Kiến thức Quản lý nhân sự Hồ sơ nhân sự là gì? Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ...

Hồ sơ nhân sự là gì? Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự

495
Hồ sơ nhân sự là gì

Công tác quản lý nhân sự luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Vì thế mà bộ phận quản lý nhân sự luôn phải chú ý đến khâu quản lý và thu thập hồ sơ của nhân sự. Vậy hồ sơ nhân sự là gì và hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?

Hồ sơ nhân sự là gì

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi quan trọng, nó lưu trữ toàn bộ những thông tin về nhân sự. Những thông tin quan trọng về nhân sự ở trong một doanh nghiệp như là thông tin về sơ yếu lí lịch, bảo hiểm, lịch sử công tác của nhân sự, lương thưởng và những thông tin về việc xin nghỉ phép của nhân sự.

Những thông tin về hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế  cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.

Thành phần chính trong hồ sơ nhân sự là gì?

Đối với người lao động ở trong thời gian thử việc

Thông thường, ở trong hồ sơ nhân sự bao gồm đầy đủ các giấy tờ như sau:

  • Đơn xin việc
  • Sơ yếu lí lịch của người lao động
  • Giấy chứng minh thư photo công chứng của người lao động
  • Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động

Nếu như người lao động ở trong công ty là người nước ngoài, người lao động cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên. Bên cạnh đó người lao động nước ngoài cũng cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép để lao động tại Việt Nam.

Đối với trường hợp người lao động ở trong công ty có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi. Bên phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng bằng văn bản.

Người lao động có độ tuổi dưới 15

Nếu như doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15. Trong hồ sơ nhân sự cần phải đảm bảo được những giấy tờ như sau:

  • Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động
  • Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.

Khi doanh nghiệp đã thu được đầy đủ toàn bộ những loại giấy tờ này coi như đã đủ hồ sơ nhân sự lưu trữ trong doanh nghiệp.

Đối với hồ sơ của người lao động chính thức

Khi đã trở thành nhân viên chính thức ở trong doanh nghiệp, người lao động sẽ cần bổ sung thêm giấy tờ vào trong bộ hồ sơ thử việc trước đó. Sẽ bao gồm những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc. Hồ sơ nhân sự cần lưu bao gồm:

  • Hợp đồng lao động chính thức do bên phía doanh nghiệp biên soạn và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.
  • Các khoản mà doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho người lao động. Mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng của người lao động.
  • Phụ lục của hợp đồng lao động
  • Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động
  • Đối với một số những loại giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động. Yêu cầu cần có hai bản, đầy đủ chữ ký và lưu nội bộ doanh nghiệp.

Nhân viên chính thức cần yêu cầu cao hơn về giấy tờ. Vì thế mà doanh nghiệp cần phải thận trọng hơn trong quá trình lưu trữ giấy tờ của người lao động.

Đọc thêm:
>> Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự thực chất là gì? Giải pháp CĐS số 1 cho doanh nghiệp
>> Phần mềm quản lý tuyển dụng số 1 Việt Nam | AMIS Tuyển dụng

Những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Hành chính nhân sự cần phải nắm được toàn bộ những nguyên tắc trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự. Vậy những nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ nhân sự là gì?

  • Các HSNS ở trong doanh nghiệp đều phải đảm bảo gắn liền với hồ sơ lương khi được doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Bởi vì thông thường thì những bộ hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp lưu trữ và khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, lúc này doanh nghiệp sẽ trình hồ sơ ra.
  • Và trong cả quá trình lao động làm việc của người lao động trong công ty, các bộ hồ sơ nhân sự của người lao động đều sẽ được lưu trữ ở trong doanh nghiệp và nó cũng được gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty.
  • Những bộ HSNS được lưu trữ ở trong doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố như sau: Loại lao động; quy chế lao động; quy chế lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ có hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy vào quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự thay đổi về việc lưu trữ hồ sơ.

Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên phía hành chính nhân sự cần là người nắm rõ nhất toàn bộ những yêu cầu về vấn đề hồ sơ. Đặc biệt cần cân nhắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự có thể coi là tài sản quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng với xu hướng công nghệ 4.0, quản lý hồ sơ nhân sự cũng có nhiều điểm khác. Từ quản lý hồ sơ bằng giấy tờ sang số hóa các thông tin, đảm bảo lưu trữ bảo mật, chuẩn xác.

Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự AMIS Nhân sự giúp doanh nghiệp: Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.

Ngoài quản lý hồ sơ, AMIS Nhân sự cũng giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các nghiệp vụ quản trị nhân sự khác như: Chấm công, Tính lương, hợp đồng lao động, quản lý nghỉ phép, công tác, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, Đánh giá, đào tạo…..

Tìm hiểu thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự

Đăng ký trải nghiệm đầy đủ tính năng của AMIS Nhân sự miễn phí ngay dưới đây:

Trải nghiệm miễn phí