[Nhanh và Chuẩn] 7 bước lập báo cáo tài chính 2025 chi tiết nhất

Để lập báo cáo tài chính (BCTC) đúng quy định và tránh sai sót, kế toán cần thực hiện tuần tự 7 bước cơ bản gồm: thu thập chứng từ, hạch toán nghiệp vụ, phân bổ chi phí, thực hiện bút toán điều chỉnh, đối chiếu số liệu, kết chuyển cuối kỳ và lập báo cáo tài chính hoàn chỉnh.

Bên cạnh việc nắm vững quy trình nghiệp vụ, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các thông tin, quy định quan trọng liên quan đến thời hạn nộp, nội dung báo cáo cần lập, và cách thức nộp BCTC. Một bộ BCTC đầy đủ gồm:

• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo tài chính, giúp kế toán dễ dàng thực hiện đúng quy trình, tránh rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành.

Dùng thử miễn phí

2. Một bộ báo cáo tài chính cần nộp gồm những gì?

Một bộ báo cáo tài chính đầy đủ doanh nghiệp cần nộp theo quy định hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC tùy loại hình doanh nghiệp) thường bao gồm các thành phần sau:

• Bảng cân đối kế toán : Phản ánh tổng quát tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại thời điểm cuối kỳ kế toán.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Thể hiện doanh thu, chi phí, lãi/lỗ trong kỳ kế toán.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Phân tích dòng tiền vào và ra theo ba hoạt động chính: hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Giải trình chi tiết các chỉ tiêu, chính sách kế toán, thay đổi và các thông tin quan trọng khác giúp hiểu rõ hơn các báo cáo tổng hợp.

3. Các bước lập báo cáo tài chính

Để lập BCTC, kế toán cần phải qua các bước từ công việc kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp, gồm 7 bước cơ bản sau:

Bước 1: Thu thập và sắp xếp chứng từ kế toán

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp của số liệu kế toán. Kế toán doanh nghiệp cần

• Thu thập đầy đủ các chứng từ gốc phát sinh trong kỳ: hóa đơn mua bán hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho, bảng lương, hợp đồng kinh tế,…
• Sắp xếp chứng từ theo trình tự thời gian, phân loại theo nhóm nghiệp vụ (thu – chi – mua – bán – tiền lương – công nợ…) để thuận tiện cho việc kiểm tra, lưu trữ và đối chiếu.

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

Dựa trên chứng từ đã sắp xếp và phân loại, kế toán tiến hành:

• Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp theo đúng chuẩn mực kế toán và tài khoản kế toán hiện hành.
• Đảm bảo thông tin được hạch toán đúng với bản chất giao dịch, hợp lệ, hợp pháp, phản ánh trung thực hoạt động của doanh nghiệp.

Việc ghi nhận này có thể thực hiện trên excel hoặc phần mềm kế toán hoặc sử dụng phần mềm kế toán để tăng độ chính xác và hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS – công cụ hỗ trợ hạch toán nhanh chóng, dễ dàng nhờ việc phân tách rõ ràng các phân hệ kế toán như: mua hàng, bán hàng, kho, tiền, tài sản cố định, v.v. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép sao chép các bút toán có nội dung tương tự, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo tính nhất quán trong ghi sổ kế toán.

Bước 3: Phân bổ chi phí trả trước và tính khấu hao

Để đảm bảo tính đúng kỳ và phân bổ chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần:

• Thực hiện phân bổ các khoản chi phí trả trước (ví dụ: chi phí thuê trả trước, bảo hiểm trả trước, chi phí sửa chữa lớn…).
• Tính và ghi nhận khấu hao tài sản cố định theo đúng phương pháp (đường thẳng, số dư giảm dần, theo khối lượng sản phẩm…) phù hợp với loại tài sản và quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC hoặc các văn bản thay thế.

Nếu hạch toán với phần mềm kế toán, kế toán cập nhật thông tin chung, giá trị và thời gian phân bổ của các Tài sản cố định và các khoản chi phí trả trước vào phần hành tương ứng. Đồng thời lập bảng Excel theo dõi song song trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước. Nên đối chiếu, so sánh kết quả phân bổ trên phần mềm với bảng Excel.

Một số doanh nghiệp đặc thù, để phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, có thể sẽ cần thêm bảng phân bổ chi phí bằng Excel.

• Các khoản chi phí như tiền lương, BHXH, BHYT các chi phí mua ngoài khác… được phân bổ cụ thể cho từng mã sản phẩm, hợp đồng, dự án.
• Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng…cần phân bổ chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban.

Bước 4: Thực hiện các bút toán điều chỉnh và ước tính

Trước khi kết thúc kỳ kế toán, cần rà soát và xử lý các khoản mục chưa ghi nhận hoặc cần điều chỉnh, bao gồm:

• Bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
• Các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh….
• Các khoản chi phí của năm cần trích trước: Lương tháng 13, thưởng tết âm lịch, chi phí kiểm toán, chi phí mang tính chất thường xuyên tiền thuê nhà, điện, nước, nguyên vật liệu,…
• Bổ sung doanh thu chưa thực hiện chuyển sang thực hiện với các chương trình tri ân khuyến mại khách hàng…
• Các bút toán phân loại lại khoản đầu tư, tiền gửi thấu chi, phân loại lại công nợ ngắn hạn dài hạn, các khoản vay ngắn hạn dài hạn, …
• Các bút toán điều chỉnh sai sót (nếu có)
• ………..

Bước 5: Đối chiếu số liệu

Sau khi hạch toán đầy đủ, kế toán cần thực hiện bước kiểm tra tổng thể:

• Đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản.
• Kiểm tra số dư các tài khoản công nợ (phải thu, phải trả), tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho,…
• So sánh với báo cáo công nợ, bảng lương, sổ quỹ, biên bản kiểm kê,… để đảm bảo tính khớp đúng và nhất quán.

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển

Sau khi rà soát kiểm tra và bổ sung các bút toán còn thiếu, Kế toán sẽ thực hiện kết chuyển lãi/lỗ trong năm.

Lưu ý cần kết chuyển lãi/lỗ năm ngoái trước khi thực hiện kết chuyển lãi/lỗ năm nay. Sau khi kết chuyển, các tài khoản đầu 5,6,7,8,9 không còn số dư.

Đối với những doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kế toán cần kết chuyển lần thứ nhất để xác định lãi, tính ra số thuế phải nộp, hạch toán bổ sung bút toán ghi nhận thuế và chi phí thuế phát sinh. Sau đó thực hiện kết chuyển lại để ra con số lợi nhuận cuối cùng.

Với phần mềm kế toán, bút toán kết chuyển có thể được cài đặt tự động, chỉ cần nhập thời gian, kết chuyển sẽ được thực hiện nhanh chóng thuận tiện.

Bước 7: Lập Báo cáo tài chính và Thuyết minh BCTC

Sau khi đảm bảo rằng tất cả các số liệu và nghiệp vụ kế toán đã chính xác và đầy đủ, kế toán sẽ bắt đầu lập báo cáo tài chính.

Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, báo cáo tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề và loại hình, không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

Nếu bạn sử dụng bảng Excel để hạch toán và lập báo cáo tài chính, bạn cần nhập từng chỉ số vào mỗi báo cáo thông qua Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản.

Để hoàn thành việc khai báo báo cáo tài chính, kế toán cần thực hiện trên phần mềm HTKK. Các bước thực hiện sẽ tuân theo trình tự sau:

• Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký.

• Chọn phần “Báo cáo tài chính”. Bước này sẽ thay đổi tùy thuộc vào chính sách kế toán từng doanh nghiệp khác nhau được áp dụng nhằm chọn đúng bộ BCTC phù hợp khi tiến hành kê khai.

• Chọn tính năng “niên độ tài chính”: tiếp theo đó, màn hình sẽ hiển thị giao diện “Niên độ tài chính”. Tại đây, cần hoàn tất việc nhập đầy đủ các thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Đồng ý” để giao diện “Nhập tờ khai” hiển thị.

• Nhập tờ khai: Tại đây cần điền đủ thông tin yêu cầu ở 03 biểu: Cân đối kế toán, Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ gián tiếp. Sau khi đã hoàn tất, nhấn vào ô “Ghi” và đợi màn hình hiển thị thông báo “Đã ghi dữ liệu thành công!” là xong.

• Bước cuối chỉ cần “Kết xuất XML” và lưu đúng file đã kết xuất hoàn thiện vào máy tính của mình để làm dữ liệu kế toán nộp lên cơ quan thuế. Như vậy là xong các bước lập báo cáo tài chính bằng phần mềm HTKK.

4. Thời hạn nộp báo cáo tài chính

Căn cứ Điều 109 Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, thời hạn nộp Báo cáo tài chính (BCTC) được quy định cụ thể như sau:

4.1. Đối với doanh nghiệp nhà nước

Về thời hạn nộp Báo cáo tài chính quý:

• Đơn vị kế toán phải nộp Báo cáo tài chính quý trong vòng 20 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; riêng công ty mẹ và Tổng công ty Nhà nước được gia hạn tối đa 45 ngày;
• Các đơn vị kế toán trực thuộc doanh nghiệp, Tổng công ty Nhà nước nộp Báo cáo tài chính quý cho công ty mẹ hoặc Tổng công ty theo thời hạn do công ty mẹ hoặc Tổng công ty quy định.

Về thời hạn nộp Báo cáo tài chính năm:

• Đơn vị kế toán phải nộp Báo cáo tài chính năm trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính; riêng công ty mẹ và Tổng công ty nhà nước được phép nộp chậm nhất 90 ngày;
• Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước thực hiện nộp Báo cáo tài chính năm cho công ty mẹ hoặc Tổng công ty theo thời hạn do cấp trên quy định.

4.2. Đối với các loại hình doanh nghiệp khác

Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh phải nộp Báo cáo tài chính năm trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính; đối với các loại hình doanh nghiệp còn lại, thời hạn nộp không quá 90 ngày;

Các đơn vị kế toán trực thuộc nộp Báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên quy định.

5. Lưu ý khi lập báo cáo tài chính

Khi lập Báo cáo tài chính năm, kế toán và doanh nghiệp cần rà soát kỹ các yếu tố sau để đảm bảo báo cáo được lập đúng quy định, phản ánh trung thực và đầy đủ tình hình tài chính, đồng thời hạn chế rủi ro về thuế và kiểm toán:

• Thuế môn bài: Đảm bảo đã hạch toán đủ chi phí môn bài năm, kiểm tra tình trạng hoạt động của các chi nhánh/địa điểm kinh doanh; nếu đã ngừng hoạt động thì phải làm thủ tục chấm dứt để tránh bị tính thuế môn bài cho năm sau.
• Tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Tổng số thuế TNDN đã tạm nộp trong 4 quý không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm
• Quỹ tiền mặt, tiền gửi: Kiểm tra các khoản chi bất thường, tạm ứng chưa hoàn, tiền gửi bị thấu chi cần hạch toán lại sang khoản vay và trình bày đúng trên báo cáo.
• Các khoản phải thu: Kiểm tra ứng trước của khách hàng có đủ điều kiện ghi nhận doanh thu chưa, phân loại rõ các khoản phải thu khác, tránh sai sót khi xác định doanh thu và thuế GTGT.
• Tạm ứng: Rà soát các khoản tạm ứng cho cá nhân; nếu không có hóa đơn chứng từ hợp lệ và kéo dài, có thể bị tính là thu nhập chịu thuế TNCN. Đồng thời, tránh hạch toán nhầm tạm ứng vào khoản ứng trước hàng hóa.
• Hàng hóa: So sánh giữa hàng xuất kho và giá vốn thực tế; nếu có chênh lệch cần xác định rõ nguyên nhân như khuyến mãi, nội bộ, thiếu hụt, sai lệch giá vốn…
• Tiền lương, thưởng: Phải có đầy đủ căn cứ hợp pháp (hợp đồng, quy chế, thoả ước…) để được tính vào chi phí; trích trước lương, thưởng cuối năm nếu chưa chi; kiểm tra quỹ lương dự phòng có đúng mức và sử dụng đúng thời hạn.
• Vay và cho vay: Lập bảng kê các khoản vay/cho vay, phân loại ngắn hạn/dài hạn; các khoản vay nước ngoài hoặc dài hạn phải đăng ký với Ngân hàng Nhà nước; kiểm tra vốn hóa lãi vay và giới hạn chi phí lãi vay được trừ.
• Tài sản cố định (TSCĐ): Rà soát nguyên giá, khấu hao theo quy định; khi thanh lý TSCĐ cần hạch toán đầy đủ doanh thu, chi phí liên quan và xác định đúng thu nhập khác.
• Thuế GTGT: Nếu có hoạt động không chịu thuế, cần phân bổ phần thuế GTGT đầu vào dùng chung theo tỷ lệ doanh thu; điều chỉnh phần chênh lệch tại kỳ kê khai cuối cùng của năm.
• Hóa đơn GTGT: Rà soát các giao dịch hàng biếu, tặng, tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi… để đảm bảo xuất hóa đơn đầy đủ; các khoản thu lãi, chia lợi nhuận cũng cần xem xét nghĩa vụ xuất hóa đơn.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Kiểm tra và bổ sung các khoản lợi ích, phúc lợi nhân viên chưa kê khai để quyết toán đúng đủ; xác định đúng thời điểm kê khai và nộp thuế.
• Doanh thu chưa thực hiện: Xác định rõ doanh thu chưa thực hiện có đủ điều kiện hoãn ghi nhận theo thời gian không; nếu có ưu đãi thuế TNDN, cần phân bổ doanh thu theo thời gian thay vì ghi nhận một lần.

6. Kiến thức thêm: Cách nộp báo cáo tài chính qua mạng

Kế toán có thể nộp Báo cáo tài chính qua mạng thông qua hệ thống thuế điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nộp báo cáo. Việc nộp trực tuyến không chỉ đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn và quy định của cơ quan thuế. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Chọn mục “Doanh nghiệp” rồi đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử bằng tài khoản của doanh nghiệp theo hướng dẫn 1,2,3 như trong ảnh.

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, chọn chức năng “Khai thuế”, chọn tiếp “Nộp tờ khai XML” rồi tải tờ khai lên tại ô “Chọn tệp tờ khai”.

Bước 4: Khi tờ khai đã được tải lên, chọn vào ô “Ký điện tử” để tiến hành ký số.

Bước 5: Sau khi đã ký số, nhấn vào ô “Nộp tờ khai” để hoàn tất việc nộp tờ khai Báo cáo tài chính năm.

Bước 6: Nộp phụ lục “Thuyết minh báo cáo tài chính” và “Bảng cân đối tài khoản”.

Bước 7: Thực hiện ký điện tử rồi nhấn nộp tờ khai để hoàn thành việc nộp phụ lục cũng như các bước nộp Báo cáo tài chính năm.

Tới đây là đã hoàn tất việc nộp bctc năm. Kế toán cần lưu ý và tuân thủ đúng thời hạn nộp đã được pháp luật quy định.

>>> Xem thêm: Cách lập báo cáo tài chính khi doanh nghiệp không đáp ứng giả định hoạt động liên tục.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về cách lập báo cáo tài chính. Hy vọng với những chia sẻ của MISA, sẽ giúp kế toán có thể dễ dàng nắm bắt được cách làm và tự lập được BCTC của doanh nghiệp.

Nhằm giúp tiết kiệm thời gian, và tăng tính chính xác, phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ kế toán lập báo cáo tài chính nhanh chóng và tự động, hạn chế sai sót. Chỉ với một lần nhấp chuột, phần mềm kế toán MISA AMIS tự động lập và xuất BCTC, không cần tốn nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo tính chính xác.

Phần mềm MISA AMIS Kế toán – Thay kế toán giải quyết 80% tác vụ thủ công khi lập báo cáo tài chính