Chiến lược nhân sự Xu thế quản trị nhân sự Chuyển đổi dữ liệu để ngừng sử dụng Excel trong quản lý...

Chuyển đổi dữ liệu để ngừng sử dụng Excel trong quản lý nhân sự 4.0!

Trong thời kỳ phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc chuyển đổi số là điều tất yếu của các doanh nghiệp. Thay vì quản lý dữ liệu bằng các công cụ đơn giản như Microsoft Excel, Microsoft Word hoặc các phần mềm quản lý đơn giản, doanh nghiệp lựa chọn cho mình một phương án tối ưu hơn là các nền tảng quản trị nghiệp vụ chuyên biệt.

Tuy nhiên, bước đầu tiên để sử dụng các nền tảng quản trị nhân sự chuyên nghiệp chính là công việc chuyển đổi dữ liệu. Đặc biệt trong việc quản trị thông tin nhân sự, việc chuyển đổi dữ liệu là rất quan trọng. Đối với những doanh nghiệp vừa và lớn có đông nhân viên, việc chuyển đổi dữ liệu gặp rất nhiều trở ngại và khó khăn. 

Vì vậy, trong bài viết lần này, hãy cùng khám phá những khía cạnh khác nhau về chuyển đổi dữ liệu trong quản lý nhân sự.

>>> Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Năm 2022

>>> Xem thêm: (Tải miễn phí) Bảng theo dõi thông tin nhân sự chuyên nghiệp

1. Chuyển đổi dữ liệu là gì?

Chuyển đổi dữ liệu là một quá trình sao chép, sửa đổi và cập nhật các dữ liệu từ định dạng hoặc hệ thống này sang định dạng hoặc hệ thống khác. Đây được đánh giá là hoạt động nòng cốt trong việc tích hợp và quản lý dữ liệu.

Đối với doanh nghiệp, việc chuyển đổi dữ liệu thường xảy ra khi công ty quyết định sử dụng một phần mềm quản lý công việc, nhân sự, bán hàng, kế toán mới. Do đó, việc chuyển đổi dữ liệu sẽ tập trung vào việc sao chép các dữ liệu từ hệ thống quản lý cũ sang hệ thống quản lý mới. 

Chuyển đổi dữ liệu là một quá trình sao chép, sửa đổi và cập nhật các dữ liệu từ định dạng hoặc hệ thống này sang định dạng hoặc hệ thống khác.

Quá trình chuyển đổi dữ liệu thông tin nhân sự bao gồm ba giai đoạn sau đây:

1.1. Giai đoạn chuẩn bị dữ liệu

Để chuyển đổi dữ liệu thành công, công tác chuẩn bị dữ liệu rất quan trọng. Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp hoặc người làm nhân sự cần thực hiện đầy đủ các bước:

  • Xác định dữ liệu cần chuyển đổi: Các trường thông tin quan trọng, nguồn dữ liệu và loại dữ liệu sẽ chuyển đổi.
  • Xác định sự chênh lệch thông tin giữa các phần mềm: Các trường thông tin giống nhau, các trường thông tin khác nhau. Qua đó, HR cần bổ sung, cập nhật hoặc xóa các dữ liệu không cần thiết trong hệ phần mềm quản lý nhân sự mới.
  • Tạo bộ lọc thông tin: Tạo ra các bộ lọc thông tin để hỗ trợ hiệu quả chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm mới.
  • Đánh giá thông tin: Đánh giá mức độ quan trọng của thông tin và mức độ hiệu quả quản lý của công tin. Ngoài ra, HR cần đề xuất kế hoạch lưu trữ hoặc chuyển đổi nội dung thông tin nếu cần thiết.

1.2. Giai đoạn chuyển đổi dữ liệu 

Đây là giai đoạn HR thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm quản lý nhân sự cũ sang phần mềm quản lý nhân sự mới ưu Việt hơn. Do đó, các thao tác và công việc cần thực hiện bao gồm:

  • Trích xuất dữ liệu, thông tin nhân sự từ phần mềm cũ. 
  • Thực hiện công việc chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm mới.
  • Thực hiện lưu trữ và đánh giá các nội dung thông tin cũ không thể nhập vào phần mềm mới.

1.3. Giai đoạn đánh giá hiệu quả

Giai đoạn cuối cùng là đánh giá việc chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm mới có thực sự đem lại giá trị quản lý cho doanh nghiệp hay không. Qua đây, các công ty có thể xem xét sự cải tiến trong khả năng quản trị nhân sự, những điểm tích cực và hạn chế của phần mềm quản lý nhân sự mới.

Bên cạnh đó, HR cũng cần chỉ ra khoảng cách giữa việc cập nhật thông tin nhân sự trên phần mềm mới và những thông tin không được đưa lên phần mềm. Từ đó đưa ra kế hoạch xóa bỏ thông tin hoặc tạo ra các trường thông tin mới trên phần mềm để tăng hiệu quả quản trị nhân lực.

Giai đoạn cuối cùng là đánh giá việc chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm mới có thực sự đem lại giá trị quản lý cho doanh nghiệp hay không.

2. Những thách thức khi chuyển đổi dữ liệu

Việc chuyển đổi dữ liệu có thể gặp nhiều thách thức do một số nguyên nhân sau đây:

2.1. Sự khác biệt giữa hai phần mềm

Việc chuyển đổi dữ liệu giữa hai phần mềm khác nhau thường không dễ dàng. Lý do bởi giữa hai phần mềm quản lý luôn có những sự khác nhau nhất định về trường thông tin quy định và cách quản lý trên phần mềm đặc trưng. 

Vì vậy, việc lọc thông tin và đảm bảo tính tương đồng trong việc quản lý dữ liệu của hai phần mềm là rất quan trọng. Ngoài ra, với những sự khác nhau đó, HR cũng cần đưa ra những đề xuất lưu trữ và chỉnh sửa thông tin nhằm cải thiện khả năng quản trị nhân sự trên phần mềm mới tốt hơn.

2.2. Tốn thời gian

Nỗi lo ngại lớn của nhiều doanh nghiệp khi quyết định chuyển đổi dữ liệu là việc tốn thời gian.

Việc thu thập và phân tích số liệu cũ đồng thời nghiên cứu phần mềm mới sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, việc làm quen với một phần mềm quản lý mới cũng tốn thời gian để học tập và đào tạo cho nhân viên. Hơn thế nữa, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mới cũng cần thời gian để biết được hiệu quả và sự hoàn vốn của khoản đầu tư.

Trong trường hợp phần mềm quản lý mới không thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, việc chuyển đổi dữ liệu về phần mềm cũ hoặc phần mềm khác cũng sẽ tiêu tốn thời gian của công ty. Vô hình chung, hiệu quả làm việc giảm và số tiền đầu tư của doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể. 

Chuyển đổi dữ liệu có thể rất tốn thời gian

2.3. Tốn kém

Việc chuyển đổi dữ liệu sang một phần mềm mới cũng gây những tốn kém về mặt tài chính cũng như con người cho doanh nghiệp.

Cụ thể, những phần mềm mới có tính năng ưu Việt và nổi trội hơn sẽ có mức giá cao hơn. Trong một vài trường hợp, các doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm miễn phí để quản trị và lưu dữ thông tin nhân sự như Excel. Do đó, việc đầu tư vào một phần mềm quản trị nhân sự chuyên biệt mới cần được cân nhắc kỹ lưỡng về mặt ngân sách và hiệu quả đầu tư.

Ngoài ra, khi đã quyết định chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mới, việc chuyển đổi dữ liệu cần sự phối hợp của nhiều nhân sự để đảm bảo tính chính xác. Tùy vào cơ sở hạ tầng phần mềm hiện có của doanh nghiệp mà công ty cần những sự đầu tư nhất định vào việc củng cố số lượng nhân sự cũng như hạ tầng thiết bị để đáp ứng nhu cầu quản lý mới.

2.4. Mức độ hiệu quả có thể không cao

Thực tế, việc chuyển đổi dữ liệu giữa các phần mềm trong doanh nghiệp thường diễn ra theo đợt. Việc trích xuất số lượng lớn dữ liệu cũng khiến bạn mất nhiều thời gian chờ đợi từ hệ thống cũ cũng như nguồn nhân sự hiện tại.

Ngoài ra, trong quá trình trích xuất dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu, rất có thể dữ liệu mới đã được thêm vào và cập nhật. Vì thế, khả năng thất thoát dữ liệu và đưa ra quyết định kinh doanh cũng bị ảnh hưởng.

Hơn thế nữa, việc chuyển đổi dữ liệu sang một phần mềm quản trị nhân sự mới cũng cần thời gian để đo lường tính hiệu quả. Như đã phân tích ở trên, doanh nghiệp cần phải thử nghiệm mức độ hiệu quả của phần mềm mới trước khi gắn bó lâu dài với nó. Chính vì thế mà hoạt động quản trị có thể gặp nhiều gián đoạn dẫn đến mức độ hiệu quả giảm sút.

>>> Xem thêm: Xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên

3. Có nên chuyển đổi dữ liệu thông tin nhân sự không?

Với những thách thức trên, doanh nghiệp sẽ đặt ra câu hỏi, vậy có nên chuyển đổi dữ liệu thông tin nhân sự hay không? 

Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời trong phần viết dưới đây!

3.1. Tiếp tục sử dụng Excel thì sao?

Excel là công cụ không thể thiếu đối với người làm nhân sự chuyên nghiệp. Lý do bởi tính dễ sử dụng và chi phí bản quyền tiết kiệm. Excel vẫn luôn là phương tiện để đối chiếu, so sánh kết quả hoặc trình bày biểu mẫu.

Tuy nhiên, quản lý nhân sự bằng excel vẫn có những nhược điểm khó khắc phục so với việc dùng phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp.

Có thể kể đến một số nhược điểm của Excel như sau.

3.1.1. Khả năng quản lý

Như chúng ta đều biết, excel chỉ có tối đa 65,000 dòng, nên người làm nhân sự sẽ gặp rắc rối lớn nếu doanh nghiệp có đến 1,000 nhân viên. Ví dụ, để lưu dữ giờ chấm công trong 3 tháng, mỗi ngày nhân viên chấm 2 lần thì cần tới 180,000 dòng. 

Điều đó là bất khả thi với 1 Sheet trong excel. Phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp sẽ khắc phục được nhược điểm này.

Đương nhiên, bạn hoàn toàn có thể tách ra các sheet khác hay thêm file lưu trữ. Tuy nhiên, một phần mềm quản lý nhân sự bao gồm tính năng chấm công được quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung sẽ khiến việc quản lý và tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng hơn.

So với nền tảng quản trị nhân sự chuyên nghiệp, mức độ quản lý dữ liệu của Excel thấp hơn rất nhiều

3.1.2. Khả năng xuất báo cáo

Mỗi khi cần báo cáo, cán bộ nhân sự cần rất am hiểu master file (vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thông tin, tổng hợp từ các file) và mất nhiều công sức để báo cáo. Mặc dù vậy, HR vẫn đôi khi tổng hợp dữ liệu thiếu hoặc không chính xác.

Một ví dụ thực tế khi MISA đi triển khai phần mềm quản trị nhân sự cho khách hàng: Tổng Giám Đốc muốn biết toàn bộ quá trình hoạt động của một nhân viên tại chi nhánh Hải Phòng để cân nhắc bổ nhiệm nhân viên đó lên vị trí cao hơn tại tổng công ty. Thế nhưng cán bộ phụ trách nhân sự ở chi nhánh mất tới 2 ngày để tổng hợp toàn bộ các thông tin cần thiết. Kết quả là cán bộ nhân sự bị khiển trách vì làm chậm tiến độ công việc, tốn thời gian của công ty.

3.1.3. Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu

Đa phần, các công ty quản lý nhân sự bằng file Excel có 2 dạng: quản lý tập trung và quản lý phân tán.

  • Quản lý tập trung: Sẽ có một master file chung đặt tại một thư mục dùng chung cho cả phòng sử dụng. Giả sự cán bộ nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên X, cán bộ nhân sự B cần thay đổi thông tin nhân viên Y. A và B cùng mở file master. Nếu A lưu trước, B lưu sau thì nhân viên Y được thay đổi, X không được thay đổi,.. Như vậy thông tin X bị sai.
  • Quản lý phân tán: Tương tự, dữ liệu của mỗi cán bộ quản lý cập nhật khác nhau, file Excel sẽ khác nhau. Dẫn đến báo cáo sai lệch và lãnh đạo không biết tin vào ai.

Để khắc phục điểm yếu này của Excel, các phần mềm quản lý nhân sự sẽ tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm công việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Việc này đảm bảo không xảy ra thiếu đồng bộ như quản lý nhân sự bằng Excel.

>>> Xem thêm: Top 05 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hay nhất

3.2. Sử dụng AMIS HRM

Việc sử dụng một nền tảng quản trị nguồn nhân lực như AMIS HRM sẽ đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

3.2.1. Không còn lo về bài toán chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm mới

Nền tảng quản trị nguồn nhân lực toàn diện AMIS HRM cho phép doanh nghiệp nhập toàn bộ dữ liệu một cách nhanh chóng và tự động lên hệ thống.

HR hoàn toàn có thể tạo thêm các trường thông tin mới tùy ý trên hệ thống để khớp với nhu cầu quản lý thông tin nhân sự của mình. Hơn thế nữa, AMIS HRM tự động nhận các trường thông tin tương ứng từ dữ liệu cũ của doanh nghiệp. Sự thông minh và tính linh hoạt của AMIS HRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều khi chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm quản trị nhân sự mới.

Ngoài ra, đối với một số doanh nghiệp lớn, MISA cũng cung cấp dịch vụ chuyển đổi dữ liệu với những công ty có nhu cầu. Việc hỗ trợ này đề cao tính bảo mật và đảm bảo an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.

Khám phá thêm về chuyển đổi dữ liệu lên phần mềm AMIS HRM tại đây

CTA khám phá

3.2.2. Khả năng quản lý

Không giống như Excel, nền tảng quản trị nhân sự toàn diện AMIS HRM hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hồ sơ nhân sự tập trung và chính xác. Hợp đồng, thông tin cá nhân, lịch sử lương, vi phạm, hay những thông tin nhân sự khác đều được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân viên.

Ngoài ra, bộ lọc nhiều yêu cầu cùng lúc của AMIS HRM cũng giúp HR quy hoạch và quản lý nhân sự tốt hơn. Bộ lọc này giúp lãnh đạo dễ dàng đối chiếu với khung năng lực và đưa ra quyết định bổ nhiệm với nhân viên có sự phấn đấu. Mặt khác, nền tảng cũng giúp nhắc nhở các hợp đồng sắp hết hạn hoặc ngày sinh nhật của nhân viên để HR kịp thời xử lý và động viên nhân sự.

Nền tảng quản trị AMIS HRM bao gồm 12 phần mềm – xử lý mọi nghiệp vụ quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Từ tuyển dụng, quản lý thông tin nhân sự, phúc lợi đãi ngộ, đánh giá và đào tạo đều được liên kết chặt chẽ với nhau mà không cần mất thời gian chuyển đổi dữ liệu.

Tìm hiểu thêm về AMIS HRM thông qua video sau đây!

CTA khám phá

3.2.3. Khả năng báo cáo

Chuyển đổi dữ liệu sang AMIS HRM đồng nghĩa với việc trích xuất báo cáo nhanh hơn. Chỉ với một “Click”, lãnh đạo hoàn toàn có thể nắm được mọi báo cáo về nhân sự trong tay.

Hơn thế nữa, đối với mỗi nghiệp vụ nhân sự, ban lãnh đạo cũng sẽ có những báo cáo sinh động và trực quan về từng lĩnh vực.

Ví dụ về thông tin nhân sự, ban lãnh đạo sẽ biết được tổng số lượng nhân sự hiện tại của công ty, tổng số nhân sự nghỉ phép trong tháng tính tới thời điểm xem báo cáo, số lượng nhân sự đã kết thúc hợp đồng, nhân sự mới,…

AMIS HRM giúp ban lãnh đạo và HR tiết kiệm rất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo. Những báo cáo trực quan và sinh động sẽ hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra những quyết định chiến lược về nhân sự của doanh nghiệp.

AMIS HRM giúp ban lãnh đạo và HR tiết kiệm rất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

3.2.4. Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu

Trong hệ sinh thái quản trị nhân sự của AMIS HRM, HR hoàn toàn không cần chuyển đổi dữ liệu sang những phần mềm khác nhau. Dữ liệu nhân sự của công ty hoàn toàn được liên thông và có cập nhật liên tục trên hệ thống. 

Chính bởi sự liên kết này mà ban lãnh đạo không cần chờ đợi HR tổng hợp thông tin. Khi nhân viên chủ động cập nhật thông tin của mình, sếp lập tức biết được những sự thay đổi đó trên hệ thống. 

Ngoài ra, AMIS HRM cũng cho phép phân quyền sử dụng. Điều này giúp lãnh đạo đảm bảo được an toàn dữ liệu và nhân viên được sử dụng phần mềm đúng với vai trò và nhiệm vụ của mình.

Hơn thế nữa, AMIS HRM là sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA. Công ty đã được cấp các chứng nhận và tuân thủ quy định về bảo mật và an toàn thông tin trên thế giới như: tiêu chuẩn ISO 27001:2013, ISO 27017:2015, ISO 9001:2015 và CMMi Dev level 3. Ngoài ra, trung tâm dữ liệu của MISA cũng đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier 3, tuân thủ theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27000 và CSA STAR.

Tìm hiểu thêm về AMIS HRM tại đây

CTA khám phá

4. Tổng kết

Việc chuyển đổi số với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt những công ty có quy mô nhân sự lớn, là điều vô cùng khó khăn. Những lý do để các doanh nghiệp ngần ngại chuyển đổi dữ liệu chính là việc tốn thời gian, công sức và sự phức tạp của nó. Ngoài ra, điều then chốt khiến các công ty chưa muốn chuyển đổi dữ liệu ngay chính là bởi sự nghi ngờ của họ về sự hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, nếu tiếp tục sử dụng các phần mềm quản lý thông tin thông thường (ví dụ như Excel) sẽ đem lại nhiều khó khăn trong việc minh bạch hóa và báo cáo chính xác thông tin. Đây có thể là bước cản lớn khiến doanh nghiệp không thể phát triển nhanh và bền vững trong thị trường cạnh tranh hiện tại.

Không bao giờ là quá sớm để đầu tư quản trị nhân sự. Hãy biết cân nhắc việc chuyển đổi dữ liệu từ sớm để khi doanh nghiệp phát triển, mọi thông tin về nhân sự được quản lý chặt chẽ và hiệu quả từ đầu!

Chia sẻ bài viết hữu ích này