Cách tạo chữ ký email công ty chuyên nghiệp giúp tăng độ nhận diện thương hiệu

Email là kênh liên hệ chính thức của hầu hết tất cả doanh nghiệp lớn nhỏ trên thị trường. Email có thể được coi là một trong những điểm chạm quan trọng nhất của doanh nghiệp với đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. Vì vậy, việc đầu tư một chữ ký email chỉnh chu sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận, mà còn giúp tăng độ nhận diện thương hiệu.

Để tận dụng tối đa sức mạnh của email trong việc gia tăng nhận diện thương hiệu thì bạn đừng bỏ qua bài viết chia sẻ thông tin hữu ích dưới đây nhé!

1. Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là một phần thông tin cơ bản (gồm tên, địa chỉ, nơi ở, thông tin liên hệ, website…) của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân nào đó muốn cung cấp cho người nhận để họ dễ dàng xác định được đối tượng gửi thư là ai.

Chữ ký email thường xuất hiện ở mục cuối cùng của một nội dung email, thể hiện được phong cách chuyên nghiệp của người gửi. Phần thông tin của chữ ký email sẽ tự động xuất hiện sau khi đã được thiết lập mặc định một lần trên hệ thống mà không cần phải viết lại trong mỗi lần soạn email mới.

Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản và hình ảnh. Để có được một chữ ký email ấn tượng và chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần phải có logo, font chữ, màu chữ và sự sắp xếp hợp lý giữa các phần thông tin. 

2. Lợi ích của email công ty chuyên nghiệp

Chữ ký email được xem như một công cụ giúp làm tăng độ nhận diện thương hiệu mạnh mẽ trong mắt đối tác và khách hàng, nếu doanh nghiệp tận dụng đúng cách. Thông qua việc trao đổi văn bản email có chữ ký, người nhận sẽ biết đến và hiểu rõ các thông tin của doanh nghiệp hơn.

Bởi chữ ký email chứa đựng những thông tin cơ bản nhưng rất quan trọng như: họ tên, công việc, lĩnh vực, kinh doanh, website, số điện thoại, địa chỉ,…Nó có tác dụng như một tấm danh thiếp giúp người nhận dễ dàng xác định được thương hiệu của doanh nghiệp, từ đó thuận tiện cho việc liên lạc, kết nối với khách hàng. 

Do đó, chữ ký email được xem như một mẫu quảng cáo thu gọn giúp nâng cao hiệu quả email marketing của doanh nghiệp mà không tốn quá nhiều chi phí. Không chỉ giúp quảng bá doanh nghiệp, chữ ký email còn giúp thúc đẩy hành động của người nhận bởi sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy mà nó mang lại.

Chẳng hạn, khi nhân viên công ty khi sử dụng một chữ ký email đồng bộ với mẫu chữ ký của doanh nghiệp sẽ góp phần xây dựng thương hiệu, tạo được đặc điểm nhận dạng của doanh nghiệp đến với người nhận. Từ đó, giúp doanh nghiệp thu hút được sự quan tâm đến từ các đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. Đồng thời thể hiện được sự tôn trọng, chuyên nghiệp của người gửi email đến với người nhận.

Ngoài ra, nếu được thiết kế hiệu quả, chữ ký email có khả năng cung cấp cho người nhận các liên kết đến thông tin quan trọng về doanh nghiệp như mạng xã hội, website,… một cách nhanh chóng. Người nhận có thể click vào các liên kết để tìm hiểu thêm thông tin về doanh nghiệp một cách đơn giản và dễ dàng.

3. Những yếu tố cần có của một chữ ký email chuyên nghiệp

Thu hút sự chú ý của người đọc và truyền đạt thông tin đầy đủ đến họ là hai yếu tố quan trọng để xác định một chữ ký email chuyên nghiệp và chất lượng. Tuy nhiên, không phải bất cứ ai cũng có thể thiết kế được một chữ ký email đáp ứng đủ tiêu chí này. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần phải đảm bảo được các yếu tố sau đây khi tạo chữ ký email:

• Tên công ty: Tên là thành phần quan trọng nhất khi doanh nghiệp thiết kế chữ ký email để người nhận biết thương hiệu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc nên để đầy đủ tên công ty hay tên viết tắt để phù hợp nhất về mặt gia tăng nhận thức cho thương hiệu của doanh nghiệp.
• Thông tin liên hệ: Thông tin liên hệ thường bao gồm địa chỉ website và số điện thoại của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể để thông tin địa chỉ email trong phần liên hệ để nhấn mạnh thêm các thức liên lạc này.
• Liên kết mạng xã hội: Với sự phát triển nhanh chóng của Internet, mạng xã hội dần trở thành một phương thức liên lạc quan trọng, thậm chí là công cụ tìm kiếm. Vì vậy, việc đưa thông tin mạng xã hội vào chữ ký email doanh nghiệp sẽ giúp tăng thêm khả năng kết nối với khách hàng. Doanh nghiệp cần chọn tài khoản mạng xã hội chuyên nghiệp nhất của mình để đưa vào chữ ký email, tránh những liên kết mạng xã hội không phù hợp. Trong trường hợp này, LinkedIn là mạng xã hội phù hợp nhất cho chữ ký email của doanh nghiệp.
• Logo: Logo là một yếu tố quan trọng trong bộ nhận diện thương hiệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc đưa logo vào chữ ký email để gia tăng mức độ nhận biết của khách hàng về thương hiệu.
• Slogan: Mặc dù không phải yếu tố bắt buộc, nhưng một slogan ngắn gọn sẽ là điểm nhấn riêng biệt, giúp bộ nhận diện của thương hiệu ghi được dấu ấn sâu đậm trong lòng khách hàng.  
• Quy định pháp luật: Mỗi quốc gia sẽ có những quy định riêng về chữ ký email mà bắt buộc người dùng phải tuân thủ. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quốc gia bạn đang làm việc hoặc hợp tác có sử dụng các ban hành điều luật cụ thể nào cho chữ ký email hay không. 

Dù vậy, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tránh thiết kế chữ ký email quá dài hoặc chứa quá nhiều thông tin, bởi những chữ ký quá dài dòng có thể gây nhiễu loạn thông tin email, khiến người nhận khó tiếp nhận các thông tin quan trọng trong email marketing của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên hạn chế hoặc cẩn thận khi sử dụng thêm thông tin không liên quan như trích dẫn dài hoặc những câu nói gây tranh cãi. Mặc dù giúp thể hiện thông điệp, nhưng những thông tin này có thể gây khó chịu cho người đọc bởi các ý kiến trái chiều xung quanh nó.

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email 

Một chữ ký email được ví như một tấm danh thiếp gửi cho đối tác, để chữ ký thể hiện được tính chuyên nghiệp nhất cũng như có sức hút ảnh hưởng đến người đọc nhất, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng như phong cách thiết kế, hình ảnh, font chữ, màu sắc và tuân thủ guideline doanh nghiệp.

• Cách thiết kế: Một chữ ký email chuyên nghiệp được thể hiện rõ nhất qua cách thiết kế và bố cục sắp xếp chữ ký. Doanh nghiệp có thể thiết kế chữ ký đơn giản theo dạng từ trên xuống, bao gồm những phần thông tin quan trọng mà doanh nghiệp muốn cung cấp. Doanh nghiệp cũng nên bôi đậm các phần thông tin quan trọng và viết ngắn gọn để đảm bảo chữ ký không dài dòng. Bố cục sắp xếp chữ ký cần đơn giản và gọn gàng nhất có thể.
• Hình ảnh: Yếu tố hình ảnh giúp tạo điểm nhấn đặc biệt cho chữ ký email của doanh nghiệp. Hình ảnh nên là logo hoặc biểu tượng đặc trưng của doanh nghiệp để thể hiện tính chuyên nghiệp và hỗ trợ cho việc marketing cho thương hiệu. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý hình ảnh phải có chất lượng cao và kích thước phù hợp với email.

• • Font chữ: Nên chọn các font chữ đơn giản, dễ đọc như Times New Roman, Arial…tốt nhất nên lựa chọn 1 font chữ cho toàn bộ chữ ký. Hạn chế sử dụng nhiều font chữ trong một chữ ký email, tránh các lỗi cơ bản như cách điệu quá nhiều, lỗi font chữ,…
  • Màu sắc: Một chữ ký email chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu để thu hút được người đọc hiệu quả nhất mà vẫn tránh làm rối bố cục của email. Nếu phối hợp quá nhiều màu trong một chữ ký sẽ gây khó chịu và mất điểm trong mắt người xem. 

• Tuân thủ guideline: Một trong những vai trò quan trọng của chữ ký email là gia tăng độ nhận diện thương hiệu. Chính vì vậy, việc thiết kế chữ ký cần tuân thủ theo guideline của doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng bộ với hình ảnh thương hiệu. Ngoài ra, việc tuân theo guideline sẵn có cũng giúp thiết kế chữ ký tiết chế hơn, không bị có quá nhiều màu sắc hay font chữ, gây rối mắt người nhìn.

5. Cách tạo chữ ký email công ty chuyên nghiệp

Gmail, Outlook và HTMLSIG là 3 công cụ có sẵn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, chúng giúp tạo chữ ký email đơn giản mà không kém phần chuyên nghiệp.

5.1 Cách tạo chữ ký Email công ty trên Gmail

• Bước 1: Mở tài khoản Gmail 
• Bước 2: Chọn “cài đặt” ở biểu tượng bánh răng cưa trên góc màn hình phải >> chọn “settings”.
• Bước 3: Hiển thị giao diện mới, kéo xuống tìm mục “Signature” (chữ ký) >> đánh dấu tích vào bên dưới ô “No Signature”, tiến hành nhập chữ ký email bạn muốn tạo vào khung soạn thảo. Ở đây bạn có thể tùy ý điều chỉnh font chữ, màu sắc, kích thước chữ cho hợp lý.
• Bước 4: Chọn “Save Changes” để lưu thay đổi sau khi tạo xong chữ ký. 

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể sử dụng các chữ ký khác nhau cho một email hoặc chọn một chữ ký khác với mỗi email khác. Để thay đổi chữ ký email trong quá trình viết, hãy nhấp vào chèn “Chèn chữ ký” ở cuối cửa sổ. 

5.2 Cách tạo chữ ký email trên Outlook

• Bước 1: Mở công cụ Outlook >>> vào mục “New Email” để tạo email mới

• Bước 2: Chọn “Signature” trên thanh menu “Message”

• Bước 3: Khi xuất hiện khung thông báo, chọn “New” để bắt đầu tiến hành tạo chữ ký mới

• Bước 4: Xuất hiện khung New Signature >> điền tên cho chữ ký >> chọn “OK”

• Bước 5: Nhập chữ ký email của doanh nghiệp vào khung “Edit signature”. Ở đây, doanh nghiệp có thể tùy ý điều chỉnh font chữ, màu sắc, kích thước chữ hoặc thêm logo và hình ảnh theo ý muốn.
• Bước 6. Sau khi tạo xong chữ ký >> chọn “OK” để lưu lại. 
• Bước 7. Để thêm chữ ký vào email, doanh nghiệp nhấn “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo. 

5.3 Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG

• Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG địa chỉ website https://htmlsig.com/
• Bước 2: Có hai sự lựa chọn khi tạo chữ ký email trên HTMLSIG là miễn phí (Or Create a Free Signature) và tính phí (See Prices & Sign Up). Khi lựa chọn tạo chữ ký email với dịch vụ miễn phí, doanh nghiệp sẽ bị giới hạn một số tính năng hay so với việc trả phí sử dụng. Vì vậy, tùy vào nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai tuỳ chọn trên.

• Bước 3. Khi hiển thị một giao diện mới, doanh nghiệp cần điền lần lượt các thông tin của doanh nghiệp vào các mục Main, Social, Disclaimer, Banner, Style, Apps. Trong đó:

• Main: là nơi điền đầy đủ các thông tin chính như tên cá nhân, email, số điện thoại, tên doanh nghiệp, địa chỉ, website.
• Social: là mục  gắn các liên kết mạng xã hội của doanh nghiệp.
• Disclaimer: đây là mục thể hiện các quy định về nội dung, doanh nghiệp có thể chọn “NO’’ để bỏ qua nếu không cần thiết sử dụng. 
• Banner: cung cấp hình biểu ngữ của doanh nghiệp. 
• Style: lựa chọn màu sắc, font chữ, kiểu chữ,…cho chữ ký email mà doanh nghiệp muốn tạo. 
• Apps: sau khi đã đăng ký và sở hữu một tài khoản trên HTMLSIG, doanh nghiệp có thể liên kết ứng dụng của mình vào tài khoản này. 

• Bước 4: Chọn “Create Signature” để bắt đầu thực hiện tạo chữ ký email của doanh nghiệp. 
• Bước 5: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện Preview sau khi đã tạo lập chữ ký email. Doanh nghiệp có thể chọn “Edit” nếu muốn thay đổi chữ ký email mới và chọn “”Show Source Code” nếu lưu chữ ký. 

Để có thể sử dụng chữ ký email vừa tạo vào trong Gmail hay các dịch vụ Email khác, doanh nghiệp thực hiện thao tác lấy mã nhúng HTML hoặc Download tập tin chữ ký. 

6. Một số lưu ý giúp chữ ký email công ty chuyên nghiệp hơn

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể tạo ra một chữ ký email thể hiện phong cách riêng biệt, tuy nhiên để có được một chữ ký email chuyên nghiệp, thu hút và thật sự hiệu quả cho các chiến dịch email marketing thì doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:

• Chữ ký Email đơn giản, rõ ràng 

Không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin hay sử dụng nhiều kiểu chữ vào trong một chữ ký email, việc này sẽ gây nhiễu loạn thông tin cho người nhận. Một chữ ký email tốt là một chữ ký ngắn gọn nhưng vẫn tóm tắt đầy đủ những thông tin cần thiết. Một chữ ký email càng đơn giản, càng thu hút được sự chú ý của người nhận tốt hơn. 

• Liên kết với tài khoản mạng xã hội 

Việc liên kết với các tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân sẽ giúp người nhận có thêm phương thức tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp. Điều này vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp của công ty, vừa giúp xây dựng tốt các mối quan hệ trong kinh doanh bởi các kênh truyền thông xã hội là nơi khách hàng tương tác với doanh nghiệp nhiều nhất. Đồng thời, chữ ký email cũng sẽ giúp tăng hiệu quả cho chiến dịch marketing khi dẫn khách hàng đến các kênh thông tin khác của doanh nghiệp.

• Hình ảnh đẹp và chất lượng

Hình ảnh hoặc logo là yếu tố giúp khách hàng dễ liên tưởng đến doanh nghiệp nhất. Một hình ảnh đẹp, chuyên nghiệp sẽ để lại được ấn tượng mạnh trong mắt người nhận. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng một bức ảnh hoặc logo có chất lượng cao và đẹp mắt để thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty.

Để có được một bức ảnh đẹp trong chữ ký email, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố như sử dụng hình ảnh có kích thước nhỏ, bởi những hình ảnh có kích thước quá lớn sẽ làm giảm tốc độ load email, làm tăng thời gian hiển thị, dễ khiến người đọc bỏ qua email của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình ảnh nên có màu nền trung tính, bởi nếu trong một bức ảnh có quá nhiều chi tiết hay màu sắc quá sáng hoặc quá tối sẽ khiến người đọc khó chịu. 

• Kết hợp màu sắc hài hòa

Doanh nghiệp chỉ nên chọn tối đa ba màu để kết hợp trong một chữ ký email chuyên nghiệp. Đặc biệt với màu sắc nổi bật sẽ khiến người đọc chú ý đến chữ ký của doanh nghiệp hơn. Một số lời khuyên hữu ích để doanh nghiệp có sự kết hợp màu sắc hài hòa hơn như:

• Màu chủ đạo nên chọn một hoặc hai màu, và phối hợp màu một cách hợp lý.
• Tránh việc sử dụng quá nhiều màu sắc sẽ khiến chữ ký email của doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp. 
• Mỗi lĩnh vực kinh doanh khác nhau sẽ sử dụng những gam màu khác nhau. Ví dụ nếu doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực sáng tạo thì nên chọn tông màu tươi sáng, còn với các hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh khác nên sử dụng gam màu dịu mát hoặc màu sắc thương hiệu.
• Màu sắc trong chữ ký email nên có sự đồng bộ với màu nhận diện thương hiệu, website, mạng xã hội, danh thiếp,….

• Sử dụng gam màu đen – trắng tương phản 

Nếu lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp không phù hợp với các gam màu tươi sáng hay dịu nhẹ, thì tông màu trắng – đen là lựa chọn tốt nhất. Đây là bộ màu đơn giản, dễ sử dụng nhưng không kém phần chuyên nghiệp, hơn hết sự tương phản của bộ màu này sẽ giúp làm nổi bật thông tin của doanh nghiệp, tạo nên sự thu hút mạnh mẽ không thua gì so với các gam màu tươi sáng. 

Kết luận

Email giờ đây không chỉ là một kênh liên hệ mà còn là công cụ marketing quan trọng của doanh nghiệp. Để thiết lập một chữ ký email đẹp và chuyên nghiệp không phải quá khó, nhưng hiệu quả mang lại có thể vượt ngoài sự mong đợi. Vì vậy, hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp sẽ có thể tạo ra chữ ký email ấn tượng cho riêng mình.

Tác giả: Nguyễn Thị Phương Thanh