Kiến thức Hồ sơ nhân sự là gì? 3 quy định cần biết về...

Hồ sơ nhân sự là gì? 3 quy định cần biết về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là gì? Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự năm 2021 có gì khác? Công tác quản lý nhân sự luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Vì thế mà bộ phận quản lý nhân sự luôn phải chú ý đến khâu quản lý và thu thập hồ sơ của nhân sự.

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi quan trọng, nó lưu trữ toàn bộ những thông tin về nhân sự. Những thông tin quan trọng về nhân sự ở trong một doanh nghiệp như là thông tin về sơ yếu lí lịch, bảo hiểm, lịch sử công tác của nhân sự, lương thưởng và những thông tin về việc xin nghỉ phép của nhân sự.

Những thông tin trong hồ sơ có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế  cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.

2. Hồ sơ nhân viên gồm những gì?

Trước khi tìm hiểu quy định về lưu trữ, doanh nghiệp cần nắm rõ các thành phần chính trong hồ sơ nhân sự. Cụ thể như sau:

2.1. Đối với người lao động ở trong thời gian thử việc

Thông thường, hồ sơ cần đầy đủ các giấy tờ như sau:

  • Đơn xin việc
  • Sơ yếu lý lịch của người lao động
  • Giấy chứng minh thư photo công chứng của người lao động
  • Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động

Nếu như người lao động ở trong công ty là người nước ngoài, người lao động cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên. Bên cạnh đó người lao động nước ngoài cũng cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép để lao động tại Việt Nam.

Đối với trường hợp người lao động ở trong công ty có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi. Bên phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng bằng văn bản.

2.2. Người lao động có độ tuổi dưới 15

Nếu như doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15. Trong hồ sơ cần phải đảm bảo được những giấy tờ như sau:

  • Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động
  • Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.

Khi doanh nghiệp đã thu được đầy đủ toàn bộ những loại giấy tờ này coi như đã đủ hồ sơ nhân sự lưu trữ trong doanh nghiệp.

2.3. Hồ sơ nhân sự của người lao động chính thức

Khi đã trở thành nhân viên chính thức ở trong doanh nghiệp, người lao động sẽ cần bổ sung thêm giấy tờ vào trong bộ hồ sơ thử việc trước đó. Sẽ bao gồm những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc. Hồ sơ nhân sự cần lưu bao gồm:

  • Hợp đồng lao động chính thức do bên phía doanh nghiệp biên soạn và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.
  • Các khoản mà doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho người lao động. Mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng của người lao động.
  • Phụ lục của hợp đồng lao động
  • Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động
  • Đối với một số những loại giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động. Yêu cầu cần có hai bản, đầy đủ chữ ký và lưu nội bộ doanh nghiệp.

Nhân viên chính thức cần yêu cầu cao hơn về giấy tờ. Vì thế mà doanh nghiệp cần phải thận trọng hơn trong quá trình lưu trữ giấy tờ của người lao động.

quản lý hồ sơ nhân sự

3. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất

Hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Hành chính nhân sự cần phải nắm được toàn bộ những nguyên tắc, quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả.

3 quy định quan trọng, ban hành bởi Pháp luật Việt Nam về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự không thể bỏ qua:

  1. Hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp đều phải đảm bảo gắn liền với hồ sơ lương khi được doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Bởi vì thông thường thì những bộ hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp lưu trữ và khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, lúc này doanh nghiệp sẽ trình hồ sơ ra.
  2. Và trong cả quá trình lao động làm việc của người lao động trong công ty, các bộ hồ sơ của người lao động đều sẽ được lưu trữ ở trong doanh nghiệp và nó cũng được gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty.
  3. Những bộ HSNS được lưu trữ ở trong doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố như sau: Loại lao động; quy chế lao động; quy chế lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ có hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy vào quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự thay đổi về việc lưu trữ hồ sơ.

Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên phía hành chính nhân sự cần là người nắm rõ nhất toàn bộ những yêu cầu về vấn đề hồ sơ. Đặc biệt cần cân nhắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.

4. 65++ biểu mẫu hành chính nhân sự cần biết

Đi kèm với việc lưu trữ hồ sơ bản gốc, bộ phận hành chính nhân sự chắc chắn sẽ cần cập nhật vắn tắt các hoạt động thường ngày vào hồ sơ nhân sự, cụ thể với 65 loại giấy tờ tối thiểu như sau:

  • Bảng chấm công, tăng ca
  • Bảng theo dõi công lương trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp
  • Biên bản xử lý khiếu nại
  • Giấy đề nghị đi công tác
  • Phiếu đề xuất thăng chức, bổ nhiệm, miễn nhiễm
  • Quy chế khen thưởng và vi phạm
  • Cùng vô số các loại giấy tờ khác… (Vui lòng điền thông tin để nhận được đầy đủ 65 biểu mẫu này)

Đây chính là bước bắt buộc để hoàn thiện hồ sơ, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn nắm rõ tình trạng làm việc của nhân viên.

4.1. Đăng ký TẢI MIỄN PHÍ các biểu mẫu hành chính nhân sự quan trọng


5. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Có thể thấy, quản lý thông tin nhân sự hiệu quả không hề dễ dàng, đặc biệt khi bộ phận nhân sự phải quản lý tới 65 loại biểu mẫu hành chính đi kèm với hồ sơ nhân sự. Do đó, chuyện bị sai sót trong thông tin, cũng như cung cấp thiếu giấy tờ thuộc bộ hồ sơ là điều thường thấy ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện tại.

Thông tin nhân sự có thể coi là tài sản quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng với xu hướng công nghệ 4.0, quản lý hồ sơ nhân sự cũng có nhiều điểm khác. Từ quản lý hồ sơ bằng giấy tờ sang số hóa các thông tin, đảm bảo lưu trữ bảo mật, chuẩn xác.

AMIS Thông tin nhân sự - Quản lý hồ sơ hiệu quả
AMIS Thông tin nhân sự – Quản lý hồ sơ hiệu quả

5.1. AMIS Thông tin nhân sự – Quản lý hồ sơ hiệu quả

Quản lý hiệu quả cùng phần mềm AMIS Thông tin nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp

  1. Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên
  2. Dễ dàng trích xuất tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ
  3. Quản lý dữ liệu hồ sơ nhân viên tập trung, xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.

AMIS Thông tin nhân sự nằm trong nền tảng quản trị nguồn nhân lực hợp nhất AMIS HRM, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tất cả các nghiệp vụ quản trị nhân sự khác như: Chấm công, Tính lương, hợp đồng lao động, quản lý nghỉ phép, công tác, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, Đánh giá, đào tạo…..

>>> Xem thêm: Top 22 phần mềm quản lý nhân sự

Đăng ký trải nghiệm đầy đủ tính năng AMIS Thông tin nhân sự miễn phí trong vòng 15 ngày!

CTA dùng thử

Chia sẻ bài viết hữu ích này