Trọn bộ 10 mẫu email marketing trường đại học hiệu quả

Trong bối cảnh cạnh tranh tuyển sinh ngày càng gia tăng, các trường đại học buộc phải tối ưu hóa mọi điểm chạm trong quá trình tìm kiếm thông tin của các thí sinh. Một mẫu Email marketing chuyên nghiệp, được trình bày trọng tâm sẽ trở thành một trong những kênh truyền thông chiến lược giúp các cơ sở đào tạo nâng cao hiệu quả tiếp cận và chuyển đổi.

Trong bài viết này hãy cùng MISA AMIS khám phá 10+ mẫu email marketing trường đại học, áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như giới thiệu trường/ngành học, thư mời tham dự sự kiện tuyển sinh, nhắc nhở hạn chót nộp hồ sơ hay gửi thông báo học thuật quan trọng. Đồng thời, bài viết cũng tổng hợp những lưu ý cần thiết để xây dựng email thu hút, phù hợp từng nhóm đối tượng nhằm tối ưu hoá mức độ tương tác và hiệu quả truyền thông của nhà trường.

1. Email Marketing cho trường đại học là gì?

1.1. Định nghĩa Email Marketing trường đại học

Email Marketing cho trường đại học là hình thức sử dụng email như một kênh truyền thông trực tiếp để cung cấp thông tin, nuôi dưỡng mối quan hệ và thúc đẩy hành động từ các nhóm đối tượng liên quan của nhà trường. Đây là phương thức giúp truyền tải thông điệp một cách có kiểm soát, khả năng cá nhân hóa cao và phù hợp với toàn bộ hành trình tuyển sinh – học tập – hợp tác của một cơ sở giáo dục đại học.

Khác với email quảng cáo thông thường, Email Marketing trong môi trường giáo dục hướng đến mục tiêu đúng đối tượng – đúng nội dung – đúng thời điểm, đảm bảo mỗi nhóm người nhận nhận được thông tin phù hợp với nhu cầu của họ. Do đó, việc xây dựng các mẫu email marketing dành cho trường đại học theo hướng cá nhân hóa, có cấu trúc mạch lạc và truyền tải thông tin chính xác là yếu tố quan trọng để tạo thiện cảm ban đầu, nâng cao mức độ tin cậy và thúc đẩy hành động. Đây chính là nền tảng giúp nhà trường thiết lập mối quan hệ bền vững với người học và các bên liên quan trong quá trình truyền thông giáo dục.

1.2. Các đối tượng mục tiêu chính

Email Marketing của trường đại học thường tập trung vào bốn nhóm đối tượng mục tiêu:

Học sinh tiềm năng bao gồm học sinh THPT quan tâm đến ngành học, học bổng hoặc đang trong quá trình tìm hiểu trường. Email giúp cung cấp thông tin, định hướng, gửi tài liệu và thúc đẩy các hành động như đăng ký tư vấn hoặc tham dự sự kiện tuyển sinh.

Tân sinh viên là nhóm thí sinh đã trúng tuyển và chuẩn bị nhập học. Email đóng vai trò hướng dẫn thủ tục, nhắc lịch nhập học, cung cấp checklist, tài liệu định hướng và thông báo các hoạt động đầu khoá.

Sinh viên đang theo học. Email hỗ trợ truyền thông nội bộ về lịch học – lịch thi, hoạt động học thuật, sự kiện, học phí, cơ hội thực tập, cũng như các thông báo quan trọng của nhà trường.

Đối tác doanh nghiệp và tổ chức bao gồm các đơn vị tuyển dụng, doanh nghiệp liên kết, trường học, trung tâm hướng nghiệp và các tổ chức giáo dục có khả năng tiếp cận tệp người học tiềm năng. Email giúp nhà trường gửi lời mời hợp tác, mời tham gia sự kiện, giới thiệu chương trình liên kết và đề nghị hỗ trợ thực tập một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

2. Tại sao các trường đại học cần Email Marketing trong chiến lược của mình?

Email Marketing đang khẳng định vị thế là kênh truyền thông “mũi nhọn” trong ngành giáo dục nhờ khả năng chuyển đổi vượt trội và chi phí thấp. Theo các báo cáo từ những nền tảng lớn như Campaign Monitor và GetResponse, tỷ lệ mở email ngành giáo dục luôn nằm trong nhóm dẫn đầu, dao động từ 28% đến 36%. Đặc biệt, tỷ lệ nhấp có thể đạt tới 4,4%, vượt trội so với các kênh truyền thông phổ biến khác

Dưới đây là những lý do cốt lõi khiến Email Marketing đóng vai trò quan trọng trong chiến lược của các cơ sở giáo dục đại học:

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi trong tuyển sinh, email marketing cho phép trường đại học cung cấp thông tin đúng nhu cầu tại từng giai đoạn của hành trình tuyển sinh. Nhờ khả năng cá nhân hóa theo ngành quan tâm, trình độ học sinh, lịch sử tương tác hoặc nguồn tuyển sinh, các chiến dịch email có thể tăng đáng kể tỷ lệ tiếp cận và chuyển đổi.
• Cải thiện trải nghiệm giáo dục, góp phần tăng sự gắn kết. Đối với tân sinh viên và sinh viên đang theo học, email đóng vai trò như kênh truyền thông nội bộ. Việc truyền thông nhất quán giúp sinh viên luôn nắm bắt thông tin quan trọng, từ đó gia tăng mức độ hài lòng, gắn kết và duy trì tỷ lệ học tập.
• Xây dựng thương hiệu học thuật chuyên nghiệp. Một hệ thống email được chuẩn hóa về bố cục, hình ảnh, văn phong và thông điệp giúp củng cố nhận diện thương hiệu của trường trong mắt học sinh, phụ huynh và đối tác qua đó thể hiện sự chuyên nghiệp và tính nhất quán trong toàn bộ quá trình tương tác.
• Thúc đẩy hành động mạnh mẽ. Các chiến dịch email được tối ưu về cấu trúc giúp thúc đẩy người nhận thực hiện các hành động quan trọng như đăng ký tư vấn, tải tài liệu, tham dự sự kiện hoặc hoàn thiện hồ sơ.

Trong bối cảnh truyền thông giáo dục đòi hỏi tốc độ, sự chính xác và khả năng cá nhân hóa cao, ngày càng nhiều trường đại học chọn MISA AMIS Email Marketing như một giải pháp tạo lợi thế thực sự. Nền tảng cho phép gửi email số lượng lớn với tỷ lệ vào inbox cao, hạn chế spam, đồng thời cá nhân hóa nội dung để tăng mạnh tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp. Với 100+ mẫu email chuyên nghiệp, thao tác kéo- thả đơn giản và báo cáo hiệu suất tức thời, nhà trường dễ dàng duy trì thông tin nhất quán, giảm đáng kể thời gian vận hành và nâng cao hiệu quả ở mọi giai đoạn.

3. 4 yếu tố then chốt để viết Email Marketing giáo dục hiệu quả.

Tối ưu hiệu quả các chiến dịch email marketing trong đại học đòi hỏi nội dung email cần được xây dựng dựa trên nhu cầu thông tin thực tế của từng nhóm đối tượng và tuân thủ một số nguyên tắc cốt lõi.

3.1. Tiêu đề email ngắn gọn – khúc chiết – thu hút đúng nhu cầu

Tiêu đề email là yếu tố quyết định đầu tiên đến tỷ lệ mở email. Một tiêu đề hiệu quả cần ngắn gọn (dưới 60 ký tự), nêu rõ nội dung, và phản ánh đúng nhu cầu thông tin của người nhận, chẳng hạn về ngành học, học bổng hay lịch tuyển sinh… Đồng thời, nên tránh các cụm từ gây hiểu nhầm hoặc dễ bị bộ lọc spam đánh dấu. Một tiêu đề tốt giúp người nhận ngay lập tức nhận diện nội dung quan trọng và ưu tiên mở email.

3.2. Nội dung email phù hợp và chuyên biệt với từng nhóm đối tượng

Chuyên biệt vấn đề cần chuyển tải theo hướng cá nhân hóa, mỗi email cần được hiệu chỉnh theo đúng nhu cầu thông tin của từng nhóm người nhận. Chẳng hạn với học sinh tiềm năng thì mối quan tâm chủ yếu sẽ liên quan mật thiết đến ngành học, học bổng hay quy trình tuyển sinh, mặt khác tân sinh viên lại cần hướng dẫn thủ, lịch nhập học,.. xác định đúng nội đúng nội dung theo từng nhóm là yếu tố then chốt giúp email trở nên đúng trọng tâm, tăng mức độ tương tác và giảm tỷ lệ bỏ qua.

3.3. Thời điểm gửi và tần suất gửi email hợp lý

Nếu coi nội dung email là yếu tố cốt lõi thì thời điểm và tần suất gửi email có thể coi là chất xúc tác ảnh hưởng quan trọng đến tỷ lệ mở và mức độ tương tác. Email nên được gửi vào các khung giờ người nhận dễ kiểm tra hộp thư nhất, chẳng hạn buổi sáng hoặc đầu buổi tối. Tần suất cũng cần điều chỉnh theo từng giai đoạn: thời điểm tuyển sinh có thể tăng tần suất, trong khi giai đoạn học tập chính khoá nên duy trì mức độ vừa phải để tránh gây quá tải.

Việc quản lý lịch gửi hợp lý giúp email được chú ý đúng lúc, giảm tỷ lệ bỏ qua và duy trì trải nghiệm tích cực cho người nhận.

Ví dụ:

• Giai đoạn tuyển sinh: Gửi 1–2 email/tuần để cập nhật tài liệu, sự kiện, hạn nộp hồ sơ.
• Giai đoạn học tập: Gửi email theo nhu cầu, như nhắc lịch thi, lịch học hoặc thông báo học vụ.
• Gửi theo giờ hợp lý: 8h–10h sáng hoặc 19h–21h tùy nhóm đối tượng.

3.4. Lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng.

Một email hiệu quả cần kết thúc bằng hướng dẫn cụ thể về việc người nhận nên thực hiện bước tiếp theo là gì. Trong lĩnh vực giáo dục, CTA phải ngắn gọn, dễ hiểu và trực tiếp liên quan đến mục đích của email. Ví dụ: “Đăng ký nhận tư vấn ngành học”, “Tải tài liệu tuyển sinh” hoặc “Hoàn tất hồ sơ xét tuyển”. Những CTA này nên được đặt ở vị trí nổi bật và thể hiện sự chuyên nghiệp, chẳng hạn: “Bạn vui lòng xác nhận tham dự để nhà trường sắp xếp tư vấn phù hợp hơn.”

Chuẩn hóa CTA giúp giảm sự mơ hồ, đồng thời tăng khả năng người nhận thực hiện đúng hành động mong muốn. Với các trường cần quản lý nhiều nhóm đối tượng khác nhau, việc tối ưu CTA sẽ trở nên hiệu quả hơn khi kết hợp cùng nền tảng gửi email có khả năng cá nhân hóa nội dung và tự động hóa theo từng kịch bản tuyển sinh.

4. Tổng hợp các mẫu email marketing cho trường đại học theo từng mục đích.

Bộ mẫu email được phân nhóm theo từng mục tiêu cụ thể trong hành trình tuyển sinh – đào tạo – hợp tác doanh nghiệp. Các mẫu này giúp nhà trường rút ngắn thời gian soạn thảo, chuẩn hóa nội dung và đảm bảo thông tin được truyền tải một cách nhất quán.

4.1. Nhóm mẫu email trong tuyển sinh

Mẫu 1: Giới thiệu trường/ngành học (kèm brochure/cẩm nang)

Thân gửi [Tên thí sinh],

Trong giai đoạn định hướng lựa chọn ngành học, việc tiếp cận thông tin chính xác và có hệ thống đóng vai trò quan trọng giúp thí sinh đưa ra quyết định phù hợp với năng lực và mục tiêu nghề nghiệp. Nhằm hỗ trợ quá trình tìm hiểu của bạn, Trường Đại học [Tên trường] gửi đến bạn cẩm nang chính thức của ngành [Tên ngành], được biên soạn theo các tiêu chí học thuật và yêu cầu kiểm định hiện hành.

Tài liệu bao gồm các nội dung trọng tâm:

• Thông tin tổng quan về chương trình đào tạo bao gồm: mục tiêu, cấu trúc học phần, phương thức giảng dạy và yêu cầu chuẩn đầu ra
• Các định hướng nghề nghiệp phù hợp với năng lực và lộ trình phát triển chuyên môn của sinh viên ngành [Tên ngành]
• Cơ sở vật chất, hệ thống phòng lab, trung tâm hỗ trợ học thuật phục vụ đào tạo
  Chính sách học bổng và hỗ trợ tài chính dành cho thí sinh đạt tiêu chí xét tuyển
• Phương thức tuyển sinh và mốc thời gian quan trọng trong năm tuyển sinh

Tải brochure ngành [Tên ngành]: [Link brochure]

Mọi thắc mắc liên quan đến chương trình đào tạo hoặc quy trình tuyển sinh, bạn vui lòng liên hệ Phòng Tuyển sinh để được hỗ trợ kịp thời.

Trân trọng,
Phòng Tuyển sinh – Trường Đại học [Tên trường]

TẢI BỘ MẪU EMAIL + CHIẾN LƯỢC EMAIL MARKETING

Mẫu 2: Thư mời tham dự sự kiện (Open Day, Webinar, Campus Tour)

Thân gửi [Tên thí sinh],

Nhằm hỗ trợ thí sinh có thêm thông tin trực quan về chương trình đào tạo, môi trường học tập và các dịch vụ hỗ trợ sinh viên, Trường Đại học [Tên trường] trân trọng gửi đến bạn lời mời tham dự sự kiện [Tên sự kiện], diễn ra vào:

• Thời gian: [Ngày, giờ]
• Địa điểm: [Campus/Link webinar]
• Hình thức: [Trực tiếp/T trực tuyến]

Sự kiện được thiết kế nhằm cung cấp cho thí sinh cái nhìn toàn diện về:

• Cơ sở vật chất và các khu học tập
• Đội ngũ giảng viên và nội dung chương trình đào tạo
• Hoạt động sinh viên, CLB, cơ hội học bổng và hỗ trợ tài chính
• Giải đáp các câu hỏi về phương thức xét tuyển, lộ trình đăng ký

Ngoài ra, bạn sẽ có cơ hội trao đổi trực tiếp với giảng viên, chuyên viên tuyển sinh và sinh viên đang theo học để hiểu rõ hơn về ngành và môi trường đào tạo.

Đăng ký tham dự sự kiện tại đây: [Link đăng ký]

Trân trọng,
Phòng Tuyển sinh – Trường Đại học [Tên trường]

Mẫu 3: Mẫu email nhắc nhở hạn chót nộp hồ sơ tuyển sinh

Thân gửi bạn [Tên thí sinh],

Theo dữ liệu đăng ký quan tâm/tư vấn, Trường Đại học [Tên trường] được biết bạn đang tìm hiểu hoặc có dự định nộp hồ sơ xét tuyển vào trường trong năm [Năm tuyển sinh].
Nhà trường xin thông tin lại thời hạn cuối cùng để nộp và hoàn thiện hồ sơ tuyển sinh như sau:

• Hạn chót nhận hồ sơ: [Ngày/tháng/năm] – [Giờ, nếu có quy định cụ thể]
• Hình thức nộp: [Trực tuyến qua cổng tuyển sinh / Nộp trực tiếp / Chuyển phát nhanh]
• Địa chỉ/cổng thông tin tuyển sinh: [Link hoặc địa chỉ đầy đủ]

Để đảm bảo quyền lợi xét tuyển, bạn vui lòng:

• Kiểm tra lại đầy đủ các giấy tờ, minh chứng theo hướng dẫn tuyển sinh.
• Hoàn tất việc nộp hồ sơ trước thời hạn nêu trên.
• Lưu lại thông tin tài khoản/phiếu dự đăng ký để tiện tra cứu kết quả sau này.
• Nộp/hoàn thiện hồ sơ tại đây: [Link cổng tuyển sinh]

Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ về quy trình nộp hồ sơ, phương thức xét tuyển hoặc điều kiện cụ thể cho ngành [Tên ngành quan tâm nếu có], bạn có thể liên hệ trực tiếp Phòng Tuyển sinh để được giải đáp:

Hotline: [Số điện thoại]
Email: [Email tuyển sinh]
Thời gian hỗ trợ: [Khung giờ làm việc]

Trân trọng,
Phòng Tuyển sinh – Trường Đại học [Tên trường]

Mẫu 4: Thông báo trúng tuyển và hướng dẫn hỗ trợ tài chính

Thân gửi [Tên thí sinh],

Trường Đại học [Tên trường] trân trọng thông báo: bạn đã chính thức trúng tuyển vào ngành [Tên ngành], thuộc kỳ tuyển sinh [Năm], theo phương thức [Tên phương thức xét tuyển]. Chúc mừng bạn đã đạt đủ điều kiện để trở thành sinh viên của trường trong năm học sắp tới.

Để hoàn tất thủ tục nhập học, bạn vui lòng xem các thông tin quan trọng dưới đây:

1. Xác nhận nhập học

• Thời hạn xác nhận: [Ngày/tháng/năm]
• Hình thức: [Xác nhận online / gửi email / nộp trực tiếp]
• Link xác nhận: [Chèn link]

2. Hướng dẫn nộp hồ sơ nhập học

• Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
• Bản sao/bản chính học bạ THPT
• Bản sao CMND/CCCD
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời/bằng tốt nghiệp THPT
• Ảnh thẻ theo quy định
• Các giấy tờ ưu tiên (nếu có)
• Tải danh sách hồ sơ & biểu mẫu: [Link tải]

3. Thông tin về học phí & hỗ trợ tài chính

Nhằm hỗ trợ thí sinh trong giai đoạn nhập học, nhà trường cung cấp các chính sách tài chính sau:

• Mức học phí dự kiến năm [Năm]: [Thông tin chi tiết]
• Chính sách học bổng: [Các mức học bổng, điều kiện duy trì]
• Hỗ trợ tài chính: trả góp theo kỳ, hỗ trợ ngân hàng, quỹ khuyến học (nếu có)
• Xem toàn bộ chính sách học bổng tại đây: [Link]

4. Lịch nhập học & tuần lễ định hướng

• Ngày tập trung nhập học: [Ngày/tháng/năm]
• Thời gian – Địa điểm: [Thông tin chi tiết]
• Tuần lễ định hướng dành cho tân sinh viên: [Lịch trình dự kiến]

Trong quá trình chuẩn bị nhập học, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến thủ tục, học bổng hay chương trình đào tạo, Phòng Tuyển sinh luôn sẵn sàng hỗ trợ.

Trân trọng,
Phòng Tuyển sinh – Trường Đại học [Tên trường]

4.2. Nhóm mẫu email cho tân sinh viên

Mẫu 5: Chào mừng chính thức

Thân gửi em,

Trường Đại học [Tên trường] trân trọng chúc mừng em đã chính thức trở thành tân sinh viên của khóa [Kxx], ngành [Tên ngành]. Việc em lựa chọn đồng hành cùng nhà trường là sự ghi nhận quan trọng đối với nỗ lực của đội ngũ giảng viên, cán bộ và toàn thể hệ thống đào tạo của chúng tôi.

Để hỗ trợ em thuận lợi bước vào năm học mới, nhà trường gửi đến em một số thông tin cần lưu ý trong giai đoạn đầu nhập học:

1. Tài khoản sinh viên & quyền truy cập hệ thống

• Tài khoản LMS/Portal: [Thông tin và hướng dẫn đăng nhập]
• Hệ thống email sinh viên: [Tên email + cách kích hoạt]
• Công cụ hỗ trợ học tập: Thư viện số, hệ thống học liệu, phòng tự học
• Xem hướng dẫn chi tiết: [Link tài liệu]

2. Lịch trình Tuần lễ định hướng .

Bạn vui lòng theo dõi lịch trình để tham gia đầy đủ:

• Thời gian: [Ngày/tháng/năm]
• Địa điểm: [Hội trường X]
• Nội dung chính: gặp gỡ khoa/ngành, triển khai quy chế học vụ, giới thiệu CLB – đoàn hội, tham quan cơ sở vật chất.
• Lịch Orientation chi tiết: [Link tải]

3. Hướng dẫn chuẩn bị trước khi vào học

• Hoàn thiện hồ sơ bổ sung (nếu còn thiếu)
• Tải ứng dụng/sử dụng cổng thông tin sinh viên
• Cập nhật thông tin liên lạc để nhận thông báo học vụ
• Chuẩn bị thiết bị học tập cần thiết (laptop, tài liệu…)

4. Kênh hỗ trợ & liên hệ quan trọng

Trong quá trình chuẩn bị nhập học, nếu bạn cần hỗ trợ về học vụ, thủ tục hoặc định hướng chuyên ngành, vui lòng liên hệ:

Phòng Công tác Sinh viên: [Email – SĐT]
Phòng Tuyển sinh: [Email – SĐT]
Khoa/Ngành: [Thông tin liên hệ nếu có]

Nhà trường mong đợi được đồng hành cùng bạn trong hành trình học tập và phát triển sắp tới. Chúc bạn có một khởi đầu thuận lợi và đạt được nhiều thành tựu tại Trường Đại học [Tên trường].

Trân trọng,
Trường Đại học [Tên trường]

Mẫu 6: Checklist thủ tục nhập học

Thân gửi em,

Nhằm hỗ trợ tân sinh viên hoàn thiện đầy đủ các yêu cầu đầu vào trước khi bắt đầu năm học mới, Trường Đại học [Tên trường] gửi đến em thông tin về thủ tục nhập học dành cho tân sinh viên khóa [Kxx]. Danh mục này giúp em rà soát các giấy tờ và bước thực hiện cần thiết theo đúng quy định của nhà trường.

1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Vui lòng chuẩn bị và đối chiếu đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời/Bằng tốt nghiệp THPT
• Bản sao học bạ THPT
• Bản sao CMND/CCCD
• Ảnh thẻ theo yêu cầu (kích thước, nền màu)
• Giấy tờ minh chứng chế độ ưu tiên (nếu có)
• Các mẫu biểu theo quy định (tải tại đường dẫn đính kèm)
• Tải biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết: [Link]

2. Quy trình nhập học

Bạn cần lần lượt thực hiện các bước sau để hoàn tất nhập học:

• Xác nhận nhập học trên cổng tuyển sinh
• Nộp hồ sơ bản giấy tại [Địa điểm tiếp nhận]
• Kích hoạt tài khoản sinh viên (Portal/LMS)
• Cập nhật thông tin cá nhân trên hệ thống
• Hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo thông báo
• Xem quy trình chi tiết: [Link]

3. Thời hạn cần lưu ý

• Hạn chót hoàn thiện hồ sơ: [Ngày/tháng/năm]
• Thời gian xác nhận nhập học: [Thông tin cụ thể]
• Các mốc quan trọng khác: [Nếu có]

Nhà trường khuyến nghị bạn hoàn tất đúng thời hạn để đảm bảo quyền lợi tân sinh viên và cập nhật kịp thời các thông báo học vụ.

Trân trọng,
Trường Đại học [Tên trường]

4.3. Nhóm mẫu email chăm sóc sinh viên đang theo học

Mẫu 7: Thông báo quan trọng (nhắc lịch thi, lịch học, học phí)

Thân gửi các bạn sinh viên,

Phòng Đào tạo Trường Đại học [Tên trường] thông báo đến sinh viên [Khóa/Khoa/Nhóm ngành] các nội dung học vụ quan trọng cần lưu ý trong thời gian tới. Bạn vui lòng theo dõi và cập nhật đầy đủ để đảm bảo thực hiện đúng quy định của nhà trường.

1. Lịch học/ lịch học lại (nếu có điều chỉnh)

• Thời gian: [Ngày/tháng/năm]
• Môn học/nhóm lớp: [Tên môn, mã môn]
• Giảng viên phụ trách: [Tên giảng viên]
• Xem chi tiết thời khóa biểu: [Link hệ thống sinh viên]

2. Lịch thi giữa kỳ/cuối kỳ

• Thời gian:Từ ngày… đến ngày….
• Địa điểm: [Phòng thi / Hội trường]
• Tra cứu lịch thi đầy đủ: [Link đến hệ thống]

3. Thông báo học phí/ BHYT

• Hạn đóng: [Ngày/tháng/năm]
• Số tiền: [Chi tiết nếu có]
• Phương thức thanh toán: [ xem hướng dẫn chi tiết]
• Tra cứu công nợ & thanh toán học phí: [Link thanh toán]

Nhà trường đề nghị sinh viên theo dõi sát thông báo và chủ động hoàn thành đúng tiến độ để đảm bảo quyền lợi học tập.

Trân trọng,
Phòng Đào tạo – Trường Đại học [Tên trường]

Mẫu 8: Thông báo sự kiện học thuật, workshop, cơ hội thực tập

Thân gửi các bạn sinh viên,

Trường Đại học [Tên trường] phối hợp với doanh nghiệp đối tác [Tên doanh nghiệp] triển khai chương trình thực tập dành cho sinh viên ngành [Tên ngành] trong học kỳ [Học kỳ/Năm]. Chương trình nhằm hỗ trợ sinh viên tiếp cận môi trường làm việc thực tế, tích lũy kinh nghiệm nghề nghiệp và đáp ứng yêu cầu chuẩn đầu ra của chương trình đào tạo.

1. Thông tin vị trí thực tập

• Vị trí: [Tên vị trí]
• Phòng ban: [Tên phòng ban]
• Số lượng: [Số lượng tuyển]
• Thời gian thực tập: [Khoảng thời gian]
• Địa điểm làm việc: [Địa chỉ / Trực tuyến]

2. Yêu cầu ứng tuyển

• Đang là sinh viên năm [Thứ mấy] ngành [Tên ngành]
• Nắm kiến thức cơ bản về [kỹ năng/chuyên môn liên quan]
• Thái độ học tập nghiêm túc và khả năng phối hợp nhóm
• Ưu tiên sinh viên có mong muốn làm việc lâu dài trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực]

3. Quyền lợi của sinh viên thực tập

• Trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp tại doanh nghiệp đối tác
• Được hướng dẫn trực tiếp bởi mentor/chuyên gia trong ngành
• Nhận xác nhận thực tập hoặc cơ hội tiếp nhận sau thực tập (tùy chính sách doanh nghiệp)

4. Hồ sơ & hình thức nộp

Hồ sơ gồm:

• CV cá nhân (cập nhật mới nhất)
• Bảng điểm tích lũy (không yêu cầu công chứng)
• Thư bày tỏ nguyện vọng (nếu doanh nghiệp yêu cầu)
• Nộp hồ sơ trực tuyến: [Link ứng tuyển]
• Thời hạn nộp hồ sơ: [Ngày/tháng/năm]

Trân trọng,
Trường Đại học [Tên trường]

4.4. Nhóm mẫu email cho doanh nghiệp và đối tác

Mẫu 9: Mời tham gia ngày hội việc làm

Kính gửi Quý doanh nghiệp [Tên doanh nghiệp],

Trường Đại học [Tên trường] trân trọng kính mời Quý doanh nghiệp tham gia Ngày hội Việc làm [Tên sự kiện/Career Fair năm…], sự kiện thường niên kết nối sinh viên với các đơn vị tuyển dụng trong và ngoài ngành. Đây là hoạt động nhằm tạo điều kiện để doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực trẻ, được đào tạo bài bản, đồng thời mở rộng cơ hội hợp tác giữa nhà trường và doanh nghiệp.

1. Thông tin sự kiện

• Thời gian: [Ngày – Giờ]
• Địa điểm: …..
• Quy mô: [Số doanh nghiệp – Số sinh viên dự kiến]
• Đối tượng: Sinh viên các ngành [Liệt kê ngành/khoa liên quan]

2. Hoạt động dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp tham gia có thể thực hiện:

• Tuyển dụng trực tiếp sinh viên thực tập hoặc làm việc chính thức
• Giới thiệu doanh nghiệp, văn hoá và lộ trình phát triển nghề nghiệp
• Phỏng vấn trực tiếp
• Tổ chức mini talk hoặc workshop nghề nghiệp
• Trưng bày gian hàng, brochure, tài liệu tuyển dụng

3. Quyền lợi dành cho doanh nghiệp

• Tiếp cận trực tiếp sinh viên năm cuối và sinh viên chất lượng cao
• Nhận danh sách ứng viên quan tâm sau sự kiện
• Đặt gian hàng tại vị trí theo đăng ký
• Hỗ trợ truyền thông tuyển dụng trên kênh chính thức của nhà trường
• Kết nối với Khoa/Phòng Hợp tác Doanh nghiệp để triển khai hợp tác dài hạn

Để nhà trường hoàn tất công tác bố trí gian hàng và chuẩn bị tài liệu sự kiện, kính đề nghị Quý doanh nghiệp xác nhận tham gia bằng cách phản hồi trực tiếp email này với các thông tin:

• Tên doanh nghiệp:
• Người phụ trách tham gia:
• Số điện thoại & Email:
• Nội dung hoạt động tại sự kiện: (Tuyển dụng / Giới thiệu / Workshop / Khác)
• Vui lòng phản hồi xác nhận trước ngày [Ngày/tháng/năm].

Trường Đại học [Tên trường] rất mong được đón tiếp và đồng hành cùng Quý doanh nghiệp tại sự kiện, góp phần tạo dựng môi trường kết nối hiệu quả giữa nhà trường – doanh nghiệp – sinh viên.

Trân trọng,
Trường Đại học [Tên trường]

Mẫu 10: Đề nghị hợp tác nghiên cứu, tài trợ hoặc hỗ trợ thực tập

Kính gửi Quý đơn vị [Tên doanh nghiệp/tổ chức],

Trường Đại học [Tên trường] trân trọng gửi lời chào và lời chúc sức khỏe đến Quý doanh nghiệp/tổ chức. Nhằm tăng cường kết nối giữa nhà trường và doanh nghiệp trong hoạt động [đào tạo / nghiên cứu / phát triển nguồn nhân lực / chuyển giao / hỗ trợ sinh viên], chúng tôi mong muốn được phối hợp cùng Quý đơn vị triển khai chương trình hợp tác [Lĩnh vực] trong thời gian tới.

1. Mục tiêu hợp tác

• Tăng cường gắn kết giữa đào tạo đại học và yêu cầu thực tiễn của thị trường lao động
• Tạo điều kiện để sinh viên tiếp cận môi trường làm việc chuyên nghiệp
• Phối hợp triển khai các hoạt động nghiên cứu, chuyển giao, tài trợ hoặc đồng hành trong các dự án có liên quan đến lĩnh vực [Tên lĩnh vực/chuyên ngành]

2. Nội dung hợp tác đề xuất

Tùy theo định hướng của Quý đơn vị, nhà trường đề xuất một số nội dung hợp tác như:

a. Hợp tác trong nghiên cứu – chuyển giao

• Phối hợp thực hiện đề tài/dự án nghiên cứu
• Giảng viên, chuyên gia trao đổi học thuật
• Đồng tổ chức hội thảo chuyên môn, seminar nghiên cứu

b. Hợp tác tài trợ – đồng hành cùng sinh viên

• Học bổng hỗ trợ sinh viên ngành [Tên ngành]
• Tài trợ thiết bị, học liệu, phòng lab
• Đồng hành tại sự kiện học thuật, cuộc thi chuyên môn

c. Hỗ trợ thực tập – tuyển dụng

• Tiếp nhận sinh viên thực tập định kỳ theo học kỳ
• Tổ chức chương trình “Dự án thực tế” cùng doanh nghiệp
• Ưu tiên tuyển dụng sinh viên tốt nghiệp

Để tiến hành trao đổi chi tiết, kính đề nghị Quý đơn vị xác nhận quan tâm và gửi thông tin liên hệ bằng cách phản hồi trực tiếp email này. Nhà trường sẽ chủ động sắp xếp buổi làm việc và gửi tài liệu liên quan.

Trân trọng,
[Người gửi – Chức vụ]
Trường Đại học [Tên trường]

5. Tự động hóa chiến lược Email Marketing giáo dục với AMIS aiMarketing

MISA AMIS aiMarketing cung cấp bộ công cụ hỗ trợ giúp các trường đại học tự động hóa toàn bộ quy trình Email Marketing, đảm bảo thông tin được truyền tải đúng, đủ và nhất quán.

Hệ thống cho phép phân đoạn danh sách, gửi email cá nhân hóa, thiết lập kịch bản automation cho từng giai đoạn, đồng thời theo dõi hiệu suất theo thời gian thực. Nhờ đó, nhà trường có thể tiết kiệm 70–80% thời gian đồng thời tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Một số tính năng nổi bật:

• Gửi email số lượng lớn, hạn chế spam nhờ lọc tương tác và loại bỏ email lỗi.
• Thiết kế email nhanh bằng trình kéo–thả với 2000+ mẫu email và 100+ template phong phú.
• Tự động hóa hành trình email và cá nhân hóa nội dung theo từng đối tượng.
• Xác thực tên miền SPF/DKIM, đảm bảo uy tín gửi.
• Quản lý danh sách và hủy đăng ký dễ dàng.
• Theo dõi báo cáo chi tiết để tối ưu chiến dịch.

6. Kết luận

Trên đây là tổng hợp 10 mẫu email điển hình mà các trường đại học có thể áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ tuyển sinh, nhập học đến thông báo học vụ và kết nối doanh nghiệp. Mỗi mẫu đều được xây dựng theo cấu trúc rõ ràng, dễ tùy chỉnh, giúp nhà trường tiết kiệm thời gian soạn thảo nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và nhất quán trong cách truyền đạt thông tin.

Hy vọng bộ mẫu này sẽ trở thành nguồn tham khảo hữu ích để nhà trường nâng cao hiệu quả truyền thông, đồng thời mang đến trải nghiệm tốt hơn cho người nhận ở mỗi điểm chạm.