Quản trị vận hành doanh nghiệp: Các bước cần thiết & kỹ năng cần có để đạt hiệu quả

Quản trị vận hành doanh nghiệp được coi là hoạt động quyết định đến sự phát triển, thành bại của tổ chức. Nếu hệ thống vận hành doanh nghiệp định hình cách các nguồn lực sử dụng, cách con người tương tác với nhau thì việc quản trị lại đóng vai trò là nền móng vững chắc, kim chỉ nam, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động mượt mà và đạt được mục tiêu. 

Vậy, quản trị vận hành doanh nghiệp là gì, các bước và kỹ năng cần có để đạt hiệu quả như thế nào? Cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây ngay. 

[Miễn phí] MISA tặng bạn: Trọn bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

1. Quản trị vận hành doanh nghiệp là gì?

Mọi quy trình vận hành trong mỗi tổ chức đều cần được quản lý, theo dõi để đảm bảo được hoạt động đúng và đem đến hiệu quả khi đưa vào thực tế. Điều này đòi hỏi, các nhà quản trị phải xây dựng được một chiến lược quản lý phù hợp với công ty. Đây chính là công việc quản trị vận hành. 

Có thể hiểu, quản trị vận hành doanh nghiệp là toàn bộ các hoạt động từ lên chiến lược, thiết kế cho đến triển khai, kiểm soát quy trình vận hành của cả doanh nghiệp. Đây hoàn toàn là những công việc thuộc lĩnh vực quản trị và tác động đến quá trình, cách thức vận hành của của cả một doanh nghiệp. 

Mục tiêu cao nhất của quản trị vận hành doanh nghiệp đó chính là tối ưu hóa quy trình kinh doanh, sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như giảm thiểu chi phí doanh nghiệp. 

Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi quản trị vận hành, không thể kiểm soát quy trình, đánh giá đúng tiến độ hay kết nối các phòng ban một cách trơn tru, gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Chính vì vậy, để quản trị doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo những yếu tố dưới đây:

• Xác định mục tiêu, chiến lược rõ ràng, đảm bảo các quy trình được tạo ra hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó.
• Tổ chức và sử dụng nguồn nhân lực hợp lý, đảm bảo các bộ phận/nhân sự liên quan có thể phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng.
• Thực hiện kiểm soát quy trình và các trụ cột doanh nghiệp một cách chặt chẽ, tối ưu ngay khi phát hiện có vấn đề. 
• Đánh giá, cải tiến quy trình vận hành thường xuyên để nâng cao hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Vai trò và những yếu tố cốt lõi để quản trị doanh nghiệp hiệu quả

2. Vai trò của quản trị vận hành doanh nghiệp

Vai trò của quản trị vận hành doanh nghiệp rất quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả và liên tục. Quản trị vận hành liên quan đến việc hoạch định, tổ chức, điều phối, và kiểm soát các hoạt động sản xuất và dịch vụ. Dưới đây là một số vai trò chính:

• Đảm bảo hiệu suất và năng suất: Quản trị vận hành giúp tối ưu hóa các quy trình sản xuất và dịch vụ, từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất. Điều này bao gồm việc sử dụng hiệu quả tài nguyên như nhân lực, nguyên liệu, và máy móc.
• Quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Một phần quan trọng của quản trị vận hành là đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Điều này không chỉ giúp giữ chân khách hàng mà còn tăng cường uy tín của doanh nghiệp.
• Kiểm soát chi phí: Quản trị vận hành giúp tối ưu hóa chi phí thông qua việc quản lý nguyên vật liệu, nguồn lực, và các hoạt động sản xuất. Điều này bao gồm việc giảm lãng phí và tối đa hóa hiệu quả của các quy trình.
• Lập kế hoạch và dự báo: Quản trị vận hành đóng vai trò trong việc lập kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu thị trường, và quản lý tồn kho. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng mà không gặp phải tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Quản trị vận hành giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, từ việc chọn lựa nhà cung cấp đến quản lý tồn kho và giao hàng. Quá trình này cần được quản lý hiệu quả để đảm bảo sản phẩm được sản xuất và giao đến khách hàng đúng thời điểm.
• Đảm bảo linh hoạt và thích ứng: Quản trị vận hành phải có khả năng điều chỉnh linh hoạt theo sự biến đổi của thị trường và môi trường kinh doanh. Điều này bao gồm việc áp dụng các công nghệ mới, cải tiến quy trình, và tái cấu trúc hệ thống khi cần thiết.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Một hệ thống vận hành hiệu quả đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ được cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì lòng trung thành.
• Quản lý rủi ro: Quản trị vận hành còn có nhiệm vụ xác định và quản lý các rủi ro liên quan đến sản xuất, cung ứng và phân phối, từ đó xây dựng các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.

Nhìn chung, quản trị vận hành là trung tâm của hoạt động doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng mọi bộ phận trong tổ chức hoạt động nhịp nhàng và hiệu quả, từ đó thúc đẩy sự phát triển và cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Tham khảo: Top các phần mềm quản lý quy trình hiệu quả năm 2024

3. Các bước để quản trị vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Xây dựng, quản trị vận hành doanh nghiệp là một quá trình tốn nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải xác định đúng hướng đi ngay từ đầu thì mới có thể thành công. Tuy nhiên, điều này sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp đi theo các bước dưới đây.

3.1. Xác định mục tiêu và chiến lược vận hành

Hiện nay, vận hành tối ưu đã trở thành một trong những chiến lược vận hành được các doanh nghiệp áp dụng vào tổ chức. Theo nghiên cứu của IBM, vận hành tối ưu thể hiện sự áp dụng đa dạng các nguyên lý, hệ thống, công cụ nhằm hướng đến sự cải tiến liên tục và phát triển bền vững, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo ra giá trị cho khách hàng.

Theo TS. Đỗ Tiến Long (Công ty Tư vấn Quản lý OD CLICK), trọng tâm của vận hành tối ưu được thể hiện qua các yếu tố: 

• Tư duy: Quản trị đề cao yếu tố con người, tập trung vào sự đổi mới liên tục gắn với thị trường. 
• Chiến lược: Linh hoạt, gắn với công nghệ, tạo ra sự khác biệt thị trường.
• Hệ thống: Gắn kết con người, các bộ phận với tầm nhìn, mục tiêu chung của tổ chức.
• Quy trình: Đơn giản hóa, tối ưu đảm bảo tính tốc độ và khả năng thích ứng. 
• Vận hành: Kết hợp công nghệ trong quản trị thúc đẩy các hoạt động được quản lý, triển khai hiệu quả.

Ngoài ra, một quy trình quản trị doanh nghiệp mang tính khả thi và thực sự phù hợp với doanh nghiệp, ngay từ đầu các nhà quản trị cần xác định rất rõ những yếu tố quan trọng dưới đây.

• Quy trình này được thiết kế ra để làm gì? Tăng năng suất sản xuất sản phẩm, giảm thời gian vận chuyển hàng hóa hay giảm chi phí,…? Dù là mục đích gì, nhà quản lý cũng cần xác định rất rõ ràng ngay từ đầu.
• Quy trình này được áp dụng lên những phòng ban, dự án hay công việc nào? Hay nói các khác, quy trình này được áp dụng lên những đối tượng nào? Các quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu như: sản xuất, cung ứng, vận chuyển, tiếp thị & bán hàng, dịch vụ. 
• Mục tiêu cuối cùng cần đạt được khi những quy trình vận hành này được áp dụng là gì? Thông thường, các quy trình được xây dựng, ban hành nhằm hướng tới mục tiêu cao nhất là tối ưu hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, tối ưu năng suất, năng lực kinh doanh.

Chỉ khi có được đáp án cho những câu hỏi này, nhà quản lý mới có thể đưa ra được những quy trình vận hành hiệu quả, tránh sai sót và các bộ phận tham gia có thể phối hợp một cách nhịp nhàng với nhau để hoàn thành mục tiêu.

3.2. Thiết kế quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được mục đích, mục tiêu và phạm vi, các nhà quản trị cần bắt tay vào xây dựng quy trình vận hành, quy trình làm việc, xác định các nguồn lực cần thiết, chi tiết các đối tượng tham gia và chuẩn hóa các quy trình dưới dạng văn bản, tài liệu. 

Khi thiết kế một quy trình quản lý, nhà quản trị có thể thực hiện theo công thức 5W – H – 5M. 

3.2.1. Thiết kế quy trình vận hành chi tiết với công thức 5W1H

Để xây dựng được một quy trình chuẩn, đi đúng mục tiêu, giải quyết đúng vấn đề, các nhà quản lý sẽ cần trả lời chính xác, chi tiết những câu hỏi dưới đây. 

Yếu tố	Nội dung
Why	Vì sao quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp này là cần thiết? Nó có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức, bộ phận và nếu không có quy trình này thì sao? Why sẽ là câu hỏi các nhà quản lý cần trả lời đầu tiên để đi đúng mục tiêu và kiểm soát, đánh giá được kết quả cuối cùng.
What	Ở bước này, nhà quản lý cần làm chi tiết công việc cần làm trong quy trình là gì? Các bước thực hiện công việc đó cụ thể như thế nào?
Where	Quy trình được áp dụng đối với bộ phận, chi nhánh, phòng ban nào?
When	Khi nào quy trình được bắt đầu và kết thúc? Các mốc thời gian quan trọng nào cần lưu ý không?
Who	Xác định nhân sự chịu trách nhiệm chính cho công việc, nhân sự kiểm tra, nhân sự hỗ trợ.
How	Nêu rõ các bước thực hiện quy trình công việc, các tài liệu liên quan, các tiêu chuẩn cho công việc, các thức phối hợp, vận hành máy móc,…

 

Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp sản xuất – Những kinh nghiệm “xương máu” dành cho nhà quản lý

3.2.2. Xác định nguồn lực với công thức 5M

Nguồn lực là yếu tố hàng đầu để đảm bảo quy trình quản trị vận hành doanh diễn ra hiệu quả. Lúc này, các nhà quản trị cần xác định các nguồn lực tham gia vào quy trình này là gì? Thông thường, nguồn lực của doanh nghiệp sẽ bao gồm những thành phần sau:

• Money: Ngân sách cần thiết để thực hiện quy trình là bao nhiêu?
• Material: Nguồn cung ứng cho những nguyên vật liệu cần thiết là những đơn vị nào? Có tiêu chuẩn nào đối với nhà cung ứng không? 
• Machine: Trang thiết bị cần có để đáp ứng quy trình thực hiện, tiêu chuẩn/công nghệ của máy móc là gì?
• Method: Phương pháp triển khai quy trình ở đây là gì? Quy trình, công việc được thực hiện theo cách nào?
• Man: Doanh nghiệp cần xác định rõ cần bao nhiêu người tham gia quy trình này, chất lượng nguồn nhân lực cần đảm bảo những yêu cầu nào? Nếu thế hệ 8X đổ về trước đi làm vì thu nhập, giới hạn mình trong vòng an toàn, tư duy hệ thống đóng thì nhân sự từ thế hệ 9X trở lại đây có xu hướng tìm kiếm giá trị bản thân với tư duy hệ sinh thái mở & Tech, dấn thân tham gia vào các quá trình sáng tạo. Sự chuyển dịch tâm lý lao động đòi hỏi các nhà quản lý chú trọng đào tạo các kỹ năng con người và quản lý thay vì tập trung kiểm soát theo chuyên môn hóa như trước đây. 

3.2.3. Chi tiết hóa những đối tượng tham gia vào quy trình

Nhân sự là những người giữ vai trò chủ chốt, quyết định đến việc một quy trình vận hành có được áp dụng đúng cách và thành công hay không. Do đó, các đối tượng tham gia vào quy trình cần được lựa chọn, xác định vai trò phù hợp. 

Các đối tượng tham gia vào vận hành quy trình bao gồm các nhóm chính sau:

• Người thực hiện: Nhân sự trực tiếp tham gia vào quy trình, đảm nhận việc hoàn thành các đầu việc. 
• Người hỗ trợ: Các nhân sự gián tiếp hỗ trợ nhân sự thực hiện bằng cách hỗ trợ, đưa ra những góp ý, chia sẻ kinh nghiệm. 
• Người giám sát: Đây là người chịu trách nhiệm về kết quả công việc của những người thực hiện. Họ sẽ có vai trò theo dõi, đưa ra ý kiến nhận xét/phản hồi để người thực hiện có đi theo định hướng rõ ràng hơn. 

Với văn hóa lấy con người làm trung tâm, rất nhiều doanh nghiệp đã ghi nhận được những thành quả vượt trội. Do đó, để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình nền tảng văn hóa vững chắc. Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, văn hóa doanh nghiệp thường xoay quanh các yếu tố trọng tâm dưới đây: 

• Đặt khách hàng làm trung tâm
• Khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới
• Chú trọng sự hợp tác đội nhóm
• Tập trung hành động
• Nâng cao sự tự chủ của nhân sự

Trong đó, đào tạo phát triển nguồn nhân lực trở thành nhiệm vụ tối quan trọng của doanh nghiệp để nâng cao hiệu suất lao động, tối ưu chi phí nhân sự. 

• Tập trung đào tạo kỹ năng cho đội ngũ gắn với yêu cầu của thị trường và định hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Phát triển năng lực đội ngũ gắn với mô hình chữ T, nhân sự được phát triển đồng đều theo chiều dọc và chiều ngang: chiều dọc là độ sâu về kiến thức, kinh nghiệm liên quan đến công việc phụ trách, chiều ngang thể hiện độ rộng của sự hiểu biết và năng lực cộng tác hiệu quả ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
• Trang bị cho nhân sự 7 kỹ năng trọng tâm trong kỷ nguyên số: Năng lực học hỏi, đổi mới sáng tạo, giải quyết vấn đề, giao tiếp và hợp tác, tư duy phản biện, trí tuệ cảm xúc EQ, tư duy hệ thống.

Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp dịch vụ: 8 bí quyết quản trị thành công dành cho mọi nhà quản lý

3.2.4. Xây dựng phương pháp theo dõi, đánh giá quy trình

Xác định được người giám sát thôi chưa đủ, nhà quản lý cần phải xây dựng được cách theo dõi, đánh giá hiệu quả quy trình. Đây sẽ là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu quả, cải tiến quy trình. 

Cụ thể, về phương pháp theo dõi, nhà quản lý cần trả lời được những câu hỏi:

• Đơn vị đo lường ở đây là gì?
• Sử dụng công cụ nào để đo lường?
• Có những điểm nào cần theo dõi, kiểm soát?

Còn về phương pháp đánh giá, nhà quản lý cần cụ thể hóa những vấn đề như:

• Những bước nào trong quy trình cần kiểm tra? 
• Kiểm tra với tần suất như thế nào?
• Người thực hiện kiểm tra là ai?
• Bước kiểm tra nào trong quy trình là quan trọng nhất?

Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp thương mại và các phương pháp quản trị tối ưu nhất

3.2.5. Văn bản hóa và mô hình hóa các quy trình

Trước khi đưa vào thực hiện, tất cả những thông tin ở các bước trên cần được tổng hợp lại dưới dạng văn bản để tất cả các phòng ban, nhân viên tham gia vào quy trình có thể thực hiện và triển khai chính xác.

Cùng với đó, các nội dung này cần được minh họa dưới dạng hình ảnh, sơ đồ để những người tham gia vào quy trình có thể biết được chính xác công việc của mình, các bước thực hiện như thế nào, giai đoạn nào cần cải tiến, sản phẩm đầu ra là gì,…

3.3. Triển khai quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp

Sau khi đã xây dựng được quy trình và cụ thể hóa các bước dưới dạng sơ đồ, các bộ phận sẽ bắt đầu áp dụng, triển khai công việc theo quy trình. 

Lúc này, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ hỗ trợ để có thể theo dõi tình trình công việc, tiến độ dự án, vai trò tham gia của nhân sự cũng như hiệu suất của nhân viên. 

3.4. Theo dõi và đánh giá hoạt động vận hành quyết định đến hiệu quả quản trị vận hành doanh nghiệp

Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng giúp các nhà quản trị đánh giá được chính xác hiệu quả thực tế của quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp. 

Các chỉ số mà đội ngũ quản lý có thể có thể sử dụng những yếu tố dưới đây để đánh giá mục tiêu cũng như kết quả đầu ra của cả quy trình. 

• Thời gian: Thời gian thực hiện công việc như thế nào, có tối ưu hay nằm trong mức dự kiến hay không? 
• Chi phí: Chi phí chênh lệch đầu vào và đầu ra, chi phí máy móc, chi phí nguyên liệu, chi phí nhân công,…
• Chất lượng đầu ra: Đo lường chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu ra và đánh giá so với mục tiêu ban đầu. 

3.5. Nâng cao chất lượng và hiệu quả quản trị vận hành doanh nghiệp

Dựa vào những kết quả đánh giá ở bước 4, đội ngũ có thể đưa ra những phân tích, phát hiện những điểm tắc nghẽn, bất cập ảnh hưởng đến quy trình, phát hiện các nguy cơ tiềm tàng hay những cơ hội tiềm năng. Đồng thời, quản lý có thể kịp thời đưa ra những biện pháp tối ưu quy trình. 

Đây được coi là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đi theo mục tiêu và đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai. 

Tham khảo: Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban mới nhất 2024

4. Nguyên tắc cốt lõi khi thiết lập quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp

Thiết lập quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp cần tuân theo một số nguyên tắc cốt lõi nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả, liên tục và đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Dưới đây là những nguyên tắc thiết yếu:

• Hướng đến mục tiêu chung: Mọi quy trình vận hành cần được xây dựng dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo mọi hoạt động đều tập trung vào việc tạo ra giá trị, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và đóng góp vào sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa hiệu suất: Quy trình vận hành cần hướng đến việc tối ưu hóa các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và nâng cao hiệu suất làm việc. Việc tối ưu này bao gồm giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất, và cải tiến liên tục các quy trình sản xuất và cung ứng.
• Đơn giản hóa và tiêu chuẩn hóa: Một quy trình vận hành hiệu quả phải được đơn giản hóa và tiêu chuẩn hóa ở mức tối đa. Điều này giúp giảm bớt các bước không cần thiết, dễ dàng kiểm soát và đào tạo nhân viên. Tiêu chuẩn hóa cũng giúp duy trì chất lượng và tạo sự nhất quán trong hoạt động.
• Tính linh hoạt: Quy trình cần có tính linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, nhu cầu thị trường và công nghệ. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp luôn sẵn sàng điều chỉnh, tái cấu trúc quy trình, và áp dụng các cải tiến mới để duy trì tính cạnh tranh.
• Đo lường và kiểm soát: Mỗi quy trình cần được thiết lập các chỉ số đo lường (KPIs) và phương pháp kiểm soát để theo dõi hiệu suất và hiệu quả. Thông qua việc đo lường, doanh nghiệp có thể đánh giá kết quả, phát hiện các điểm bất cập và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
• Liên kết và phối hợp giữa các bộ phận: Quy trình vận hành cần đảm bảo sự liên kết chặt chẽ và phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp như sản xuất, cung ứng, marketing, bán hàng, và tài chính. Điều này giúp tạo ra một hệ thống vận hành đồng bộ, giảm thiểu tình trạng gián đoạn và cải thiện hiệu suất chung.
• Áp dụng công nghệ và tự động hóa: Quy trình quản trị vận hành nên ứng dụng công nghệ và tự động hóa để tăng tính hiệu quả, giảm thiểu sai sót do con người và nâng cao khả năng phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi. Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, ERP, hay các công cụ tự động hóa là rất quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình.
• Liên tục cải tiến: Nguyên tắc Kaizen (cải tiến liên tục) cần được áp dụng trong quản trị vận hành. Quy trình cần được xem xét, đánh giá thường xuyên để tìm ra các điểm yếu và cải thiện. Điều này giúp doanh nghiệp luôn đổi mới và duy trì sự linh hoạt trong vận hành.
• Tập trung vào trải nghiệm khách hàng: Quy trình vận hành phải lấy khách hàng làm trọng tâm. Việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ, và thời gian giao hàng đúng hẹn sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
• Chú trọng đào tạo và phát triển nhân viên: Nhân lực là yếu tố cốt lõi trong quản trị vận hành. Do đó, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ quy trình và làm việc hiệu quả hơn.

Khi tuân thủ những nguyên tắc trên, doanh nghiệp sẽ thiết lập được quy trình quản trị vận hành vững chắc, giúp tối ưu hóa hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh, và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

5. Các kỹ năng cần thiết để quản trị vận hành doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp không hề dễ dàng, đòi hỏi các nhà quản lý phải trang bị, trau dồi rất nhiều kỹ năng quan trọng. Dưới đây là những kỹ năng mà một nhà quản lý cần có để quản trị doanh nghiệp. 

5.1. Kỹ năng lãnh đạo và quản lý là điều cần thiết để quản trị vận hành doanh nghiệp

Để quản trị và vận hành doanh nghiệp một cách tối ưu, khả năng lãnh đạo và quản lý là kỹ năng cần có của những người “đầu tàu”.

Khả năng lãnh đạo và quản lý sẽ giúp nhà quản trị định hướng, tạo sự ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên hành động nhằm đạt được mục tiêu chung. Người có kỹ năng lãnh đạo cũng luôn có tầm nhìn xa, tư duy chiến lược và biết cách điều phối, quản lý cấp dưới một cách hiệu quả. 

Với vai trò quản trị vận hành doanh nghiệp, kỹ năng này sẽ giúp nhà quản lý đưa ra được những quy trình cần thiết và điều phối được các nguồn lực trong doanh nghiệp hiệu quả.  

5.2. Kỹ năng phân tích và đánh giá

Nắm bắt tình hình doanh nghiệp, bóc tách các vấn đề, tiến hành tổng hợp thông tin và lựa chọn cách thức tối ưu để giải quyết vấn đề nhanh, hiệu quả là kỹ năng không thể thiếu đối với cấp quản lý.

Kỹ năng phân tích và đánh giá của một người lãnh đạo sẽ khác cấp nhân viên ở chỗ, người lãnh đạo có khả năng nhạy bén, nhìn thấu các vấn đề phức tạp, bao quát vấn đề từ tổng quát đến chi tiết và xây dựng được quy trình giải quyết cho toàn bộ doanh nghiệp. 

Điều này, sẽ giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động một cách tối ưu, không bị gián đoạn bởi những vấn đề dù khó giải quyết. 

5.3. Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nhân viên là việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực yêu cầu người quản lý phải có kiến thức quản trị nguồn nhân lực, khả năng điều phối và phối hợp các mối quan hệ. 

Điều này sẽ giúp kết nối mọi nhân viên trong tổ chức thành một tập thể vững mạnh, luôn hướng tới mục tiêu chung. Mỗi cá nhân đều có sự khác biệt, nhà quản lý luôn cần học hỏi, nâng cao các kỹ năng của nhà quản trị. 

5.4. Kỹ năng quản trị rủi ro và xử lý vấn đề

Quản trị rủi ro là khả năng xác định, phân tích, đánh giá và phản ứng trước các rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Một nhà quản lý sẽ cần tư duy và xử lý rủi ro rất nhanh để tránh gây ra ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Các bước quản trị rủi ro và xử lý vấn đề sẽ bao gồm:

• Xác định phạm vi rủi ro
• Nhận dạng chính xác các rủi ro
• Đánh giá mức độ ảnh hưởng của rủi ro 
• Giải pháp xử lý rủi ro
• Lập và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro
• Kiểm soát và đánh giá kế hoạch quản lý rủi ro

5.5. Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt của người lãnh đạo sẽ mang đến rất nhiều cơ hội phát triển tốt cho doanh nghiệp. Những cơ hội này đem đến lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp. Đó có thể là khách hàng mới, dự án mới, một hợp đồng với giá cung ứng mới,… Dù là gì thì đó là những đòn bẩy trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển. 

Do đó, trước khi đảm nhiệm vai trò quản lý, bất kỳ ai cũng cần học trang bị kỹ năng giao tiếp, đàm phán để có được những nền tảng kỹ năng vững chắc nhất, đưa doanh nghiệp đi xa hơn.

5.6. Kỹ năng sáng tạo và thích ứng với thay đổi

Trong bối cảnh doanh nghiệp gặp rất nhiều sự biến động, tư duy đột phá, sáng tạo để tìm ra chiến lược, phương pháp làm việc mới là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp bứt phá. Và đây là một kỹ năng không thể thiếu ở một nhà lãnh đạo tài ba. 

Phong cách lãnh đạo thích ứng này sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp xây dựng một đội nhóm năng động, vững vàng, luôn sẵn sàng chấp nhận thay đổi. Khi đó, đứng trước bất kỳ khó khăn nào, doanh nghiệp cũng có thể vượt qua.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số làm giải pháp quản trị công việc quy trình, tối ưu hiệu suất vượt trội. Trong đó có nhiều đơn vị như Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số ngay hôm nay:

6. Một số mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại 

6.1. Mô hình xây dựng chiến lược 

• Giai đoạn thu thập thông tin:
  • Doanh nghiệp tổng hợp thông tin về yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh.
  • Sử dụng ma trận EFE và ma trận IFE để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ.
• Giai đoạn phân tích và hình thành chiến lược:
  • Sử dụng các công cụ và ma trận như SWOT, BCG, McKinsey để tìm ra nhóm chiến lược phù hợp.
  • Lựa chọn chiến lược dựa trên kết quả từ giai đoạn trước.

• Giai đoạn quyết định chiến lược:
  • Quyết định chiến lược phù hợp dựa trên nguồn lực hạn chế của doanh nghiệp.
  • Sử dụng ma trận QSPM để đưa ra quyết định cuối cùng.

6.2. Mô hình phân tích kinh doanh 9 yếu tố 

Người lãnh đạo cần trả lời các câu hỏi sau để thiết lập mô hình kinh doanh 9 yếu tố:

• Phân khúc sản phẩm:
  • Nhóm đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp là ai?
  • Đặc điểm của khách hàng mục tiêu (giới tính, tuổi, công việc, thu nhập, vấn đề khó khăn,…).
• Giải pháp:
  • Sản phẩm, dịch vụ giải quyết nhu cầu hoặc khó khăn người dùng như thế nào?
  • Điểm nổi bật về chất lượng, giá thành của sản phẩm, dịch vụ.
  • Ưu điểm khác biệt của doanh nghiệp so với đối thủ.
• Nhà cung cấp:
  • Các đơn vị cung cấp, cung ứng hiện tại.
  • Có sự dự phòng các nhà cung cấp khác không?
  • Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp là gì?
• Kênh phân phối:
  • Các kênh truyền thông để tiếp cận khách hàng mục tiêu.
  • Cách đánh giá hiệu quả phân phối.
  • Ngân sách dự kiến cho các kênh phân phối.
• Thu hút khách hàng:
  • Cách thu hút và giữ chân khách hàng trung thành.
  • Công thức tính toán hiệu quả thu hút (chi phí đầu tư vào truyền thông và số lượng khách hàng thu về).
• Hoạt động chủ yếu:
  • Các hoạt động chính để đảm bảo nguồn thu.
• Nguồn lực:
  • Các nguồn lực, tài nguyên, thiết bị cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
• Doanh thu:
  • Mức sẵn sàng chi tiêu của khách hàng mục tiêu.
  • Các phương thức thanh toán cho khách hàng.
  • Xác định nguồn doanh thu mà doanh nghiệp mong muốn.
• Chi phí:
  • Đầu tư chi phí cho các hoạt động.
  • Hoạt động nào chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất.

6.3. Mô hình chuỗi giá trị 

Mô hình chuỗi giá trị được Michael Porter đề xuất vào năm 1985 bao gồm hai bước chính:

• Xác định từng hoạt động cụ thể trong tổ chức.
• Phân tích giá trị tăng thêm của mỗi hoạt động và liên kết chúng với khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Các hoạt động chính của một doanh nghiệp bao gồm:

• Quản lý đầu vào: Nhận hàng từ nhà cung cấp, lưu kho, phân phối và sử dụng nguyên vật liệu.
• Sản xuất: Chuyển đổi nguyên vật liệu thô thành sản phẩm hoàn thiện.
• Quản lý đầu ra: Phân phối sản phẩm đến thị trường hoặc người tiêu dùng cuối.
• Tiếp thị và bán hàng: Sử dụng các phương pháp tiếp thị đa dạng để thu hút khách hàng mua sản phẩm.
• Dịch vụ đi kèm: Cung cấp các dịch vụ trước, trong và sau bán hàng như tư vấn miễn phí, bảo trì, bảo dưỡng, cài đặt, lắp đặt và đổi trả hàng.

Các hoạt động phụ của doanh nghiệp bao gồm:

• Mua hàng: Đặt mua hàng hóa và nguyên liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất và chế biến.
• Phát triển công nghệ: Áp dụng các công nghệ hiện đại trong quản lý vận hành, quản lý tài chính, thu thập thông tin khách hàng, và tối ưu hóa quy trình cung cấp dịch vụ.
• Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, thiết lập chế độ đãi ngộ, ký kết hợp đồng lao động, và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao.
• Xây dựng cơ sở hạ tầng: Tổ chức tài chính, quản lý tài sản và thiết lập cơ chế thưởng, phạt phù hợp.

Từ mô hình trên, doanh nghiệp có thể củng cố khả năng cạnh tranh theo hai hướng:

• Cạnh tranh về chi phí: Doanh nghiệp tính toán mối liên hệ giữa các hoạt động và tìm cách giảm chi phí. Nếu chi phí giảm trong một lĩnh vực, doanh nghiệp có thể tận dụng để giảm thêm ở các lĩnh vực khác, tạo cơ hội giảm tổng chi phí.
• Cạnh tranh về sự khác biệt: Doanh nghiệp tập trung vào hoạt động tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng, ưu tiên đưa vào chiến lược Marketing và chăm sóc khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp thực hiện các hoạt động để nâng cao giá trị như cung cấp ưu đãi đặc biệt, cải tiến tính năng sản phẩm nhằm tạo sự khác biệt với đối thủ. Điều này giúp khách hàng luôn nhớ đến và lựa chọn doanh nghiệp làm lựa chọn hàng đầu.

6.4. Mô hình quản lý tài chính 

Mô hình quản lý tài chính là một công cụ tổng hợp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các yếu tố đầu vào và một số giả định cụ thể. Mục tiêu của mô hình này là giúp người lãnh đạo dự đoán tình hình tài chính trong tương lai. Các thông tin quan trọng được thu thập và bao gồm trong mô hình quản lý tài chính bao gồm ba loại báo cáo chính:

1. Báo cáo kinh doanh: Báo cáo cho thấy tổng thu nhập và chi phí trong một khoảng thời gian nhất định. Nó cung cấp thông tin về lợi nhuận hoặc lỗ của doanh nghiệp và giúp người lãnh đạo hiểu rõ hơn về hiệu suất tài chính của công ty.
2. Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán cho thấy tình hình tài sản, nợ và vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Người lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tài sản sở hữu và cách doanh nghiệp được tài trợ.
3. Báo cáo dòng tiền: Báo cáo dòng tiền ghi lại các luồng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nó theo dõi các nguồn tiền và xuất tiền chính và đánh giá khả năng tài chính của công ty.

6.5. Mô hình lãnh đạo 

Mô hình lãnh đạo (POLC) tập trung vào bốn chức năng chính của quản trị: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát:

• Lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc định hình quá trình công việc. Người lãnh đạo phải xác định mục tiêu và lên kế hoạch hành động để đạt được những mục tiêu đó.
• Chức năng tổ chức phát triển cấu trúc tổ chức và phân bổ nguồn lực để đảm bảo mọi người đạt được mục tiêu.
• Lãnh đạo không chỉ liên quan đến hướng dẫn và tạo động lực, mà còn phải có khả năng truyền cảm hứng, tạo động cho nhân viên phát triển.
• Chức năng Kiểm soát là quá trình giám sát, đánh giá và điều hành để đảm bảo hiệu suất không chệch khỏi kế hoạch.

Để thích ứng với môi trường công nghệ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, việc thay đổi mô hình vận hành là điều cần thiết. Doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:

• Định hướng lãnh đạo với mục tiêu vận hành tối ưu.
• Ưu tiên mô hình vận hành linh hoạt để tạo ra cơ chế tự điều chỉnh và liên tục cải tiến.
• Khuyến khích tư duy sáng tạo và đổi mới, kết hợp với áp dụng công nghệ để nhân viên có thể xử lý công việc liên quan đến khách hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm trong việc tiết kiệm chi phí.
• Xây dựng môi trường và văn hóa số để thu hút nhân lực thế hệ Z (theo nghiên cứu của Top CV, 91% nhân lực thế hệ Z coi trọng môi trường thông minh và công nghệ).

Để thích ứng với môi trường công nghệ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, việc thay đổi mô hình vận hành là điều cần thiết. Doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:

• Định hướng lãnh đạo với mục tiêu vận hành tối ưu.
• Ưu tiên mô hình vận hành linh hoạt để tạo ra cơ chế tự điều chỉnh và liên tục cải tiến.
• Khuyến khích tư duy sáng tạo và đổi mới, kết hợp với áp dụng công nghệ để nhân viên có thể xử lý công việc liên quan đến khách hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm trong việc tiết kiệm chi phí.
• Xây dựng môi trường và văn hóa số để thu hút nhân lực thế hệ Z (theo nghiên cứu của Top CV, 91% nhân lực thế hệ Z coi trọng môi trường thông minh và công nghệ).

7. Các công cụ hỗ trợ quản trị vận hành doanh nghiệp

Công nghệ được coi là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quản trị vận hành doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng công nghệ, các quy trình vận hành trong doanh nghiệp được tổ chức và vận hành một cách thông minh, đem lại hiệu quả tối ưu nhất. 

Là giải pháp tiên phong trong quản trị và vận hành số, MISA AMIS Văn phòng số mang đến cho các doanh nghiệp giải pháp all-in-one, cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp. 

7.1. Tự động hóa quy trình làm việc liên thông giữa các bộ phận với MISA AMIS Quy trình

MISA AMIS Quy trình cung cấp cho doanh nghiệp tất cả công cụ cần có để thiết lập và tự động hóa quy trình làm việc của các bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp như: liên thông giữa các nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp như: Tài chính – kế toán, Quản trị sản xuất, Quản trị bán hàng, Marketing – Truyền thông, Quản trị nguồn nhân lực, Hành chính tổng hợp. 

Dùng ngay miễn phí

 

Không chỉ tiết kiệm đến 95% thời gian thiết kế quy trình, với MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp có thể giám sát, đánh tình hình tuân thủ quy trình và tối ưu hóa quy trình một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả. 

7.2. Thiết lập quy trình làm việc và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên với MISA AMIS Công việc

Khác với phương pháp giao việc truyền thống qua Excel, khó kiểm soát, MISA AMIS Công việc giúp nhà quản lý quản lý công việc từ việc lên kế hoạch, giao việc cho đến báo cáo, đo lường hiệu suất. 

Khi đó, nhân sự dễ dàng thực hiện theo quy trình, nhà quản lý có thể theo dõi, đánh giá và đưa ra những cải tiến để quy trình đạt được mục tiêu là nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Dùng ngay miễn phí

 

7.3. Tối ưu quy trình ký kết, tiết kiệm 90% chi phí với MISA AMIS WeSign 

Quy trình ký hợp đồng theo cách truyền thống mất khoảng 3 – 7 ngày. Doanh nghiệp cũng tốn rất nhiều chi phí để in, chuyển hợp đồng. Với MISA AMIS WeSign, toàn bộ quy trình này được tối ưu một cách hiệu quả. Giờ đây, chỉ với 30 giây, doanh nghiệp có thể hoàn tất ký kết 1 hợp đồng. Cả chi phí, thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp đều được tiết kiệm tối đa.

7.4. Số hóa quy trình quản lý tài liệu với MISA AMIS Ghi chép

Thay thế quy trình quản lý, lưu trữ tài liệu truyền thống với giấy in, giải pháp MISA AMIS Ghi chép hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ các tài liệu, tri thức một cách an toàn, tập trung, khoa học. Phần mềm cho phép nhân sự soạn thảo online mọi lúc mọi nơi với nhiều định dạng, tổ chức lưu trữ và chia sẻ nhanh chóng với đồng nghiệp. 

7.5. Tối ưu quy trình quản lý tài sản với MISA AMIS Tài sản

Tất cả các nghiệp vụ từ cấp phát, thu hồi, điều chuyển, sửa chữa/bảo dưỡng cho đến kiểm kê, thanh lý tài sản đều được thực hiện một cách nhanh chóng trên phần mềm. Loại bỏ quy trình thủ công cũ, MISA AMIS Tài sản hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí, nhân lực quản lý tài sản, giảm mất mát và nâng cao năng suất lao động. 

7.6. Cải tiến công tác quản lý phòng họp với MISA AMIS Phòng họp

MISA AMIS phòng họp cung cấp tính năng thông minh tìm phòng nhanh chóng, đặt phòng họp tức thời và tự động gửi email thông báo đến thành viên cuộc họp. Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ được hoàn toàn tình trạng nhân viên hành chính loay hoay trong việc tổng hợp và sắp xếp lịch phòng họp, nhân sự đặt nhầm phòng họp.

7.7. Tối ưu quy trình giao tiếp/truyền thông nội bộ với MISA AMIS Mạng xã hội

Mạng xã hội nội bộ riêng cho phép tất cả mọi thông tin trong doanh nghiệp sẽ được truyền thông một cách xuyên suốt, tức thời. Đồng thời, nhân viên có thể tương tác với nhau một cách dễ dàng, lãnh đạo có thể kiểm tra tính chính xác và mức độ thực hiện các quy định/chỉ đạo của nhân viên. Như vậy, quy trình truyền thông được tối ưu, sức mạnh tập thể của doanh nghiệp sẽ được hình thành và phát triển. 

Dựa trên mô hình cốt lõi là vận hành tối ưu, bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số tạo nên đòn bẩy hỗ trợ doanh nghiệp phát triển. 

• Thích ứng nhanh (Agile): Tạo ra cơ chế tự điều chỉnh, cải tiến liên tục đảm bảo theo sát nhu cầu của khách hàng.
• Giá trị vượt trội cho khách hàng: tư duy cải tiến liên tục, gắn với áp dụng công nghệ giúp xử lý các công việc liên quan đến khách hàng cũng như hoàn thiện sản phẩm, tối ưu chi phí tốt hơn.
• Thu hút nhân lực Gen Z: 91% nhân lục Gen Z coi trọng môi trường thông minh, công nghệ (Theo nghiên cứu Top CV).

8. Tổng kết

Có thể nói quản trị vận hành doanh nghiệp chẳng khác nào xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Và công nghệ được coi là “vũ khí” đắc lực giúp cho việc quản lý và vận hành doanh nghiệp trở nên tối ưu. Chính vì vậy, đừng bỏ qua những giải pháp toàn diện, dễ sử dụng và đem lại hiệu quả tức thì như MISA AMIS Văn phòng số.