Bảng chấm công cá nhân lưu trữ thông tin chấm công của các nhân viên trong công ty, hoặc thể hiện dữ liệu chấm công của một cá nhân cụ thể. Đây là lựa chọn phù hợp để kiểm soát dữ liệu, đối chiếu khi cần và hỗ trợ xử lý thắc mắc công lương hiệu quả cho doanh nghiệp hiện đại. Cùng MISA AMIS tham khảo các mẫu bảng chấm công cá nhân phổ biến.
1. Bảng chấm công cá nhân là gì?
Bảng chấm công cá nhân là biểu mẫu (dưới dạng giấy, file excel, hoặc trên phần mềm) phản ánh đầy đủ mọi thông tin liên quan đến ngày công, giờ làm việc, nghỉ phép, đi muộn, về sớm, tăng ca, số ngày vắng mặt… của từng nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một tháng. Bảng này có thể được trình bày dưới dạng bảng tổng hợp chung rồi tách riêng từng người, hoặc xuất ra chi tiết cho từng nhân viên để dễ đối chiếu, xác nhận thông tin khi cần.
Vai trò của bảng chấm công cá nhân:
- Là căn cứ quan trọng để tính lương, thưởng, các chế độ đãi ngộ và trừ các khoản liên quan.
- Giúp quản lý chính xác thời gian làm việc, kiểm soát hiệu suất lao động cũng như ý thức kỷ luật của từng người.
- Là cơ sở để giải trình, đối chiếu nếu phát sinh tranh chấp hoặc thắc mắc về công, lương, thưởng.
- Dễ dàng tổng hợp dữ liệu quy mô lớn, truy xuất lịch sử làm việc, phục vụ báo cáo hoặc thực hiện đánh giá nhân sự minh bạch hơn.
2. Cách tạo bảng chấm công cá nhân
Tạo bảng chấm công cá nhân có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau, phù hợp với quy mô cũng như điều kiện của từng doanh nghiệp:
Tạo bằng Excel, Word, phiếu giấy
Người quản lý có thể lập file hoặc mẫu phiếu chấm công của các doanh nghiệp, định kỳ cập nhật dữ liệu ngày công, nghỉ phép, tăng ca,… Khi cần xuất bảng chấm công cá nhân thì tạo một file riêng cho nhân viên đó, lấy dữ liệu từ bảng tổng chuyển sang.
Cách này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí thấp, dễ linh hoạt chỉnh sửa hoặc cá nhân hóa nội dung theo thực tế từng người. Ngoài ra, quản lý chủ động hơn trong việc ghi nhận, đối chiếu công khi nhân sự không quá đông hoặc ca làm việc linh hoạt.
Tuy nhiên, phương pháp thủ công này vẫn tiềm ẩn nhiều nhược điểm như dễ phát sinh nhầm lẫn, tốn thời gian kiểm tra, tổng hợp và điều chỉnh khi có sai sót. Nếu dữ liệu chưa rõ ràng, nguy cơ tranh cãi về công lương cũng dễ xảy ra, đặc biệt khi quy mô nhân sự tăng lên.
Sử dụng phần mềm chấm công
Dữ liệu chấm công của toàn bộ nhân viên được nhập hoặc đồng bộ tự động từ máy chấm vân tay, thẻ từ, app di động,… Hệ thống tự động tổng hợp, tách hoặc xuất bảng chấm công riêng cho từng người.
Mỗi nhân viên đều được cấp tài khoản cá nhân để chủ động xem, kiểm tra lịch sử công của mình bất kỳ lúc nào trên app/mobile/web. Quản lý có thể lọc, tìm kiếm nhanh, xuất file excel/pdf bảng công theo cá nhân để gửi đối chiếu, phục vụ giải trình hoặc lưu trữ khi cần.
Cách này giảm tối đa sai sót và tiết kiệm đáng kể nguồn lực so với cách truyền thống, nâng cao trải nghiệm cả cho nhà quản trị và người lao động.
3. Mẫu bảng chấm công cá nhân Excel
Bảng chấm công cá nhân chi tiết ngày
Đây là mẫu bảng theo dõi chấm công từng ngày cho từng nhân viên trong tháng, gồm đầy đủ các trường: mã nhân viên, họ tên, phòng ban, chức vụ, ngày làm việc, ca làm việc, giờ vào ra chi tiết, số giờ công, giờ đến muộn, về sớm, làm thêm, nghỉ phép, loại phép, ghi chú… Bảng này giúp quản lý dễ dàng đối chiếu thực tế đi làm, nghỉ phép, làm thêm giờ của từng người theo từng ngày rõ ràng.
Bảng tổng hợp công cá nhân theo tháng
Mẫu bảng này tổng hợp toàn bộ ngày công trong tháng cho tất cả nhân viên, hiển thị từng ngày, từng ca, đối chiếu với ngày nghỉ, ngày làm việc thực tế, nghỉ lễ, phép, không phép… Bảng còn có các cột thống kê số công hưởng lương, không lương, tổng công, thưởng cơm… Tất cả thể hiện trực quan, đầy đủ, hỗ trợ tổng hợp nhanh số liệu và thanh toán lương/phụ cấp cuối tháng.
Nếu cần xuất bảng chấm công cá nhân cho từng nhân viên xem lại dữ liệu của mình, chỉ cần copy hàng của nhân viên từ các file trên sang sang file riêng.
4. Mẫu bảng chấm công cá nhân trên phần mềm AMIS Chấm Công
Phần mềm hiện đại như AMIS Chấm Công giúp doanh nghiệp và nhân viên tối ưu toàn bộ quy trình quản lý công. Bộ phận nhân sự, quản lý chỉ cần đăng nhập hệ thống là đã có thể theo dõi lộ trình làm việc, lịch sử công, số ngày nghỉ, tăng ca… của toàn bộ nhân viên trên một giao diện trực quan.
Bảng công này tự động tổng hợp, cập nhật liên tục, giúp dễ dàng điều chỉnh, bổ sung hoặc ẩn/hiện các trường thông tin theo nhu cầu thực tế. Người quản lý linh hoạt chọn các cột hiển thị, xuất báo cáo, so sánh dữ liệu từng phòng ban hoặc từng cá nhân chỉ trong vài thao tác.
Điểm nổi bật lớn nhất là nhân viên không cần chờ HR gửi file riêng. Mỗi người chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản cá nhân trên app hoặc web là sẽ xem được toàn bộ bảng công của mình: ngày đi làm, số buổi đi muộn, về sớm, nghỉ phép, nghỉ lễ cho đến chi tiết tổng công thực tế, ghi chú… Nếu có thắc mắc hoặc cần giải trình, nhân viên chủ động trao đổi ngay trên giao diện phần mềm mà không lo bỏ lỡ thông tin.
Dùng thử miễn phí 14 ngày phần mềm này! Chấm công đa hình thức, tự động tổng hợp công, hạn chế sai lệch, trao quyền chủ động cho nhân viên.
Như vậy MISA AMIS đã gửi đến bạn đọc các mẫu bảng chấm công cá nhân đơn giản và dễ sử dụng. Hy vọng các mẫu bảng sẽ giúp công ty quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn. Đừng quên nâng cấp chấm công bằng phần mềm chuyên nghiệp để hoạt động này thực sự chính xác, minh bạch và tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên lẫn bộ phận quản lý
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
