Hồ sơ nhân sự là gì? Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Hồ sơ nhân sự là gì, hồ sơ nhân sự gồm những gì, làm thế nào để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả? Những thắc mắc này của bạn sẽ được MISA AMIS HRM giải đáp ngay trong bài viết dưới đây. Hồ sơ nhân sự gồm nhiều thông tin quan trọng và là căn cứ cho nhiều quyết định trong doanh nghiệp. Vì thế mà bộ phận quản lý nhân sự phải thu thập, quản lý, lưu trữ một cách chặt chẽ.

Tải miễn phí – Mẫu hợp đồng lao động mới nhất 2024

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự  trong một doanh nghiệp, tổ chức được hiểu là TÀI LIỆU lưu trữ toàn bộ thông tin về nhân viên. Những thông tin quan trọng Đó là sơ yếu lí lịch, bằng cấp, bảo hiểm, lương thưởng, lịch sử làm việc, quá trình được bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, tạm nghỉ, thôi việc…

Những thông tin trong hồ sơ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Các dữ liệu này được sử dụng trong việc tính toán bảng công, bảng lương, BHXH, thuế TNCN, chế độ phúc lợi, đãi ngộ, quyết định thay đổi vị trí hoặc công việc.

Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự thường do phòng nhân sự phụ trách. Hồ sơ nên được cập nhật thường xuyên nếu có nhân viên mới vào hoặc có dữ liệu thay đổi. Với các nhân viên đã nghỉ việc, doanh nghiệp vẫn nên lưu trữ hồ sơ trong một khoảng thời gian nhất định để giải quyết các chế độ nếu có.

Hiện nay tại nhiều doanh nghiệp, hồ sơ được lưu giữ offline là chủ yếu. Tuy nhiên cũng không ít doanh nghiệp quản lý hồ sơ điện tử để tăng thời gian lưu trữ và dễ dàng tra cứu hơn. Đồng thời bản cứng vẫn được lưu trữ để phục vụ các mục đích khác khi cần.

2. Hồ sơ nhân viên gồm những gì?

2.1 Đối với người lao động ở trong thời gian thử việc

Thông thường, hồ sơ thử việc cần đầy đủ các giấy tờ như sau:

• Đơn xin việc.
• Sơ yếu lý lịch của người lao động.
• Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh thư của người lao động, có công chứng.
• Bản sao bằng cấp của người lao động, có công chứng.

Bên cạnh đó người lao động nước ngoài cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép hành nghề tại Việt Nam. Đối với trường hợp người lao động có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi, phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng bằng văn bản.

2.2 Hồ sơ nhân sự đối với người lao động chính thức

Khi đã trở thành nhân viên chính thức ở trong doanh nghiệp, người lao động sẽ cần bổ sung thêm giấy tờ vào trong bộ hồ sơ thử việc trước đó. Bao gồm những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc.

• Hợp đồng lao động chính thức do doanh nghiệp soạn thảo và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Phụ lục hợp đồng lao động.
• Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động.
• Đối với một số loại giấy tờ phát sinh có chữ ký của người lao động: yêu cầu có 2 bản và lưu trữ trong nội bộ doanh nghiệp.

Quá hạn hợp đồng nhưng HR không biết?Đăng ký nhận tư vấn từ giải pháp chuyên gia ngay!

2.3 Người lao động có độ tuổi dưới 15

Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15, trong hồ sơ cần phải có những giấy tờ sau:

• Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh thư, hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người lao động, có công chứng.
• Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.

3. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Về thời gian, Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định hồ sơ gốc của các cán bộ, công chức viên chức được lưu trữ vĩnh viễn. Hồ sơ của người đã chấm dứt hợp đồng lao động được lưu trữ trong vòng 5 năm.

Luật Lưu trữ quy định các tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa. Bên cạnh đó các tài liệu lưu trữ điện từ phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, và không được hủy các tài liệu lưu trữ sau khi số hóa, nếu các tài liệu đó có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

Ngoài ra doanh nghiệp cần lưu ý hồ sơ của mỗi nhân sự phải gắn liền với quá trình làm việc. Các thông tin về lương, BHXH, thuế TNCN cần có sự trùng khớp giữa hồ sơ của mỗi cá nhân và báo cáo mà doanh nghiệp trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vì vậy doanh nghiệp nên chú trọng việc đồng bộ dữ liệu ngay từ đầu, quản lý hồ sơ chặt chẽ để tránh phải bổ sung, điều chỉnh về sau.

4. Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

4.1 Phân loại hồ sơ nhân sự

Bước đầu tiên trong quản lý là phải phân loại hồ sơ một cách khoa học, có hệ thống. Tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô, đặc điểm nhân sự, doanh nghiệp có thể chọn các phương thức phân loại khác nhau, hoặc kết hợp nhiều phương thức cùng lúc: phân loại theo bảng chữ cái, theo thời gian, theo nhóm hồ sơ, theo chức vụ, phòng ban… Nếu doanh nghiệp lưu trữ điện tử thì sẽ dễ sàng lọc hơn, bởi các phần mềm thường cung cấp công cụ lọc theo tiêu chí.

4.2 Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Doanh nghiệp cần chuẩn bị không gian lưu trữ và thiết bị lưu trữ đủ rộng. Cụ thể là các phòng chứa, tủ đựng, ngăn kéo, hoặc phần mềm, nền tảng lưu trữ có dung lượng phù hợp. Việc sắp xếp hồ sơ tại các doanh nghiệp thường được triển khai theo nhiều cách: theo năm, tháng, quý, hoặc theo tình trạng hồ sơ (đã đầy đủ, còn thiếu, đã giải quyết, chưa giải quyết…). Sắp xếp hồ sơ nên ưu tiên tiêu chí dễ hiểu và dễ tra cứu để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn.

4.3 Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ bản cứng cần được lưu trữ ở nơi sạch sẽ, thoáng mát, tránh mối mọt. Doanh nghiệp nên chuẩn bị bìa đựng, nhãn dán, các văn phòng phẩm khác để hỗ trợ bảo quản, đánh dấu hồ sơ. Để tránh mất mát tài sản, cần scan các hồ sơ quan trọng và lưu trữ trên hệ thống máy tính của công ty, hoặc trên phần mềm chuyên dụng.

Các nhân viên phụ trách quản lý hồ sơ cần hiểu rõ tầm quan trọng của nghiệp vụ này, đồng thời phổ biến quy trình liên quan đến hồ sơ cho toàn bộ nhân sự trong công ty. Cụ thể: cần nộp những văn bản nào, yêu cầu là gì, ai có quyền truy cập kho hồ sơ…

Phòng nhân sự có trách nhiệm kiểm tra tình hình hồ sơ định kỳ, kịp thời cập nhật dữ liệu nếu có thay đổi. Bên cạnh đó, việc đầu tư nâng cấp quy trình, công cụ quản lý hồ sơ là rất cần thiết. Bởi khi quy mô nhân sự gia tăng đến một ngưỡng nhất định, không gian lưu trữ hẹp và cách quản lý hồ sơ thủ công sẽ là hạn chế lớn.

5. Quản lý hồ sơ bằng phần mềm thông tin nhân sự

Hồ sơ nhân sự liên quan đến nhiều thủ tục bắt buộc, vì thế quản lý các giấy tờ này cần sự chính xác, chặt chẽ. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý một cách thủ công, quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian tìm kiếm, khó kiểm soát số lượng hồ sơ chưa hoàn thiện, khi làm việc với cơ quan thuế, BHXH phải điều chỉnh nhiều lần…

Để khắc phục những khó khăn trên, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm để quản lý thông tin nhân sự. Dữ liệu nhân sự được quản lý online, và được lưu trên máy tính hoặc thiết bị di động. HR có thể tra cứu dữ liệu nhanh chóng và xuất được báo cáo về tình trạng hồ sơ của cả công ty.

AMIS Thông Tin Nhân Sự là phần mềm được phát triển bởi MISA – đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm hiện đang hỗ trợ 17.000+ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả.

• Quản lý thông tin theo vòng đời nhân sự, từ lúc tuyển dụng, thử việc đến chính thức và thôi việc.
• Lưu trữ toàn bộ dữ liệu về nhân viên: lý lịch, bằng cấp, hợp đồng, quá trình làm việc, quyết định khen thưởng, kỷ luật, bảng lương, mức đóng BHXH, thuế TNCN…
• Giao diện trực quan, bố trí khoa học, dễ dàng cập nhật thông tin nhân sự.
• Kết nối với phần mềm tuyển dụng, chấm công, tiền lương, thuế TNCN, BHXH, đánh giá, đào tạo trong nền tảng MISA AMIS HRM để đồng bộ dữ liệu.
• Cung cấp các báo cáo tổng quan về tình hình hồ sơ nhân sự theo nhiều tiêu chí, giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định hợp lý.
• Đáp ứng các chuẩn đầu vào về dữ liệu và các tiêu chuẩn bảo mật.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM AMIS THÔNG TIN NHÂN SỰ 14 NGÀY

Dùng thử miễn phí

6. Tải miễn phí 55+ biểu mẫu quản lý thông tin nhân sự dành cho HR

Đi kèm với việc lưu trữ hồ sơ bản gốc, bộ phận hành chính nhân sự chắc chắn sẽ cần các văn bản khác để quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả. Mời bạn gửi thông tin đăng ký để tải miễn phí.

• Mẫu sổ tay nhân viên
• Danh sách nhân viên thử việc, chính thức, sắp hết hạn hợp đồng
• Biểu mẫu về tuyển dụng
• Biểu mẫu về đào tạo
• Biểu mẫu về lương
• Biểu mẫu về kỷ luật, khen thưởng, miễn nhiệm, bổ nhiệm
• Và nhiều biểu mẫu khác

6. Kết luận

Với những nội dung trên, MISA AMIS HRM hy vọng bạn đã hiểu rõ hồ sơ nhân sự là gì cũng như các nguyên tắc quản lý hồ sơ hiệu quả. Hãy kết hợp phương thức lưu trữ tại chỗ và lưu trữ điện tử để quản lý thông tin nhân viên một cách tốt nhất, giảm bớt các rủi ro về thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian, công sức cho doanh nghiệp.