12 Cách sa thải nhân viên khéo léo nhà quản trị cần phải biết

Ngoài khả năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp, bộ phận HR và CEO cũng cần biết cách sa thải nhân viên sao cho tinh tế và đúng luật. Nhưng dù sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa, việc sa thải nhân viên chưa bao giờ là một công việc đơn giản.

Vậy phải làm sao để sa thải nhân viên một cách khôn khéo mà không ảnh hưởng xấu đến công ty? Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS HRM sẽ chỉ ra 9 cách sa thải nhân viên khéo léo mà nhà quản trị cần nắm vững.  

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. 5 điều cần xem xét trước khi quyết định sa thải nhân viên

Trước khi triển khai việc sa thải nhân viên, nhà quản lý và người lãnh đạo cần cân nhắc kỹ lưỡng trên nhiều góc độ khác nhau. Nếu vội vã đưa ra quyết định sa thải khi người lao động phạm lỗi, HR hoặc CEO có thể bị những nhân sự khác trong công ty đánh giá là thiếu khoan dung và tầm nhìn xa trông rộng. 

Vậy nên trước khi sa thải nhân viên, nhà quản trị cần suy xét những yếu tố dưới đây: 

1.1 Đánh giá toàn diện về nhân viên một lần nữa

Việc đánh giá toàn diện về nhân viên theo hướng khách quan sẽ giúp cho nhà quản trị có thêm căn cứ chính xác để quyết định liệu có nên sa thải họ hay không. Đây được coi là một công đoạn quan trọng trước khi đưa ra thông báo sa thải nhân viên.

Ngoài quan điểm chủ quan, người quản lý nên thu thập đánh giá của các phòng ban, nhân sự liên quan trong công ty và tổng hợp Những thành tựu mà nhân viên đóng góp cho tổ chức. Có thêm thông tin sẽ giúp cho HR hoặc CEO đưa ra đánh giá lý trí hơn về việc nhân viên đó liệu có còn thích hợp để tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp không.

1.2 Xác định vấn đề nhân viên đang gặp phải

Tiếp theo, nhà quản lý nhân sự cần xác định lỗi cụ thể mà nhân viên phạm phải một cách rõ ràng và minh bạch. Sau đó HR hoặc ban lãnh đạo sẽ trao đổi trực tiếp với nhân sự đó để tìm hiểu nguyên nhân và cung cấp giải pháp hợp lý cho vấn đề. 

Nhà quản trị nên căn cứ vào mức độ phạm lỗi để đưa ra hình thức kỷ luật phù hợp. Sa thải là mức phạt cao nhất nên được áp dụng với những trường hợp cụ thể như sau: Trộm cắp, tham ô, cờ bạc, cố ý gây thương tức hoặc sử dụng chất cấm tại nơi làm việc,…

1.3 Cân nhắc mức độ phù hợp giữa năng lực nhân viên và công việc hiện tại

Đối với trường hợp nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn tốt nhưng hiệu suất lại giảm sút đột ngột thì nhà quản lý nên xem xét liệu vị trí công việc có còn phù hợp với năng lực của họ không. Trong tình huống như vậy, thay vì sa thải nhân viên, lãnh đạo có thể điều hướng họ sang vị trí khác để tận dụng kỹ năng và trình độ chuyên môn của họ.

Nếu nhân viên giảm hiệu suất do kinh nghiệm còn non kém, người quản lý có thể triển khai các chương trình đào tạo bài bản và khuyến khích nhân viên tham gia để cải thiện nghiệp vụ chuyên môn. 

1.4 Tìm hiểu những thay đổi gần đây của nhân viên

Đôi khi nhân viên sẽ bị căng thẳng do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan dẫn đến kết quả công việc kém đi.

Nếu nhận ra những thay đổi tiêu cực của nhân viên, nhà quản lý nên tìm hiểu lý do gây ra tác động xấu tới người lao động. Từ đó, có phương án giải quyết kịp thời. Khi lãnh đạo hỗ trợ nhân viên loại bỏ những tiêu cực trong công việc, họ có thể nhanh chóng lấy lại phong độ và làm tăng hiệu suất công việc.

1.5 Thẳng thắn chia sẻ tình hình thực tế với nhân viên

Đối với những vấn đề nhạy cảm như sa thải nhân viên, nhà quản trị nên gặp mặt và trao đổi thẳng thắn tình hình thực tế với người lao động. Việc này tránh gây hiểu lầm và ảnh hưởng xấu cho công ty sau khi sa thải nhân viên. Nhà quản lý không nên thông báo sa thải qua email hoặc tin nhắn bởi như vậy được cho là thiếu tôn trọng đối với nguồn nhân lực.

Cách sa thải nhân viên khéo léo là thể hiện sự tôn trọng và lịch sự khi đưa ra thông báo dừng hợp tác với họ. Người quản lý nên gửi thông báo ghi nhận những đóng góp và kèm theo lời cảm ơn chân thành cho sự nỗ lực của nhân viên trong suốt quãng thời gian đồng hành cùng doanh nghiệp. Hành động này sẽ để lại ấn tượng tốt với nhân viên kể cả khi họ đã rời đi.

2. 9 Cách sa thải nhân viên sao cho khéo léo nhà quản trị cần biết

Phong cách ôn hòa là điều nhà quản trị nhân sự nên hướng tới khi sa thải nhân viên. Để làm được điều này, quản lý HR có thể tham khảo 9 cách sa thải nhân viên đúng luật và khéo léo dưới đây:

2.1 Tránh đưa ra quyết định đường đột

Nhận thông báo sa thải có thể khiến nhân viên gặp phải cú sốc gây ảnh hưởng tiêu cực tới tâm lý của họ. Vì vậy nếu nhà quản lý nên cân nhắc việc cho nhân viên thêm cơ hội thứ hai để sửa chữa lỗi lầm và cải thiện hiệu suất.

Thông báo quyết định sa thải nhân viên về bản chất là văn bản hành chính quan trọng của công ty. Đây là văn bản thường bị kiện tụng nhiều nhất trong nhiều vụ án về luật lao động. Có không ít công ty phải thu hồi quyết định sa thải nhân viên và phải chịu bồi thường do ban hành chưa đúng luật.

Để không gặp phải tình huống xấu nhất, nhà quản lý nên suy xét cân nhắc kỹ lưỡng và tránh đưa ra quyết định sa thải nhân viên đường đột. 

2.2 Thông báo riêng với nhân viên

Cách sa thải nhân viên khéo léo là lựa chọn một không gian kín đáo, riêng tư và trao đổi lịch sự về vấn đề sa thải với nhân viên. Cách thức này giúp cho nhân viên giữ được thể diện, đồng thời họ sẽ tránh phải cảm thấy mặc cảm, tự ti trước đồng nghiệp khác. 

Việc chú trọng đến địa điểm thông báo sa thải cũng sẽ phần nào nâng tầm nhà quản lý trong mắt nhân viên. Họ sẽ cảm thấy lãnh đạo công ty có tâm và biết suy nghĩ cho tâm trạng của nhân viên.

2.3 Tổ chức họp cùng với nhân chứng

Trong cuộc họp thông báo quyết định sa thải, ngoài lãnh đạo và và nhân viên thì cần có thêm ít nhất một nhân chứng. Người này có liên quan trực tiếp hoặc đóng vai trò là người phụ trách quản lý nhân viên bị sa thải. Nhân chứng sẽ giúp cho nhà quản trị củng cố quyết định sa thải.

Bên cạnh đó, việc có nhân chứng còn có thể doa xịu nhân viên bị sa thải. Bởi họ sẽ thấy rằng việc cấp trên ra quyết định sa thải xuất phát từ quá trình cân nhắc suy xét kỹ lưỡng và mang tính khách quan. Qua đó, nhân viên sẽ bớt cảm xúc tiêu cực và cảm thấy dễ chịu hơn. 

2.4 Trao đổi trực tiếp với nhân viên

Vấn đề sa thải vô cùng nhạy cảm, không giống các trường hợp như quyết định ký kết hợp đồng hay gọi điện sắp xếp gặp mặt với đối tác, khách hàng. Đây là vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiếm sống của người khác.

Tuỳ vào từng tình huống cụ thể, nhà quản lý nên lựa chọn hình thức phù hợp để thông báo quyết định sa thải đến nhân viên. Thông thường cách tốt nhất là gặp mặt trực tiếp trao đổi thay vì gọi điện hay gửi email thông báo.

Dù bằng phương pháp nào, người quản lý nhân sự cũng nên thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với nhân viên đã từng cống hiến cho doanh nghiệp mình. 

2.5 Chuẩn bị đầy đủ bằng chứng và giấy tờ

Hầu hết nhân viên khi nhận thông báo sa thải đều mong muốn biết rõ lý do mình bị cho thôi việc. Lúc này nhà quản lý cần chuẩn bị sẵn giấy tờ, văn bản bằng chứng thuyết phục để cung cấp thông tin cho nhân viên.

Những bằng chứng có thể kể đến như:

• Ý kiến đóng góp, đánh giá từ phòng ban, nhân viên có liên quan
• Báo cáo hiệu suất công việc

Với những số liệu và thông tin cụ thể, nhân viên sẽ hiểu cho quyết định sa thải từ cấp trên và nhà quản lý có thể tránh những cuộc tranh cãi căng thẳng gây lãng phí thời gian.

2.6 Không nên nói quá nhanh khi sa thải nhân viên

Tốc độ nói cũng ảnh hưởng tới tâm trạng của nhân viên khi nhận thông báo sa thải. Nhà quản lý nên chú ý không nên nói quá nhanh khi gặp mặt và trao đổi với nhân viên về vấn đề sa thải để tránh cuộc nói chuyện lâm vào tình trạng căng thẳng.

HR hoặc CEO nên thông báo sa thải với nhân viên một cách nhẹ nhàng nhất có thể với tốc độ nói phù hợp để bầu không khí hài hoà và thoải mới cho cả đôi bên. Phản ứng của nhân viên khi biết bản thân bị cho thôi việc cũng không quá bàng hoàng và bối rối.

2.7 Chú ý những vấn đề về pháp luật

Giữ vai trò là người quản lý nhân sự, lãnh đạo có quyền sa thải nhân viên. Tuy nhiên, để quyền lợi của người lao động được bảo vệ, căn cứ theo luật Lao động điều 125, doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải đối với các trường hợp: trộm cắp, tham ô, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, …

Tức là doanh nghiệp phải có lý do chính sáng mới có thể đưa ra quyết định sa thải nhân viên. Nếu không tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể phải gánh chịu những hậu quả pháp lý nghiêm trọng gây ảnh hưởng tiêu cực tới toàn bộ công ty.

2.8 Sẵn sàng đón nhận những cảm xúc tiêu cực từ nhân viên

Phần lớn mọi người khi nhận quyết định bị thôi việc đều sẽ rơi vào tâm trạng buồn bã và bực bội. Để xoa dịu cảm xúc tiêu cực của nhân viên, người quản lý nhân sự cần chú ý đến cách nói chuyện, và nên đưa ra những lời an ủi, động viên phù hợp.

Một lãnh đạo “có tâm” sẽ thấu hiểu và cảm thông cho tâm trạng hụt hẫng của nhân viên. Hãy thể hiện sự tôn trọng với nhân viên bằng cách cảm ơn họ đã cống hiến hết mình cho doanh nghiệp trong thời gian qua.

2.9 Đem đến cho nhân viên những cơ hội mới

Đối với những trường hợp công ty bắt buộc phải sa thải nhân viên do năng lực của họ không còn phù hợp với công việc, nhà quản lý có thể cân nhắc giới thiệu những công việc hoặc đơn vị tuyển dụng thích hợp với nhân viên. 

Việc này không chỉ giúp nhân viên mở rộng cơ hội việc làm tốt hơn sau khi rời khỏi doanh nghiệp, mà còn giúp cho công ty để lại ấn tượng tốt trong lòng cả những nhân sự ở lại rằng đây là nơi đáng để họ tận tâm cống hiến.

3. Hậu quả tiêu cực của việc sa thải nhân viên

Sa thải nhân viên là một quyết định khó khăn nhưng trong nhiều trường hợp đây là điều nhà quản lý bắt buộc phải làm. Tuy nhiên nếu như thông báo sa thải không khôn khéo hoặc sai luật định có thể sẽ gây ra hậu quả tiêu cực ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.

3.1 Ảnh hưởng tới tâm lý của các nhân viên khác

Nếu lãnh đạo công ty không thông báo sa thải đối với nhân viên một cách minh bạch, chính đáng có thể gây ra sự bất mãn cho cả những nhân sự ở lại. Bởi đồng nghiệp của họ bị đào thải không rõ ràng thì đến một ngày nào đó có thể chính họ cũng sẽ lâm vào tình cảnh như vậy.

Nhà quản lý không nên để tâm lý này lan rộng, vì điều đó có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng công việc của toàn thể nhân viên trong công ty.

3.2 Ảnh hưởng tới danh tiếng của doanh nghiệp

Thực tế có rất nhiều nhân viên sau khi bị sa thải đã đăng tải bài viết phàn nàn về công ty cũ lên mạng xã hội. Với sự phát triển của công nghệ, những bài viết như vậy thường lan truyền với tốc độ chóng mặt gây ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp.

Thậm chí trong một số trường hợp, nhân viên cũ bị cho thôi việc có thể kích động những nhân sự khác còn làm việc tại công ty khiến hiệu suất của họ kém đi, hoặc liên kết với đối thủ cạnh tranh để làm tổn hại doanh nghiệp.

3.3 Những vấn đề liên quan đến pháp luật

Nhiều trường hợp nhân viên sau khi nhận thông báo sa thải đã đâm đơn kiện doanh nghiệp ra toà. Một trong những nguyên nhân phổ biến là việc nhà quản trị chưa giải quyết thỏa đáng các vấn đề như: Tiền lương, trợ cấp, bảo hiểm xã hội hoặc các chế độ phúc lợi khác của người lao động.

Giải quyết kiện tụng gây mất thời gian và đôi khi còn khiến doanh nghiệp hao tổn chi phí. Vì vậy để tránh trường hợp này xảy ra, doanh nghiệp nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý trước khi đưa ra quyết định sa thải nhân viên.

4. Kết luận

MISA AMIS HRM mong rằng những thông tin trên đã giúp cho nhà quản lý nhân sự nắm được cách sa thải nhân viên khéo léo và đúng luật để tránh những tổn thất về lâu về dài cho công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao khâu quản lý nhân sự bằng cách áp dụng giải pháp công nghệ để giảm thiểu tình trạng sa thải nhân viên.