Top 9 phần mềm lập kế hoạch công việc phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay phần mềm lập kế hoạch công việc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để nâng cao hiệu suất chung. Không những vậy nó còn giúp mỗi cá nhân có thể sắp xếp công việc một cách khoa học và đảm bảo đúng Deadline nhất. Hãy cùng MISA đi tìm hiểu về những công cụ lập kế hoạch công việc hữu ích nhất hiện nay qua bài viết dưới đây.

1. Phần mềm lập kế hoạch là gì? 

Phần mềm lập kế hoạch là một công cụ công nghệ mạnh mẽ để hoạch định, tổ chức các công việc, dự án và nguồn lực thành các giai đoạn và nhiệm vụ với thời hạn cụ thể có thể đạt được.

Nhờ các dữ liệu được thiết lập trong các ứng dụng, nhà quản lý và nhân viên nắm được kế hoạch và điều chỉnh thời gian làm việc hiệu quả nhất.

2. 5 phần mềm lập kế hoạch sử dụng hiệu quả trên máy tính

2.1. Lập kế hoạch bằng phần mềm quản lý công việc AMIS Công Việc

Để tối ưu năng suất làm việc của nhân viên, phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, từ việc lên kế hoạch, giao việc đến theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả.

MISA AMIS Công Việc giúp việc lên kế hoạch công việc từ tổng quan đến chi tiết nhất.

Người dùng có thể dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án phát sinh với đầy đủ thông tin như: lộ trình, nhân sự, ngân sách dự kiến,… Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cũng được sử dụng cho cá nhân mỗi nhân viên tự lên kế hoạch công việc với vị trí mình đảm nhiệm, nhằm bám sát mục tiêu, phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc.

Ngoài kế hoạch tổng quan, người dùng cũng có thể nhanh chóng lên kế hoạch chi tiết ai, làm gì, yêu cầu công việc cụ thể là gì, … Kế hoạch chi tiết là cơ sở để mọi người trong dự án nắm bắt được công việc mình cần làm, thời hạn deadline để chủ động hoàn thành công việc kịp thời hạn.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc để đảm bảo kế hoạch mục tiêu và tiến độ của hàng trăm dự án, công việc. Các doanh nghiệp tiêu biểu là Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… 

2.2. Phần mềm lập kế hoạch cá nhân miễn phí trên máy tính Any.DO 

Any.DO là một trong những app lên kế hoạch công việc được đánh giá cao bởi chúng sở hữu nhiều tính năng rất vượt trội. Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm và tải ứng dụng trên Android, iOS hay những hệ điều hành tương tự. Có Any.DO, bạn như có thêm người trợ lý đúng nghĩa bởi chúng có khả năng ghi nhớ nhiều với tất cả những nội dung như ảnh hay chữ viết,… Đồng thời, bạn có thể liệt kê danh sách những công việc cần làm một cách rạch ròi và rõ ràng.

Không chỉ vậy, với Task & To do list của Any.DO, người dùng có thể sắp xếp công việc một cách đơn giản và dễ nhìn. Điểm cộng của phần mềm này đó chính là giao diện đẹp với màu sắc xanh dương nhạt rất trang nhã, bố cục rõ ràng, rành mạch.

2.3. Phần mềm phần mềm lập kế hoạch công việc Evernote

Nếu như bạn đang gặp vấn đề với việc lập kế hoạch hàng ngày thì Evernote chính là giải pháp dành riêng cho bạn. Đây là phần mềm kế hoạch được cho là phù hợp với mọi loại công việc để bạn có thể sử dụng dễ dàng và tiện ích. Với ứng dụng Evernote, bạn có thể tải được trên nhiều hệ điều hành khác nhau thậm chí cả trên Website.

Điểm đặc biệt làm nên sự tiện ích của nó chính là Smart Search tiên tiến. Bạn có thể quản lý quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả nhất, tránh việc luôn phải loay hoay chưa làm xong việc này và vội vàng làm việc khác sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.

Bạn còn có thể lưu ghi chép ngay cả khi offline. Với một số ứng dụng khi bạn offline, dữ liệu không thể đồng bộ được từ app vào máy, lần sau khi bật sẽ mất hết rất phí công sức. Evernote có giao diện đơn giản nhưng vô cùng khoa học cùng màu xanh lá cây đặc trưng.

Tham khảo: Top 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất năm 2024

2.4. Phần mềm lên kế hoạch làm việc Due

Với những người hay sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc không ai không biết phần mềm Due. Ngoài khả năng ghi nhớ những công việc bạn cần làm trong ngày ra, phần mềm Due cho phép bạn có thể cài đặt nhắc nhở. Trước khi công việc đến hạn, bạn có thể cài đặt thời gian nhắc nhở bao lâu tùy theo khả năng cũng như tình huống để lựa chọn.

Với Due, bạn sẽ không còn lo bị trễ giờ nữa mà luôn được nhắc nhở đều đặn. Phần mềm Due được rất nhiều phái mạnh yêu thích lựa chọn bởi giao diện hiện đại cùng tông màu xanh xám hút mắt. Tuy nhiên, nhược điểm của Due là chỉ ứng dụng được trên hệ điều hành iOS của iphone.

2.5. Phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí Trello

Trello là một ứng dụng về việc lập kế hoạch công việc theo mốc thời gian không chỉ được người Việt tin dùng mà còn được sử dụng rất nhiều ở các nước khác trên thế giới. Trello cho phép người dùng sử dụng tải miễn phí trên cả 3 hệ điều hành Android, iOS và PC.

Cách thức hoạt động của Trello là cho phép người tiêu dùng ghi nhớ công việc theo từng dự án khác nhau, mỗi dự án có một list danh sách được lập cụ thể. Cách làm này cho phép người tiêu dùng dễ nhìn vào mỗi dự án hơn, tránh xảy ra sai sót hay nhầm lẫn không đáng có.

Trello được thiết kế với màu xanh dương nhạt nhã nhặn kết hợp cùng tông màu trắng ở phần ghi chú tạo cảm giác rất hài hòa và dễ chịu. Với nền trắng của ghi chú, bạn có thể dễ dàng bôi đỏ hay xanh những chú thích cần lưu tâm nhất. Đây là phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí đối với nhóm ít người và sử dụng ít tính năng.

3. Phần mềm lập kế hoạch công việc sử dung trên điện thoại

3.1. Phần mềm Asana

Asana là phần mềm lên kế hoạch miễn phí sử dụng trên điện thoại di động rất tốt ở thời điểm hiện tại. Nó phì hợp với những doanh nghiệp nhỏ, cần quản lý các công việc đơn giản. Hoặc phù hợp với những nhóm dự án có số lượng người tham gia khoảng dưới 15 người.

Tại đây, phần mềm giúp tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, mỗi dự án đều có cá mốc thời gian, nhiệm vụ cụ thể mà cần phải thực hiện, giúp team dễ dàng theo dõi. Ứng dụng này có tính năng đồng bộ dữ liệu, cập nhanh nhanh chong và đặc biệt giúp các thành viên có thể tương tác chủ động.

Xem thêm: Top các phần mềm ghi chép tốt nhất giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất

3.2. Phần mềm lên kế hoạch Wunderlist

Wunderlist cũng là phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí. Tại đây bạn có thể dễ dàng lên danh sách những việc cần làm để sắp xếp thời gian một cách khoa học và hợp lý nhất. Tại đây người dùng có thể tự cài thời gian để hoàn thành cũng như kết thúc công việc nhờ vậy mà việc nắm bắt tiến độ và có kế hoạch hành đồng tốt hơn.

3.3. Công cụ lập kế hoạch làm việc Acheckin

Acheckin là giải pháp hỗ trợ công việc mà bạn không nên bỏ qua. Công cụ lập kế hoạch này thiên về việc lập kế hoạch và quản lý dự án. Bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch công  việc một cách nhanh chóng và hiệu quả cao. Cùng với đó nó cũng giúp nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát mọi tiến độ hoạt động của từng thành viên qua những Task việc cụ thể.

3.4. Phần mềm quản lý công việc OmniFocus

OmniFocus là ứng dụng phù hợp với những ai cần quản lý nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi sự theo dõi và xử lý chi tiết. Ứng dụng giúp người dùng giữ được tổng quan và kiểm soát công việc, tăng năng suất và giảm căng thẳng trong công việc hàng ngày. Với giao diện trực quan và khả năng tuỳ biến cao, OmniFocus cho phép người dùng chia nhỏ các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, đặt ưu tiên Deadline, gán người thực hiện, theo dõi tiến độ, và tích hợp với các ứng dụng khác.

Tìm hiểu thêm: Top 11 phần mềm quản lý lịch làm việc tốt nhất năm 2024

4. Khi nào cần sử dụng phần mềm lập kế hoạch?

Phần mềm lập kế hoạch là công cụ cần thiết để tạo lập và quản lý nhu cầu công việc, nhưng không phải tất cả công việc lớn nhỏ đều cần quản lý trong phần mềm này. Vậy khi ở một trong các trường hợp dưới đây, phần mềm lập kế hoạch sẽ phát huy tối đa tác dụng và là công cụ đặc lực cho nhà quản lý:

• Cần có đủ thông tin, dữ liệu để làm cơ sở cân nhắc và ra quyết định.
• Cần tạo lập luồng quy trình nhất quán, tinh gọn trong hoạt động vận hành mà vẫn đảm bảo tất cả các nhu cầu đều được đáp ứng đầy đủ.
• Cần nắm bắt tổng quan khối lượng công việc và chi tiết các đầu việc để phân công, giao việc hợp lý với các nguồn lực.
• Tạo các quy trình khác nhau cho các loại công việc khác nhau.

5. Cách lập kế hoạch công việc hiệu quả

Dưới đây là những kế hoạch mà doanh nghiệp cần phải thực hiện:

1. Thiết lập mục tiêu

Phác thảo các mục tiêu, hoạt động và vai trò cụ thể cho các chương trình cụ thể trong một khung thời gian cụ thể (thường là một năm, quý, tháng ). Làm thế nào để đặt được mục tiêu phù hợp không nên đặt quá cao, cũng không nên đặt quá thấp

Vấn đề của việc lập kế hoạch thường sẽ cố định, do đó đây là một thách thức trong việc thích ứng nhanh nhẹn với sự thay đổi hoặc những gián đoạn. 

2. Lập kế hoạch công việc cần làm

Đây là cách tiếp cận liên tục lên lịch làm việc hàng ngày, cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch dựa trên sự thay đổi, phản hồi và các ảnh hưởng hiện tại. Với việc lập kế hoạch liên tục, các tổ chức có thể đạt được sự nhanh nhẹn và có thể:

• Linh hoạt thiết lập, ưu tiên và tiếp cận lại các chiến lược
• Đánh giá năng lực nguồn lực và ngân sách thường xuyên, linh hoạt
• Ưu tiên, phân bổ và thay đổi các khoản đầu tư để cân bằng các nguồn lực
• Cộng tác linh hoạt với các bên liên quan

3. Thiết lập thời gian cần hoàn thành

Với mỗi công việc đề ra thì bạn nên áp một thời gian cụ thể để có thể hoàn thành công việc của mình. Hãy duy trì thói quen này mỗi ngày, điều này sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian một cách tốt hơn đồng thời đáp ứng được lượng công việc để đảm bảo tiến độ.

4. Kiểm tra và điều chỉnh kịp thời

Trong quá trình thực hiện bạn nên điều thường xuyên kiểm tra lại những công việc mình đã làm xem có bị thiếu sót ở đâu không, mình đã làm tốt chưa, nếu chưa thì cần điều chỉnh như thế nào để có kế quả tốt nhất.

6. Tổng kết

Với 5 phần mềm lập kế hoạch cùng những kiến thức hữu ích được chúng tôi chia sẻ phía trên, hy vọng bạn có thể sử dụng quỹ thời gian hợp lý hơn và triển khai việc lập kế hoạch công việc, dự án hiệu quả hơn.