“Làm sao để email của bạn không vào hòm thư spam?” là câu hỏi được rất nhiều người làm email quan tâm. Việc tối ưu email vào inbox rất quan trọng giúp cho chiến dịch email marketing thành công, đạt hiệu quả cao hơn. Tối ưu như thế nào? Cần lưu ý những gì khi tối ưu Email vào inbox?
Trong bài viết dưới đây, AMIS aiMarketing sẽ bật mí với bạn 2 bước để làm cho email của bạn được đưa vào hòm thư chính của người nhận. Bạn sẽ tìm hiểu được cách viết tiêu đề email thu hút và cụ thể, sử dụng nội dung email chất lượng và hấp dẫn, sử dụng các từ khóa và công cụ để đảm bảo tính xác thực của email của bạn…
Trước khi gửi email marketing đến khách hàng, bạn cần quan tâm đến 2 vấn đề quan trọng: Kỹ thuật và Nội dung email.
1. Check kỹ thuật
Các lý do về mặt kỹ thuật bạn thường gặp phải khiến email rơi vào hòm thư spam:
1.1 Chưa cấu hình xác thực domain (SPF Record, DKIM)
SPF hay DKIM là các cơ chế phát hiện thư điện tử giả mạo bằng cách kiểm tra email được gửi từ domain nào và domain này có thuộc người quản trị đó hay không, nhằm tăng độ tin cậy cho email gửi đi.
Nếu bạn chưa cấu hình DKIM, SPF,… và sử dụng địa chỉ email free làm địa chỉ gửi đi, email của bạn rất dễ rơi vào “tầm ngắm” Spam.
1.2 Domain bị đánh dấu là blacklist
Có rất nhiều lý do khiến tên miền bị đưa vào blacklist bởi các nhà cung cấp dịch vụ ESP và ISP khi bạn chạy chiến dịch Email Marketing. Nhưng lý do cơ bản nhất khiến domain của bạn bị blacklist là do domain đó nhận quá nhiều báo cáo spam từ người nhận. Nhiều trường hợp domain bị rơi vào blacklist có thể do dùng chung cùng server hoặc dùng chung địa chỉ IP với 1 đơn vị khác được cho là spam.
1.3 Địa chỉ IP chưa uy tín
Đối với một địa chỉ IP mới gửi email ra ngoài, việc gửi email sẽ có tỉ lệ vào inbox không cao, nhất là đối với việc gửi email đến các tổ chức lớn như Gmail hay Outlook. Vì vậy nếu địa chỉ IP không gửi email ra ngoài trước đó 30 ngày thì cần phải được làm nóng (warm up) trong một khoảng thời gian để gầy dựng uy tín cho địa chỉ IP này.
Warm-up địa chỉ IP là quá trình bắt đầu từ việc gửi email với số lượng nhỏ và tăng dần lên theo thời gian với một lịch trình đặt sẵn. Bạn có thể mất đến 4-6 tuần để hoàn thành giai đoạn làm ấm địa chỉ gửi. Lý do chúng ta cần làm như vậy là vì khi chúng ta đột ngột gửi ra một lượng lớn email từ một địa chỉ IP hoàn toàn mới thì sẽ bị các bên dịch vụ hòm thư như Gmail hay Outlook chú ý vì bạn đang có hành động giống như một người gửi thư rác. Khi địa chỉ IP của bạn là mới hoàn toàn hoặc đã lâu không hoạt động mà gửi một lượng email lớn thì khả năng bị chặn hoặc cho thư vào thùng rác để bảo vệ người dùng của họ khỏi spam là khá cao.
Có 3 quy tắc liên quan đến việc “làm ấm” một địa chỉ IP mới mà các bạn cần ghi nhớ là:
- Bắt đầu gửi email với một số lượng rất nhỏ rồi tăng dần đến khi đạt được lượng gửi thông thường đúng theo nhu cầu công việc của bạn.
- Bắt đầu gửi đến nhóm người dùng tương tác tốt nhất trước, tiếp đến mới gửi cho nhóm tương tác ít hơn. Điều này sẽ giúp cho bạn xây dựng uy tín cho địa chỉ IP.
- Theo dõi sát các chỉ số open rate và điểm uy tín (reputation score) của IP và domain trong suốt quá trình warm-up địa chỉ IP mới. Điều này sẽ giúp các bạn có được sự điều chỉnh kịp thời khi xảy ra vấn đề để uy tín của địa chỉ IP không bị ảnh hưởng.
Lịch trình mẫu giúp bạn warm up địa chỉ IP mới
Trong trường hợp có số lượng email cần gửi ra ngoài lớn, bạn cần cân nhắc có thêm nhiều địa chỉ IP cùng thay phiên nhau gửi ra ngoài, điều này sẽ giúp gửi được nhiều email hơn và giảm được rủi ro có 1 địa chỉ IP bị report.
1.4 Tần suất gửi email quá nhiều
Thông thường nếu 1 email mới gửi đến quá nhiều tài khoản cùng một lúc có thể bị gmail nhận diện là spam (do tần suất nhận được email từ địa chỉ đó quá nhiều và bất thường). Nếu bạn sử dụng phần mềm AMIS aiMarketing để gửi email, phần mềm này sẽ cung cấp cho bạn bộ lọc tần suất gửi cao trước khi chọn gửi email đến các liên hệ. Tần suất gửi cao là những liên hệ nhận được từ 2-5 email trong vòng 24h qua. Hệ thống sẽ tự động lọc ra các liên hệ đó và người dùng có quyền chọn gửi hoặc không gửi email đến các liên hệ này.
Vì vậy, việc chọn nhà cung cấp gửi email uy tín cũng là 1 trong các yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét. Một nhà cung cấp dịch vụ email marketing sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể điểm chất lượng, khắc phục tình trạng spam và hỗ trợ xây dựng hệ thống kỹ thuật đảm bảo tối ưu uy tín đối với các ESP như Gmail.
Nếu Quý khách cũng đang gặp các vấn đề về email spam hay chạy chiến dịch email marketing chưa đạt hiệu quả, mời bạn tham khảo giải pháp email marketing của MISA tại đây.
2. Check nội dung email
2.1 Tối ưu hóa dòng tiêu đề email
Dòng chủ đề là tương tác đầu tiên của bạn với khách hàng tiềm năng. Nó nên hứa hẹn giá trị, truyền tải tính cách thương hiệu, đồng thời cần đủ sức hấp dẫn khiến người nhận mở và đọc email.
AMIS aiMarketing cho rằng, một dòng tiêu đề email tốt khi nó ngắn gọn, hữu ích và có liên quan tới người nhận. Cụ thể, nó cần:
- Thu hút sự chú ý của người đọc.
- Nhanh chóng truyền đạt thông tin quan trọng
- Làm nổi bật mức độ liên quan của nó đối với người nhận.
- Nhất quán với nội dung email.
Việc không xem xét cẩn thận dòng tiêu đề sẽ làm giảm khả năng mở email. Thậm chí, nó còn khiến email của bạn có nguy cơ cao bị bộ lọc thư rác phân vào mục spam. Rất nhiều doanh nghiệp ít chú ý đến yếu tố cần thiết cho sự tương tác của khách hàng.
Dưới đây là một số gợi ý mà phần mềm AMIS aiMarketing đưa ra, hy vọng, bạn có thể áp dụng hiệu quả khi viết tiêu đề gửi email đến khách hàng của mình. Để một tiêu đề hấp dẫn, thu hút người đọc sẵn sàng mở email, dòng tiêu đề email cần có một số tiêu chí như sau:
#1 Tính cụ thể
Khách hàng của bạn khao khát tính xác thực. Điều đó có nghĩa là họ không có thiện cảm tốt với những tiêu đề không rõ ràng, chung chung.
Hãy tận dụng những dữ liệu bạn đang có về đối tượng khách hàng của mình. Chẳng hạn như họ tên, tuổi, vị trí địa lý, sở thích, nghề nghiệp…v.v. Sử dụng tất cả những thông tin này để tạo ra dòng tiêu đề gây ấn tượng với khách hàng của bạn. Chúng sẽ thu hút sự tò mò và thôi thúc người nhận mở email.
Việc sử dụng các dòng tiêu đề chung chung sẽ đưa thông điệp của bạn vào hòm thư rác hoặc tăng nguy cơ bị khiếu nại.
Với AMIS aiMarketing, bạn không chỉ có thể tạo ra các mẫu email marketing chuyên nghiệp mà còn có khả năng tùy chỉnh phần tiêu đề email để hấp dẫn và tương tác hơn với đối tượng mục tiêu của bạn. Khi sử dụng phần mềm, quá trình cá nhân hóa tiêu đề email trở nên vô cùng dễ dàng. Bạn có thể sử dụng các thuộc tính như tên, địa chỉ, giới tính, xưng hô, email, …. Để tạo ra các tiêu đề email độc đáo và phù hợp với người nhận.
#2 Tính hấp dẫn
Tiêu đề email cần phải hấp dẫn người nhận và thu hút sự chú ý của họ. Ví dụ bạn có thể tận dụng tính cấp bách trong các dòng tiêu đề.
Theo một thống kê cho biết, các dòng tiêu đề truyền đạt cảm giác cấp bách có tỷ lệ mở cao hơn 22% so với các dòng không có. Bạn hãy tận dụng sức mạnh này bằng cách tạo ra một dòng tiêu đề truyền đạt sự khẩn cấp hoặc khan hiếm.
Ví dụ:
- Còn 1h nữa sẽ kết thúc Ngày hội tiêu dùng.
- Nhận ngay mã giảm giá 30% chỉ trong hôm nay
Những tiêu đề trên đã cho người nhận một lý do để nhấp ngay lập tức mà không sử dụng cụm từ spam hoặc gây hiểu lầm.
#3 “NÊN” cá nhân hóa tiêu đề email marketing
Một cách đặt tiêu đề email hiệu quả nữa đó là sử dụng phương pháp cá nhân hóa tiêu đề để doanh nghiệp có thể trở nên gần gũi với khách hàng hơn.
Khi cá nhân hóa tiêu đề email, người đọc sẽ có khả năng chú ý đến email của doanh nghiệp hơn so với những tiêu đề khác không được cá nhân hóa, bởi chắc hẳn khách hàng sẽ bị thu hút bởi những thứ có sự liên kết với mình hơn.
Theo một nghiên cứu của Direct Marketing Association, việc cá nhân hóa tiêu đề email marketing thu hút được 58% người mở email. Vì vậy, tạo sự kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng thông qua việc cá nhân hóa tiêu đề email sẽ giúp tăng tỉ lệ mở email cho doanh nghiệp.
Vậy câu hỏi được đặt ra ở đây là: “Làm thế nào để có thể cá nhân hóa tiêu đề email một cách hiệu quả?”
Ngoài việc cá nhân hóa tiêu đề email bằng cách bao gồm tên của khách hàng ở phần tiêu đề như: “Chào T, những mặt hàng này đang được giảm giá tới 50% trên Shopee chỉ trong ngày hôm nay”, những doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu về khách hàng như hành vi, sở thích của họ sẽ khiến việc cá nhân hóa tiêu đề email trở nên hiệu quả hơn.
Một số những ví dụ nổi tiếng của việc tận dụng dữ liệu hành vi, sở thích của khách hàng có thể kể đến như Coursera và Spotify. Đối với Coursera, dữ liệu về việc khách hàng quan tâm đến khóa học nào hay chủ đề gì sẽ được tổng hợp lại. Sau đó, Coursera sẽ gửi email đề xuất những khóa học tương tự đến khách hàng để thu hút họ sử dụng nền tảng này lâu dài hơn.
Ví dụ về cách đặt chủ đề email marketing của Coursera: “Chỉ riêng cho bạn: Đề xuất những khóa học có thể bạn sẽ quan tâm”.
Hoặc “Danh sách phát nhạc chỉ dành riêng cho bạn” của Spotify
#4 Độ dài tiêu đề hợp lý
Tiêu đề email nên được viết một cách ngắn gọn và hiệu quả để thu hút người nhận mở email và đọc nội dung bên trong. Tiêu đề email không nên quá dài hoặc quá ngắn. Nếu tiêu đề quá dài, nó có thể bị cắt bớt và làm mất đi sự rõ ràng của thông điệp. Nếu quá ngắn, nó có thể không đủ cụ thể để người nhận hiểu được nội dung email của bạn.
Những người kinh doanh nhận được rất nhiều email marketing mỗi ngày. Vì vậy họ không có thời gian để đọc một cuốn tiểu thuyết khi lướt qua hộp thư đến. Sự ngắn gọn thường tạo hiệu quả hoạt động tốt cho các dòng chủ đề.
Như bạn có thể thấy, tỷ lệ mở tốt nhất nằm trong phạm vi 6-10 từ và nó tỷ lệ nghịch với độ dài dòng tiêu đề. Vì vậy, hãy trình bày những thông tin muốn truyền đạt trong phần thân email.
#5 Tiêu đề không gây nhầm lẫn
Tiêu đề email nên được viết sao cho không gây ra nhầm lẫn về nội dung hay người gửi của email.
Khách hàng thường xử lý rất nhiều email hàng ngày. Việc họ mở email với dòng tiêu đề lừa đảo hoặc không nhất quán với nội dung sẽ chỉ khiến email của bạn bị xóa hoặc bị báo cáo spam.
Dòng tiêu đề nên phác thảo rõ ràng những gì khách hàng có thể mong đợi từ email của bạn. Ngoài ra, việc sử dụng “RE:” quá nhiều sẽ khiến bạn bị liệt vào danh sách không đáng tin cậy. Từ đó đánh mất cơ hội xây dựng mối liên hệ với khách hàng tiềm năng.
#6 Tránh lạm dụng những từ ngữ mang tính spam
Tiêu đề email là yếu tố mà các bộ lọc thư rác xem xét để quyết định có cho email vào inbox không. Nếu email của bạn không đạt tiêu chuẩn, nó sẽ bị cách ly trong mục spam. Và như vậy, khách hàng của bạn có khả năng sẽ không bao giờ nhìn thấy nó. Điều này đồng thời cũng làm tổn hại danh tiếng gửi của bạn. Để tránh điều này, hãy loại những từ, cụm từ spam khỏi dòng tiêu đề của bạn.
Doanh nghiệp cần tránh những từ ngữ mang tính spam như sau:
- Hiệu quả nhất
- Tốt nhất
- Tuyệt vời nhất
- Hoàn toàn miễn phí
- Thành công nhất
Còn hàng trăm thứ nữa, nhưng trên đây là những cụm từ thường gặp phổ biến trong email marketing. Chúng đều có khả năng gây chú ý đối với bộ lọc thư rác. Hãy tránh các lỗi sai này khi viết tiêu đề email.
#7 Tránh lạm dụng viết hoa
Đây là lỗi sai phổ biến nhất trong các phương pháp tạo tiêu đề email. Hầu hết các nhà tiếp thị đều áp dụng cách làm này vì muốn nổi bật và gây sự chú ý với người nhận. Nhưng bạn cần biết, đây là một trong những yếu tố kích hoạt bộ lọc thư rác. Tức là, thay vì vào Inbox của người nhận thì chúng đã bị “cách ly” trong mục spam rồi.
Bạn muốn tạo ấn tượng với khách hàng tiềm năng là một ý tưởng tốt. Nhưng không có nghĩa là nên viết chữ in hoa tất cả. Thay vào đó, chỉ nên viết hoa ký tự đầu trong các từ của bạn.
#8 Tránh sử dụng nhiều ký tự đặc biệt
Các ký tự đặc biệt trong dòng tiêu đề có thể dẫn đến việc email của bạn rơi vào thư mục rác. Có đủ bằng chứng cho thấy khách hàng có thể dễ dàng xóa email của bạn hoặc chuyển sang thư rác vì họ cảm thấy phiền.
Các ký tự như $, #, @, &, và các ký tự khác phải được dành riêng cho phần thân của email. Nếu bạn nhất định phải thêm chúng, hãy sử dụng một cách tiết kiệm để có kết quả tốt nhất.
Tóm lại:
Dòng tiêu đề là liên hệ đầu tiên của thương hiệu bạn với khách hàng tiềm năng. Nếu được sử dụng đúng cách, chúng có thể đóng góp cho chiến dịch tiếp thị email có lợi nhuận, phát triển mạnh. Với một số gợi ý viết dòng tiêu đề AMIS aiMarketing chia sẻ trên đây, chúng tôi tin rằng bạn sẽ có được thành công hơn cả sự mong đợi.
2.2 Tối ưu hóa nội dung email marketing khi gửi tới khách hàng
#1 Luôn triển khai bố cục email rõ ràng, hấp dẫn
Dù là thao tác đơn giản và rất dễ thực hiện nhưng rất nhiều người gửi email marketing vẫn luôn mắc phải những lỗi cơ bản này.
Hình ảnh giao diện thiết kế email trên phần mềm AMIS aiMarketing
Khách hàng sẽ chỉ quan tâm và nhớ tới những thương hiệu có tiêu đề hấp dẫn và bố cục mạch lạc. Để có thể tuân thủ điều này bạn cần đảm bảo những yếu tố sau:
- Chỉ nên sử dụng những đoạn văn ngắn và lựa chọn các từ khóa hoặc cụm từ có liên quan trực tiếp tới sở thích, tiêu chí tìm kiếm thông tin của người dùng.
- Kết hợp với bullet point để giúp người đọc trong thời gian ngắn có thể nắm được các điểm quan trọng.
- Không chèn quá nhiều hình ảnh trong một email. Chỉ cần chèn thêm hình ảnh để làm nổi bật cho thông điệp thay vì lựa chọn đăng tải một phần nội dung nào đó. Do một số công ty cung cấp dịch vụ email marketing sẽ phát triển những phần mềm chặn hình ảnh hoặc đánh dấu chúng là một trong những dấu hiệu xấu khiến email biến thành thư rác.
- Gợi ý: Tỷ lệ bố trí hình ảnh và nội dung text chuẩn là 3:7 để tránh bị spam email
#2 Đa dạng hóa CTA
Mục đích chính của các chiến dịch email marketing chính là tăng lượt truy cập của người dùng nhanh chóng truy cập website chính, đôi khi có thể là Landing Page.
CTA giúp điều hướng người đọc truy cập vào đường link mong muốn. CTA vừa phản ánh tỷ lệ click vừa ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chuyển đổi trong các chiến dịch email. Hãy khiến CTA của bạn thực sự nổi bật và thu hút sự quan tâm. Các nội dung này nên là nội dung mang lại thông tin có ích hoặc chỉ rõ sau khi click họ sẽ nhận được gì hoặc được chuyển hướng đến đâu. Đương nhiên nó phải đặt trong nội dung email đủ hấp dẫn và thôi thúc người dùng ra quyết định.
Khi sử dụng phần mềm AMIS aiMarketing, bạn có thể dễ dàng kéo – thả, di chuyển nút bấm vào trong email của bạn, đảm bảo chúng được đặt ở các vị trí thu hút sự chú ý và thúc đẩy người đọc click. Giao diện trên phần mềm vô cùng trực quan giúp bạn thiết kế nút bấm một cách đẹp mắt mà không cần kiến thức về lập trình. Bạn có thể lựa chọn từ một loạt màu sắc phù hợp với thương hiệu của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh bo viền, đổ bóng, font chữ cho nút bấm để chúng thêm phần bắt mắt với người đọc hơn…
#3 Xây dựng nội dung mang tính cá nhân hóa
Nếu có thể, hãy cá nhân hóa nội dung email tới từng đối tượng trong danh sách nhận email của bạn. Hành động này mang lại 2 lợi ích lớn cho doanh nghiệp của bạn đó là:
- Rút ngắn khoảng cách hiện tại giữa thương hiệu với những người tiêu dùng.
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.
Hãy để người nhận cảm thấy được là email được gửi đến đúng cho họ và đúng vấn đề họ quan tâm thay vì email gửi chung chung theo số đông.
#4 KHÔNG sử dụng link rút gọn
Việc sử dụng các link rút bạn trong email sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín người gửi và nhà cung cấp dịch vụ gửi email nếu trong link đó có chứa mã độc hoặc truy cập thông tin không được phép của người dùng. Vì vậy bạn không nên sử dụng các link rút gọn vì bất kì lí do gì. Với phần mềm aiMarketing, người dùng sẽ không được sử dụng link rút gọn khi thiết kế email.
#5 Độ dài email vừa phải, dung lượng nên dưới 400kB
Email cần có một độ dài vừa phải, vì vậy hãy cân nhắc nội dung xem trước trên tất cả các thiết bị, đặc biệt là màn hình điện thoại để nội dung email phù hợp với giao diện người dùng. Bạn cần tránh việc nội dung quá dài mà không truyền tải hết thông điệp hoặc không đủ sức thuyết phục khách hàng đi đến hành động mà bạn muốn. Email tốt sẽ dẫn dắt khách hàng đọc tin, tiếp tục tìm hiểu và click vào các link, tạo deal và mua hàng. Thêm nữa, dung lượng email không nên quá nặng, chứa quá nhiều thông tin, việc này sẽ gây tốn thời gian để tải nội dung và có thể khiến người dùng có trải nghiệm không mấy khả quan.
Khi bạn thiết kế email trong AMIS aiMarketing, phần mềm sẽ tự động kiểm tra dung lượng của từng phần tử trong email. Bất kể đó là hình ảnh, video, nút bấm hay bất kỳ phần tử nào khác, AMIS aiMarketing sẽ tự động xác định dung lượng của chúng và hiển thị trực tiếp trên giao diện phần mềm.
Thông qua tính năng này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát dung lượng email và đảm bảo rằng nội dung của bạn không quá nặng, gây khó khăn trong việc gửi và tải email. Bạn sẽ nhận được thông báo rõ ràng về dung lượng của từng phần tử và tổng dung lượng của email, giúp bạn điều chỉnh và tối ưu hóa nội dung để đạt đúng dung lượng mong muốn.
#6 Font chữ
Font chữ trong email marketing nên đa dạng – tạo sự nổi bật, kích thích được thị giác khách hàng. Tuy nhiên trong một email marketing, bạn chỉ nên sử dụng từ 1-2 font chữ, tránh dùng nhiều font làm rối hình thức email.
Lưu ý: Font chữ quá lớn hoặc có nhiều font chữ trong nội dung cũng khiến email bị rơi vào hòm thư spam.
aiMarketing là phần mềm tiếp thị hàng đầu, đã được chứng minh là tối ưu hóa tỷ lệ gửi email vào hòm thư đến (inbox) lên tới 90%. Với hiệu suất đáng tin cậy như vậy, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả.
Để chứng minh sự hiệu quả của aiMarketing, chúng tôi muốn tặng 2000 email dùng thử cho bạn. Bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm tính năng và sức mạnh của phần mềm gửi email marketing hàng đầu này để đưa ra quyết định chính xác cho chiến dịch tiếp thị của mình.
Nhận 2000 email miễn phí, 200+ template miễn phí
Kết luận
Email Marketing là một trong những phương pháp quảng cáo trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao, bạn cần phải tập trung vào các yếu tố quan trọng như tiêu đề, nội dung, cá nhân hóa và độ hợp lệ của danh sách email,… Bên cạnh đó, hãy chú ý đến nội dung email, đối tượng khách hàng, thời điểm gửi,…Nếu bạn làm đúng cách, email quảng cáo sẽ là một công cụ quan trọng để tăng doanh số bán hàng và xây dựng thương hiệu của bạn.
Nếu bạn đang cần một đối tác hỗ trợ, tư vấn, triển khai các chiến dịch email marketing, hãy liên hệ AMIS aiMarketing để được hỗ trợ bằng cách nhấn vào nút bên dưới đây nhé!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
