – Mục tiêu có thể đạt được, nằm trong tầm với
  • Reasonable – Mục tiêu phù hợp với bối cảnh và yêu cầu của công việc
  • Time-based – Mục tiêu quan trọng trong thời điểm thực hiện, và có thể đem lại hiệu trong thời gian mong muốn.

Qua đó, thay vì chỉ nói rằng ‘Nhân viên cần phải tăng doanh số bán hàng theo giờ của mình’, các nhà quản lý thông minh có thể truyền đạt: 

  • Nên làm những gì để tăng doanh số hàng ngày? Sử dụng email marketing, gửi sms hay tăng quảng cáo Facebook? Dựa trên cơ sở nào?
  • Tại sao phải tăng chúng trong thời điểm này?

Qua đó, để có thể thực sự đưa thông tin xuống nhân viên, nhà quản lý cần thực sự hiểu và bám sát đầu việc, qua đó đưa ra những nhận xét chính xác nhất về công việc cần làm. Chính cách này sẽ kích thích sự tương tác và độ gắn bó của nhân viên tới công việc đang làm.

Tăng hiệu suất công việc dựa trên thế mạnh của nhân sự

Mục tiêu đóng vai trò quan trọng nhất để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tăng trưởng, do vậy, nhà quản lý cũng cần đặc biệt tinh ý trong việc sắp xếp nhân sự tới từng bộ phận, công việc, để họ có thể phát huy kỹ năng nghề nghiệp tốt nhất.

Để biết được thế mạnh, điểm yếu của nhân viên, nhà quản lý cần đặc biệt theo sát quá trình làm việc, đánh giá kết quả khách quan, và tuyệt đối cần loại bỏ suy nghĩ ‘Nhân viên kém’ ra khỏi đầu. Mọi người nên nhớ rằng: Không có ai kém cỏi, chỉ là họ chưa được giao đúng nhiệm vụ mà thôi!

Các anh chị quản lý chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điều 

Khuyến khích đóng góp ý tưởng

Đây là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng, bởi các nhà quản lý sẽ không thể làm những điều này một mình. Để thu hút được sự tương tác của nhân viên, cũng như để tăng chất lượng công việc, kích thích khả năng sáng tạo, tốt nhất các anh chị nên có những buổi ‘brainstorm’ để nhân viên được đóng góp sáng kiến, ý tưởng, qua đó, nhân viên sẽ cảm thấy gắn bó hơn và gắn bó với thành công của doanh nghiệp.

Khi nhân viên cung cấp ý tưởng, hãy khuyến khích và hỗ trợ ngay cả khi anh chị không sử dụng ý tưởng của nhân viên, qua đó anh chị sẽ không làm giảm sự nhiệt tình của bất kỳ ai, đặc biệt nếu điều đó có thể thành công vào một thời điểm nào đó.

Nghiên cứu cho thấy rằng ‘ý tưởng tạo ra nhiều ý tưởng hơn’. Do vậy, điều quan trọng ở đây chính là phải biến những ý tưởng này trở thành chiến lược lâu dài với giá trị bền vững, với mục tiêu cuối cùng chính là liên tục phát triển từ các làm hiện tại, để trở thành tốt hơn, hoặc phát minh ra ý tưởng làm việc hoàn toàn mới.

Tương tác với nhân viên ngoài thời gian làm việc

Hãy coi nhân viên chính là ‘khách hàng’ và ‘đối tác’ của bạn, để tăng tính kết nối, qua đó nhân viên có thể cống hiến tốt hơn khi làm việc tại doanh nghiệp.

Con người bình thường sẽ cảm thấy gắn kết ở mức độ cá nhân khi được chia sẻ những câu chuyện vui vẻ thường ngày với quản lý của chính mình, qua đó chính những cuộc nói chuyện thú vị này sẽ giúp chính anh chị chủ doanh nghiệp gắn kết tốt hơn với nhân viên của chính mình.

Qua đó, thay vì các bài tập xây dựng nhóm đơn thuần được tổ chức tại công ty, hãy tổ chức các buổi team building, lên kế hoạch cho một chuyến nghỉ hè định kỳ, và hãy lấy ý kiến của đám đông thay vì tự đưa ra loại hình hoạt động, qua đó nhân viên sẽ không cảm thấy bị ép buộc phải tham gia. Thay vào đó, nhân viên sẽ cảm thấy vui vẻ và phấn khích vào các buổi tham gia nhóm này! 

Đây chính là cách để nhân viên sẽ gắn kết nhiều hơn với quản lý, doanh nghiệp và quan trọng nhất chính là tới khách hàng đang sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

sử dụng thiết bị công nghệ để giao tiếp công sở hiệu quả
sử dụng thiết bị công nghệ để giao tiếp công sở hiệu quả

Tăng hiệu quả làm việc với công nghệ tiên tiến

Theo một báo cáo từ snagajob, hiện nay có tới 71% nhân viên có độ tuổi dưới 30, chính là nhóm nhân sự ‘tech-savvy’, do vậy việc ứng dụng sử dụng công nghệ là một trong  điều quan trọng nhất, qua đó 74% trong số này thừa nhận rằng công nghệ giúp công việc và cuộc sống trở nên dễ dàng hơn.

Qua đó, để tăng năng suất làm việc, cũng như gia tăng khả năng sản xuất, một báo cáo năm 2016 của Gartner cho thấy rằng các công ty thành công hiện đang triển khai công nghệ di động để đáp ứng nhu cầu của những người lao động không làm việc theo giờ và 79% có kế hoạch tăng chi tiêu trên thiết bị di động lên 36%.

Cung cấp các cách thức trực quan, di động để nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản, chẳng hạn như theo dõi, ghi lại hàng tồn kho, giao tiếp với các thành viên trong nhóm hoặc lập danh sách cho ca làm việc tiếp theo, sẽ trao quyền cho các nhóm làm tốt công việc của họ một cách dễ dàng và hiệu quả.

Ví dụ: hầu hết mọi người sử dụng điện thoại thông minh ngày nay, vì những thiết bị này đã trở thành giải pháp ‘tất cả’ để hoàn thành các tác vụ cơ bản – gọi điện thoại, email, ghi chép tài chính, nghe nhạc, ký tài liệu, nhận chỉ đường, v.v.

Như vậy, những công ty trao quyền cho nhân viên của họ để hoàn thành các nhiệm vụ công việc như theo dõi hoặc quản lý lịch trình của họ bằng các ứng dụng dành cho thiết bị di động như Vice, có thể giúp công việc và cuộc sống của nhóm trở nên dễ dàng hơn và giúp họ tập trung vào những gì họ làm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Quản lý con người hiệu quả với AMIS Platform

Có thể thấy, sự tương tác và gắn bó của nhân viên chính là một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu để sự giao tiếp công sở trở nên thuận lợi hơn. Tuy nhiên, điều này không hề dễ dàng, nên bộ phận nhân sự đặc biệt cần để xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.

Không còn nghi ngờ gì nữa, sự tham gia của nhân viên đã trở thành tiêu chí hàng đầu đối với các công ty vừa và nhỏ. Tuy nhiên, việc thực sự cải thiện sự tham gia của nhân viên có thể khó hơn nhiều. Từ việc xây dựng một nền văn hóa mạnh mẽ đến việc tạo ra các cách thường xuyên hơn để cung cấp phản hồi và đặt ra kỳ vọng, các chủ sở hữu và người quản lý có nhiều cá nhân phải quản lý hoặc chịu nhiều trách nhiệm phải vật lộn để tìm ra thời gian và quy trình phù hợp để hoàn thành việc này một cách hiệu quả.

Đây là lúc chính là lợi thế cạnh tranh mà AMIS HRM đem lại, qua đó chúng tôi cung cấp một giải pháp ứng dụng mạnh mẽ giúp các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp thực hiện công việc của họ tốt hơn.

Để lại thông tin, trải nghiệm AMIS HRM miễn phí trong vòng 15 ngày.

CTA dùng thử

Một số xu hướng, trào lưu ảnh hưởng trực tiếp tới văn hoá doanh nghiệp

phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp có thể thay đổi vào một ngày nào đó để bắt kịp xu hướng phát triển của thị trường, khách hàng. Những giá trị văn hóa, tinh thần từ thế kỷ 20 đã không còn phù hợp. Thậm chí chỉ cách đây vài năm thôi, rất nhiều xu hướng đã làm thay đổi quan điểm, nhận thức của các nhà lãnh đạo:

  • Người lao động có sự thay đổi tâm lý rõ rệt: Từ mong muốn làm việc tại một tổ chức có đãi ngộ tốt sang nhu cầu làm việc tại một tổ chức vừa có đãi ngộ tốt, vừa có thể phát triển thêm kỹ năng và quyền thể hiện khả năng… Ứng viên có nhiều sự lựa chọn làm việc cho các doanh nghiệp, chủ động cơ hội việc làm hơn cho mình thay vì trước đây.
  • Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 – cách mạng công nghệ thông tin làm thay đổi cách thức vận hành doanh nghiệp, làn sóng chuyển đổi số từ các nước phát triển như Anh, Mỹ, Nhật Bản,… nay được thực hiện trên phạm vi toàn cầu. Việt Nam cũng đang trong làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ….

Tổng kết

Có thể thấy, giao tiếp công sở vốn là một điều không quá khó khăn, nhưng đương nhiên vẫn sẽ có một số rào cản nhà quản lý nhân sự nên biết để có thể phòng tránh, giảm thiểu để tăng cường sự đoàn kết trong nhân sự, đảm bảo bộ máy có đủ nguồn lực và ý chí để tăng trưởng hoạt động kinh doanh.

Trên đây là những yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp phổ biến nhất. Hy vọng rằng với những nội dung mà MISA AMIS vừa cung cấp, quý doanh nghiệp sẽ xây dựng được một tinh thần doanh nghiệp lớn mạnh, đoàn kết và phát triển bền vững.

Hãy thật kiên nhẫn, lắng nghe, có chiến lược quản trị con người rõ ràng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có văn hóa làm việc lành mạnh, thân thiện, là yếu tố số một để có thể cạnh tranh trên thị trường đầy khắc nghiệt nói chung.

Nhận thêm nhiều tài liệu về văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và xu hướng quản lý nhân sự thời kỳ 4.0 từ AMIS HRM bằng cách để lại thông tin và nhận tư vấn ngay.

CTA nhận tư vấn

Nguồn tham khảo: Deputy.com

Hội thảo trực tuyến: Xây dựng & phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trong bối cảnh mới
Chia sẻ bài viết hữu ích này