Làm việc xoay ca là gì? Ưu điểm của việc làm xoay ca

Ở một số doanh nghiệp có đặc thù riêng như: Nhà hàng, khách sạn, quán cafe…, việc nhân viên làm xoay ca không phải là hiếm. Vậy làm việc xoay ca là gì? Ưu điểm và lợi ích của làm xoay ca là như thế nào? Mời độc giả cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây:

TẢI MIỄN PHÍ DASHBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Làm việc xoay ca là gì?

“Làm xoay ca là hình thức làm việc mà nhân viên thay đổi thời gian làm việc theo các ca khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng,  làm fulltime 8 tiếng hoặc làm part time 4 tiếng. Làm việc xoay ca thường được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực dịch vụ, nhà hàng, khách sạn.” 

Ca xoay, luân phiên ca, có thể được tính tuần này làm tất cả buổi sáng, tuần sau làm tất cả buổi tối hoặc ngược lại. Giờ làm việc sẽ luân phiên và không cố định. Thông thường, ca gãy – xoay ca nhân viên sẽ làm ca 4-6/8h/ngày tùy theo tính chất công việc và thời gian khách hàng sử dụng dịch vụ.

2. Vì sao doanh nghiệp cần làm việc xoay ca?

Do đặc trưng của 1 số ngành nghề dịch vụ phục vụ và chăm sóc khách hàng như F&B, Trực tổng đài, chăm sóc khách hàng, khách hàng thường tập trung nhiều vào 1 thời điểm. Do đó có thời điểm khách hàng rất đông và có thời điểm khách hàng rất vắng.

Bởi vậy, để tối ưu nguồn lực và đảm bảo hiệu suất công việc, hình thức xoay ca khá phổ biến tại những doanh nghiệp này bởi 1 số lợi ích sau:

• Tăng cường năng suất: Việc xoay ca giúp tận dụng tối đa thời gian trong ngày và đêm, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp liên tục, từ đó tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh.
• Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 24/7 như khách sạn, bệnh viện, hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng, xoay ca là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng bất kỳ lúc nào.
• Sử dụng tối ưu nguồn lực: Bằng cách xoay ca, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân lực một cách hiệu quả hơn, giảm bớt tình trạng quá tải trong giờ cao điểm và tận dụng nhân sự trong những giờ thấp điểm.
• Giảm chi phí lao động: Xoay ca có thể giúp giảm chi phí lao động bằng cách tránh phải trả lương tăng ca cho nhân viên khi cần thiết.
• Cải thiện sức khỏe và tinh thần nhân viên: Việc làm liên tục một ca có thể gây ra căng thẳng và mệt mỏi cho nhân viên. Xoay ca có thể giúp phân bổ thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý hơn, cải thiện sức khỏe và tinh thần của nhân viên.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Ở một số quốc gia, luật lao động quy định giới hạn số giờ làm việc liên tục của nhân viên. Xoay ca giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định này và tránh các vấn đề pháp lý.
• Linh hoạt trong quản lý nhân sự: Xoay ca cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý nhân sự, điều chỉnh theo nhu cầu thực tế và sự thay đổi của thị trường.

Những lợi ích này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn và tạo ra môi trường làm việc công bằng và linh hoạt cho nhân viên.

3. Hạn chế của việc làm xoay ca

Bên cạnh những ưu điểm thì làm việc xoay ca cũng tồn tại một số nhược điểm như sau:

Với người lao động:

• Việc xoay ca khiến người lao động không có nhiều thời gian cho các dự định cá nhân.
• Những lúc cao điểm, khách đông, người lao động phải làm việc với 200% công suất gây mệt mỏi.
• Gặp khó khăn nếu xin nghỉ phép do đặc thù công việc làm dịch vụ luôn cần người phục vụ.

Đối với doanh nghiệp:

• HR gặp khó khăn trong việc chấm công tính lương cho nhân sự bởi các ca làm việc khá rắc rối.
• Doanh nghiệp phải quản lý nhiều nhân sự trong cùng 1 cửa hàng.
• Có thời điểm 1 ca làm việc quá nhiều nhân viên hoặc quá ít nhân viên đòi hỏi nhà quản lý phải biết cách sắp xếp.

4. 1 số cách chia ca xoay hợp lý nhất

Làm việc xoay ca đòi hỏi người quản lý cần có kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc đảm bảo ca làm việc có đủ nhân sự phù hợp và đáp ứng cho công việc. Dưới đây là một số cách chia ca xoay hợp lý bạn có thể tham khảo.

• Phân chia ca xoay theo mục đích kinh doanh:

Mỗi lĩnh vực, dịch vụ đều có có những định hướng và mục tiêu kinh doanh khác nhau. Ví dụ như khách sạn, ngân hàng hay lễ tân cần tuân theo ca làm việc xoay 8 tiếng.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ nhà hàng, đồ uống thường sắp xếp ca làm việc theo ca gãy. Các ca làm việc sẽ phụ thuộc theo giờ sử dụng dịch vụ của khách hàng hoặc thời gian mở cửa đón khách, hoặc dịp lễ,… 1 số khung giờ sẽ có nhiều nhân sự hơn khung giờ còn lại.

• Phân chia ca xoay theo khối lượng công việc:

Mỗi cửa hàng hoặc đơn vị kinh doanh sẽ có những thời điểm đông khách hoặc vắng khách. Do đó, yêu cầu nhân sự xử lý khối lượng công việc sẽ khác nhau. Người quản lý cần nắm rõ tình hình hoạt động và yêu cầu khối lượng công việc tại cửa hàng để phân chia nhiệm vụ và ca làm hợp lý.

• Phân chia ca xoay theo mong muốn và nguyện vọng của nhân sự

Ca xoay giúp người lao động sắp xếp thời gian linh hoạt hơn. Trong trường hợp nhân sự là học sinh, sinh viên, việc phân ca giúp phù hợp với lịch học của nhân viên. Hoặc những trường hợp nhân viên có con nhỏ cần đưa đón đi học, chia ca sẽ giúp họ sắp xếp được thời gian hơn.

5. Hướng dẫn phương pháp quản lý chấm công nhân sự làm xoay ca, ca gãy hiệu quả

Làm việc xoay ca, ca gãy không cố định về thời gian, do đó để quản lý chặt chẽ việc chấm công theo ca làm việc này sẽ khó khăn và vất vả hơn. Cùng tìm hiểu các phương pháp quản lý chấm công ca xoay hiệu quả sau:

• Xây dựng hệ thống ca làm việc rõ ràng và cụ thể

Với ca xoay, nhân viên có thể linh hoạt trong việc tự đăng ký ca làm việc hoặc tuân theo sự phân công linh hoạt của người quản lý. Nếu hình thức quản lý chấm công ca xoay bằng excel phức tạp và khó khăn thì bạn có thể xem xét sự hỗ trợ của phần mềm.

Trong số này, có phần mềm MISA AMIS Chấm công. Phần mềm này giúp hỗ trợ việc quản lý chấm công ca xoay, ca gãy hiệu quả, tối ưu thời gian và công sức của nhân sự.

• Đa dạng linh hoạt hình thức chấm công

Thông thường, tại nhiều doanh nghiệp F&B hoặc cơ sở sản xuất, việc chấm công thường tiến hành thông qua viết giấy hoặc sử dụng máy chấm công vân tay. Điều này dễ xảy ra nhiều sai sót trong việc tổng hợp công, gian lận chấm công hoặc tình trạng nhân sự quên chấm công. Và nhân sự càng thêm nhiều việc phải giải quyết.

Để hỗ trợ nhân sự tốt hơn, hiện nay có nhiều phần mềm chấm công đã giúp ích và tối ưu hiệu quả. Có nhiều hình thức chấm công như:

• Chấm công GPS
• Chấm công QRcode
• Chấm công FaceID
• Chấm công Vân tay

Doanh nghiệp có thể thay đổi linh hoạt hình thức chấm công để phù hợp.

Việc quản lý chấm công bằng phần mềm giúp tăng sự minh bạch và chính xác.

5. Giải pháp thông minh cho doanh nghiệp thường xuyên làm xoay ca

Việc nhân viên làm xoay ca gây ra rất nhiều khó khăn trong việc chấm công tính lương cho bộ phận HR nếu như làm thủ công. Do đó, doanh nghiệp cần thay đổi phương thức quản lý chấm công thủ công sang sử dụng phần mềm công nghệ.

AMIS Chấm công là giải pháp giúp chấm công nhiều chi nhánh, phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên làm việc ca xoay, ca không cố định.

Dùng ngay miễn phí

Cho đến hiện tại, phần mềm đã và đang được hơn 17,000 doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng với các tính năng như:

>>> Để xem cách thao tác cho từng tính năng, mời bạn đọc tham khảo Review chi tiết MISA AMIS Chấm Công cho phòng nhân sự.

AMIS Chấm công có thể giúp phòng Nhân sự tiết kiệm đến 50% thời gian, công sức làm việc mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Với phần mềm, nhân viên trong công ty cũng hài lòng hơn nhờ mọi thao tác thủ công rườm rà đã được loại bỏ. 

Để trải nghiệm trọn bộ tính năng của phần mềm, doanh nghiệp có thể ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ NGAY TẠI ĐÂY

6. Kết luận

Làm việc xoay ca là gì và ưu điểm của hình thức làm việc này đã được giải thích chi tiết trong bài viết trên đây. Bên cạnh đó, nhân sự cũng có thể tham khảo MISA AMIS Chấm công – giải pháp quản lý ca làm việc và chấm công tối ưu cho doanh nghiệp trên 100 nhân sự để quản lý ca kíp hiệu quả. Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị đã hiểu hơn về hình thức làm việc xoay ca và tìm được cách chia ca xoay hợp lý nhất cho nhân viên của mình.