Kiến thức Chuyển đổi số Báo cáo tiến độ công việc từ xa bằng công cụ nào?

Báo cáo tiến độ công việc từ xa bằng công cụ nào?

87
Báo cáo tiến độ công việc từ xa bằng công cụ nào?

Làm việc tại nhà đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần trang bị những công cụ hỗ trợ công việc. Một trong số đó là công cụ báo cáo tiến độ công việc từ xa. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp luôn thực hiện đúng tiến độ công việc, nhà quản lý nắm bắt được năng suất và hiệu quả nhân viên. Đồng thời, nhân viên cũng có thói quen báo cáo công việc cho cấp trên hàng ngày để xin phê duyệt, góp ý.

Sau đây là những công cụ phổ biến thường được dùng để báo cáo công việc từ xa.

Báo cáo tiến độ công việc từ xa bằng công cụ nào?

1, Báo cáo tiến độ trên phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc đang là công cụ số 1 hiện nay dùng trong việc báo cáo tiến độ công việc từ xa. Ưu điểm của công cụ này giúp nhà quản lý:

báo cáo tiến độ công việc từ xa

  • Theo dõi hàng trăm đầu việc thuộc nhiều dự án khác nhau trên một nền tảng duy nhất
  • Dễ dàng theo dõi tiến độ dự án  chi tiết đến từng công việc con, từng nhân viên thực hiện
  • Dễ dàng thống kê các dự án gần đến hạn hoặc đang cần nguồn lực để bố trí bổ sung nhân sự, kinh phí trong quá trình thực hiện dự án
  • Xóa bỏ tình trạng: Không kiểm soát hết các đầu việc, tiến độ,
  • Tiết kiệm chi phí, nhân lực trong từng dự án do luôn theo sát tình hình thực tế, kịp thời điều chỉnh và giải quyết những phát sinh trong khi làm việc từ xa

Đối với cấp nhân viên, phần mềm quản lý công việc giúp:

  • Đệ trình kết quả và báo cáo tiến độ công việc cho nhà quản lý ngay trên thiết bị di động hoặc laptop, máy tính bảng khi làm việc từ xa
  • Truy cập dữ liệu làm việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần kết nối mạng
  • Có thể trao đổi tình hình thực hiện với đồng nghiệp, cấp trên ngay trên khung chat ở mỗi công việc

trao đổi công việc từ xa qua khung chat

So với các công cụ khác, Phần mềm quản lý công việc AMIS Công việc là giải pháp tối ưu để giao việc, quản lý tiến độ công việc từ xa cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Tìm hiểu thêm về phần mềm tại đây: Giới thiệu chi tiết phần mềm quản lý công việc AMIS Công việc

Trải nghiệm miễn phí

2, Báo cáo tiến độ qua bảng excel online hoặc google sheet

Excel online hay google sheet cũng là 2 trong số những công cụ được sử dụng để báo cáo tiến độ công việc. Tuy nhiên, sử dụng hình thức này thường chỉ phù hợp với công ty quy mô nhỏ và tính chất công việc đơn giản, thiếu hệ thống báo cáo chuyên sâu và những tiện ích so với phần mềm chuyên môn để giao việc, quản lý tiến độ.

Ưu điểm của công cụ này:

  • Là công cụ miễn phí khi sử dụng ít dung lượng (Tối đa 15GB miễn phí/tài khoản)
  • Công cụ online có thể truy cập tại nhà

Nhược điểm:

  • Không gắn được trực tiếp file lên trên ứng dụng, cần phải tải lên 1 folder khác khiến việc quản lý rời rạc hơn
  • Hệ thống báo cáo chưa chuyên sâu cho từng lĩnh vực, khó đánh giá năng suất nhân viên và mức độ ưu tiên công việc
  • Không tự động báo cáo các công việc tới hạn để thành viên có thể theo dõi, sắp xếp làm việc như phần mềm

Xu hướng sử dụng công cụ này để quản lý công việc từ xa cũng giảm dần, đặc biệt là khi việc chuyển đổi số tại các doanh nghiệp diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Không chỉ chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, nhân sự, mà doanh nghiệp còn chuyển đổi số toàn diện trong cả công tác điều hành hành chính, quản lý công việc, ….

3, Giảm dần tỷ lệ báo cáo qua các công cụ rời rạc như tin nhắn, Zalo, Skype, Email…

công cụ chat

Giai đoạn trước đây, email, tin nhắn, công cụ chat qua mạng xã hội thường là những công cụ để nhân viên và nhà quản lý giao việc, báo cáo tiến độ từ xa. Tuy nhiên, hình thức này đang giảm dần trong những năm gần đây bởi những bất cập:

  • Quản lý rời rạc, mất nhiều thời gian để nắm bắt và tra cứu thông tin khi có nhiều đầu việc, dự án phát sinh cùng lúc
  • Dễ bỏ sót đầu việc cần quản lý
  • Mất công tổng hợp thông tin để làm báo cáo
  • Không đánh giá được năng suất nhân viên khi giao việc, quản lý tiến độ qua nhiều công cụ rời rạc hoặc đánh giá thiếu chính xác
  • Không phải lúc nào nhân viên hay nhà quản lý cũng trực email, mạng xã hội hay những công cụ chat để nhận việc và hỏi tình hình công việc

Việc thay thế các công cụ rời rạc bằng phần mềm quản lý tiến độ công việc là giải pháp tối ưu mà các doanh nghiệp hiện nay thường dùng. Không chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý công việc, tối ưu năng suất nhân viên mà nó còn góp phần giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Bằng việc chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể vận hành và quản trị từ xa hiệu quả hơn, thành công hơn dù cho bất cứ tác động nào từ môi trường, dịch bệnh tác động đến doanh nghiệp.

Cuối cùng, MISA AMIS xin chúc bạn tìm kiếm được giải pháp báo cáo tiến độ công việc từ xa phù hợp và hiệu quả nhất.

Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý công việc nhóm cần đáp ứng tính năng gì?
>> Toàn bộ kiến thức Vận hành doanh nghiệp từ xa “vượt bão COVID19”
>> Chuyển đổi số là gì? Thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp