Có bao giờ anh/chị tự hỏi thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng là khi nào? Bởi việc chọn đúng khung giờ không chỉ giúp tăng tỷ lệ bắt máy mà còn tạo ấn tượng tốt, thúc đẩy hiệu quả giao tiếp.
Hãy để MISA AMIS bật mí thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược tiếp cận khách hàng.
I. Khung giờ vàng gọi điện cho khách hàng là gì?
Khung giờ vàng là khoảng thời gian mà khách hàng có khả năng cao nhất để sẵn sàng lắng nghe và phản hồi cuộc gọi. Đây là lúc họ không quá bận rộn, không bị phân tâm bởi công việc hay các hoạt động cá nhân. Việc lựa chọn thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng không chỉ dựa trên cảm tính mà còn cần dựa vào phân tích hành vi và thói quen của nhóm đối tượng mục tiêu.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang nhắm đến khách hàng là dân văn phòng, khung giờ vàng có thể là khoảng thời gian nghỉ trưa hoặc cuối ngày làm việc. Ngược lại, với các khách hàng tự do hoặc làm việc tại nhà, khung giờ sáng sớm hoặc chiều muộn có thể phù hợp hơn.
II. Lợi ích khi gọi cho khách hàng vào khung giờ vàng
Việc nắm bắt thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững và tăng doanh số:
- Tăng tỷ lệ bắt máy: Khi khách hàng rảnh rỗi, họ sẽ dễ dàng trả lời cuộc gọi hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm số lượng cuộc gọi không thành công.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thấu hiểu: Một cuộc gọi đến đúng lúc thể hiện sự chuyên nghiệp và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Ví dụ, tránh gọi vào giờ ăn trưa hoặc cuối ngày làm việc bận rộn giúp khách hàng cảm nhận được sự chu đáo, từ đó xây dựng lòng tin và thiện cảm.
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Khách hàng trong tâm trạng thoải mái sẽ cởi mở hơn, giúp bạn dễ dàng truyền tải thông điệp hoặc chốt đơn hàng. Một cuộc gọi vào khung giờ vàng có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi, đặc biệt khi giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ đúng thời điểm họ đang quan tâm.
- Tối ưu hóa chi phí: Với tỷ lệ thành công cao hơn, doanh nghiệp sẽ giảm được số lượng cuộc gọi không hiệu quả, từ đó tiết kiệm chi phí tiếp thị. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi ngân sách tiếp thị thường bị giới hạn.
Doanh nghiệp muốn tăng hiệu quả khi gọi điện cho khách hàng có thể tham khảo EBook Tài liệu đào tạo đội sales: Cách thức – Kỹ năng – Kịch bản chào hàng từ MISA AMIS. Bộ EBook bao gồm các biểu mẫu kỹ năng chào hàng với đa dạng hình thức sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng với từng đối tượng khách hàng mục tiêu. Hãy bấm vào ảnh để tải miễn phí!
III. Các khung giờ vàng để gọi cho khách hàng hiệu quả
Tùy thuộc vào ngành nghề và lĩnh vực mà khách hàng sẽ có thời gian hoạt động khác nhau. Tuy vậy, dựa trên một số nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế, dưới đây là những khung giờ vàng được khuyến nghị để gọi điện cho khách hàng:
1. Buổi sáng (10:00 – 12:00)
Đây là thời điểm khách hàng đã hoàn thành các công việc khởi động buổi sáng, như kiểm tra email hoặc sắp xếp lịch trình, và đang ở trạng thái tập trung nhưng không quá căng thẳng. Tâm lý thoải mái vào giữa buổi sáng giúp họ sẵn sàng tiếp nhận thông tin mới, đặc biệt là các đề xuất kinh doanh hoặc sản phẩm/dịch vụ.
Với đối tượng khách hàng:
- Khách hàng doanh nghiệp (B2B): Các nhà quản lý hoặc nhân viên văn phòng thường có thời gian rảnh vào khoảng 10:30 – 11:30 để thảo luận về hợp đồng, dịch vụ hoặc sản phẩm. Đây là lúc họ đã xử lý xong các công việc khẩn cấp buổi sáng.
- Khách hàng cá nhân (B2C): Những người làm việc tự do hoặc nội trợ thường có lịch trình linh hoạt hơn và dễ tiếp cận vào khung giờ này, đặc biệt khi họ đang chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo trong ngày.
Lưu ý: Tránh gọi ngay sau 9:00 vì khách hàng có thể đang bận họp hoặc bắt đầu công việc. Hãy ưu tiên khoảng 10:30 – 11:30 để đạt hiệu quả tối ưu. Đồng thời, chuẩn bị sẵn nội dung ngắn gọn và súc tích, vì khách hàng vào thời điểm này thường muốn xử lý thông tin nhanh chóng trước khi bước vào các nhiệm vụ chính trong ngày.
2. Buổi chiều (14:00 – 17:00)
Sau giờ nghỉ trưa, khách hàng thường quay lại công việc với tâm trạng thư giãn hơn, đã hoàn thành phần lớn các nhiệm vụ quan trọng trong ngày. Đây là thời điểm lý tưởng để thảo luận chi tiết hoặc giới thiệu các sản phẩm/dịch vụ mới, vì họ có thể dành thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng hơn.
Với đối tượng khách hàng:
- Khách hàng doanh nghiệp (B2B): Các nhà quản lý hoặc bộ phận mua hàng thường rảnh rỗi hơn vào đầu giờ chiều, đặc biệt từ 14:30 – 16:00, khi họ đã hoàn thành các cuộc họp hoặc công việc ưu tiên. Đây là thời điểm tốt để trình bày các giải pháp kinh doanh hoặc đề xuất hợp tác.
- Khách hàng cá nhân (B2C): Những người có lịch trình làm việc tiêu chuẩn (8:00 – 17:00) thường sẵn sàng nghe điện thoại vào cuối giờ chiều, khi công việc đã giảm áp lực. Đây cũng là thời điểm phù hợp để tiếp cận các khách hàng mua sắm cá nhân, chẳng hạn như sản phẩm tiêu dùng hoặc dịch vụ gia đình.
Lưu ý: Tránh gọi sau 16:30 – 17:00 với khách hàng doanh nghiệp, vì họ có thể đang tổng kết công việc hoặc chuẩn bị rời văn phòng. Với khách hàng cá nhân, khung giờ này vẫn có thể khả thi nhưng nên kết thúc trước 17:00 để không làm phiền thời gian cá nhân của họ. Doanh nghiệp nên chú trọng sử dụng giọng điệu thân thiện và tập trung vào lợi ích cụ thể của sản phẩm/dịch vụ, vì khách hàng vào thời điểm này thường có tâm lý cởi mở hơn và sẵn sàng thảo luận chi tiết.
Để tối ưu quy trình tiếp cận khách hàng và tránh gây phiền hà cho những khách hàng không quan tâm, nhằm bảo vệ hình ảnh thương hiệu và nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm MISA AMIS CRM từ bộ giải pháp MISA AMIS. Phần mềm này mang lại các tính năng vượt trội, hỗ trợ quản lý khách hàng một cách toàn diện và chiến lược:
- Quản lý lịch sử tương tác khách hàng: Lưu trữ chi tiết mọi hoạt động giao tiếp, từ cuộc gọi đến tin nhắn, giúp doanh nghiệp phân loại chính xác khách hàng đã tiếp cận và chưa tiếp cận, từ đó nâng cao hiệu quả chăm sóc.
- Chấm điểm và phân bổ khách hàng tiềm năng: Sử dụng thuật toán thông minh để đánh giá mức độ quan tâm của khách hàng, cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những khách hàng tiềm năng cao, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi và tối ưu doanh thu.
- Phân loại khách hàng theo chiến dịch và đối tượng: Hỗ trợ xây dựng danh sách khách hàng dựa trên đặc điểm tương đồng, từ đó triển khai các chiến dịch chăm sóc cá nhân hóa, tăng cường sự gắn kết và củng cố lòng trung thành với thương hiệu.
IV. Kết luận
Việc lựa chọn thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng không chỉ là một kỹ năng mà còn là một chiến lược quan trọng trong kinh doanh bởi nó không chỉ tăng cơ hội kết nối thành công mà còn xây dựng được ấn tượng tốt đẹp với khách hàng.
Hãy thử áp dụng các khung giờ được gợi ý trong bài viết và điều chỉnh dựa trên đặc điểm khách hàng để đạt hiệu quả tối ưu.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
