Chấm công QR Code sở hữu lợi thế là nhanh chóng và không cần lắp đặt máy chấm công, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Chấm công QR Code đã được tích hợp sẵn trong AMIS Chấm Công của MISA AMIS HRM. Hãy cùng chúng tôi review thực tế về các tính năng này.
1. Chấm công bằng QR Code là gì?
QR Code là viết tắt của Quick Response Code (mã phản hồi nhanh). QR Code cho phép đọc mã nhanh và trỏ người dùng đến một trang web hoặc thực hiện một hành động như gọi điện, xem tin nhắn, đăng ký, xác nhận, chuyển khoản… nhanh chóng.
QR Code thường có dạng một hình vuông với nhiều điểm đen đã được mã hóa, đọc được bằng thiết bị chuyên dụng hoặc thiết bị di động. Mã QR được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực đời sống, đặc biệt là trong thương mại, tài chính, marketing và cả quản lý nhân sự.
Để chấm công bằng hình thức này, doanh nghiệp cần có tối thiểu một QR Code. Nhân viên chỉ cần quét mã là được ghi nhận thời gian làm việc. Sự tiện lợi của QR Code giúp giải phóng thời gian cho các nhà quản trị nhân sự, đồng thời gia tăng trải nghiệm cho nhân viên.
2. Ưu điểm và nhược điểm của chấm công bằng QR Code
So với các hình thức chấm công khác như ghi sổ, vân tay, thẻ, khuôn mặt, GPS, wifi, QR Code sở hữu những ưu thế riêng, đồng thời tồn tại một vài nhược điểm nhỏ. Hình thức này có thể áp dụng rộng rãi cho mọi doanh nghiệp không phân biệt lĩnh vực, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhân sự trình độ cao, có thiết bị di động, thích ứng nhanh với công nghệ.
2.1 Ưu điểm của chấm công bằng QR Code
- Không yêu cầu lắp đặt thiết bị phức tạp:
QR Code chỉ cần được in ra và dán ở cửa công ty để nhân viên quét, không đòi hỏi phải lắp thiết bị chấm công như xác nhận vân tay. Như vậy doanh nghiệp đã tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Hiện nay hầu hết các điện thoại thông minh đều có tính năng quét QR, hoặc có thể cài ứng dụng quét QR dễ dàng, vì thế nhân viên cũng không gặp trở ngại khi chấm công.
- Chấm công nhanh và chính xác:
Khả năng nhận diện QR Code thông thường chỉ trong khoảng 1-3 giây. Giờ ra, giờ vào được ghi nhận chính xác, hạn chế tình trạng gian lận chấm công. Khi chấm công bằng QR Code, hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu hàng ngày và xuất báo cáo bất cứ lúc nào bạn muốn.
- Có thể kết hợp với GPS để chấm công từ xa:
Kết hợp QR Code và các phương thức khác để chấm công từ xa là xu hướng mới tại các doanh nghiệp hiện đại. Trong trường hợp nhân viên đi làm việc ngoài văn phòng, đi công tác, họ vẫn chấm công được bằng cách quét QR Code do công ty gửi đến. Công ty có thể yêu cầu nhân viên bật GPS để xác nhận thêm về vị trí.
2.2 Nhược điểm của chấm công bằng QR Code
- Tình trạng nhờ chấm công hộ:
Cách thức chấm công QR Code rất đơn giản, không liên quan đến sinh trắc học. Do đó phát sinh một vấn đề là nhờ chấm công hộ: nhân viên này đăng nhập vào tài khoản của nhân viên khác hoặc cầm điện thoại của nhân viên khác quét mã. Tuy nhiên tình trạng này có thể giảm thiểu bằng cách kiểm soát chặt chẽ bằng camera hoặc dùng QR Code động thay đổi liên tục sau 3-5 giây.
- Phụ thuộc vào đường truyền internet:
QR Code hoạt động khi có internet. Trong trường hợp mạng lỗi, mạng chậm, nhân viên có thể không được ghi nhận công hoặc bị ghi nhận là muộn giờ. Tuy nhiên tình trạng này hiếm khi xảy ra nên doanh nghiệp cũng không cần quá lo ngại.
3. Tính năng chấm công QR Code của MISA AMIS HRM
MISA AMIS HRM là Bộ Giải pháp Quản trị Nhân sự toàn diện, bao gồm nhiều phần mềm riêng cho các nghiệp vụ. Trong đó AMIS Chấm Công là phần mềm được khách hàng đánh giá cao bởi tính năng đa dạng, đáp ứng được toàn bộ các bước quản lý giờ làm.
AMIS Chấm Công tích hợp đa hình thức chấm công: vân tay, thẻ, khuôn mặt, GPS, wifi và cả QR Code. Phần mềm rất phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi số hình thức quản lý thời gian làm việc, tự động hóa các thao tác cho HR.
Hiện AMIS Chấm Công cho phép đăng ký dùng thử tới 14 ngày không giới hạn tính năng. Nếu bạn muốn trải nghiệm chỉ cần để lại thông tin, nhân viên MISA sẽ liên hệ và gửi tài khoản.
AMIS Chấm Công hoạt động trên nền tảng web để HR thiết lập QR Code và có ứng dụng trên điện thoại để nhân viên chấm công. Review chi tiết về tạo QR Code cho công ty bạn hãy khám phá ngay dưới đây.
3.1 Hướng dẫn HR tạo QR Code chấm công
HR đăng nhập vào AMIS Chấm Công và lần lượt vào các mục: Thiết lập > Quy định chấm công > Chấm công trên ứng dụng > Quét mã QR. Chọn Danh mục QR Code và nhấn vào nút Thêm.
Tại đây bạn sẽ có 2 lựa chọn là QR Code tĩnh và QR Code động.
- QR Code tĩnh: loại mã không thay đổi trong quá trình chấm công, doanh nghiệp sử dụng 1 mã duy nhất trong thời gian dài, chỉ cần in ra và đặt ở cửa. Bạn có thể xuất nhiều mã tĩnh cho nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, cửa hàng và đặt tên tương ứng để dễ kiểm soát.
- QR Code động: loại mã thay đổi liên tục sau 3-5 giây, bạn cần có màn hình tivi, máy tính bảng hoặc điện thoại để hiển thị mã động. Loại mã này sẽ hạn chế tình trạng gian lận chấm công.
3.2 Hướng dẫn HR chọn đối tượng chấm công
Thông thường cả công ty có thể dùng chung 1 mã QR nếu quy mô nhân sự không lớn. Tuy nhiên để tối ưu quản lý thời gian làm việc, bạn nên tạo cho mỗi phòng, bộ phận hoặc cửa hàng một mã QR khác nhau.
Chỉ cần nhấn vào Thêm đơn vị áp dụng và chọn phòng bạn muốn, ví dụ phòng kinh doanh, phòng nhân sự…
3.3 Nhân viên chấm công bằng QR Code
Đến giờ làm việc, nhân viên cần mở app MISA AMIS trên điện thoại và quét QR Code là sẽ được ghi nhận ngay lập tức. Lưu ý: nhân viên nên kết nối vào mạng internet ổn định của công ty, đảm bảo camera hoạt động tốt và chấm đúng mã của phòng ban mình.
Ứng dụng MISA AMIS không chỉ hỗ trợ chấm công QR Code mà còn giúp nhân viên theo dõi giờ ra vào hàng ngày, tổng ngày công cuối tháng. Thậm chí việc gửi đơn xin đi muộn về sớm, đơn nghỉ phép cũng được triển khai hoàn toàn trên hệ thống, giảm thời gian làm giấy tờ và chờ đợi phê duyệt.
3.4 Quản lý nghiệp vụ chấm công toàn diện
QR Code chỉ là một phần trong rất nhiều tính năng hữu ích khác của AMIS Chấm Công. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp công thành file hoàn thiện, HR không cần thao tác thủ công mà chỉ cần ấn nút xuất. Nhờ đó các sai sót, nhầm lẫn thường gặp trong ghi nhận công sẽ giảm đáng kể.
Ưu điểm thứ 2 của AMIS Chấm Công là cung cấp báo cáo với giao diện vô cùng trực quan. Cấp quản lý và ban lãnh đạo sẽ nắm bắt được ngay tình hình lao động của tháng để xây dựng chính sách giờ làm, chính sách khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
Tiếp theo, AMIS Chấm Công có khả năng mở cổng kết nối API để chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán khác. Bảng công tháng được đồng bộ sang AMIS Tiền Lương hoặc các phần mềm kế toán. Nhờ đó công việc cuối tháng của HR và kế toán sẽ được giảm tải đáng kể.
4. Đánh giá của khách hàng đã sử dụng AMIS Chấm Công
AMIS Chấm Công hiện đang được hàng ngàn công ty thuộc mọi lĩnh vực ứng dụng. Trong đó có thể kể đến: thương hiệu thời trang IVY moda, doanh nghiệp logistic Hữu Nghị Xuân Cương, hệ thống giáo dục Hoa Sen… Đây đều là những đơn vị có quy mô nhân sự lớn, nếu tổng hợp giờ ra vào thông thường qua Excel sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn.
AMIS Chấm Công được đánh giá là giải pháp phù hợp cho bài toán trên. Không chỉ cung cấp các hình thức chấm công nhanh như QR Code, GPS, phần mềm còn giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ nghiệp vụ quản lý đơn từ, tổng hợp công tính lương.
Tại trường Hoa Sen, trước đây chuyên viên nhân sự phải mất tới 3-5 ngày cho việc tổng hợp đơn từ, chuyển thành bảng công, xử lý Excel. Quy trình trả lương thường bị chậm trễ ảnh hưởng đến tinh thần của cán bộ, công nhân viên trong trường.
AMIS Chấm Công đã giúp đẩy nhanh quá trình trên chỉ còn khoảng 1 ngày. Thực tế việc xuất bảng công diễn ra rất nhanh chóng vì tất cả thời gian, đơn từ đã được lưu trữ trên hệ thống, các giáo viên cũng xác nhận công ngay trên ứng dụng, không mất thời gian giải trình, chờ duyệt lâu.
5. Chấm công bằng QR Code trên MISA AMIS HRM
Với các tính năng và ưu điểm vượt trội, giá của AMIS Chấm Công vẫn giữ ở mức vừa phải, được xây dựng theo nhiều gói để doanh nghiệp dễ lựa chọn. Mời bạn đọc tham khảo bảng giá mới nhất:
Mức giá trên áp dụng cho phần mềm đầy đủ tính năng, nghĩa là ngoài QR Code, bạn có thể dùng tất cả các phương thức chấm công hiện đại khác: vân tay, thẻ, khuôn mặt, GPS, wifi… Ngoài ra khi dùng AMIS Chấm Công cùng các phần mềm khác trong nền tảng như AMIS Tiền Lương, AMIS Thông Tin Nhân Sự, AMIS BHXH, AMIS Thuế TNCN, bạn có thể nhận được giá tốt hơn nữa.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ VÀ NHẬN TƯ VẤN TẠI ĐÂY
Đặc biệt, AMIS Chấm Công đang có chương trình trải nghiệm miễn phí cho mọi khách hàng. Bạn hãy để lại thông tin hoặc gọi 0904885833 để nhận tài khoản dùng thử sớm nhất.
6. Kết luận
Trên đây là những thông tin về tính năng chấm công bằng QR code. Bạn có thể tham khảo AMIS Chấm Công tích hợp đa dạng hình thức, trong đó có QR Code, giúp doanh nghiệp thúc đẩy số hóa quản lý nhân sự và cải thiện trải nghiệm cho nhân viên. Hy vọng đây sẽ là một lựa chọn tốt dành cho công ty bạn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
